7 dicas de gerenciamento de tempo para aumentar sua produtividade (e felicidade!)

Quase todos os vendedores em algum momento de sua carreira considerarão adotar um sistema de gerenciamento de tempo para melhorar sua produtividade. Poucos ficam com ela. O desafio é que muitos sistemas de gerenciamento de tempo se concentram muito profundamente no nível de atividade - o que fazer primeiro, o que fazer em seguida, qual é a ordem de prioridade - sem prestar atenção suficiente ao quadro geral.

Estudamos os hábitos de pessoas extremamente produtivas – nós as chamamos de XP – em um estudo global de pesquisa de produtividade com mais de 5.000 participantes até o momento. Não apenas aprendemos seus hábitos, descobrimos que as pessoas mais produtivas também estão mais satisfeitas com seus empregos, mais propensas a ter o melhor desempenho e são mais felizes.

Pensamos que nossa pesquisa mostraria que os XP gerenciam seu tempo para gastar a maior parte em atividades de investimento agora, para que pudessem gastar o tempo precioso mais tarde. No entanto, não foi isso que encontramos. Ficamos surpresos ao ver que os XP gastam tempo de Investimento e Tesouro agora . Não é à toa que eles são mais felizes! Eles não estão sacrificando seu tempo precioso em detrimento do trabalho - eles estão gastando seu tempo nas duas áreas mais importantes e minimizando-o nas outras categorias.

Isso é um forte argumento para adotar seus hábitos de gerenciamento de tempo. Antes de chegarmos a essas dicas de gerenciamento de tempo, queremos ajudá-lo a entender melhor o que é gerenciamento de tempo, oferecendo uma nova maneira de pensar sobre seu TEMPO.

O que é gerenciamento de tempo?

Simplificando, o gerenciamento do tempo é o processo de planejar e ser deliberado em como você gasta seu tempo.

Todos nós temos apenas 24 horas em cada dia. É como você escolhe passar essas horas que conta. Pensamos na gestão do tempo em 4 níveis usando a sigla TIME:

• Garantido
• I nvestimento
• Mandatório
• Vazio

4 Níveis de TEMPO

O tempo precioso é o tempo que você considera caro. Onde todos nós queremos chegar. Para pessoas diferentes, significa coisas diferentes. Exemplos comuns incluem:

• Tempo de qualidade com os entes queridos
• Férias com amigos e família
• Tempo sozinho
• Esportes e jogos
• Trabalhar
• Hobbies
• Serviço comunitário
• Seu programa de TV favorito

Se você passar o resto do seu tempo com sabedoria, terá mais tempo disponível para as atividades do Tesouro. Ganhe dinheiro suficiente e você pode se aposentar mais cedo e fazer o que quiser com seu tempo. Crie os hábitos de trabalho corretos e não apenas aumentará sua produtividade, mas também fará mais em menos horas e terá mais tempo precioso todos os dias.

O tempo de investimento é o tempo em que você se concentra em se tornar mais eficaz, fazer as coisas certas e alcançar o melhor desempenho. Você eventualmente obtém um retorno do seu tempo de investimento porque paga dividendos para ganhar habilidades e conhecimentos, acumular experiência e colocar o esforço extra que levará ao sucesso. O tempo de investimento também pode ser pessoal, como investir em exercícios, o que pode afetar seu sucesso profissional.

O tempo obrigatório é o tempo gasto fazendo coisas que você sente que deve fazer (mesmo que, na realidade, você não faça). Ir para o trabalho, fazer a barba, cortar a grama, pagar contas. Todos são exemplos de tempo obrigatório. Observe que só porque você “sente” que deve fazer algo não significa que você “deveria” fazê-lo.

Você pode minimizar o tempo obrigatório:

• transformando-o em tempo de investimento, como ouvir livros de negócios enquanto você dirige
• transformando-o em tempo precioso ouvindo livros que você gosta, para que você tenha tempo livre à noite para fazer outra coisa
• trabalhar em casa ou se mudar para mais perto de onde você trabalha para minimizar o deslocamento
• delegar o tempo obrigatório a outras pessoas, como contratar um paisagista para cortar a grama, usar um serviço de entrega para suas compras de supermercado ou lavar a roupa em um cotão e dobra

E você pode realmente reduzir o tempo obrigatório questionando a própria atividade. Isso precisa ser feito em tudo? Isso precisa ser feito por mim?

