7 wskazówek dotyczących zarządzania czasem, aby zwiększyć produktywność (i szczęście!)

Prawie wszyscy sprzedawcy na pewnym etapie swojej kariery rozważą wprowadzenie systemu zarządzania czasem, aby poprawić swoją produktywność. Niewielu trzyma się tego. Wyzwanie polega na tym, że wiele systemów zarządzania czasem zbytnio skupia się na poziomie aktywności — co zrobić najpierw, co dalej, jaka jest kolejność priorytetów — bez zwracania wystarczającej uwagi na szerszy obraz.

Zbadaliśmy zwyczaje niezwykle produktywnych ludzi — nazywamy ich XP — w ramach globalnego badania produktywności, w którym do tej pory wzięło udział ponad 5000 uczestników. Nie tylko poznaliśmy ich nawyki, ale odkryliśmy, że najbardziej produktywni ludzie są również bardziej zadowoleni ze swojej pracy, mają większe szanse na osiągnięcie najlepszych wyników i są szczęśliwsi.

Pomyśleliśmy, że nasze badania wykażą, że XP potrafią teraz poświęcić większość swojego czasu na działalność inwestycyjną, aby móc później spędzić czas, który jest dla nich cenny. Jednak nie to znaleźliśmy. Byliśmy zaskoczeni, widząc, że XP spędza teraz czas na inwestycjach i skarbie. Nic dziwnego, że są szczęśliwsi! Nie poświęcają swojego cennego czasu kosztem pracy — spędzają czas w dwóch najważniejszych obszarach i minimalizują go w pozostałych kategoriach.

Stanowi to mocny argument za przyjęciem nawyków zarządzania czasem. Zanim przejdziemy do tych wskazówek dotyczących zarządzania czasem, chcemy pomóc Ci lepiej zrozumieć, czym jest zarządzanie czasem, dając nowy sposób myślenia o swoim CZASIE.

Co to jest zarządzanie czasem?

Mówiąc prościej, zarządzanie czasem to proces planowania i świadomego spędzania czasu.

Wszyscy mamy tylko 24 godziny każdego dnia. Liczy się to, jak zdecydujesz się spędzić te godziny. O zarządzaniu czasem myślimy na 4 poziomach używając akronimu CZAS:

• Bezpieczny
• inwestycja
• M andatoryjny
• Pusty

4 poziomy CZASU

Cenny czas to czas, który jest Ci drogi. Gdzie wszyscy chcemy się dostać. Dla różnych ludzi oznacza to różne rzeczy. Typowe przykłady to:

• Dobry czas z bliskimi
• Wakacje z przyjaciółmi i rodziną
• Samotny czas
• Sport i gry
• Praca
• Zainteresowania
• Praca społeczna
• Twój ulubiony program telewizyjny

Jeśli spędzisz resztę czasu mądrze, odkryjesz, że masz więcej czasu na aktywności Cenne. Zarób wystarczająco dużo pieniędzy, a będziesz mógł przejść na wcześniejszą emeryturę i robić, co chcesz, w swoim czasie. Zbuduj właściwe nawyki pracy, a nie tylko zwiększysz produktywność, ale także wykonasz więcej w mniej godzin i zapewnisz sobie więcej czasu każdego dnia.

Czas inwestycji to czas, w którym koncentrujesz się na zwiększaniu efektywności, wykonywaniu właściwych zadań i osiąganiu najlepszych wyników. W końcu otrzymujesz zwrot z czasu inwestycji, ponieważ opłaca się zdobywanie umiejętności i wiedzy, gromadzenie doświadczenia i wkładanie dodatkowego wysiłku, który doprowadzi do sukcesu. Czas inwestowania może być również osobisty, na przykład inwestowanie w ćwiczenia, co z kolei może wpłynąć na Twój sukces zawodowy.

Obowiązkowy czas to czas spędzony na robieniu rzeczy, które uważasz za konieczne (nawet jeśli w rzeczywistości tego nie robisz). Dojazdy do pracy, golenie się, koszenie trawnika, płacenie rachunków. Wszystkie są przykładami obowiązkowego czasu. Zauważ, że tylko dlatego, że „czujesz”, że musisz coś zrobić, nie oznacza, że ​​„powinieneś” to zrobić.

