生産性（そして幸せ！）を高めるための7つの時間管理のヒント

キャリアのある時点で、ほとんどすべての売り手は、生産性を向上させるために時間管理システムの採用を検討します。 それに固執することはほとんどありません。 課題は、多くの時間管理システムが、全体像に十分な注意を払わずに、アクティビティレベル（最初に何をするか、次に何をするか、優先順位は何か）に深く焦点を合わせすぎることです。

これまでに5,000人以上の参加者が参加した世界的な生産性調査研究で、非常に生産性の高い人々（私たちは彼らをXPと呼んでいます）の習慣を調査しました。 私たちは彼らの習慣を学んだだけでなく、最も生産的な人々は彼らの仕事にもっと満足し、トップパフォーマーである可能性が高く、幸せであることがわかりました。

私たちの調査によると、XPは現在、投資活動にそのほとんどを費やす時間を管理しているため、後で貴重な時間を費やすことができると考えました。 しかし、それは私たちが見つけたものではありません。 XPが今投資と秘蔵の時間を費やしているのを見て驚いた。 彼らが幸せなのも不思議ではありません！ 彼らは仕事を犠牲にして大切な時間を犠牲にしているのではなく、2つの最も重要な分野に時間を費やし、他のカテゴリーではそれを最小限に抑えています。

これは、彼らの時間管理の習慣を採用するための強力なケースになります。 これらの時間管理のヒントに入る前に、時間についての新しい考え方を提供することで、時間管理とは何かをよりよく理解できるように支援したいと思います。

時間管理とは何ですか？

簡単に言えば、時間管理とは、時間をどのように使うかを計画し、慎重に行うプロセスです。

私たちは皆、毎日24時間しかありません。 重要なのは、これらの時間をどのように使うかです。 頭字語TIMEを使用して、4つのレベルでの時間管理について考えます。

• 秘蔵
• 私は投資します
• 必須
• 空

時間の4つのレベル

大切な時間はあなたが大切にしている時間です。 私たち全員が行きたいところ。 異なる人々にとって、それは異なることを意味します。 一般的な例は次のとおりです。

• 愛する人との充実した時間
• 友達や家族との休暇
• 一人の時間
• スポーツとゲーム
• 仕事
• 趣味
• 地域奉仕
• お気に入りのテレビ番組

残りの時間を賢く過ごすと、大切な活動に利用できる時間が増えます。 十分なお金を稼ぎ、あなたは早く引退し、あなたの時間であなたが望むことをすることができます。 適切な作業習慣を身に付けると、生産性が向上するだけでなく、より少ない時間でより多くのことを成し遂げ、毎日より多くの大切な時間を過ごすことができます。

投資時間とは、より効果的になり、正しいことを成し遂げ、最高のパフォーマンスを達成することに集中する時間です。 スキルと知識を獲得し、経験を蓄積し、成功につながる余分な努力を払うために配当を支払うため、最終的には投資時間の見返りが得られます。 投資時間は、運動への投資など、個人的なものでもあり、それがあなたの職業上の成功に影響を与える可能性があります。

必須の時間とは、自分がしなければならないと感じていることをするのに費やす時間です（実際にはそうしなくても）。 通勤、髭剃り、芝刈り、手形の支払い。 いずれも必須時間の例です。 何かを「感じ」たからといって、「すべき」とは限らないことに注意してください。

次の方法で必須時間を最小限に抑えることができます。

• 運転中にビジネス書を聞くなど、投資時間に変える
• 好きな本を聴いて大切な時間に変えてくれるので、夕方は暇な時間に何か他のことをすることができます
• 自宅で仕事をするか、通勤を最小限に抑えるために仕事場に近づく
• 芝生を刈るために造園家を雇う、食料品の買い物に配達サービスを利用する、洗濯物を綿毛で折りたたむなど、他の人に義務的な時間を委任する