O tempo vazio é exatamente o que parece: tempo gasto, nada feito, nada ganho. Pelo menos com o tempo obrigatório, se você gastar 30 minutos para cortar o cabelo, seu cabelo será cortado. Se você está apenas folheando o Facebook, assistindo a vídeos do YouTube ou lendo Us Weekly, você está simplesmente deixando o tempo passar.

Agora, é bem possível que você valorize este tempo. Se for esse o caso, que assim seja. Mas a maioria das pessoas prefere diminuir o tempo que passa assistindo TV, jogando na Internet, navegando pelo Facebook ou vagando pela casa sem rumo.

Todos nós precisamos de um tempo vazio. Simplesmente não fazer nada ou ser estúpido é importante para recarregar. Todos nós precisamos de descanso cerebral. No entanto, a maioria das pessoas tem (e gostaria de) realocar o tempo vazio para melhor uso.

Tudo o que você faz, cada minuto de cada dia é gasto em um desses quatro níveis de tempo. Com a mentalidade e as ferramentas certas, você pode redefinir completamente como gasta seu tempo e gerenciá-lo com mais eficiência.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de tempo são muito complexos. Em vez disso, sugerimos fazer algumas coisas simples para recuperar o tempo perdido significativo (tempo obrigatório e vazio) e, em seguida, gaste esse tempo da maneira que quiser - em investimentos e atividades valiosas.

Como melhorar a gestão do tempo: dicas e estratégias

Aqui estão técnicas e estratégias de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a ver para onde seu tempo está indo agora e descobrir como gastá-lo de forma mais eficaz.

1. Assuma o controle do seu tempo: pegue T, aumente I, minimize M, elimine E

Nossa pesquisa de produtividade mostra que a maioria das pessoas gasta em média 4,3 horas por dia de trabalho em atividades Vazias (desperdiçadas) e Obrigatórias (podem ser delegadas ou simplesmente não realizadas).

Isso é cerca de metade de cada dia de trabalho pelo ralo da produtividade.

Potencial para diminuir o tempo obrigatório/vazio
Horas gastas por dia de trabalho

Como você define as atividades dentro da estrutura TIME é profundamente pessoal. Também é dinâmico — muda dependendo de onde você está e do que precisa no momento.

O tempo é finito. Se você está gastando em uma coisa, você não está gastando em outra. Seu objetivo pode ser aumentar sua produtividade e minimizar o tempo gasto nas zonas Obrigatórias e Vazias para que você tenha mais tempo para alocar nas categorias Tesouro ou Investimento.

Se você deseja aumentar sua produtividade, não deve apenas priorizar o gerenciamento do tempo; você deve ficar obcecado com o TEMPO.

Onde começa a obsessão pelo TEMPO? Com entendê-lo, rastreando como você o gasta e escolhendo como deve gastá-lo.

Se você for como a maioria das pessoas, mudar seus hábitos de tempo Obrigatório e Vazio será difícil. Delegar, eliminar ou minimizar seu tempo Obrigatório e Vazio significa mudar hábitos.

Onde as pessoas tendem a gastar seu tempo em um determinado dia é um reflexo de como elas provavelmente passarão o tempo nos próximos meses e anos. O tempo é um hábito. Se você deseja gerenciar melhor o seu tempo, primeiro precisa entender como o gasta.

Controlar o seu tempo é a melhor maneira de fazer isso. O que nos leva à dica nº 2...

2. Acompanhe seu tempo

A chave para uma gestão eficaz do tempo é aumentar o tempo de investimento. Quando você fizer isso, você eventualmente ganhará a liberdade financeira e a independência para aproveitar mais tempo precioso e fazer o que quiser.

Para começar agora, mantenha um registro de tempo. Isso pode parecer chato. Quem quer passar o dia todo gravando o que faz, por quanto tempo e em qual categoria de TEMPO se enquadra?

