7 советов по тайм-менеджменту, которые повысят вашу продуктивность (и счастье!)

Почти все продавцы в какой-то момент своей карьеры рассматривают возможность внедрения системы тайм-менеджмента для повышения своей производительности. Немногие придерживаются этого. Проблема заключается в том, что многие системы тайм-менеджмента слишком сильно фокусируются на уровне деятельности — что делать в первую очередь, что делать дальше, каков порядок приоритетов, — не уделяя достаточного внимания общей картине.

Мы изучили привычки чрезвычайно продуктивных людей — мы называем их XP — в рамках глобального исследования продуктивности, в котором на сегодняшний день приняли участие более 5000 человек. Мы не только изучили их привычки, но и обнаружили, что наиболее продуктивные люди также больше удовлетворены своей работой, с большей вероятностью будут лучшими и счастливее.

Мы думали, что наше исследование покажет, что ХР теперь тратят большую часть своего времени на инвестиционную деятельность, чтобы позже они могли потратить бесценное время. Однако это не то, что мы нашли. Мы были удивлены, увидев, что XP теперь тратят Инвестиции и Заветное время. Неудивительно, что они счастливее! Они не жертвуют своим Драгоценным временем за счет работы — они тратят свое время на две самые важные области и минимизируют его на другие категории.

Это дает веские основания перенять их привычки тайм-менеджмента. Прежде чем мы перейдем к этим советам по тайм-менеджменту, мы хотим помочь вам лучше понять, что такое тайм-менеджмент, предоставив вам новый способ думать о своем ВРЕМЕНИ.

Что такое тайм-менеджмент?

Проще говоря, тайм-менеджмент — это процесс планирования и осознания того, как вы тратите свое время.

У всех нас есть только 24 часа в сутках. Важно то, как вы решите провести эти часы. Мы думаем об управлении временем на 4 уровнях, используя аббревиатуру ВРЕМЯ:

• T успокоил
• я инвестиции
• обязательный
• пустой

4 уровня ВРЕМЕНИ

Драгоценное время — это время, которым вы дорожите. Куда мы все хотим попасть. Для разных людей это означает разные вещи. Общие примеры включают:

• Качественное время с близкими
• Отдых с друзьями и семьей
• Время уединения
• Спорт и игры
• Работа
• Увлечения
• Общественные работы
• Ваше любимое телешоу

Если вы потратите оставшееся время с умом, вы обнаружите, что у вас есть больше времени для ценных занятий. Заработайте достаточно денег, и вы сможете уйти на пенсию раньше и делать то, что вы хотите в свое время. Выработайте правильные рабочие привычки, и вы не только повысите свою продуктивность, но и сможете делать больше за меньшее количество часов и уделять себе больше бесценного времени каждый день.

Инвестиционное время — это время, когда вы сосредотачиваетесь на том, чтобы стать более эффективным, делать правильные вещи и достигать максимальной производительности. В конечном итоге вы получаете отдачу от своего вложенного времени, потому что оно приносит дивиденды за приобретение навыков и знаний, накопление опыта и дополнительные усилия, которые приведут к успеху. Инвестиционное время также может быть личным, например, инвестирование в физические упражнения, что, в свою очередь, может повлиять на ваш профессиональный успех.

Обязательное время — это время, которое вы тратите на то, что, по вашему мнению, вы должны делать (даже если на самом деле вы этого не делаете). Поездка на работу, бритье, стрижка газона, оплата счетов. Все это примеры обязательного времени. Обратите внимание: если вы «чувствуете», что должны что-то сделать, это не значит, что вы «должны» это делать.

Вы можете минимизировать обязательное время:

• превращая это в инвестиционное время, например, слушая бизнес-книги за рулем
• превращая его в бесценное время, слушая книги, которые вам нравятся, чтобы вечером у вас было свободное время, чтобы заняться чем-то другим
• работать из дома или переезжать ближе к месту работы, чтобы свести к минимуму поездки на работу
• делегирование обязательного времени другим, например, найму ландшафтного дизайнера для стрижки лужайки, использование службы доставки для покупки продуктов или стирку в пух и прах.

