7 เคล็ดลับการบริหารเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิต (และความสุข!)

ผู้ขายเกือบทั้งหมดในบางจุดในอาชีพการงานจะพิจารณานำระบบการบริหารเวลามาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ไม่กี่ติดกับมัน ความท้าทายคือระบบการจัดการเวลาจำนวนมากมุ่งเน้นที่ระดับกิจกรรมมากเกินไป สิ่งที่ต้องทำก่อน สิ่งที่ต้องทำต่อไป ลำดับความสำคัญคืออะไร โดยไม่ให้ความสนใจเพียงพอกับภาพรวม

เราศึกษานิสัยของผู้ที่มีประสิทธิผลสูงสุด—เราเรียกพวกเขา ว่า The XP— ในการศึกษาวิจัยด้านผลิตภาพระดับโลกที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 5,000 คนจนถึงปัจจุบัน ไม่เพียงแต่เราเรียนรู้นิสัยของพวกเขาเท่านั้น แต่เราพบว่าคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดก็พอใจกับงานของพวกเขามากขึ้น มีแนวโน้มที่จะเป็นคนที่ทำผลงานได้ดียิ่งขึ้น และมีความสุขมากขึ้นด้วย

เราคิดว่าการวิจัยของเราจะแสดงให้เห็นว่า XP จัดการเวลาของพวกเขาเพื่อใช้จ่ายส่วนใหญ่ในกิจกรรมการลงทุนในขณะนี้ เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้เวลาที่มีค่าในภายหลัง อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่สิ่งที่เราพบ เรารู้สึกประหลาดใจที่เห็นว่า XP ได้ใช้เวลาลงทุนและเวลาอันมีค่าไป แล้วในตอนนี้ ไม่น่าแปลกใจที่พวกเขามีความสุขมากขึ้น! พวกเขาไม่ได้เสียสละเวลาอันมีค่าไปกับค่าใช้จ่ายของงาน—พวกเขากำลังใช้เวลาของพวกเขาในสองส่วนที่สำคัญที่สุดและลดมันลงในหมวดหมู่อื่นๆ

นี่เป็นกรณีตัวอย่างที่ดีที่จะนำนิสัยการบริหารเวลามาใช้ ก่อนที่เราจะพูดถึงเคล็ดลับการบริหารเวลาเหล่านี้ เราต้องการช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าการบริหารเวลาคืออะไร โดยให้วิธีคิดใหม่เกี่ยวกับ TIME ของคุณ

การบริหารเวลาคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ การบริหารเวลาเป็นกระบวนการของการวางแผนและการไตร่ตรองถึงวิธีการใช้เวลาของคุณ

เราทุกคนมีเวลาเพียง 24 ชั่วโมงในแต่ละวัน เป็นวิธีที่คุณเลือกที่จะใช้เวลาเหล่านั้นอย่างมีค่า เรานึกถึงการบริหารเวลาใน 4 ระดับโดยใช้ตัวย่อ TIME:

• ที มั่นใจ
• ฉัน ลงทุน
• M andatory
• อี mpty

TIME . 4 ระดับ

เวลาอัน มีค่าคือเวลาที่คุณถือที่รัก ที่เราทุกคนต้องการได้รับ สำหรับคนต่าง ๆ มันหมายถึงสิ่งต่าง ๆ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• เวลาคุณภาพกับคนที่รัก
• พักผ่อนกับเพื่อนและครอบครัว
• อยู่คนเดียว
• กีฬาและเกม
• ทำงาน
• งานอดิเรก
• การบริการสังคม
• รายการทีวีที่คุณชื่นชอบ

หากคุณใช้เวลาที่เหลืออย่างฉลาด คุณจะพบว่าตัวเองมีเวลาว่างมากขึ้นสำหรับกิจกรรมอันล้ำค่า ทำเงินให้เพียงพอและคุณสามารถเกษียณอายุก่อนกำหนดและทำในสิ่งที่คุณต้องการด้วยเวลาของคุณ สร้างนิสัยการทำงานที่เหมาะสม ไม่เพียงแต่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่คุณยังทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมงและให้เวลาอันมีค่าแก่ตัวเองมากขึ้นทุกวัน

เวลาลงทุน คือเวลาที่คุณมุ่งเน้นที่การมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำสิ่งที่ถูกต้องให้สำเร็จ และบรรลุประสิทธิภาพสูงสุด ในที่สุด คุณจะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ เนื่องจากเป็นการจ่ายเงินปันผลเพื่อให้ได้ทักษะและความรู้ สะสมประสบการณ์ และใช้ความพยายามพิเศษที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ เวลาลงทุนอาจเป็นเรื่องส่วนตัว เช่น การลงทุนในการออกกำลังกาย ซึ่งอาจส่งผลต่อความสำเร็จในอาชีพของคุณ