そして、あなたは実際に活動自体に質問することによって必須の時間を減らすことができます。 これを行う必要がありますか？ これは私が行う必要がありますか？

空の時間は、まさにその通りです。費やした時間、何もしなかった時間、何も得られなかった時間です。 少なくとも必須の時間では、ヘアカットを取得するために30分を費やすと、髪がカットされます。 Facebookをめくったり、YouTubeビデオを見たり、Us Weeklyを読んだりしているだけなら、時間を過ごすだけです。

さて、今回は宝物になる可能性は十分にあります。 もしそうなら、そうです。 しかし、ほとんどの人は、テレビを見たり、インターネットでゲームをしたり、Facebookをスクロールしたり、家の中をぶらぶらと歩き回ったりする時間を減らしたいと考えています。

私たちは皆、空の時間を必要としています。 充電するには、何もしないか、無意識でいることが重要です。 私たちは皆、脳の休息が必要です。 ただし、ほとんどの人は、より有効に使用するために空の時間を再割り当てしています（そして再割り当てしたいと考えています）。

あなたがすることはすべて、毎日の毎分がこれらの4つのレベルの時間の1つに費やされます。 適切な考え方とツールを使用すると、時間をどのように使うかを完全に再定義し、より効果的に管理することができます。

ほとんどの時間管理システムは複雑すぎます。 代わりに、いくつかの簡単なことを実行して、大幅に失われた時間（必須および空の時間）を取り戻し、その時間を投資や大切な活動に好きなように費やすことをお勧めします。

時間管理を改善する方法：ヒントと戦略

ここに、あなたが今あなたの時間がどこに行くのかを見て、それをより効果的に使う方法を理解するのを助けるための時間管理のテクニックと戦略があります。

1.時間を管理する： Tを取り、Iを増やし、Mを最小化し、Eを排除します。

私たちの生産性調査によると、ほとんどの人が1日あたり平均4.3時間、空の（無駄な）活動と必須の（委任されるか、単に行われない）活動に費やしています。

これは、生産性の低下による毎日の就業時間の約半分です。

必須/空の時間を減らす可能性
1日あたりの所要時間

TIMEフレームワーク内でアクティビティを定義する方法は、非常に個人的なものです。 また、動的です。現在の場所とその瞬間に必要なものに応じて変化します。

時間は有限です。 あることに費やしているのであれば、別のことに費やしているのではありません。 目標は、生産性を高め、必須ゾーンと空のゾーンで費やす時間を最小限に抑えて、秘蔵または投資のカテゴリに割り当てる時間を増やすことです。

生産性を向上させたい場合は、時間管理を優先するだけではいけません。 あなたは時間をかけて取りつかれなければなりません。

TIMEへの執着はどこから始まりますか？ それを理解し、あなたがそれをどのように使うかを追跡し、そしてあなたがそれをどのように使うべきかを選ぶことで。

ほとんどの人と同じように、必須および空の時間の習慣を変えるのは難しいでしょう。 必須および空の時間を委任、排除、または最小化することは、習慣を変えることを意味します。

人々が特定の日に時間を費やす傾向があるのは、今後数か月から数年にわたってどのように時間を費やす可能性が高いかを反映しています。 時間は習慣です。 あなたがあなたの時間をよりよく管理したいならば、あなたは最初にあなたがそれをどのように使うかを理解しなければなりません。

あなたの時間を追跡することはそれをするための最良の方法です。 ヒント2に進みます...

2.時間を追跡する

効果的な時間管理の鍵は、投資時間を増やすことです。 そうすることで、最終的には経済的な自由と独立性を獲得し、より多くの大切な時間を楽しんで、やりたいことをすることができます。

今すぐ開始するには、タイムログを保持します。 これは退屈に聞こえるかもしれません。 誰が一日中、自分が何をしているのか、どのくらいの期間、どの時間カテゴリに分類されるのかを記録したいと思っていますか？

