提高生產力（和幸福感！）的 7 個時間管理技巧

幾乎所有賣家在職業生涯的某個階段都會考慮採用時間管理系統來提高他們的生產力。 很少有人堅持。 挑戰在於，許多時間管理系統過於關注活動層面——首先做什麼、下一步做什麼、優先順序是什麼——而沒有對大局給予足夠的關注。

我們在一項全球生產力研究中研究了效率極高的人的習慣——我們稱之為XP——迄今為止，已有 5,000 多名參與者參與其中。 我們不僅了解了他們的習慣，而且發現效率最高的人對自己的工作也更滿意，更有可能成為表現最好的人，也更快樂。

我們認為我們的研究將表明 XP 管理他們現在將大部分時間花在投資活動上，因此他們可以在以後花費寶貴的時間。 然而，這不是我們發現的。 我們驚訝地看到 XP現在花費了投資和珍惜時間。 難怪他們更快樂！ 他們不會以犧牲工作為代價來犧牲寶貴的時間——他們將時間花在兩個最重要的領域，並儘量減少其他類別的時間。

這為採用他們的時間管理習慣提供了強有力的理由。 在我們了解這些時間管理技巧之前，我們希望通過為您提供一種思考時間的新方法來幫助您更好地了解什麼是時間管理。

什麼是時間管理？

簡而言之，時間管理是計劃和仔細考慮如何度過時間的過程。

我們每個人每天只有 24 小時。 重要的是您選擇如何度過這些時間。 我們使用首字母縮略詞 TIME 來考慮 4 個級別的時間管理：

• 珍惜
• 投資
• 強制性的
• 空的

4級時間

寶貴的時間是你珍惜的時間。 我們都想去的地方。 對於不同的人來說，這意味著不同的事情。 常見的例子包括：

• 與親人共度美好時光
• 與朋友和家人一起度假
• 獨處時間
• 運動和遊戲
• 工作
• 愛好
• 社區服務
• 你最喜歡的電視節目

如果您明智地度過餘下的時間，您會發現自己有更多的時間可用於珍貴的活動。 賺到足夠的錢，你就可以提前退休，用你的時間做你想做的事。 養成正確的工作習慣，不僅可以提高工作效率，還可以在更短的時間內完成更多工作，每天給自己更多寶貴的時間。

投資時間是您專注於提高效率、完成正確的事情和實現最佳績效的時間。 您最終會從您的投資時間中獲得回報，因為它會為獲得技能和知識、積累經驗以及付出額外努力帶來成功帶來回報。 投資時間也可以是個人的，例如投資於鍛煉，這反過來會影響你的職業成功。

強制性時間是花在做你認為必須做的事情上的時間（即使實際上你沒有做）。 通勤上班、剃須、修剪草坪、支付賬單。 都是強制時間的例子。 請注意，僅僅因為你“感覺”你必須做某事並不意味著你“應該”去做。

您可以通過以下方式最小化強制時間：

• 把它變成投資時間，比如一邊開車一邊聽商業書籍
• 通過聽您喜歡的書籍將其變成寶貴的時間，讓您在晚上有空閒時間做其他事情
• 在家工作或搬到離工作地點更近的地方，以盡量減少通勤時間
• 將強制性時間委派給其他人，例如聘請園藝師修剪草坪，使用送貨服務進行雜貨店購物，或者讓您的衣物在絨毛和折疊處完成

你實際上可以通過質疑活動本身來減少強制時間。 是否需要這樣做？ 這需要我來做嗎？

空虛的時間就像它聽起來的那樣：花費的時間，什麼都沒做，什麼也沒得到。 至少在強制時間裡，如果你花 30 分鐘去理髮，你的頭髮就會被剪掉。 如果您只是瀏覽 Facebook、觀看 YouTube 視頻或閱讀《美國周刊》，那麼您只是在浪費時間。