A realidade é que não demora tanto. É tempo de investimento, e funciona.

É semelhante a manter um diário alimentar. De acordo com um estudo da Kaiser Permanente com 1.700 pessoas, "aqueles que mantiveram registros diários de alimentos perderam duas vezes mais peso do que aqueles que não mantiveram registros".

Não há dúvida: se você quer otimizar seu tempo, você precisa saber onde o está gastando.

Faça estas três coisas para acompanhar seu TEMPO:

1. Acompanhe a atividade e o nível TIME

   Ao rastrear, sempre anote sua atividade (por exemplo, compras de alimentos) e sua categoria (por exemplo, Obrigatório). A maioria dos softwares e aplicativos de rastreamento de tempo (veja o próximo ponto) permitirá que você faça isso facilmente.

   Ao rastrear ambos, você pode ver no que está gastando seu tempo e poderá tomar decisões conscientes sobre como minimizar o tempo obrigatório e o tempo vazio e maximizar o investimento e o tempo precioso.

2. Use a tecnologia e os temporizadores mais adequados para você

   Absolutamente usar temporizadores. Você pode usar tudo, desde um cronômetro em um relógio, telefone ou mesa, um cronômetro online que existem muitos, ou aqueles embutidos em softwares como Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours ou ATracker (que eu uso no meu iPhone).

   Com o ATracker, montei minhas atividades, inclusive escrevendo este artigo (Desenvolvimento de Capital Intelectual) e categorias (Investimento). Quando mudo de atividade, como quando sinto vontade de ver o que está nas notícias hoje, simplesmente clico na próxima atividade (por exemplo, Navegação sem destino na Web e Vazio), e ela para de rastrear o tempo na atividade anterior e começa a rastrear o tempo em relação à nova 1.

   Crie categorias de TIME personalizadas	Alterne facilmente entre tarefas pré-criadas

   Preocupado que você vai esquecer de mudar de atividade? Alguns rastreadores exigem ainda menos esforço. Com o RescueTime, você instala o aplicativo em seus dispositivos — telefone, tablet, laptop, o que for — e deixa-o rodar. Ele rastreia sua atividade digital em detalhes dolorosos, até o segundo, e a categoriza em tempo produtivo e improdutivo.

   Se o software de rastreamento não é sua praia, você pode usar um cronômetro em seu relógio ou mesa e simplesmente acompanhar seu tempo no Excel, em um bloco de anotações ou em uma tecnologia de anotações como o Notes em seu telefone, Microsoft Word, Evernote ou OneNote.

   O método que você usa não importa. O que importa é que você está acompanhando suas atividades e categorias de TEMPO, em tempo real, com um cronômetro.

3. Acompanhe em pedaços diários obsessivos periódicos

   É impraticável controlar seu tempo meticulosamente todos os dias. Escolha com cuidado os dias em que você fará seu rastreamento obsessivo.

   Você não quer apenas estimar seu rastreamento de tempo. As estimativas de gravação no final do dia – “três horas de prospecção, duas horas de reuniões, uma hora e meia de refeições e intervalos, duas horas de TV” – são um pouco imprecisas ou extremamente imprecisas. As pessoas tendem a superestimar grosseiramente o tempo que gastam fazendo qualquer coisa no trabalho ao olhar para trás nas atividades. Registre os minutos reais.

   Seus dias de rastreamento obsessivo devem ser os dias úteis ou não úteis que você escolhe para 1) entender para onde seu tempo realmente vai usando cronômetros e rastreamento em tempo real e 2) focar em mudar seus hábitos de gerenciamento de tempo.

Ao acompanhar seu tempo, lembre-se do seguinte:

• Seja honesto. As pessoas muitas vezes mentem para si mesmas quando controlam o tempo. Não gosta que você tenha sido atraído para ler artigos de notícias por uma hora e meia pela manhã no trabalho? Acompanhe agora; alterá-lo mais tarde.

  

• Você pode desfrutar de algo sem que seja um tempo precioso. Algumas pessoas gostam de rolar sem rumo nas redes sociais, se preparando para sair por 45 minutos quando 25 fariam ou lendo uma revista. Quando são honestos consigo mesmos, no entanto, a maioria das pessoas que tentam administrar seu tempo de forma mais eficaz ou impulsionar suas carreiras gostaria de gastar menos tempo com esse tipo de atividade.