現実にはそれほど長くはかかりません。 それは投資の時間であり、それは機能します。

それは食べ物の日記をつけることに似ています。 1,700人を対象としたカイザーパーマネンテの研究によると、「毎日の食事の記録を保持している人は、記録を保持していない人の2倍の体重が減りました」。

間違いありません。時間を最適化したい場合は、どこで時間を費やしているかを知る必要があります。

あなたの時間を追跡するためにこれらの3つのことをしてください：

1. アクティビティと時間レベルを追跡する

   追跡するときは、常にあなたの活動（例：食料品の買い物）とあなたのカテゴリー（例：必須）に注意してください。 ほとんどのタイムトラッキングソフトウェアとアプリ（次のポイントを参照）を使用すると、これを簡単に行うことができます。

   両方を追跡することで、何に時間を費やしているかを確認でき、必須時間と空時間を最小化し、投資と貴重な時間を最大化する方法について意識的な決定を下すことができます。

2. あなたに最適なテクノロジーとタイマーを使用する

   絶対にタイマーを使用してください。 時計、電話、デスクのストップウォッチ、多数のオンラインタイマー、またはToggl、RescueTime、TimeCamp、MyHours、ATracker（iPhoneで使用）などのソフトウェアに組み込まれているものから、あらゆるものを使用できます。

   ATrackerを使用して、この記事（知的資本開発）やカテゴリ（投資）の作成など、活動を設定しました。 今日のニュースを見たいときなど、アクティビティを切り替えると、次のアクティビティ（Aimless Web Surfing and Emptyなど）をクリックするだけで、前のアクティビティの時間の追跡が停止し、新しいアクティビティに対する時間の追跡が開始されます。 1。

   カスタムTIMEカテゴリを作成する	事前に作成されたタスクを簡単に切り替える

   アクティビティを切り替えるのを忘れてしまうのではないかと心配ですか？ 一部のトラッカーは、さらに少ない労力で済みます。 RescueTimeを使用すると、スマートフォン、タブレット、ラップトップなどのデバイスにアプリをインストールして実行できます。 それはあなたのデジタル活動を非常に詳細に追跡し、それを生産的な時間と非生産的な時間に分類します。

   追跡ソフトウェアが気に入らない場合は、時計や机のタイマーを使用して、Excel、ノートブック、または電話、Microsoft Word、Evernote、OneNoteなどのメモ取りテクノロジーで時間を追跡できます。

   使用する方法は関係ありません。 重要なのは、タイマーを使用して、アクティビティとTIMEカテゴリをリアルタイムで追跡していることです。

3. 定期的な執拗な毎日のチャンクを追跡する

   毎日細心の注意を払って時間を追跡することは実用的ではありません。 執拗な追跡を行う日を慎重に選択してください。

   あなたはあなたの時間追跡をただ球場にしたくありません。 1日の終わりに見積もりを記録する（「3時間の調査、2時間の会議、1時間半の食事と休憩、2時間のテレビ」）は、少しから非常に不正確です。 人々は、活動を振り返るときに、仕事で何かをするのに費やす時間を大幅に過大評価する傾向があります。 実際の分を記録します。

   執拗な追跡日は、1）タイマーを使用して実際に時間がどこに行くのかを理解し、リアルタイムで追跡すること、および2）時間管理の習慣を変えることに集中することを選択した就業日または非就業日である必要があります。

時間を追跡するときは、次の点に注意してください。

• 正直に言ってください。 時間を追跡するとき、人々はしばしば自分自身に嘘をつきます。 仕事で朝の1時間半の間ニュース記事を読むことに夢中になっているのが好きではありませんか？ 今それを追跡します。 後で変更してください。

  

• 大切な時間でなくても楽しめます。 一部の人々は、目的のないソーシャルメディアのスクロールを楽しんだり、25分で45分間外出する準備をしたり、雑誌を読んだりしています。 しかし、彼らが自分自身に正直であるとき、彼らの時間をより効果的に管理したり、彼らのキャリアを前進させようとしているほとんどの人々は、これらの種類の活動に費やす時間を減らしたいと思っています。