現在，你很有可能珍惜這次。 如果是這樣，那就這樣吧。 但大多數人寧願減少看電視、玩網絡遊戲、瀏覽 Facebook 或漫無目的地在家裡閒逛的時間。

我們都需要一些空閒時間。 無所事事或心不在焉對充電很重要。 我們都需要大腦休息。 然而，大多數人已經（並且希望）重新分配空閒時間以更好地利用。

你所做的每一件事，每一天的每一分鐘都花在這四個時間層次之一。 使用正確的思維方式和工具，您可以完全重新定義您的時間分配方式，並更有效地管理它。

大多數時間管理系統都過於復雜。 相反，我們建議做一些簡單的事情來挽回失去的大量時間（強制時間和空閒時間），然後按照你想要的方式來利用這些時間——投資和寶貴的活動。

如何改善時間管理：技巧和策略

以下是時間管理技術和策略，可幫助您了解您現在的時間去向並找出如何更有效地利用它。

1.控制你的時間：用T，增加I，最小化M，消除E

我們的生產力研究表明，大多數人每個工作日平均花費 4.3 小時在空（浪費）和強制性（可以委派或根本不做）活動上。

這大約是生產力消耗的每個工作日的一半。

減少強制/空置時間的潛力
每個工作日花費的小時數

您如何在 TIME 框架內定義活動是非常個人化的。 它也是動態的——它會根據你所處的位置和你當下的需求而變化。

時間是有限的。 如果你把它花在一件事上，你就不會把它花在另一件事上。 您的目標可能是提高您的工作效率並最大限度地減少在強制和空白區域花費的時間，以便您有更多時間分配到珍寶或投資類別。

如果你想提高你的工作效率，你不應該只把時間管理放在首位。 你必須痴迷於時間。

對時間的痴迷從哪裡開始？ 了解它，跟踪你如何使用它，並選擇你應該如何使用它。

如果你和大多數人一樣，改變你的強制和空閒時間習慣會很困難。 委派、消除或最小化你的強制性和空閒時間意味著改變習慣。

人們傾向於在任何一天花費時間的地方反映了他們在未來數月和數年內可能會如何花費時間。 時間是一種習慣。 如果你想更好地管理你的時間，你首先必須了解你是如何度過的。

跟踪你的時間是最好的方法。 這給我們帶來了提示＃2 ......

2. 追踪你的時間

有效時間管理的關鍵是增加您的投資時間。 當你這樣做時，你最終將獲得財務自由和獨立，享受更多寶貴的時間，做你想做的事。

要立即開始，請保留時間日誌。 這聽起來可能很無聊。 谁愿意整天花時間記錄他們所做的事情，持續多長時間，以及它屬於哪個時間類別？

現實情況是不需要那麼長時間。 現在是投資時間，它奏效了。

這類似於寫食物日記。 根據 Kaiser Permanente 對 1,700 人進行的一項研究，“保持每日飲食記錄的人比沒有記錄的人減掉了兩倍的體重。”

毫無疑問：如果你想優化你的時間，你必須知道你把時間花在了哪裡。

做這三件事來跟踪你的時間：

1. 跟踪活動和時間級別

   跟踪時，請始終記下您的活動（例如，食品購物）和您的類別（例如，強制性）。 大多數時間跟踪軟件和應用程序（請參閱下一點）將使您輕鬆做到這一點。

   通過跟踪這兩者，您可以看到您將時間花在什麼上面，並且您將能夠就如何最大限度地減少強制性和空閒時間以及最大限度地利用投資和寶貴時間做出有意識的決定。

2. 使用最適合您的技術和計時器

   絕對使用計時器。 你可以使用任何東西，從手錶、電話或桌子上的秒錶，有很多在線計時器，或者內置在軟件中的東西，如 Toggl、RescueTime、TimeCamp、MyHours 或 ATracker（我在我的 iPhone 上使用）。

   通過 ATracker，我設置了我的活動，包括撰寫這篇文章（智力資本開發）和類別（投資）。 當我切換活動時，例如當我想看今天的新聞時，我只需單擊下一個活動（例如，Aimless Web Surfing 和 Empty），它就會停止跟踪上一個活動的時間並開始跟踪新活動的時間一。