Możesz zminimalizować Obowiązkowy czas poprzez:

• przekształcenie go w czas inwestycji, na przykład słuchanie książek biznesowych podczas jazdy
• zamieniając go w Cenny czas, słuchając ulubionych książek, abyś miał wolny czas wieczorem na coś innego
• pracując z domu lub zbliżając się do miejsca pracy, aby zminimalizować dojazdy
• delegowanie obowiązkowego czasu innym, np. zatrudnienie architekta krajobrazu do skoszenia trawnika, skorzystanie z usługi dostawy na zakupy spożywcze lub zrobienie prania w puchu i złożeniu

I faktycznie możesz skrócić czas Obowiązkowy, kwestionując samą czynność. Czy w ogóle trzeba to zrobić? Czy to musi być zrobione przeze mnie?

Pusty czas jest dokładnie taki, jak się wydaje: czas spędzony, nic nie zrobione, nic nie zyskane. Przynajmniej w przypadku Obowiązkowego czasu, jeśli poświęcisz 30 minut na strzyżenie, twoje włosy zostaną obcięte. Jeśli po prostu przeglądasz Facebooka, oglądasz filmy na YouTube lub czytasz Us Weekly, po prostu pozwalasz, by czas mijał.

Całkiem możliwe, że tym razem cenisz. Jeśli tak jest, niech tak będzie. Ale większość ludzi wolałaby skrócić czas spędzany na oglądaniu telewizji, graniu w gry w Internecie, przewijaniu Facebooka lub krzątaniu się bez celu po domu.

Wszyscy potrzebujemy trochę wolnego czasu. Po prostu nic nie robienie lub bycie bezmyślnym jest ważne dla doładowania. Wszyscy potrzebujemy odpoczynku mózgu. Jednak większość ludzi ma (i chciałaby) przeznaczyć pusty czas na lepsze wykorzystanie.

Wszystko, co robisz, każda minuta każdego dnia, spędzasz na jednym z tych czterech poziomów czasu. Mając odpowiedni sposób myślenia i narzędzia, możesz całkowicie przedefiniować sposób spędzania czasu i efektywniej nim zarządzać.

Większość systemów zarządzania czasem jest zbyt skomplikowana. Zamiast tego sugerujemy wykonanie kilku prostych rzeczy, aby odzyskać znaczną część straconego czasu (obowiązkowego i pustego czasu), a następnie spędzenie go tak, jak chcesz – na inwestycje i cenne działania.

Jak poprawić zarządzanie czasem: wskazówki i strategie

Oto techniki i strategie zarządzania czasem, które pomogą Ci zobaczyć, na co teraz upływa Twój czas i dowiedzieć się, jak go efektywniej spędzać.

1. Przejmij kontrolę nad swoim CZASEM: weź T, zwiększ I, zmniejsz M, wyeliminuj E

Nasze badania produktywności pokazują, że większość ludzi spędza średnio 4,3 godziny dziennie na czynnościach Puste (zmarnowane) i Obowiązkowe (mogą być delegowane lub po prostu niewykonane).

To mniej więcej połowa każdego dnia pracy marnuje produktywność.

Możliwość skrócenia czasu obowiązkowego/pustego
Godziny spędzone na dzień pracy

Sposób, w jaki definiujesz działania w ramach CZASU, jest bardzo osobisty. Jest również dynamiczny — zmienia się w zależności od tego, gdzie jesteś i czego potrzebujesz w danej chwili.

Czas jest skończony. Jeśli wydajesz je na jedną rzecz, nie wydajesz ich na inną. Twoim celem może być zwiększenie produktywności i zminimalizowanie czasu spędzanego w strefach Obowiązkowych i Pustych, aby mieć więcej czasu na przydzielenie kategorii Treasured lub Investment.

Jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność, nie powinieneś po prostu traktować zarządzania czasem jako priorytetu; musisz mieć obsesję na punkcie CZASU.