เวลาบังคับ คือเวลาที่ใช้ทำสิ่งที่คุณรู้สึกว่าต้องทำ (แม้ว่าในความเป็นจริง คุณไม่ได้ทำ) เดินทางไปทำงาน โกนหนวด ตัดหญ้า จ่ายบิล ทั้งหมดเป็นตัวอย่างของเวลาบังคับ โปรดทราบว่าเพียงเพราะคุณ “รู้สึก” คุณต้องทำบางสิ่งไม่ได้หมายความว่าคุณ “ควร” ทำมัน

คุณสามารถลดเวลาบังคับได้โดย:

• เปลี่ยนเป็นเวลาลงทุน เช่น ฟังหนังสือธุรกิจขณะขับรถ
• เปลี่ยนมันเป็นช่วงเวลาอันมีค่าด้วยการฟังหนังสือที่คุณชอบ เพื่อให้คุณมีเวลาว่างในตอนเย็นเพื่อทำอย่างอื่น
• ทำงานจากที่บ้านหรือย้ายไปใกล้ที่ทำงานเพื่อลดการเดินทาง
• การมอบหมายเวลาบังคับให้กับผู้อื่น เช่น การจ้างคนภูมิทัศน์เพื่อตัดหญ้า ใช้บริการจัดส่งสำหรับซื้อของชำ หรือซักผ้าให้เรียบและพับ

และคุณสามารถลดเวลาบังคับได้จริงด้วยการตั้งคำถามกับกิจกรรมนั้นเอง จำเป็นต้องทำอย่างนี้หรือไม่? นี้จำเป็นต้องทำโดยฉัน?

เวลาที่ว่างเปล่านั้น แม่นยำตามเสียง: เวลาที่ใช้ไป ไม่มีอะไรทำ ไม่ได้อะไรเลย อย่างน้อยในช่วงเวลาบังคับ ถ้าคุณใช้เวลา 30 นาทีในการตัดผม ผมของคุณจะถูกตัด หากคุณเพียงแค่พลิกดู Facebook ดูวิดีโอ YouTube หรืออ่าน Us Weekly แสดงว่าคุณปล่อยให้เวลาผ่านไป

ตอนนี้ เป็นไปได้มากที่คุณจะได้สมบัติในครั้งนี้ ถ้าเป็นเช่นนั้นก็เป็นเช่นนั้น แต่คนส่วนใหญ่ ชอบ ที่จะลดเวลาที่พวกเขาดูทีวี เล่นเกมบนอินเทอร์เน็ต เลื่อนดู Facebook หรือพัตต์รอบบ้านอย่างไร้จุดหมาย

เราทุกคนต่างต้องการเวลาว่าง การไม่ทำอะไรเลยหรือไม่สนใจก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการชาร์จ เราทุกคนต้องการพักสมอง อย่างไรก็ตาม คนส่วนใหญ่ (และต้องการ) จัดสรรเวลาว่างใหม่เพื่อใช้ให้ดีขึ้น

ทุกสิ่งที่คุณทำ ทุกนาทีของทุกวัน ใช้เวลาหนึ่งในสี่ระดับนี้ ด้วยความคิดและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะกำหนดวิธีการใช้เวลาของคุณใหม่ทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์ และจัดการมันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบการจัดการเวลาส่วนใหญ่ซับซ้อนเกินไป แต่เราขอแนะนำให้ทำสิ่งง่ายๆ สองสามอย่างเพื่อเรียกคืนเวลาที่สูญเสียไปอย่างมาก (เวลาบังคับและเวลาว่าง) จากนั้นใช้เวลานั้นตามที่คุณต้องการ—ในการลงทุนและกิจกรรมที่มีค่า

วิธีปรับปรุงการบริหารเวลา: เคล็ดลับและกลยุทธ์

ต่อไปนี้คือเทคนิคและกลยุทธ์ในการบริหารเวลาเพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าเวลาของคุณไปที่ไหนในตอนนี้ และหาวิธีใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ควบคุมเวลาของคุณ: ใช้ T, เพิ่ม I, ลดขนาด M, กำจัด E

การวิจัยด้านผลิตภาพของเราแสดงให้เห็นว่าคนส่วนใหญ่ใช้เวลาเฉลี่ย 4.3 ชั่วโมงต่อวันทำงานกับกิจกรรมที่ว่างเปล่า (สูญเปล่า) และกิจกรรมบังคับ (อาจได้รับมอบหมายหรือไม่ทำก็ได้)

นั่นคือประมาณครึ่งหนึ่งของทุก ๆ วันทำงานที่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