• ゼロの空または必須の時間をターゲットにしないでください。 あなたはゼロに到達することはできません、そしてあなたはしたくありません。 もちろん、ビジネス書やポッドキャストを聴けば、通勤などの空き時間を投資時間に変換できます。 ただし、人間の脳にはある程度のダウンタイムが必要です。 また、必須時間をゼロにすることを目標にすると、やりたくないことをしなければならないときに腹を立てる傾向があります。 それが起こったことを受け入れ、必要に応じて必要なことを行い、将来的にそれを減らす計画を立てます。

  平均的な成人は、テレビを見ている時間を1日1時間過小評価していると考えてください。 ほとんどの大人は実際に週に30時間、つまり1日に平均4.3時間テレビを視聴していますが、彼らは週に20時間視聴していると考えています。

  

  正直に言ってください。 現実的になりなさい。 テレビをゼロ時間視聴することを目標にする必要はありませんが、ほとんどの人と同じように、自分が見ていると思う量のテレビを本当に視聴すれば、週に10時間を得ることができます。

自分の時間がどこに向かっているのかを早く理解すればするほど、自分にとって重要なことに費やす時間を最大限に活用し始めることができます。

したがって、執拗に追跡するために定期的な日を選択してください。 それを優先し、リアルタイムで分単位で追跡します。

3.GIAを最優先する

毎日、あなたはエネルギーを消費します。 エネルギーは再生可能な資源ですが、使用すると失われます。 電子メールを耕したり、必須アイテムの世話をしたり、火を消したりするのに2時間費やすと、タンクは満杯ではなくなります。

あなたは何をするべきか？ Greatest Impact Activity（GIA）を最初に置きます。 最初にGIAに取り組むときは、満タンのタンクから始めます。 ほとんどの人にとって、エネルギー、記憶、集中力、分析スキルが朝の方が優れていることを示唆する一連の研究は議論の余地がありません。

たとえば、ロサンゼルス郡の200万人の学生の調査に基づくと、研究者は、学生が午後に比べて午前中にこれらのクラスを受講する場合、数学と英語のGPAが高いことを発見しました。 他の研究では、タスクの完了の精度と速度が朝の方が優れていることが示されています。 覚醒は朝も良くなります（夕方にバーストがありますが）。 医師は朝、より良い診断を下し、より良い手術結果を得ることができ、人々の論理もそれよりも優れています。

何か重要なことをするなら、朝一番にやりたいと思うでしょう。 XPはまさにこれを行います。 XPのほぼ半分がGIAを最優先しましたが、残りの10分の1強が優先しています。

最大の影響力のある活動から始める

朝はほとんどの人のエネルギーと集中力にとってより良いですが、一部の人にとっては午後、夕方、または夜遅くに良いです。 これがあなたなら、その時にあなたのGIAを置いてください。

つまり、あなたが間違いなくそれに到達し、別の日にそれを延期しないと思うなら。

これは当社の最も効果的な時間管理戦略の1つであるため、細心の注意を払ってください。 最も重要な活動が落ちたり、やることリストの一番下に落ちたりしないようにしてください。 GIAを最初に置きます。

4.時間を計画する

毎日何を達成したいのかがわかったら、そこにたどり着くアクティビティ（GIA）を定義し、それらに時間を費やす時期を計画することができます。

定義が述べているように、あなたの時間をうまく管理するために、あなたはあなたがそれをどのように使うかを計画しなければなりません。 計画を立てずに、ソーシャルメディアでインターネット、ホールの上下をぶらぶら歩き回り、注意を引く最初のやることリストの項目に反応します。 そのアイテムが何であれ、私はほぼ保証できます、それはあなたのGIAにはなりません。

毎週アクションを計画し、GIAやその他の投資時間をカレンダーに入れます。 金曜日、日曜日、または月曜日に15分で、週の計画を立てることができます。 実際、予定表投資活動は、私たちの調査における極端な生産性の主要な推進力の1つでした。