• Não direcione o tempo vazio ou obrigatório zero. Você não pode chegar a zero, e você não quer. Claro, você pode converter o tempo vazio como o deslocamento em tempo de investimento se ouvir livros de negócios ou podcasts. Os cérebros humanos, no entanto, precisam de algum tempo de inatividade. Além disso, se você tiver como meta zero o tempo obrigatório, tenderá a ficar com raiva quando tiver que fazer algo que não deseja. Aceite o que aconteceu, faça o que for preciso, se for preciso, e faça um plano para reduzi-lo no futuro.

  Considere que o adulto médio subestima a quantidade de tempo que passa assistindo TV em uma hora inteira por dia. A maioria dos adultos realmente assiste 30 horas de TV por semana – uma média de 4,3 horas por dia! – mas eles acham que assistem 20 horas por semana.

  

  Seja honesto. Seja realista. Você não precisa ter como meta zero horas assistindo TV, mas se você for como a maioria das pessoas, poderá ganhar 10 horas por semana se realmente assistir à quantidade de TV que acha que assiste.

Quanto mais cedo você descobrir para onde está indo o seu tempo, mais cedo poderá começar a maximizar o tempo gasto com o que é importante para você.

Portanto, escolha dias periódicos para acompanhar obsessivamente. Faça disso uma prioridade e acompanhe em tempo real ao minuto.

3. Coloque seu GIA em primeiro lugar

Durante cada dia, você gasta energia. A energia é um recurso renovável, mas conforme você a usa, você a perde. Se você passar duas horas lendo e-mails, cuidando de itens obrigatórios ou apagando incêndios, seu tanque não estará mais cheio.

O que você deveria fazer? Coloque sua Atividade de Maior Impacto (GIA) em primeiro lugar. Quando você trabalha em seu GIA primeiro, você começa com o tanque cheio. O conjunto de pesquisas sugerindo que energia, memória, concentração e habilidades analíticas são melhores pela manhã para a maioria das pessoas é indiscutível.

Por exemplo, com base em um estudo de dois milhões de estudantes no condado de Los Angeles, os pesquisadores descobriram que os GPAs de matemática e inglês são mais altos quando os alunos fazem essas aulas pela manhã do que pela tarde. Outros estudos mostram que a precisão e a velocidade de conclusão de tarefas são melhores pela manhã. O estado de alerta também é melhor pela manhã (embora com uma explosão à noite). Os médicos diagnosticam melhor e obtêm melhores resultados cirúrgicos pela manhã, e a lógica das pessoas também é melhor.

Se você tem algo importante para fazer, é provável que queira fazê-lo logo pela manhã. O XP faz exatamente isso. Quase metade do The XP colocou seu GIA em primeiro lugar - mas apenas um pouco mais de um em dez do The Rest o faz.

Comece com a atividade de maior impacto

Enquanto a manhã é melhor para a energia e concentração da maioria das pessoas, para algumas pessoas é melhor à tarde, à noite ou tarde da noite. Se for você, coloque seu GIA nesse outro momento.

Ou seja, se você acha que definitivamente vai conseguir e não adiar para outro dia .

Esta é uma das nossas estratégias de gestão de tempo mais eficazes, por isso preste muita atenção. Não deixe sua atividade mais importante cair ou ir para o final da sua lista de tarefas. Coloque seu GIA em primeiro lugar.

4. Planeje seu TEMPO

Quando você sabe o que deseja realizar a cada dia, pode definir atividades que o levarão até lá (seus GIAs) e mapear quando gastará seu tempo com elas.

Como diz a definição, para administrar bem o seu tempo, você deve planejar como vai gastá-lo. Sem planejamento, você vaga sem rumo pela internet, para cima e para baixo nos corredores, nas mídias sociais, e reage ao primeiro item da lista de tarefas que chama sua atenção. Eu quase posso garantir que qualquer que seja esse item, não será seu GIA.