Gdzie zaczyna się obsesja na punkcie CZASU? Rozumiejąc go, śledząc, jak je wydajesz i wybierając, jak powinieneś je wydawać.

Jeśli jesteś jak większość ludzi, zmiana nawyków związanych z obowiązkowym i pustym czasem będzie trudna. Delegowanie, eliminowanie lub minimalizowanie czasu obowiązkowego i pustego oznacza zmianę nawyków.

To, gdzie ludzie spędzają czas każdego dnia, jest odzwierciedleniem tego, jak prawdopodobnie będą spędzać czas w nadchodzących miesiącach i latach. Czas to nawyk. Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem, musisz najpierw zrozumieć, jak go spędzasz.

Najlepszym sposobem na to jest śledzenie czasu. Co prowadzi nas do wskazówki nr 2...

2. Śledź swój czas

Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest zwiększenie czasu inwestycji. Kiedy to zrobisz, w końcu zyskasz wolność finansową i niezależność, aby cieszyć się większą ceną czasu i robić to, co chcesz.

Aby zacząć od razu, prowadź dziennik czasu. To może brzmieć nudno. Kto chce spędzać cały dzień na nagrywaniu tego, co robią, jak długo i do jakiej kategorii CZAS należy?

W rzeczywistości to nie trwa tak długo. To czas inwestycji i to działa.

Przypomina to prowadzenie dziennika żywności. Według badania przeprowadzonego przez Kaiser Permanente na 1700 osobach, „ci, którzy prowadzili codzienną rejestrację żywności, stracili na wadze dwa razy więcej niż ci, którzy nie prowadzili żadnych rejestrów”.

Nie ma wątpliwości: jeśli chcesz zoptymalizować swój czas, musisz wiedzieć, gdzie go spędzasz.

Wykonaj te trzy rzeczy, aby śledzić swój CZAS:

1. Śledź aktywność i poziom CZASU

   Podczas śledzenia zawsze zapisuj swoją aktywność (np. zakupy żywności) i kategorię (np. Obowiązkowe). Większość oprogramowania i aplikacji śledzących czas (patrz następny punkt) pozwoli Ci to zrobić z łatwością.

   Śledząc oba, możesz zobaczyć, na co spędzasz czas, i będziesz w stanie podejmować świadome decyzje, jak zminimalizować czas Obowiązkowy i Pusty oraz zmaksymalizować czas Inwestycji i Skarbu.

2. Korzystaj z technologii i timerów najlepiej dopasowanych do Ciebie

   Absolutnie używaj timerów. Możesz używać wszystkiego, od stopera na zegarku, telefonie lub biurku, timera online, którego jest wiele, lub wbudowanego oprogramowania, takiego jak Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours lub ATracker (którego używam na moim iPhonie).

   Z ATrackerem ustalam swoje działania, w tym pisanie tego artykułu (Rozwój Kapitału Intelektualnego) oraz kategorie (Inwestycje). Kiedy zmieniam czynności, na przykład kiedy mam ochotę zobaczyć, co jest w dzisiejszych wiadomościach, po prostu klikam następną czynność (np. Bezcelowe surfowanie po sieci i Puste), a przestaje ona śledzić czas w poprzedniej czynności i zaczyna śledzić czas w stosunku do nowej. jeden.

   Twórz niestandardowe kategorie CZASOWE	Łatwo przełączaj się między wstępnie utworzonymi zadaniami

   Martwisz się, że zapomnisz zmienić zajęcia? Niektóre trackery wymagają jeszcze mniej wysiłku. Dzięki RescueTime instalujesz aplikację na swoich urządzeniach — telefonie, tablecie, laptopie, cokolwiek — i pozwalasz jej działać. Śledzi Twoją aktywność cyfrową w bolesnych szczegółach, co do sekundy, i kategoryzuje ją na czas produktywny i nieproduktywny.

   Jeśli oprogramowanie śledzące nie jest twoją rzeczą, możesz użyć minutnika na zegarku lub biurku i po prostu śledzić swój czas w programie Excel, notatniku lub technologii robienia notatek, takiej jak Notatki na telefonie, Microsoft Word, Evernote lub OneNote.