GIAと投資時間のカレンダー

さらに、英国バース大学の心理学者であるSarah Milneが実施した調査によると、時間と日付を含む活動（つまり、予定表の活動）を実行するための特定の計画に取り組むことで、アクティビティ。

販売パイプラインを埋める必要があるとしましょう。 あなたの目標は、今月15回の新しい会議を作成することかもしれません。 これをGIAとして設定し、毎日カレンダーの時刻を設定して作業します。 午前中の最初の2時間は、気を散らすことなく調査に集中するためにブロックします。 この間、他の人が会議を設定することを許可しないでください。 会議の通知が消えたら、「3、2、1…Go！」と自分に言い聞かせます。 探鉱活動を開始します。 特定のタスクをどこから始めればよいかわからない場合は、タスクを小さなタスクに分割し、それらのアクティビティをカレンダーに記録します（たとえば、50のターゲット企業のリストを作成し、10の過去のクライアントに連絡するなど）。

予定表、計画、および時間の追跡に関しては、結果よりも活動に焦点を合わせます。 特定のアクティビティに集中するためにX時間費やすことを制御できますが、必ずしも結果（この場合は、設定した会議の数）を制御できるとは限りません。

5.ゾーンに焦点を合わせてスプリントする

ゾーンとは、活動をしている人が、活動の過程に集中し、完全に関与し、楽しんでいるという感覚に完全に没頭している精神状態です。 Mihaly Csikszentmihalyiは、彼の著書 『Flow：The Psychology of Optimal Experience』で、ゾーンの最もよく知られた、完全に肉付けされた理論を開発しました。 サブタイトルが示すように、ゾーンは生産的であるだけではありません。ゾーンに自分自身を見つけると、自信を持って、積極的に、そして幸せに感じるからです。

ゾーンにいるとき：

• 時間は中断されているように感じます—時間の経過にほとんど気づきませんが、それでも実際に飛んでいます
• あなたは極端な集中力を感じます
• あなたはただ幸せであるだけでなく、仕事に集中して取り組むだけで陶酔感を感じます
• タスクはますます楽に感じます
• あなたはコントロールしていると感じ、活動が実行可能であると確信しています
• 活動に参加するだけでやりがいを感じます

労働時間あたりの労力を最大化したい場合は、ゾーンに入ります。

ゾーンに入りたい場合は、取りつかれ、計画されたスプリントの日課を確立します。

スプリントはタイムボックスの一種です。 多くのプロジェクト管理およびソフトウェア開発方法で一般的な手法であるタイムボックスは、特定の期間（またはタイムボックス）を事前に計画されたアクティビティに割り当てます。

タイムスプリントの3つのガイドラインは次のとおりです。

1. スプリント：視覚的なストップウォッチをカウントアップしながら、計画されたタスクに最低20分間取り組みます。 90分に達したら、休憩してください。
2. リレー：最大6分の休憩を挟んで4回連続でタイムスプリントを実行します。 4列に並んだ各シーケンスはリレーです。
3. 気晴らしキャプチャリストを保持して気晴らしをブロックする：気晴らしを感じた場合は、タスクを切り替えないでください。 メモ帳を手元に置いて、気を散らすものを書き留めます。 選択したタスクのスプリントに戻ります。

これが何をすべきかです。 視覚的なストップウォッチをオンにして、カウントアップしながら、20〜90分間だけ1つの計画されたタスクに執拗に取り組みます。 90分に達したら、休憩してください。 タイマーの代わりにストップウォッチを使用することで、タイマーが切れても集中力が妨げられることはありません。 ストップウォッチの使用は小さな変化のように見えるかもしれませんが、それはかなり異なった感じがします。

あなたがストップウォッチを使用しているとき、あなたはそれを一瞥して、たった5分が過ぎたのを見るかもしれません。 これは、焦点を合わせ続けるためのあなたの合図です。