ศักยภาพในการลดเวลาบังคับ/ว่าง
ชั่วโมงที่ใช้ต่อวันทำงาน

วิธีที่คุณกำหนดกิจกรรมภายในกรอบงาน TIME นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวอย่างยิ่ง นอกจากนี้ยังเป็นไดนามิก—ซึ่งเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนและสิ่งที่คุณต้องการในขณะนั้น

เวลามีจำกัด ถ้าคุณใช้จ่ายไปกับสิ่งหนึ่ง แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้มันกับอีกสิ่งหนึ่ง เป้าหมายของคุณอาจเป็นการเพิ่มผลผลิตและลดเวลาที่ใช้ในโซนบังคับและว่างเปล่า เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นในการจัดสรรหมวดหมู่สมบัติหรือการลงทุน

หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณไม่ควรให้ความสำคัญกับการจัดการเวลา คุณต้องหมกมุ่นอยู่กับ TIME

การหมกมุ่นอยู่กับ TIME เริ่มต้นที่ไหน ด้วยการทำความเข้าใจกับมัน ติดตามว่าคุณใช้จ่ายอย่างไร และเลือกว่าคุณควรใช้จ่ายอย่างไร

หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ การเปลี่ยนนิสัยเวลาบังคับและเวลาว่างจะเป็นเรื่องยาก การมอบหมาย กำจัด หรือลดเวลาบังคับและเวลาว่างของคุณหมายถึงการเปลี่ยนนิสัย

ที่ซึ่งผู้คนมักจะใช้เวลาในแต่ละวันเป็นภาพสะท้อนว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะใช้เวลาเป็นเดือนและปีต่อ ๆ ไปอย่างไร เวลาเป็นนิสัย หากคุณต้องการจัดการเวลาให้ดีขึ้น ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าคุณใช้จ่ายอย่างไร

การติดตามเวลาของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้น ซึ่งนำเราไปสู่เคล็ดลับ #2...

2. ติดตามเวลาของคุณ

กุญแจสู่การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพคือการเพิ่มเวลาการลงทุนของคุณ เมื่อคุณทำสำเร็จ คุณจะได้รับอิสรภาพทางการเงินและความเป็นอิสระในที่สุด เพื่อใช้เวลาอันมีค่าและทำสิ่งที่คุณต้องการ

ในการเริ่มต้นตอนนี้ ให้เก็บบันทึกเวลาไว้ นี่อาจฟังดูน่าเบื่อ ใครอยากใช้เวลาทั้งวันบันทึกสิ่งที่พวกเขาทำ นานแค่ไหน และอยู่ในหมวดหมู่ TIME อะไร?

ความจริงก็คือมันไม่ได้ใช้เวลานานขนาดนั้น ถึงเวลาลงทุนแล้วและได้ผล

คล้ายกับการเก็บบันทึกอาหาร จากการศึกษาของ Kaiser Permanente กับผู้คน 1,700 คน "ผู้ที่เก็บบันทึกอาหารประจำวันจะลดน้ำหนักได้มากเป็นสองเท่าของผู้ที่ไม่เก็บบันทึก"

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังใช้จ่ายไปที่ไหน

ทำสามสิ่งเหล่านี้เพื่อติดตาม TIME ของคุณ:

1. ติดตามกิจกรรมและระดับ TIME

   เมื่อติดตาม ให้จดบันทึกกิจกรรมของคุณ (เช่น การซื้ออาหาร) และหมวดหมู่ของคุณ (เช่น บังคับ) เสมอ ซอฟต์แวร์และแอพติดตามเวลาส่วนใหญ่ (ดูจุดถัดไป) จะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดาย

   ด้วยการติดตามทั้งสองอย่าง คุณจะเห็นว่าคุณกำลังใช้เวลาไปกับอะไร และคุณจะสามารถตัดสินใจอย่างมีสติเกี่ยวกับวิธีลดเวลาบังคับและเวลาว่างให้น้อยที่สุด รวมถึงเพิ่มการลงทุนและเวลาที่มีค่าให้สูงสุด

2. ใช้เทคโนโลยีและตัวจับเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

   ใช้ตัวจับเวลาอย่างแน่นอน คุณสามารถใช้ทุกอย่างตั้งแต่นาฬิกาจับเวลาบนนาฬิกา โทรศัพท์ หรือโต๊ะทำงาน ตัวจับเวลาออนไลน์ซึ่งมีอยู่มากมาย หรือซอฟต์แวร์ที่สร้างไว้ในซอฟต์แวร์ เช่น Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours หรือ ATracker (ซึ่งฉันใช้บน iPhone)

   ด้วย ATracker ฉันจัดกิจกรรมต่างๆ รวมถึงการเขียนบทความนี้ (การพัฒนาทุนทางปัญญา) และหมวดหมู่ (การลงทุน) เมื่อฉันเปลี่ยนกิจกรรม เช่น เมื่อฉันรู้สึกอยากดูข่าววันนี้ ฉันเพียงแค่คลิกกิจกรรมถัดไป (เช่น Aimless Web Surfing and Empty) และจะหยุดติดตามเวลาในกิจกรรมก่อนหน้าและเริ่มติดตามเวลาเทียบกับกิจกรรมใหม่ หนึ่ง.