   Metoda, której użyjesz, nie ma znaczenia. Liczy się to, że śledzisz swoje aktywności i kategorie CZASOWE w czasie rzeczywistym za pomocą timera.

3. Śledź okresowe obsesyjne codzienne porcje

   Niepraktyczne jest skrupulatne śledzenie czasu każdego dnia. Ostrożnie wybierz dni, w których będziesz prowadzić obsesyjne śledzenie.

   Nie chcesz po prostu zajmować się śledzeniem czasu. Nagrywanie szacunków na koniec dnia — „trzy godziny poszukiwań, dwie godziny spotkań, półtorej godziny posiłków i przerw, dwie godziny telewizji” — jest od małej do skrajnie niedokładnej. Patrząc wstecz, ludzie mają tendencję do rażącego przeceniania czasu, jaki spędzają na robieniu czegokolwiek w pracy. Zapisz rzeczywiste minuty.

   Dni obsesyjnego śledzenia powinny być dniami roboczymi lub wolnymi od pracy, które wybierzesz, aby 1) zrozumieć, dokąd naprawdę idzie Twój czas, korzystając z timerów i śledzenia w czasie rzeczywistym, oraz 2) skupić się na zmianie nawyków zarządzania czasem.

Śledząc swój czas, pamiętaj o następujących kwestiach:

• Bądź szczery. Ludzie często okłamują siebie, kiedy mierzą czas. Nie podoba ci się, że wciągnęło cię czytanie artykułów prasowych przez półtorej godziny rano w pracy? Śledź teraz; zmienić to później.

• Możesz cieszyć się czymś bez cennego czasu. Niektórzy ludzie lubią bezcelowe przewijanie mediów społecznościowych, przygotowywanie się do wyjścia na 45 minut, gdy wystarczy 25, lub czytanie czasopisma. Jednak gdy są ze sobą szczerzy, większość ludzi, którzy próbują efektywniej zarządzać swoim czasem lub rozwijać swoją karierę, wolałaby spędzać mniej czasu na tego rodzaju zajęciach.

• Nie kieruj na zero pustego lub obowiązkowego czasu. Nie możesz dojść do zera i nie chcesz. Jasne, możesz zamienić pusty czas, taki jak dojazd do pracy, na czas inwestycji, jeśli słuchasz książek biznesowych lub podcastów. Ludzkie mózgi potrzebują jednak przestojów. Ponadto, jeśli celujesz w zerowy czas Obowiązkowy, będziesz się denerwować, gdy będziesz musiał zrobić coś, czego nie chcesz. Zaakceptuj, że tak się stało, rób to, co musisz, jeśli musisz, i zaplanuj, jak to zredukować w przyszłości.

  Weź pod uwagę, że przeciętny dorosły zaniża ilość czasu, jaką spędza przed telewizorem o jedną pełną godzinę dziennie. Większość dorosłych faktycznie ogląda telewizję 30 godzin tygodniowo – średnio 4,3 godziny dziennie! – ale myślą , że oglądają 20 godzin tygodniowo.

  

  Bądź szczery. Bądź realistą. Nie musisz dążyć do zerowej liczby godzin oglądania telewizji, ale jeśli jesteś jak większość ludzi, możesz zyskać 10 godzin tygodniowo, jeśli naprawdę oglądasz telewizję, o której myślisz, że oglądasz.

Im szybciej zorientujesz się, dokąd zmierza Twój czas, tym szybciej zaczniesz maksymalizować czas spędzony na tym, co jest dla Ciebie ważne.

Więc wybieraj okresowe dni, aby obsesyjnie śledzić. Uczyń to priorytetem i śledź w czasie rzeczywistym co do minuty.

3. Postaw swój GIA na pierwszym miejscu

Każdego dnia zużywasz energię. Energia jest zasobem odnawialnym, ale kiedy go używasz, tracisz ją. Jeśli spędzisz dwie godziny na przedzieraniu się przez e-maile, zajmowaniu się obowiązkowymi przedmiotami lub gaszeniu pożarów, twój czołg nie jest już pełny.