コーヒーを注いだり、メッセージを確認したり、ブラウザを開いたり、選択したタスクにこだわる以外のことをしたりする前に、まだ15分あります。

あなたが知っている次のことは、あなたは仕事を飛んでいる可能性があります。 その時点で、作業が流れていれば、90分マークまで続けることができます。 または休憩してください。 あなたの選択。

90分で停止するという提案は、人間の休息と覚醒の周期的なリズムに基づいています。 この時点であなたの注意と集中力は自然に低下します。 もちろん、続けることもできますが、90分は一般的に休憩するのに良い時間です。

6.ノーと言う

「いいえ」は強力です。 それは人々が自分の時間をコントロールできるようにするための最も責任のある一言です。 他のすべての人に「はい」と言う人は、自分の優先順位に取り組む時間がほとんどありません。

多くの人は、他の人をがっかりさせたくないので、ノーと言うのに苦労しています。 あなたはチームプレーヤーとして見られたいです。 あなたは好きになりたいです。 あなたは対立を望んでいません。 ですから、それがあなた自身の目標、優先順位、そして幸福さえも犠牲にすることを意味するときでさえ、あなたはそう言います。

ノーと言うには勇気が必要です。 この単純な2文字の単語は、あなたを自由にすることができます。

あなたが他の人にノーと言うとき、あなたはあなたの優先順位にイエスと言っています。 「いいえ」と言うと、他の人の代わりに自分の仕事をすることができます。

「ノーと言う」哲学を採用することは、あなたがそれを不快な方法で言わなければならないという意味ではありません。 上司、同僚、または潜在的な顧客にさえノーと言うとき、あなたは彼らを穏やかに失望させる方法で彼らの要求を断ることができますが、それでも明確なノーを提供します。

いいえと言っても大丈夫です。 他の人を遠ざけることで、自分にとって最も重要なことに集中する時間を増やすことができます。 確かに、それはあなたがあなた自身の時間をより効果的に管理することを可能にします。 これらの要求にノーと言ってコミュニケーションする方法に注意してください。そうすれば、前向きな関係を維持しながら、自分の優先事項に集中することができます。

7.手に入れるのが難しい

あなたは自分の優先順位を知っていて、それらに集中する時間を作りました。 あなたはあなたのリストの必須のタスクにノーと言いました。 あなたは空の時間を切り取った。 あなたは働き始めて...

丁...ノック...バズ...リング

気晴らしや中断はあなたの焦点を狂わせ、あなたの時間を盗みます。 これらの中断の奴隷になる代わりに、次の場合はどうなりますか。

• メール、Slack、テキスト、ソーシャルメディアなどのすべての通知をオフにしました。
• スマートフォンを「邪魔しないで」に置き、引き出しに収納します
• オフィスのドアを閉めた
• 別のオフィスまたは会議室に移動しました
• 自宅または図書館で働いた

これらのことのいずれか、またはすべてを行うことによって、気を散らすことが不可能になります。 人々があなたを見つけられないか、あなたを捕まえることができない場合、彼らはあなたを邪魔することはできません。

さて、これはあなたが同僚と決して交流してはならないということではありません。 ただし、集中する必要がある場合は、邪魔されないようにしてください。

今日から始めましょう

誰もが自分の日々にはもっと時間が必要だと感じています。 24時間では不十分なようです。 ただし、これらの時間管理戦略を適用するほとんどの人は、目標を達成するために、そして実際に自分自身を幸せにするために、かなり多くの時間を見つけます。

TIMEフレームワークと次のヒントと戦略の使用をすぐに開始できます。

• あなたの時間をコントロールする：Tを取り、Iを増やし、Mを最小化し、Eを排除します
• あなたの時間を追跡する
• あなたのGIAを最優先する
• あなたの時間を計画する
• ゾーンに焦点を合わせてスプリントする
• ダメって言って
• 入手困難

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ここRAINGroupの最高マーケティング責任者であるEricaSchultzが、以下のビデオでTIMEの管理について詳しく説明しています。