   สร้างหมวดหมู่ TIME ที่กำหนดเอง	สลับระหว่างงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้อย่างง่ายดาย

   กังวลว่าคุณจะลืมเปลี่ยนกิจกรรม? เครื่องมือติดตามบางตัวต้องการความพยายามน้อยลง ด้วย RescueTime คุณจะติดตั้งแอปบนอุปกรณ์ต่างๆ ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ แท็บเล็ต แล็ปท็อป อะไรก็ได้ และปล่อยให้แอปทำงาน ติดตามกิจกรรมดิจิทัลของคุณในรายละเอียดที่เจ็บปวด จนถึงวินาที และจัดหมวดหมู่เป็นเวลาที่มีประสิทธิผลและไม่ก่อผล

   ถ้าซอฟต์แวร์ติดตามไม่ใช่ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวจับเวลาบนนาฬิกาหรือโต๊ะทำงาน และเพียงติดตามเวลาของคุณใน Excel สมุดบันทึก หรือเทคโนโลยีการจดบันทึก เช่น บันทึกย่อในโทรศัพท์ของคุณ, Microsoft Word, Evernote หรือ OneNote

   วิธีที่คุณใช้ไม่สำคัญ สิ่งที่สำคัญคือคุณกำลังติดตามกิจกรรมและหมวดหมู่ TIME ของคุณแบบเรียลไทม์ด้วยตัวจับเวลา

3. ติดตามในชิ้นส่วนประจำวันที่ครอบงำเป็นระยะ

   การติดตามเวลาของคุณอย่างพิถีพิถันทุกวันเป็นไปไม่ได้เลย เลือกวันที่คุณจะต้องติดตามอย่างหมกมุ่นอย่างระมัดระวัง

   คุณไม่ต้องการที่จะเพียงแค่ ballpark การติดตามเวลาของคุณ การบันทึกการประมาณการเมื่อสิ้นสุดวัน—“การสำรวจสามชั่วโมง, การประชุมสองชั่วโมง, มื้ออาหารและช่วงพักหนึ่งชั่วโมงครึ่ง, การดูทีวีสองชั่วโมง”—มีตั้งแต่เพียงเล็กน้อยไปจนถึงไม่ถูกต้องอย่างยิ่ง ผู้คนมักจะประเมินค่าเวลาที่พวกเขาทำในที่ทำงานสูงเกินไปเมื่อมองย้อนกลับไปที่กิจกรรม บันทึก นาทีที่เกิดขึ้นจริง

   วันที่ติดตามการครอบงำของคุณควรเป็นวันทำงานหรือวันที่ไม่ใช่วันทำงานที่คุณเลือกที่จะ 1) ทำความเข้าใจว่าเวลาของคุณไปที่ไหนโดยใช้ตัวจับเวลาและการติดตามแบบเรียลไทม์ และ 2) มุ่งเน้นที่การเปลี่ยนพฤติกรรมการจัดการเวลาของคุณ

ในขณะที่คุณติดตามเวลาของคุณ ให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ซื่อสัตย์. ผู้คนมักโกหกตัวเองเมื่อติดตามเวลา ไม่ชอบที่คุณถูกดึงดูดให้อ่านบทความข่าวเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งในที่ทำงานในตอนเช้าใช่ไหม ติดตามทันที; เปลี่ยนในภายหลัง

• คุณสามารถเพลิดเพลินกับบางสิ่งบางอย่างโดยไม่ต้องเป็นเวลาที่มีค่า บางคนสนุกกับการเลื่อนดูสื่อสังคมออนไลน์อย่างไร้จุดหมาย เตรียมพร้อมที่จะออกไปข้างนอกเป็นเวลา 45 นาทีเมื่อ 25 จะทำ หรืออ่านนิตยสาร เมื่อพวกเขาซื่อสัตย์กับตัวเอง คนส่วนใหญ่ที่พยายามจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือขับเคลื่อนอาชีพของตนไปข้างหน้า ก็อยากจะใช้เวลาน้อยลงกับกิจกรรมประเภทนี้