Co powinieneś zrobić? Postaw swoją aktywność o największym wpływie (GIA) na pierwszym miejscu. Kiedy najpierw pracujesz nad swoim GIA, zaczynasz z pełnym bakiem. Ilość badań sugerujących, że energia, pamięć, koncentracja i umiejętności analityczne są lepsze rano dla większości ludzi, jest bezdyskusyjna.

Na przykład, na podstawie badania dwóch milionów uczniów w hrabstwie Los Angeles, naukowcy odkryli, że matematyka i angielski GPA są wyższe, gdy uczniowie uczęszczają na te zajęcia rano niż po południu. Inne badania pokazują, że dokładność i szybkość wykonywania zadań są lepsze rano. Czujność jest lepsza także rano (choć wieczorem z wybuchem). Lekarze lepiej diagnozują i uzyskują lepsze wyniki chirurgiczne rano, wtedy też logika ludzi jest lepsza.

Jeśli masz coś ważnego do zrobienia, prawdopodobnie chcesz to zrobić z samego rana. XP właśnie to robi. Prawie połowa XP stawia na pierwszym miejscu swoje GIA, ale robi to tylko trochę więcej niż jeden na dziesięciu pozostałych.

Zacznij od aktywności o największym wpływie

Podczas gdy poranek jest lepszy dla energii i koncentracji większości ludzi, dla niektórych jest lepszy po południu, wieczorem lub późno w nocy. Jeśli to ty, umieść swoje GIA w innym czasie.

To znaczy, jeśli myślisz, że na pewno się do tego dojdziesz i nie odepchniesz tego na kolejny dzień .

To jedna z naszych najskuteczniejszych strategii zarządzania czasem, więc zwracaj szczególną uwagę. Nie pozwól, aby najważniejsza aktywność spadła na dół listy rzeczy do zrobienia. Postaw swój GIA na pierwszym miejscu.

4. Zaplanuj swój CZAS

Kiedy wiesz, co chcesz osiągnąć każdego dnia, możesz zdefiniować działania, które Cię tam zaprowadzą (twoje GIA) i określić, kiedy poświęcisz im swój czas.

Jak mówi definicja, aby dobrze zarządzać czasem, musisz zaplanować, jak go spędzisz. Bez planowania bezcelowo wędrujesz po Internecie, w górę iw dół korytarzy, w mediach społecznościowych i reagujesz na pierwszy element listy rzeczy do zrobienia, który przykuwa twoją uwagę. Mogę prawie zagwarantować, że cokolwiek to jest, to nie będzie twój GIA.

Planuj swoje działania co tydzień i kalendarzuj swoje GIA i inny czas inwestycji. Wystarczy 15 minut w piątek, niedzielę lub poniedziałek, aby zaplanować swój tydzień. W rzeczywistości planowanie działań inwestycyjnych było jednym z kluczowych czynników napędzających Ekstremalną Produktywność w naszych badaniach.

Zaplanuj swoje GIA i czas inwestycji

Co więcej, badania przeprowadzone przez Sarah Milne, psycholog z University of Bath w Wielkiej Brytanii, wykazały, że zobowiązanie się do określonego planu wykonania czynności, w tym czasu i dat (tj. czynności kalendarzowych), znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że zmierzysz się z działalność.

Załóżmy, że musisz wypełnić swój lejek sprzedaży. Twoim celem może być wygenerowanie 15 nowych spotkań w tym miesiącu. Ustaw to jako swój GIA, a następnie każdego dnia w kalendarzu, aby nad nim pracować. Zablokuj pierwsze 2 godziny rano, aby obsesyjnie skupiać się na poszukiwaniach bez rozpraszania uwagi. Nie zezwalaj innym na ustalanie spotkań w tym czasie. Kiedy zawiadomienie o spotkaniu się wygaśnie, powiedz sobie: „3, 2, 1…Idź!” i rozpocznij poszukiwania. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć dane zadanie, podziel je na mniejsze zadania i zaplanuj te działania (np. zbuduj listę 50 firm docelowych, skontaktuj się z 10 byłymi klientami itp.).