И вы действительно можете сократить обязательное время, ставя под сомнение само действие. Нужно ли это делать вообще? Это нужно делать мне?

Пустое время именно так и звучит: время потрачено, ничего не сделано, ничего не получено. По крайней мере, с обязательным временем, если вы потратите 30 минут на стрижку, ваши волосы будут пострижены. Если вы просто листаете Facebook, смотрите видео на YouTube или читаете Us Weekly, вы просто пропускаете время.

Теперь вполне возможно, что вы дорожите этим временем. Если это так, то так тому и быть. Но большинство людей предпочли бы сократить время, которое они тратят на просмотр телевизора, игры в Интернете, пролистывание Facebook или бесцельную возню по дому.

Нам всем нужно немного свободного времени. Просто ничего не делать или быть бездумным важно для подзарядки. Нам всем нужен отдых для мозга. Тем не менее, большинство людей имеют (и хотели бы) перераспределить пустое время с большей пользой.

Все, что вы делаете, каждую минуту каждого дня вы проводите на одном из этих четырех уровней времени. С правильным мышлением и инструментами вы можете полностью изменить то, как вы тратите свое время, и управлять им более эффективно.

Большинство систем тайм-менеджмента слишком сложны. Вместо этого мы предлагаем сделать несколько простых вещей, чтобы наверстать упущенное значительное время (обязательное и свободное время), а затем потратить это время так, как вы хотите — на инвестиции и бесценные занятия.

Как улучшить тайм-менеджмент: советы и стратегии

Вот методы и стратегии тайм-менеджмента, которые помогут вам увидеть, куда уходит ваше время, и выяснить, как потратить его более эффективно.

1. Возьмите под контроль свое ВРЕМЯ: возьмите T, увеличьте I, сведите к минимуму M, исключите E

Наше исследование производительности показывает, что большинство людей тратят в среднем 4,3 часа в день на пустые (пустые) и обязательные (можно делегировать или просто не выполнять) действия.

Это примерно половина каждого рабочего дня, потраченного впустую.

Возможность сокращения обязательного/пустого времени
Количество часов за рабочий день

То, как вы определяете действия в рамках ВРЕМЕНИ, является глубоко личным. Он также динамичен — он меняется в зависимости от того, где вы находитесь и что вам нужно в данный момент.

Время конечно. Если вы тратите их на одно, вы не тратите их на другое. Ваша цель может состоять в том, чтобы повысить свою производительность и свести к минимуму время, затрачиваемое в обязательных и пустых зонах, чтобы у вас было больше времени, чтобы выделить его для категорий Treasure или Investment.

Если вы хотите повысить свою производительность, вы не должны просто сделать управление временем своим приоритетом; вы должны быть одержимы ВРЕМЕНЕМ.

С чего начинается одержимость ВРЕМЕНЕМ? С пониманием этого, отслеживанием того, как вы его тратите, и выбором того, как вы должны его потратить.

Если вы похожи на большинство людей, вам будет сложно изменить свои привычки в отношении обязательного и пустого времени. Делегирование, устранение или минимизация обязательного и пустого времени означает изменение привычек.

То, как люди склонны проводить свое время в любой конкретный день, является отражением того, как они, вероятно, будут проводить время в ближайшие месяцы и годы. Время — это привычка. Если вы хотите лучше управлять своим временем, вы должны сначала понять, как вы его тратите.

Отслеживание вашего времени — лучший способ сделать это. Что подводит нас к совету №2...

2. Следите за своим временем

Ключом к эффективному тайм-менеджменту является увеличение вашего инвестиционного времени. Когда вы это сделаете, вы, в конечном итоге, обретете финансовую свободу и независимость, чтобы наслаждаться большим количеством бесценного времени и делать то, что вы хотите.

Чтобы начать прямо сейчас, ведите журнал времени. Это может показаться скучным. Кто хочет тратить время на то, чтобы весь день записывать, что они делают, как долго и в какую категорию ВРЕМЕНИ это попадает?

Реальность такова, что это не занимает так много времени. Это время инвестиций, и это работает.