• อย่ากำหนดเป้าหมายเป็นศูนย์เวลาที่ว่างเปล่าหรือบังคับ คุณไม่สามารถเป็นศูนย์และไม่ต้องการ แน่นอนว่าคุณสามารถแปลงเวลาว่างเช่นการเดินทางเป็นเวลาลงทุนได้หากคุณฟังหนังสือธุรกิจหรือพอดคาสต์ อย่างไรก็ตาม สมองของมนุษย์จำเป็นต้องหยุดทำงานบ้าง นอกจากนี้ หากคุณกำหนดเป้าหมายเป็นศูนย์เวลาบังคับ คุณจะมักจะโกรธเมื่อคุณต้องทำสิ่งที่คุณไม่ต้องการ ยอมรับว่ามันเกิดขึ้น ทำในสิ่งที่จำเป็น ถ้าจำเป็น และวางแผนลดมันลงในอนาคต

  พิจารณาว่าผู้ใหญ่โดยเฉลี่ยประเมินเวลาที่ใช้ดูทีวีต่ำไปวันละหนึ่งชั่วโมงเต็ม ผู้ใหญ่ส่วนใหญ่ดูทีวี 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยเฉลี่ย 4.3 ชั่วโมงต่อวัน แต่พวกเขา คิดว่า พวกเขาดู 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

  

  ซื่อสัตย์. เป็นจริง คุณไม่จำเป็นต้องตั้งเป้าว่าจะดูทีวีเป็นศูนย์ชั่วโมง แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ คุณอาจได้รับ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หากคุณดูทีวีตามปริมาณที่คุณคิดว่าคุณดูจริงๆ

ยิ่งคุณรู้ว่าเวลาของคุณกำลังจะไปที่ใดเร็วเท่าใด คุณก็จะเริ่มใช้เวลาให้เต็มที่กับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณได้เร็วเท่านั้น

ดังนั้น เลือกวันเป็นระยะเพื่อติดตามอย่างหมกมุ่น ทำให้เป็นลำดับความสำคัญและติดตามแบบเรียลไทม์ถึงนาที

3. ใส่ GIA ของคุณก่อน

ในแต่ละวันคุณใช้พลังงาน พลังงานเป็นทรัพยากรหมุนเวียน แต่เมื่อคุณใช้มัน คุณจะสูญเสียมันไป หากคุณใช้เวลาสองชั่วโมงในการไถอีเมล ดูแลสิ่งของจำเป็น หรือดับไฟ รถถังของคุณจะไม่เต็มอีกต่อไป

คุณควรทำอะไร? ให้ความสำคัญกับ Greatest Impact Activity (GIA) ของคุณก่อน เมื่อคุณทำงานกับ GIA ของคุณก่อน คุณจะเริ่มด้วยรถถังเต็ม ผลการวิจัยที่ชี้ว่าพลังงาน ความจำ สมาธิ และทักษะในการวิเคราะห์นั้นดีกว่าในตอนเช้าสำหรับคนส่วนใหญ่นั้นไม่อาจโต้แย้งได้

ตัวอย่างเช่น จากการศึกษานักเรียนสองล้านคนในลอสแองเจลีสเคาน์ตี้ นักวิจัยพบว่าคณิตศาสตร์และเกรดเฉลี่ยภาษาอังกฤษจะสูงขึ้นเมื่อนักเรียนเข้าชั้นเรียนในตอนเช้ากับตอนบ่าย การศึกษาอื่น ๆ แสดงให้เห็นว่างานเสร็จลุล่วงและความเร็วนั้นดีขึ้นในตอนเช้า ความตื่นตัวก็ดีขึ้นในตอนเช้าเช่นกัน (แม้ว่าจะระเบิดในตอนเย็น) แพทย์วินิจฉัยได้ดีขึ้นและได้รับผลการผ่าตัดที่ดีขึ้นในตอนเช้าและตรรกะของผู้คนก็ดีขึ้นเช่นกัน

หากคุณมีเรื่องสำคัญที่ต้องทำ โอกาสที่คุณจะต้องทำเป็นอย่างแรกในตอนเช้า XP ทำสิ่งนี้ เกือบครึ่งหนึ่งของ XP ให้ความสำคัญกับ GIA ก่อน แต่มีเพียงหนึ่งในสิบของ The Rest เท่านั้นที่ทำ

เริ่มด้วยกิจกรรมสร้างความประทับใจสูงสุด

ในขณะที่ตอนเช้าดีกว่าสำหรับพลังงานและสมาธิของคนส่วนใหญ่ แต่สำหรับบางคนก็จะดีกว่าในตอนบ่าย ตอนเย็น หรือตอนดึก หากเป็นคุณ ให้ใส่ GIA ของคุณในเวลาอื่น