Jeśli chodzi o kalendarze, planowanie i śledzenie czasu, skup się na aktywności, a nie na wynikach. Możesz kontrolować, czy spędzasz X godzin, koncentrując się na określonej czynności, ale niekoniecznie możesz kontrolować wynik, czyli w tym przypadku liczbę ustawionych spotkań.

5. Skup się i sprint do strefy

Strefa to stan psychiczny, w którym osoba wykonująca czynność jest w pełni pogrążona w poczuciu naenergetyzowanego skupienia, pełnego zaangażowania i przyjemności w procesie czynności. Mihaly Csikszentmihalyi opracował najbardziej znaną, w pełni rozwiniętą teorię strefy w swojej książce Flow: The Psychology of Optimal Experience. Jak sugeruje podtytuł, strefa to znacznie więcej niż bycie produktywną, ponieważ kiedy się w niej znajdziesz, poczujesz się bardziej pewny siebie, zaangażowany i szczęśliwy.

Kiedy jesteś w strefie:

• Czas wydaje się zawieszony – ledwo zauważasz, jak mija, a jednak naprawdę leci
• Czujesz ekstremalne skupienie
• Nie tylko jesteś szczęśliwy, czujesz euforię, skupiając się na zadaniu i pracując nad nim
• Zadanie wydaje się coraz łatwiejsze
• Czujesz kontrolę i pewność, że aktywność jest wykonalna
• Czujesz się nagrodzony po prostu angażując się w aktywność

Jeśli chcesz zmaksymalizować wysiłek na godzinę pracy, wejdź do strefy.

Jeśli chcesz dostać się do strefy, ustal codzienną rutynę obsesyjnych, planowanych sprintów.

Sprint jest formą timeboxu . Popularna technika w wielu metodach zarządzania projektami i opracowywania oprogramowania, timeboxing przypisuje określony okres (lub ramkę czasową) do wcześniej zaplanowanej czynności.

Trzy wytyczne dotyczące TIME Sprintingu to:

1. Sprint: Pracuj nad zaplanowanym zadaniem przez minimum 20 minut z odliczaniem wizualnego stopera. Jeśli dojdziesz do 90 minut, zrób sobie przerwę.
2. Sztafeta: Wykonaj cztery sprinty na czas z rzędu z maksymalnie 6-minutowymi przerwami pomiędzy nimi. Każda sekwencja 4 sprintów w rzędzie to sztafeta.
3. Blokuj rozpraszanie uwagi, przechowując listę przechwytywania elementów rozpraszających: Jeśli czujesz, że coś Cię rozprasza, nie zmieniaj zadań. Miej pod ręką notatnik i zapisz rozproszenie. Wróć do sprintu na wybranym zadaniu.

Oto co robić. Pracuj obsesyjnie nad jednym zaplanowanym zadaniem tylko przez 20 do 90 minut z włączonym wizualnym stoperem, odliczając. Jeśli dojdziesz do 90 minut, zrób sobie przerwę. Używając stopera zamiast timera, twoja koncentracja nie zostanie przerwana przez włączony timer. Korzystanie ze stopera może wydawać się małą zmianą, ale wydaje się znacznie inne.

Kiedy używasz stopera, możesz na niego spojrzeć i zobaczyć, że minęło tylko pięć minut. To jest twój sygnał do dalszego skupienia.

Masz jeszcze 15 minut, zanim pozwolisz sobie na nalanie kawy, sprawdzenie wiadomości, otwarcie przeglądarki lub zrobienie czegokolwiek poza obsesją na punkcie wybranego zadania.

Następną rzeczą, którą wiesz, możesz latać przez pracę. W tym momencie, jeśli praca płynie, możesz iść do 90 minut. Albo zrób sobie przerwę. Twój wybór.

Sugestia zatrzymania się na 90 minut opiera się na cyklicznym rytmie ludzkiego odpoczynku i czuwania. Twoja uwaga i skupienie w tym momencie naturalnie osłabną. Oczywiście możesz iść dalej, ale 90 minut to generalnie dobry czas na przerwę.