   創建自定義時間類別	在預先創建的任務之間輕鬆切換

   擔心你會忘記切換活動？ 一些跟踪器需要更少的努力。 借助 RescueTime，您可以在您的設備（手機、平板電腦、筆記本電腦等）上安裝應用程序並讓它運行。 它以令人痛苦的細節跟踪您的數字活動，精確到秒，並將其分為生產時間和非生產時間。

   如果您不喜歡跟踪軟件，您可以在手錶或辦公桌上使用計時器，然後在 Excel、筆記本或手機上的 Notes、Microsoft Word、Evernote 或 OneNote 等筆記技術中簡單地跟踪您的時間。

   您使用的方法無關緊要。 重要的是您正在使用計時器實時跟踪您的活動和時間類別。

3. 跟踪定期痴迷的每日塊

   每天都一絲不苟地跟踪你的時間是不切實際的。 仔細選擇進行強迫性追踪的日子。

   您不希望只進行時間跟踪。 在一天結束時記錄估計——“三個小時的勘探，兩個小時的會議，一個半小時​​的用餐和休息時間，兩個小時的電視”——從一點到非常不准確。 回顧活動時，人們往往會嚴重高估他們在工作中花在做任何事情上的時間。 記錄實際分鐘數。

   

   您的強迫跟踪日應該是您選擇的工作日或非工作日：1）使用計時器和實時跟踪了解您的時間真正去向，以及 2）專注於改變您的時間管理習慣。

在跟踪時間時，請記住以下幾點：

• 說實話。 人們在跟踪時間時經常對自己撒謊。 不喜歡你在早上工作的時候花一個半小時​​閱讀新聞文章嗎？ 立即追踪； 稍後更改。

• 你可以享受一些東西，而不是珍惜時間。 有些人喜歡漫無目的的社交媒體滾動，準備出門 45 分鐘，而 25 人會這樣做，或者閱讀雜誌。 然而，當他們對自己誠實時，大多數試圖更有效地管理他們的時間或推動他們的職業發展的人都願意花更少的時間在這些活動上。

• 不要以零空或強制時間為目標。 你不能達到零，你也不想。 當然，如果您收聽商業書籍或播客，您可以將通勤等空閒時間轉換為投資時間。 然而，人類的大腦需要一些停機時間。 此外，如果你的目標是零強制時間，當你不得不做一些你不想做的事情時，你往往會生氣。 接受它發生的事實，如果必須，做你必須做的，並製定計劃在未來減少它。

  考慮到普通成年人將他們每天看電視的時間低估了整整一小時。 大多數成年人實際上每週看 30 小時電視——平均每天高達 4.3 小時！——但他們認為自己每週看 20 小時。

  

  說實話。 現實點。 您不必將看電視的時間定為 0 小時，但如果您像大多數人一樣，如果您真的看您認為自己看的電視量，您每周可以增加 10 小時。

你越早弄清楚你的時間去哪裡了，你就能越早開始最大限度地利用時間花在對你來說很重要的事情上。

所以，選擇週期性的日子來癡迷地跟踪。 將其作為優先事項並實時跟踪到分鐘。

3. 將您的 GIA 放在首位

在每一天，你消耗能量。 能源是一種可再生資源，但當你使用它時，你就會失去它。 如果你花兩個小時瀏覽電子郵件、處理必需品或滅火，你的水箱就不再滿了。

你該怎麼辦？ 將您的最大影響活動 (GIA) 放在首位。 當您首先在您的 GIA 上工作時，您會從裝滿油箱開始。 研究表明，對於大多數人來說，早上的精力、記憶力、注意力和分析能力更好，這是無可爭辯的。

例如，根據對洛杉磯縣 200 萬學生的研究，研究人員發現，與下午相比，學生在早上上課時數學和英語 GPA 更高。 其他研究表明，早上任務完成的準確性和速度更好。 早上的警覺性也更好（儘管晚上會爆發）。 早上醫生診斷好，手術效果好，人的邏輯也好。