Это похоже на ведение дневника питания. Согласно исследованию Kaiser Permanente, в котором приняли участие 1700 человек, «те, кто ежедневно вел записи о еде, потеряли в два раза больше веса, чем те, кто не вел никаких записей».

Нет никаких сомнений: если вы хотите оптимизировать свое время, вы должны знать, на что вы его тратите.

Сделайте эти три вещи, чтобы отслеживать свое ВРЕМЯ:

1. Отслеживайте активность и уровень TIME

   При отслеживании всегда отмечайте свою активность (например, покупка продуктов) и свою категорию (например, обязательно). Большинство программ и приложений для отслеживания времени (см. следующий пункт) позволят вам сделать это легко.

   Отслеживая и то, и другое, вы сможете увидеть, на что тратите свое время, и сможете принимать осознанные решения о том, как свести к минимуму Обязательное и Пустое время и максимизировать Инвестиции и Ценное время.

2. Используйте технологии и таймеры, наиболее подходящие для вас

   Обязательно используйте таймеры. Вы можете использовать все, от секундомера на часах, телефоне или столе, до онлайн-таймеров, которых существует множество, или встроенных в программное обеспечение, такое как Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours или ATracker (которое я использую на своем iPhone).

   С помощью ATracker я настроил свою деятельность, включая написание этой статьи (Развитие интеллектуального капитала) и категории (Инвестиции). Когда я переключаю действия, например, когда мне хочется посмотреть, что сегодня в новостях, я просто нажимаю на следующее действие (например, «Бесцельный просмотр веб-страниц» и «Пустота»), и оно перестает отслеживать время в предыдущем действии и начинает отслеживать время в сравнении с новым. один.

   Создание пользовательских категорий ВРЕМЕНИ	Легко переключайтесь между заранее созданными задачами

   Беспокоитесь, что забудете сменить занятие? Некоторые трекеры требуют еще меньше усилий. С RescueTime вы устанавливаете приложение на свои устройства — телефон, планшет, ноутбук и т. д. — и позволяете ему работать. Он отслеживает вашу цифровую активность в мельчайших деталях, вплоть до секунды, и классифицирует ее на продуктивное и непродуктивное время.

   Если программное обеспечение для отслеживания вам не подходит, вы можете использовать таймер на своих часах или столе и просто отслеживать свое время в Excel, записной книжке или технологии создания заметок, такой как Notes на вашем телефоне, Microsoft Word, Evernote или OneNote.

   Метод, который вы используете, не имеет значения. Важно то, что вы отслеживаете свои действия и категории ВРЕМЕНИ в режиме реального времени с помощью таймера.

3. Отслеживайте периодические навязчивые ежедневные фрагменты

   Непрактично тщательно отслеживать свое время каждый божий день. Тщательно выбирайте дни, когда вы будете заниматься своим навязчивым отслеживанием.

   Вы не хотите просто ориентироваться в отслеживании времени. Запись оценок в конце дня — «три часа на разведку, два часа на встречи, полтора часа на обед и перерывы, два часа на просмотр телевизора» — может быть от незначительной до крайне неточной. Люди склонны сильно переоценивать время, которое они тратят на работу, когда оглядываются назад. Запишите фактические минуты.

   Ваши навязчивые дни отслеживания должны быть рабочими или нерабочими днями, которые вы выбираете, чтобы 1) понять, куда на самом деле уходит ваше время, используя таймеры и отслеживание в режиме реального времени, и 2) сосредоточиться на изменении своих привычек управления временем.

Отслеживая свое время, помните следующее:

• Будь честным. Люди часто лгут себе, когда отслеживают время. Не нравится, что вы втянулись в чтение новостей на полтора часа утром на работе? Отследите это сейчас; изменить его позже.

• Вы можете наслаждаться чем-то, не будучи ценным временем. Некоторым нравится бесцельно листать социальные сети, готовиться к выходу на улицу в течение 45 минут вместо 25 или читать журнал. Однако, когда они честны с собой, большинство людей, пытающихся более эффективно управлять своим временем или продвигать свою карьеру, хотели бы тратить меньше времени на такие виды деятельности.