6. Powiedz nie

„Nie” ma moc. To jedno słowo najbardziej odpowiedzialne za umożliwienie ludziom przejęcia kontroli nad ich czasem. Ci, którzy mówią „tak” wszystkim innym, pozostawiają niewiele czasu na pracę nad własnymi priorytetami.

Wiele osób ma trudności z odmową, ponieważ nie chcą zawieść innych. Chcesz być postrzegany jako gracz zespołowy. Chcesz być lubiany. Nie chcesz konfliktu. Więc mówisz tak, nawet jeśli oznacza to poświęcenie własnych celów, priorytetów, a nawet szczęścia.

Odmowa wymaga odwagi. To proste dwuliterowe słowo może cię uwolnić.

Kiedy mówisz „nie” innym, mówisz „tak” swoim priorytetom. Mówienie „nie” pozwala ci wykonywać swoją pracę zamiast kogoś innego.

Przyjęcie filozofii „powiedzieć nie” nie oznacza, że ​​musisz mówić to w odpychający sposób. Odmawiając szefowi, koledze, a nawet potencjalnemu klientowi, możesz odrzucić jego prośbę w sposób, który delikatnie go zawiedzie, ale nadal będzie stanowił wyraźne „nie”.

Można odmówić. Odrzucanie innych daje Ci więcej czasu na skoncentrowanie się na tym, co dla Ciebie najważniejsze. Rzeczywiście, pozwala to efektywniej zarządzać własnym czasem. Pamiętaj, jak komunikujesz się, odmawiając tym prośbom, a będziesz mógł skupić się na własnych priorytetach, jednocześnie utrzymując pozytywne relacje w pracy.

7. Graj trudną do zdobycia

Znasz swoje priorytety i znalazłeś czas, aby się na nich skupić. Powiedziałeś „nie” obowiązkowym zadaniom z twojej listy. Skróciłeś pusty czas. Zaczynasz pracować i...

Ding...Puk...Buzz...Ring

Rozpraszacze i przeszkadzające zakłócają koncentrację i kradną czas. Zamiast być niewolnikiem tych przerw, co jeśli:

• Wyłączono wszystkie powiadomienia — e-mail, Slack, SMS-y, media społecznościowe itp.
• Włącz telefon w trybie Nie przeszkadzać i schowaj go do szuflady
• Zamknąłem drzwi swojego biura
• Przeniesiony do innego biura lub sali konferencyjnej
• Pracował w domu lub w bibliotece

Robiąc jedną lub wszystkie z tych rzeczy, stajesz się niemożliwy do odwrócenia uwagi. Jeśli ludzie nie mogą cię znaleźć lub złapać, nie mogą ci przerwać.

Nie oznacza to, że nigdy nie powinieneś wchodzić w interakcje ze współpracownikami. Ale kiedy musisz się skoncentrować, upewnij się, że nikt Ci nie przeszkadza.

Zacznij dzisiaj

Każdy czuje, że potrzebuje więcej czasu w swoich czasach; 24 godziny to po prostu za mało. Jednak większość ludzi, którzy stosują te strategie zarządzania czasem, znajduje znacznie więcej czasu na osiągnięcie swoich celów, a nawet na uczynienie siebie szczęśliwszymi.

Możesz od razu zacząć korzystać z modelu TIME oraz poniższych wskazówek i strategii:

• Przejmij kontrolę nad swoim CZASEM: weź T, zwiększ I, zmniejsz M, wyeliminuj E
• Śledź swój czas
• Postaw swój GIA na pierwszym miejscu
• Zaplanuj swój czas
• Skup się i sprint do strefy
• Powiedz nie
• Graj twardo aby zdobyć

Aby dowiedzieć się, jak wykorzystać wszystkie 9 nawyków i 27 hacków używanych przez niezwykle produktywnych ludzi, pobierz e-booka Odblokowywanie kodu produktywności .

Erica Schultz, dyrektor ds. marketingu w RAIN Group, opowiada więcej o zarządzaniu CZASEM w poniższym filmie.