如果您有重要的事情要做，那麼您很可能想在早上做第一件事。 XP 就是這樣做的。 幾乎一半的 XP 將他們的 GIA 放在首位，但僅略多於 The Rest 的十分之一。

從影響最大的活動開始

雖然早上對大多數人的能量和注意力更好，但對一些人來說，下午、晚上或深夜更好。 如果這是您，那麼將您的 GIA 放在其他時間。

也就是說，如果你認為你一定會得到它，而不是再推遲一天。

這是我們最有效的時間管理策略之一，因此請密切關注。 不要讓您最重要的活動跌落或排在待辦事項列表的底部。 將您的 GIA 放在首位。

4. 計劃你的時間

當您知道每天想要完成什麼時，您就可以定義能夠幫助您實現目標的活動（您的 GIA），並規劃您何時將時間花在這些活動上。

正如定義所述，為了管理好你的時間，你必須計劃如何度過它。 在沒有計劃的情況下，你漫無目的地在互聯網上、在大廳裡上下、在社交媒體上徘徊，你會對第一個引起你注意的待辦事項做出反應。 我幾乎可以保證無論那件物品是什麼，它都不會是您的 GIA。

每週計劃您的行動，並為您的 GIA 和其他投資時間安排日程。 只需在周五、週日或週一花​​ 15 分鐘時間來規劃您的一周。 事實上，在我們的研究中，安排投資活動是極端生產力的關鍵驅動因素之一。

日曆您的 GIA 和投資時間

此外，英國巴斯大學的心理學家 Sarah Milne 進行的研究發現，承諾執行一項活動的具體計劃，包括時間和日期（即日曆活動），使你更有可能解決活動。

假設您需要填充您的銷售渠道。 您的目標可能是本月召開 15 次新會議。 將此設置為您的 GIA，然後每天處理它的日曆時間。 把早上的前 2 個小時留出時間，讓他們專注於勘探，沒有分心。 不要讓其他人在此期間安排會議。 當會議通知響起時，對自己說：“3、2、1……開始！” 並開始您的勘探工作。 如果您不知道從哪裡開始任何給定的任務，請將其分解為較小的任務並為這些活動安排日程（例如，建立 50 家目標公司的列表，聯繫 10 位過去的客戶等）。

在日曆、計劃和跟踪時間方面，關注活動而不是結果。 您可以控制花費 X 小時專注於特定活動，但您不一定能控制結果，在這種情況下，就是您設置了多少次會議。

5. 專注並衝刺到區域

區域是一種精神狀態，在這種狀態下，進行一項活動的人完全沉浸在活動過程中充滿活力的專注、完全參與和享受的感覺中。 Mihaly Csikszentmihalyi 在他的著作《心流：最佳體驗的心理學》中發展了最著名、最充實的區域理論。 正如副標題所暗示的那樣，該區域不僅僅是生產力，因為當您發現自己身處其中時，您會感到更加自信、投入和快樂。

當您在該區域時：

• 時間感覺暫停——你幾乎沒有註意到它在流逝，但它真的在飛翔
• 你感到極度專注
• 你不只是快樂，你只要專注於並努力完成任務就會感到欣喜若狂
• 任務感覺越來越輕鬆
• 您感到控制和自信，活動是可行的
• 僅僅通過參與活動，您就會感到收穫

如果您想最大限度地提高每個工作小時的工作量，請進入該區域。

如果您想進入該區域，請建立一個痴迷的、有計劃的 Sprint 的日常工作。

短跑是時間盒的一種形式。 許多項目管理和軟件開發方法中的一種流行技術，時間盒將特定的時間段（或時間盒）分配給預先計劃的活動。

TIME Sprinting 的三個指導原則是：

1. 衝刺：用視覺秒錶計數至少 20 分鐘完成計劃任務。 如果達到 90 分鐘，請休息一下。
2. 接力：連續進行四次時間衝刺，中間最多有 6 分鐘的休息時間。 每個 4-sprint-in-a-row 序列都是一個 Relay。
3. 通過保持分心捕獲列表來阻止分心：如果您感到分心，請不要切換任務。 隨身攜帶一個記事本並記下分心的事情。 回到你選擇的任務上沖刺。