• Не ориентируйтесь на нулевое пустое или обязательное время. Вы не можете достичь нуля, да и не хотите. Конечно, вы можете преобразовать пустое время, такое как поездки на работу, в инвестиционное время, если вы слушаете бизнес-книги или подкасты. Однако человеческий мозг нуждается в отдыхе. Кроме того, если вы нацелитесь на нулевое обязательное время, вы будете склонны злиться, когда вам придется делать что-то, чего вы не хотите. Примите тот факт, что это произошло, сделайте то, что должны, если необходимо, и составьте план по уменьшению этого в будущем.

  Учтите, что среднестатистический взрослый недооценивает количество времени, которое они тратят на просмотр телевизора, на один полный час в день. Большинство взрослых на самом деле смотрят телевизор 30 часов в неделю — в среднем целых 4,3 часа в день! — но они думают, что смотрят 20 часов в неделю.

  

  Будь честным. Быть реалистичным. Вам не нужно стремиться к нулю часов просмотра телевизора, но если вы похожи на большинство людей, вы можете получить 10 часов в неделю, если будете действительно смотреть телевизор столько, сколько, по вашему мнению, вы смотрите.

Чем раньше вы поймете, на что уходит ваше время, тем раньше вы сможете максимально увеличить время, затрачиваемое на то, что важно для вас.

Итак, выберите периодические дни для навязчивого отслеживания. Сделайте это приоритетом и отслеживайте в режиме реального времени с точностью до минуты.

3. Ставьте свой GIA на первое место

В течение каждого дня вы тратите энергию. Энергия является возобновляемым ресурсом, но когда вы ее используете, вы ее теряете. Если вы потратите два часа на просмотр электронной почты, выполнение Обязательных дел или тушение пожаров, ваш бак перестанет быть полным.

Что вы должны сделать? Поставьте на первое место свою деятельность с наибольшим воздействием (GIA). Когда вы сначала работаете со своим GIA, вы начинаете с полного бака. Совокупность исследований, предполагающих, что энергия, память, концентрация и аналитические способности лучше утром для большинства людей, бесспорна.

Например, основываясь на исследовании двух миллионов учащихся в округе Лос-Анджелес, исследователи обнаружили, что средний балл по математике и английскому языку выше, когда учащиеся посещают эти занятия утром, а не днем. Другие исследования показывают, что точность и скорость выполнения задач выше по утрам. Настороженность лучше и утром (правда, с порывом к вечеру). Врачи лучше диагностируют и получают лучшие хирургические результаты утром, и логика у людей тоже лучше.

Если у вас есть что-то важное, скорее всего, вы захотите сделать это первым делом с утра. XP делает именно это. Почти половина XP поставили GIA на первое место, но немногим больше, чем каждый десятый из The Rest.

Начните с деятельности с наибольшим воздействием

В то время как утро лучше для энергии и концентрации большинства людей, для некоторых лучше днем, вечером или поздно ночью. Если это вы, то поставьте свою ГИА в тот другой раз.

То есть, если вы думаете, что обязательно доберетесь и не отложите это на другой день .

Это одна из наших самых эффективных стратегий тайм-менеджмента, поэтому обратите на нее пристальное внимание. Не позволяйте своему самому важному делу исчезнуть или оказаться в самом низу списка дел. Поставьте свой GIA на первое место.

4. Планируйте свое ВРЕМЯ

Когда вы знаете, чего хотите делать каждый день, вы можете определить действия, которые приведут вас к цели (ваши GIA), и наметить, когда вы будете тратить на них свое время.

Как гласит определение, чтобы хорошо управлять своим временем, вы должны планировать, как вы его потратите. Без планирования вы бесцельно бродите по интернету, по коридорам, в социальных сетях и реагируете на первый пункт списка дел, который привлекает ваше внимание. Я почти гарантирую, что бы это ни было, это не будет вашим GIA.

Планируйте свои действия еженедельно и планируйте свои GIA и другое инвестиционное время. Все, что требуется, — это 15 минут в пятницу, воскресенье или понедельник, чтобы распланировать свою неделю. На самом деле, ведение календаря инвестиционной деятельности было одним из ключевых факторов экстремальной производительности в нашем исследовании.