นั่นคือถ้าคุณคิดว่าคุณจะไปถึงที่นั่นอย่างแน่นอนและไม่ผลักไสไป อีก วัน

นี่เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพที่สุดของเรา ดังนั้นควรใส่ใจเป็นอย่างยิ่ง อย่าปล่อยให้กิจกรรมที่สำคัญที่สุดของคุณตกหล่นหรือไปอยู่ด้านล่างของรายการสิ่งที่ต้องทำ ใส่ GIA ของคุณก่อน

4. วางแผนเวลาของคุณ

เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องการทำอะไรในแต่ละวัน คุณสามารถกำหนดกิจกรรมที่จะพาคุณไปถึงที่นั่น (GIA ของคุณ) และวางแผนว่าคุณจะใช้เวลากับพวกเขาเมื่อใด

ตามที่คำจำกัดความระบุไว้ ในการจัดการเวลาให้ดี คุณต้องวางแผนว่าจะใช้จ่ายอย่างไร โดยไม่ต้องวางแผน คุณเดินไปรอบ ๆ อินเทอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย ขึ้นและลงห้องโถง บนโซเชียลมีเดีย และคุณตอบสนองต่อรายการสิ่งที่ต้องทำแรกที่ดึงดูดความสนใจของคุณ ฉันแทบจะรับประกันได้เลยว่าไอเท็มนั้นคืออะไร มันไม่ใช่ GIA ของคุณ

วางแผนการดำเนินการของคุณทุกสัปดาห์และจัดปฏิทิน GIA และเวลาการลงทุนอื่นๆ ใช้เวลาเพียง 15 นาทีในวันศุกร์ วันอาทิตย์ หรือวันจันทร์ในการวางแผนสัปดาห์ของคุณ อันที่จริง ปฏิทินกิจกรรมการลงทุนเป็นหนึ่งในตัวขับเคลื่อนหลักของ Extreme Productivity ในการวิจัยของเรา

ปฏิทิน GIA และเวลาการลงทุนของคุณ

นอกจากนี้ การวิจัยที่ดำเนินการโดย Sarah Milne นักจิตวิทยาจาก University of Bath ในสหราชอาณาจักร พบว่าการทำตามแผนเฉพาะเพื่อทำกิจกรรม รวมถึงเวลาและวันที่ (เช่น กิจกรรมตามปฏิทิน) ทำให้คุณมีแนวโน้มที่จะจัดการกับ กิจกรรม.

สมมติว่าคุณจำเป็นต้องกรอกไปป์ไลน์การขายของคุณ เป้าหมายของคุณคือการสร้างการประชุมใหม่ 15 ครั้งในเดือนนี้ ตั้งค่านี้เป็น GIA ของคุณ แล้วตามด้วยเวลาตามปฏิทินในแต่ละวันเพื่อดำเนินการ ปิดกั้น 2 ชั่วโมงแรกของเช้าเพื่อมุ่งความสนใจไปที่การสำรวจโดยปราศจากสิ่งรบกวน ไม่อนุญาตให้ผู้อื่นจัดการประชุมในช่วงเวลานี้ เมื่อเสียงบอกเลิกการประชุม ให้พูดกับตัวเองว่า "3, 2, 1…ไป!" และเริ่มความพยายามในการค้นหาของคุณ หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มงานจากที่ใด ให้แบ่งเป็นงานย่อยๆ และปฏิทินกิจกรรมเหล่านั้น (เช่น สร้างรายชื่อบริษัทเป้าหมาย 50 แห่ง เข้าถึงลูกค้าเก่า 10 ราย เป็นต้น)

เมื่อพูดถึงปฏิทิน การวางแผน และการติดตามเวลา ให้เน้นที่กิจกรรมมากกว่าผลลัพธ์ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะใช้เวลา X จำนวนชั่วโมงในการจดจ่อกับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง แต่คุณไม่สามารถควบคุมผลลัพธ์ได้ ซึ่งในกรณีนี้คือจำนวนการประชุมที่คุณกำหนดไว้

5. โฟกัสและวิ่งเข้าไปในโซน

โซนนี้เป็นสภาวะทางจิตใจที่บุคคลที่ทำกิจกรรมจะถูกแช่อย่างเต็มที่ในความรู้สึกของการโฟกัสที่กระฉับกระเฉง การมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ และความเพลิดเพลินในกระบวนการของกิจกรรม Mihaly Csikszentmihalyi พัฒนาทฤษฎีที่เป็นที่รู้จักและครอบคลุมมากที่สุดของโซนในหนังสือ Flow: The Psychology of Optimal Experience ตามคำบรรยาย โซนนี้เป็นมากกว่าการสร้างผลงาน เพราะเมื่อคุณพบว่าตัวเองอยู่ในโซนนั้น คุณจะรู้สึกมั่นใจ มีส่วนร่วม และมีความสุขมากขึ้น