這是該怎麼做。 只需要 20 到 90 分鐘就可以專注於一項計劃任務，同時打開視覺秒錶，不斷計數。 如果達到 90 分鐘，請休息一下。 通過使用秒錶而不是計時器，您的注意力不會因計時器的響起而中斷。 使用秒錶可能看起來像是一個小變化，但感覺卻大不相同。

當您使用秒錶時，您可能會瞥一眼它，發現只過去了五分鐘。 這是你保持專注的信號。

你還有 15 分鐘的時間讓自己倒咖啡、查看消息、打開瀏覽器或做任何事情，除了沉迷於你選擇的任務。

接下來你知道的，你可能會在工作中飛翔。 到那時，如果工作順利，您可以繼續進行到 90 分鐘。 或者休息一下。 你的選擇。

您在 90 分鐘停止的建議是基於人類休息和清醒的循環節奏。 此時你的注意力和專注力自然會下降。 當然，你可以繼續前進，但 90 分鐘通常是休息的好時間。

6.說不

“不”是有力的。 這是讓人們控制自己的時間最負責任的一個詞。 那些對其他人說“是”的人很少有時間處理自己的優先事項。

許多人很難說不，因為他們不想讓別人失望。 您希望被視為團隊合作者。 你想被喜歡。 你不想衝突。 所以你說是的，即使這意味著犧牲你自己的目標、優先事項，甚至是幸福。

說不是需要勇氣的。 這個簡單的兩個字母單詞可以讓你自由。

當你對別人說不時，你就是在對你的優先事項說“是”。 說不可以讓你做你的工作而不是別人的工作。

接受“說不”的哲學並不意味著你必須以一種令人反感的方式說出來。 當對老闆、同事甚至潛在客戶說不時，你可以以一種溫和的方式拒絕他們的請求，但仍然可以明確表示不。

說不也沒關係。 拒絕他人讓你有更多時間專注於對你來說最重要的事情。 事實上，它可以讓你更有效地管理自己的時間。 請注意您如何與這些請求進行溝通，您將能夠專注於自己的優先事項，同時仍保持積極的工作關係。

7. 努力爭取

您知道自己的優先事項，並且已經抽出時間專注於它們。 你已經拒絕了清單上的強制性任務。 你已經減少了空閒時間。 你開始工作，然後...

叮……敲……嗡……響

分心和乾擾會破壞您的注意力並佔用您的時間。 不要成為這些干擾的奴隸，如果你：

• 關閉所有通知——電子郵件、Slack、文本、社交媒體等。
• 把你的手機打開勿擾模式，然後把它藏在抽屜裡
• 關上你的辦公室門
• 搬到不同的辦公室或會議室
• 在家或圖書館工作

通過做任何或所有這些事情，你變得無法分散注意力。 如果人們找不到您或抓住您，他們就無法打擾您。

現在，這並不是說你永遠不應該與同事互動。 但是當您需要集中註意力時，請確保您不會被打擾。

從今天開始

每個人都覺得他們每天需要更多的時間； 24 小時似乎還不夠。 然而，大多數應用這些時間管理策略的人發現有更多的時間來實現他們的目標，事實上，讓自己更快樂。

您可以立即開始使用 TIME 框架以及以下提示和策略：

• 控制你的時間：T，增加 I，最小化 M，消除 E
• 跟踪你的時間
• 將您的 GIA 放在首位
• 規劃你的時間
• 專注並衝刺到區域
• 說不
• 努力爭取

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RAIN Group 首席營銷官 Erica Schultz 在下面的視頻中詳細介紹瞭如何管理您的時間。