Календарь ваших GIA и инвестиционного времени

Кроме того, исследование, проведенное Сарой Милн, психологом из Университета Бата в Великобритании, показало, что соблюдение определенного плана действий, включая время и даты (т. Мероприятия.

Допустим, вам нужно заполнить воронку продаж. Ваша цель может состоять в том, чтобы создать 15 новых встреч в этом месяце. Установите это как свой GIA, а затем каждый день в календаре, чтобы работать над этим. Выделите первые 2 часа утра для навязчивой концентрации на поиске без отвлекающих факторов. Не позволяйте другим назначать встречи в это время. Когда прозвучит уведомление о собрании, скажите себе: «3, 2, 1… вперед!» и начните свои поисковые работы. Если вы не знаете, с чего начать выполнение той или иной задачи, разбейте ее на более мелкие задачи и запланируйте эти действия (например, составьте список из 50 целевых компаний, обратитесь к 10 бывшим клиентам и т. д.).

Когда дело доходит до ведения календаря, планирования и отслеживания времени, сосредоточьтесь на деятельности, а не на результатах. Вы можете контролировать, что вы тратите X часов, концентрируясь на конкретном деле, но вы не всегда можете контролировать результат, которым в данном случае является количество назначенных вами встреч.

5. Сосредоточьтесь и бегите в зону

Зона — это психическое состояние, при котором человек, выполняющий деятельность, полностью погружен в ощущение напряженной сосредоточенности, полной вовлеченности и удовольствия от процесса деятельности. Михай Чиксентмихайи разработал наиболее известную, полностью конкретизированную теорию зоны в своей книге «Поток: психология оптимального опыта». Как следует из подзаголовка, зона — это гораздо больше, чем продуктивность, потому что, когда вы окажетесь в ней, вы почувствуете себя более уверенно, вовлеченным и счастливым.

Когда вы находитесь в зоне:

• Время кажется остановленным — вы едва замечаете, как оно проходит, и все же оно действительно летит.
• Вы чувствуете крайнюю сосредоточенность
• Вы не просто счастливы, вы испытываете эйфорию, просто сосредоточившись на задаче и работая над ней.
• Задача кажется все более легкой
• Вы чувствуете себя под контролем и уверены, что деятельность выполнима
• Вы чувствуете себя вознагражденным, просто участвуя в деятельности

Если вы хотите максимизировать усилия в час работы, войдите в зону.

Если вы хотите попасть в зону, установите ежедневный распорядок одержимых, запланированных спринтов.

Спринт — это форма таймбоксинга . Популярный метод во многих методах управления проектами и разработки программного обеспечения, тайм-боксинг выделяет определенный период времени (или временной интервал) для заранее запланированной деятельности.

Три рекомендации для TIME Sprinting:

1. Спринт: работайте над запланированной задачей не менее 20 минут с визуальным секундомером. Если вы достигли 90 минут, сделайте перерыв.
2. Эстафета: выполните четыре спринта на ВРЕМЯ подряд с перерывами до 6 минут между ними. Каждая последовательность из 4 спринтов подряд является эстафетой.
3. Блокируйте отвлекающие факторы, ведя список захвата отвлекающих факторов: если вы чувствуете отвлечение, не переключайтесь между задачами. Держите под рукой блокнот и записывайте отвлекающие факторы. Вернитесь к спринтерскому бегу по выбранной вами задаче.

Вот что делать. Одержимо работайте над одной запланированной задачей только в течение 20–90 минут с включенным визуальным секундомером и подсчитывайте. Если вы достигли 90 минут, сделайте перерыв. Используя секундомер вместо таймера, ваша концентрация не будет прервана срабатыванием таймера. Использование секундомера может показаться небольшим изменением, но ощущения от него существенно отличаются.

Когда вы используете секундомер, вы можете взглянуть на него и увидеть, что прошло всего пять минут. Это ваш сигнал продолжать фокусироваться.