Planeje suas ações semanalmente e programe seus GIAs e outros tempos de investimento. Bastam 15 minutos na sexta-feira, domingo ou segunda-feira para mapear sua semana. Na verdade, o calendário das atividades de investimento foi um dos principais impulsionadores da Produtividade Extrema em nossa pesquisa.

Agendar seus GIAs e tempo de investimento

Além disso, uma pesquisa conduzida por Sarah Milne, psicóloga da Universidade de Bath, no Reino Unido, descobriu que se comprometer com um plano específico para realizar uma atividade, incluindo horários e datas (ou seja, atividades de calendário), aumenta significativamente a probabilidade de você enfrentar o problema. atividade.

Digamos que você precise preencher seu pipeline de vendas. Seu objetivo pode ser gerar 15 novas reuniões este mês. Defina isso como seu GIA e, em seguida, calcule o horário todos os dias para trabalhar nele. Bloqueie as primeiras 2 horas da manhã para um foco obsessivo na prospecção sem distrações. Não permita que outras pessoas marquem reuniões durante esse período. Quando o aviso da reunião disparar, diga a si mesmo: "3, 2, 1...Vá!" e comece seus esforços de prospecção. Se você não sabe por onde começar com uma determinada tarefa, divida-a em tarefas menores e agende essas atividades (por exemplo, crie uma lista de 50 empresas-alvo, entre em contato com 10 clientes anteriores etc.).

Quando se trata de calendário, planejamento e rastreamento de tempo, concentre-se na atividade sobre os resultados. Você pode controlar que gasta X horas concentrando-se em uma atividade específica, mas não pode necessariamente controlar o resultado, que, neste caso, é quantas reuniões você define.

5. Concentre-se e corra para a Zona

A zona é o estado mental em que uma pessoa que realiza uma atividade está totalmente imersa em um sentimento de foco energizado, envolvimento total e prazer no processo da atividade. Mihaly Csikszentmihalyi desenvolveu a mais conhecida e completa teoria da zona em seu livro, Flow: The Psychology of Optimal Experience. Como o subtítulo sugere, a zona é muito mais do que ser produtivo, porque quando você se encontra nela, você se sente mais confiante, engajado e feliz.

Quando você está na zona:

• O tempo parece suspenso - você mal percebe que ele passa, e ainda assim está realmente voando
• Você sente foco extremo
• Você não está apenas feliz, você se sente eufórico apenas por se concentrar e trabalhar na tarefa
• A tarefa parece cada vez mais fácil
• Você se sente no controle e confiante de que a atividade é factível
• Você se sente recompensado simplesmente por se envolver na atividade

Se você deseja maximizar o esforço por hora de trabalho, entre na zona.

Se você quiser entrar na zona, estabeleça uma rotina diária de Sprints obcecados e planejados.

Sprinting é uma forma de timeboxing . Uma técnica popular em muitos métodos de gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software, o timeboxing aloca um período de tempo específico (ou time box) para uma atividade pré-planejada.

As três diretrizes para o TIME Sprinting são:

1. Sprint: Trabalhe em uma tarefa planejada por no mínimo 20 minutos com um cronômetro visual contando. Se chegar a 90 minutos, faça uma pausa.
2. Revezamento: Execute quatro TIME Sprints seguidos com intervalos de até 6 minutos entre eles. Cada sequência de 4 sprints consecutivos é um Relay.
3. Bloqueie a distração mantendo uma lista de captura de distração: se você sentir uma distração, não troque de tarefas. Mantenha um bloco de notas à mão e anote a distração. Volte a correr na tarefa escolhida.

Aqui está o que fazer. Trabalhe obsessivamente em uma tarefa planejada apenas por 20 a 90 minutos com um cronômetro visual ligado, contando. Se chegar a 90 minutos, faça uma pausa. Ao usar um cronômetro em vez de um cronômetro, sua concentração não será interrompida por um cronômetro. Usar um cronômetro pode parecer uma pequena mudança, mas parece significativamente diferente.

Quando você está usando um cronômetro, você pode olhar para ele e ver que apenas cinco minutos se passaram. Este é o seu sinal para manter o foco.