เมื่อคุณอยู่ในโซน:

• เวลารู้สึกว่าถูกชะงัก—คุณแทบจะไม่สังเกตเห็นว่ามันผ่านไป แต่มันก็โบยบินจริงๆ
• คุณรู้สึกมีสมาธิมาก
• คุณไม่ได้แค่มีความสุข คุณรู้สึกร่าเริงเพียงแค่มีสมาธิและทำงานให้เสร็จ
• งานรู้สึกง่ายดายมากขึ้น
• คุณรู้สึกควบคุมและมั่นใจว่ากิจกรรมสามารถทำได้
• คุณรู้สึกได้รับรางวัลเพียงแค่เข้าร่วมกิจกรรม

หากคุณต้องการเพิ่มความพยายามสูงสุดต่อชั่วโมงการทำงาน ให้เข้าไปในโซน

หากคุณต้องการเข้าไปในโซน ให้สร้างกิจวัตรประจำวันของ Sprints ที่หมกมุ่นและวางแผนไว้

Sprinting เป็นรูปแบบหนึ่งของ timeboxing เทคนิคยอดนิยมในการจัดการโครงการและวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์หลายวิธี การบอกเวลาจะจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะ (หรือกล่องเวลา) ให้กับกิจกรรมที่วางแผนไว้ล่วงหน้า

แนวทางสามประการสำหรับ TIME Sprinting คือ:

1. Sprint: ทำงานที่วางแผนไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 20 นาทีโดยมีการนับนาฬิกาจับเวลาแบบเห็นภาพ ถ้าคุณถึง 90 นาที ให้หยุดพัก
2. รีเลย์: ทำ TIME Sprints สี่ครั้งติดต่อกันโดยแบ่งเป็นช่วงพักสูงสุด 6 นาที แต่ละลำดับ 4-sprint-in-a-row เป็นรีเลย์
3. บล็อกสิ่งรบกวนสมาธิโดยเก็บรายการจับสิ่งรบกวนสมาธิ: หากคุณรู้สึกว่าถูกรบกวน อย่าเปลี่ยนงาน พกสมุดจดติดตัวไว้และจดสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจ กลับไปวิ่งในงานที่คุณเลือก

นี่คือสิ่งที่ต้องทำ หมกมุ่นอยู่กับงานที่วางแผนไว้เพียงงานเดียวเป็นเวลา 20 ถึง 90 นาทีโดยเปิดนาฬิกาจับเวลาแบบเห็นภาพ ถ้าคุณถึง 90 นาที ให้หยุดพัก การใช้นาฬิกาจับเวลาแทนตัวจับเวลา สมาธิของคุณจะไม่ถูกขัดจังหวะโดยตัวจับเวลาที่เดินออกไป การใช้นาฬิกาจับเวลาอาจดูเหมือนเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่ให้ความรู้สึกแตกต่างอย่างมาก

เมื่อคุณใช้นาฬิกาจับเวลา คุณอาจเหลือบมองนาฬิกาและพบว่าผ่านไปเพียงห้านาที นี่คือสัญญาณของคุณให้จดจ่อ

คุณยังมีเวลาอีก 15 นาทีก่อนที่จะยอมให้ตัวเองรินกาแฟ ตรวจข้อความ เปิดเบราว์เซอร์ หรือทำอะไรก็ได้ ยกเว้นแต่หมกมุ่นกับงานที่คุณเลือก

สิ่งต่อไปที่คุณรู้ คุณอาจจะบินผ่านที่ทำงาน เมื่อถึงจุดนั้น ถ้างานคล่อง ก็ทำต่อไปได้จนถึงเวลา 90 นาที หรือหยุดพัก ทางเลือกของคุณ.

คำแนะนำให้คุณหยุดที่ 90 นาทีนั้นขึ้นอยู่กับจังหวะของการพักผ่อนและความตื่นตัวของมนุษย์เป็นวัฏจักร ความสนใจและสมาธิของคุณจะลดลงตามธรรมชาติ ณ จุดนี้ แน่นอน คุณสามารถทำต่อไปได้ แต่โดยทั่วไป 90 นาทีเป็นเวลาที่เหมาะสมในการหยุดพัก

6. อย่าพูด

"ไม่" มีพลัง เป็นคำเดียวที่รับผิดชอบมากที่สุดในการอนุญาตให้ผู้คนควบคุมเวลาของตน บรรดาผู้ที่พูดว่า 'ใช่' กับคนอื่น ๆ มักปล่อยให้เวลาทำงานตามลำดับความสำคัญของตนเองเพียงเล็กน้อย

หลายคนมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการปฏิเสธเพราะพวกเขาไม่ต้องการทำให้คนอื่นผิดหวัง คุณต้องการที่จะถูกมองว่าเป็นผู้เล่นในทีม คุณต้องการที่จะชอบ คุณไม่ต้องการความขัดแย้ง ดังนั้นคุณจึงตอบว่าใช่ แม้ว่าจะหมายถึงการเสียสละเป้าหมาย ลำดับความสำคัญ หรือแม้แต่ความสุขของตัวเองก็ตาม

ต้องใช้ความกล้าที่จะปฏิเสธ คำสองตัวอักษรง่ายๆ นี้สามารถปลดปล่อยคุณให้เป็นอิสระ

เมื่อคุณปฏิเสธคนอื่น แสดงว่าคุณกำลังตอบตกลงตามลำดับความสำคัญของคุณ การปฏิเสธทำให้คุณทำงานแทนคนอื่นได้

การยอมรับปรัชญา "ปฏิเสธ" ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องพูดในทางที่ไม่สุภาพ เมื่อปฏิเสธกับหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณสามารถปฏิเสธคำขอของพวกเขาในลักษณะที่ทำให้พวกเขาผิดหวังอย่างอ่อนโยนแต่ยังคงให้หมายเลขที่ชัดเจน

ไม่เป็นไรที่จะบอกว่าไม่มี การปฏิเสธผู้อื่นจะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ แน่นอนมันช่วยให้คุณจัดการเวลาของคุณเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พึงระลึกถึงวิธีที่คุณสื่อสารโดยปฏิเสธคำขอเหล่านี้ และคุณจะสามารถให้ความสำคัญกับลำดับความสำคัญของคุณเองในขณะที่ยังคงรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานในเชิงบวก

7. เล่นอย่างหนักเพื่อรับ

คุณทราบลำดับความสำคัญของคุณและคุณได้มีเวลาจดจ่อกับมัน คุณได้ปฏิเสธงานบังคับในรายการของคุณ คุณได้ตัดเวลาว่างออก คุณเริ่มทำงานและ...

ติ๊ง...ก๊อก...บี๊ส...ริ้ง

สิ่งรบกวนสมาธิและการรบกวนทำให้เสียสมาธิและขโมยเวลาของคุณไป แทนที่จะตกเป็นทาสของการหยุดชะงักเหล่านี้ เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณ:

• ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด—อีเมล, Slack, ข้อความ, โซเชียลมีเดีย ฯลฯ
• วางโทรศัพท์ของคุณบนโหมดห้ามรบกวนและเก็บไว้ในลิ้นชัก
• ปิดประตูสำนักงานของคุณ
• ย้ายไปสำนักงานหรือห้องประชุมอื่น
• ทำงานที่บ้านหรือห้องสมุด

การทำสิ่งเหล่านี้หรือทั้งหมดจะทำให้คุณไม่สามารถเบี่ยงเบนความสนใจได้ ถ้าคนอื่นหาคุณไม่เจอหรือจับคุณไม่ได้ พวกเขาก็จะไม่สามารถขัดจังหวะคุณได้

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงาน แต่เมื่อคุณต้องการมีสมาธิ อย่าลืมว่าคุณจะไม่ถูกรบกวน

เริ่มวันนี้

ทุกคนรู้สึกว่าพวกเขาต้องการเวลามากขึ้นในสมัยของพวกเขา 24 ชั่วโมงดูเหมือนจะไม่เพียงพอ อย่างไรก็ตาม คนส่วนใหญ่ที่ใช้กลยุทธ์การบริหารเวลาเหล่านี้หาเวลามากขึ้นอย่างมากในการบรรลุเป้าหมาย และทำให้ตัวเองมีความสุขมากขึ้น

คุณสามารถเริ่มใช้กรอบงาน TIME และเคล็ดลับและกลยุทธ์เหล่านี้ได้ทันที:

• ควบคุมเวลาของคุณ: ใช้ T, เพิ่ม I, ลดขนาด M, กำจัด E
• ติดตามเวลาของคุณ
• ใส่ GIA ของคุณก่อน
• วางแผนเวลาของคุณ
• โฟกัสและวิ่งเข้าสู่โซน
• ปฏิเสธ
• เล่นอย่างหนักเพื่อรับ

หากต้องการเรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์จากนิสัยทั้ง 9 อย่างและ 27 แฮ็กที่ใช้โดยผู้ที่มีประสิทธิผลสูงสุด ดาวน์โหลด ebook Unlocking the Productivity Code

Erica Schultz ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดของ RAIN Group พูดคุยเกี่ยวกับการจัดการ TIME ของคุณในวิดีโอด้านล่าง