У вас есть еще 15 минут, прежде чем вы позволите себе налить кофе, проверить сообщения, открыть браузер или сделать что-то еще, кроме как зацикливаться на выбранной задаче.

Следующее, что вы знаете, вы можете летать по работе. В этот момент, если работа идет, вы можете продолжать работу до 90-минутной отметки. Или сделайте перерыв. Твой выбор.

Предложение остановиться на 90 минутах основано на циклическом ритме человеческого отдыха и бодрствования. В этот момент ваше внимание и концентрация, естественно, уменьшатся. Конечно, вы можете продолжать, но 90 минут — это, как правило, хорошее время, чтобы сделать перерыв.

6. Скажи нет

"Нет" сильно. Это слово наиболее ответственно за то, что позволяет людям контролировать свое время. Те, кто говорят «да» всем остальным, оставляют мало времени для работы над собственными приоритетами.

Многим людям трудно сказать «нет», потому что они не хотят подводить других. Вы хотите, чтобы вас воспринимали как командного игрока. Вы хотите нравиться. Вы не хотите конфликтов. Поэтому вы говорите «да», даже если это означает жертвовать своими целями, приоритетами и даже счастьем.

Требуется мужество, чтобы сказать «нет». Это простое слово из двух букв может освободить вас.

Когда вы говорите «нет» другим, вы говорите «да» своим приоритетам. Когда вы говорите «нет», вы можете делать свою работу вместо чужой.

Принятие философии «скажи нет» не означает, что вы должны говорить это сбивчиво. Когда вы говорите «нет» начальнику, коллеге или даже потенциальному клиенту, вы можете отклонить их просьбу таким образом, что это мягко подведет их, но все же даст четкое «нет».

Можно сказать нет. Отказ от других дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важнее всего. Действительно, это позволяет более эффективно управлять собственным временем. Помните о том, как вы сообщаете об отказе на эти просьбы, и вы сможете сосредоточиться на своих собственных приоритетах, сохраняя при этом позитивные рабочие отношения.

7. Играйте в упор

Вы знаете свои приоритеты и нашли время, чтобы сосредоточиться на них. Вы отказались от обязательных задач в вашем списке. Вы сократили Пустое время. Вы начинаете работать и...

Дин... Стук... Жужжание... Кольцо

Отвлекающие факторы и помехи отвлекают внимание и крадут ваше время. Вместо того, чтобы быть рабом этих прерываний, что, если вы:

• Отключил все уведомления — электронная почта, Slack, текстовые сообщения, социальные сети и т. д.
• Переключите телефон в режим «Не беспокоить» и спрячьте его в ящик стола.
• Закрыл дверь своего офиса
• Переехал в другой офис или конференц-зал
• Работал дома или в библиотеке

Делая что-либо или все из этих вещей, вы становитесь невозможным отвлечься. Если люди не могут найти вас или связаться с вами, они не могут вас прервать.

Это не значит, что вы никогда не должны взаимодействовать с коллегами. Но когда вам нужно сконцентрироваться, убедитесь, что вас никто не потревожит.

Начать сегодня

Каждый чувствует, что ему нужно больше времени в течение дня; 24 часов просто недостаточно. Однако большинство людей, применяющих эти стратегии тайм-менеджмента, находят значительно больше времени для достижения своих целей и даже для того, чтобы сделать себя счастливее.

Вы можете сразу начать использовать структуру TIME и следующие советы и стратегии:

• Возьмите под контроль свое ВРЕМЯ: возьмите T, увеличьте I, сведите к минимуму M, устраните E
• Отслеживайте свое время
• Поставьте свой GIA на первое место
• Планировать свое время
• Сосредоточьтесь и бегите в зону
• Скажи "нет
• Играть трудно, чтобы получить

Чтобы узнать, как извлечь выгоду из всех 9 привычек и 27 приемов, которыми пользуются чрезвычайно продуктивные люди, загрузите электронную книгу Unlocking the Productivity Code .

Эрика Шульц, директор по маркетингу RAIN Group, рассказывает больше об управлении своим ВРЕМЕНЕМ в видео ниже.