Você ainda tem 15 minutos antes de se permitir servir aquele café, verificar suas mensagens, abrir um navegador ou fazer qualquer coisa, exceto ficar obcecado com a tarefa selecionada.

A próxima coisa que você sabe, você pode estar voando através do trabalho. Nesse ponto, se o trabalho estiver fluindo, você pode continuar até a marca de 90 minutos. Ou faça uma pausa. Sua escolha.

A sugestão de que você pare aos 90 minutos é baseada no ritmo cíclico do descanso e vigília humanos. Sua atenção e foco diminuirão naturalmente neste momento. Claro, você pode continuar, mas 90 minutos geralmente é um bom momento para fazer uma pausa.

6. Diga não

"Não" é poderoso. É a palavra mais responsável por permitir que as pessoas assumam o controle de seu tempo. Aqueles que dizem "sim" a todos os outros deixam pouco tempo para trabalhar em suas próprias prioridades.

Muitas pessoas têm dificuldade em dizer não porque não querem decepcionar os outros. Você quer ser visto como um jogador de equipe. Você quer ser gostado. Você não quer conflito. Então você diz sim, mesmo quando isso significa sacrificar seus próprios objetivos, prioridades e até mesmo a felicidade.

É preciso coragem para dizer não. Esta simples palavra de duas letras pode libertá-lo.

Quando você diz não aos outros, está dizendo sim às suas prioridades. Dizer não permite que você faça o seu trabalho em vez do de outra pessoa.

Adotar a filosofia do "diga não" não significa que você tenha que dizer isso de uma maneira desanimadora. Ao dizer não a um chefe, colega ou mesmo a um cliente em potencial, você pode recusar o pedido de uma maneira que os decepcione suavemente, mas ainda assim dê um não claro.

Não há problema em dizer não. Afastar os outros lhe dá mais tempo para se concentrar no que é mais importante para você. Na verdade, ele permite que você gerencie seu próprio tempo de forma mais eficaz. Esteja ciente de como você se comunica dizendo não a esses pedidos e você poderá se concentrar em suas próprias prioridades, mantendo relações de trabalho positivas.

7. Jogue duro para conseguir

Você conhece suas prioridades e reservou tempo para se concentrar nelas. Você disse não às tarefas obrigatórias da sua lista. Você cortou o tempo vazio. Você começa a trabalhar e...

Ding...Knock...Buzz...Ring

Distrações e interrupções atrapalham seu foco e roubam seu tempo. Em vez de ser escravo dessas interrupções, e se você:

• Desativou todas as notificações — e-mail, Slack, mensagens de texto, mídias sociais etc.
• Coloque seu telefone em Não perturbe e guarde-o em uma gaveta
• Fechou a porta do seu escritório
• Movido para um escritório ou sala de conferência diferente
• Trabalhou em casa ou na biblioteca

Ao fazer qualquer uma ou todas essas coisas, você se torna impossível de se distrair. Se as pessoas não conseguirem encontrá-lo ou entrar em contato com você, elas não poderão interrompê-lo.

Agora, isso não quer dizer que você nunca deve interagir com colegas de trabalho. Mas quando você precisar se concentrar, certifique-se de não ser perturbado.

Começa hoje

Todos sentem que precisam de mais tempo em seus dias; 24 horas simplesmente não parece suficiente. No entanto, a maioria das pessoas que aplica essas estratégias de gerenciamento de tempo encontra significativamente mais tempo para atingir seus objetivos e, de fato, para se tornar mais feliz.

Você pode começar imediatamente a usar a estrutura TIME e estas dicas e estratégias:

• Assuma o controle do seu tempo: pegue T, aumente I, minimize M, elimine E
• Acompanhe seu tempo
• Coloque seu GIA em primeiro lugar
• Planeje seu tempo
• Concentre-se e corra para a Zona
• Diga não
• Jogue duro para conseguir

Para saber como aproveitar todos os 9 hábitos e 27 hacks usados ​​por pessoas extremamente produtivas, baixe o ebook Desbloqueando o Código de Produtividade .

Erica Schultz, Chief Marketing Officer aqui no RAIN Group, fala mais sobre como gerenciar seu TEMPO no vídeo abaixo.