提高生产力（和幸福感！）的 7 个时间管理技巧

几乎所有卖家在职业生涯的某个阶段都会考虑采用时间管理系统来提高他们的生产力。 很少有人坚持。 挑战在于，许多时间管理系统过于关注活动层面——首先做什么、下一步做什么、优先顺序是什么——而没有对大局给予足够的关注。

我们在一项全球生产力研究中研究了效率极高的人的习惯——我们称之为XP——迄今为止，已有 5,000 多名参与者参与其中。 我们不仅了解了他们的习惯，而且发现效率最高的人对自己的工作也更满意，更有可能成为表现最好的人，也更快乐。

我们认为我们的研究将表明 XP 管理他们现在将大部分时间花在投资活动上，因此他们可以在以后花费宝贵的时间。 然而，这不是我们发现的。 我们惊讶地看到 XP现在花费了投资和珍惜时间。 难怪他们更快乐！ 他们不会以牺牲工作为代价来牺牲宝贵的时间——他们将时间花在两个最重要的领域，并尽量减少其他类别的时间。

这为采用他们的时间管理习惯提供了强有力的理由。 在我们了解这些时间管理技巧之前，我们希望通过为您提供一种思考时间的新方法来帮助您更好地了解什么是时间管理。

什么是时间管理？

简而言之，时间管理是计划和仔细考虑如何度过时间的过程。

我们每个人每天只有 24 小时。 重要的是您选择如何度过这些时间。 我们使用首字母缩略词 TIME 来考虑 4 个级别的时间管理：

• 珍惜
• 投资
• 强制性的
• 空的

4级时间

宝贵的时间是你珍惜的时间。 我们都想去的地方。 对于不同的人来说，这意味着不同的事情。 常见的例子包括：

• 与亲人共度美好时光
• 与朋友和家人一起度假
• 独处时间
• 运动和游戏
• 工作
• 爱好
• 社区服务
• 你最喜欢的电视节目

如果您明智地度过余下的时间，您会发现自己有更多的时间可用于珍贵的活动。 赚到足够的钱，你就可以提前退休，用你的时间做你想做的事。 养成正确的工作习惯，不仅可以提高工作效率，还可以在更短的时间内完成更多工作，每天给自己更多宝贵的时间。

投资时间是您专注于提高效率、完成正确的事情和实现最佳绩效的时间。 您最终会从您的投资时间中获得回报，因为获得技能和知识、积累经验以及付出额外努力会带来成功。 投资时间也可以是个人的，例如投资于锻炼，这反过来会影响你的职业成功。

强制性时间是花在做你认为必须做的事情上的时间（即使实际上你没有做）。 通勤上班、剃须、修剪草坪、支付账单。 都是强制时间的例子。 请注意，仅仅因为你“感觉”你必须做某事并不意味着你“应该”去做。

您可以通过以下方式最小化强制时间：

• 把它变成投资时间，比如一边开车一边听商业书籍
• 通过听您喜欢的书籍将其变成宝贵的时间，让您在晚上有空闲时间做其他事情
• 在家工作或搬到离工作地点更近的地方，以尽量减少通勤时间
• 将强制性时间委派给其他人，例如聘请园艺师修剪草坪，使用送货服务进行杂货店购物，或者让您的衣物蓬松并折叠

你实际上可以通过质疑活动本身来减少强制时间。 是否需要这样做？ 这需要我来做吗？

空虚的时间就像它听起来的那样：花费的时间，什么都没做，什么也没得到。 至少在强制时间里，如果你花 30 分钟去理发，你的头发就会被剪掉。 如果您只是浏览 Facebook、观看 YouTube 视频或阅读《美国周刊》，那么您只是在浪费时间。

现在，你很有可能珍惜这次。 如果是这样，那就这样吧。 但大多数人宁愿减少看电视、玩网络游戏、浏览 Facebook 或漫无目的地在家里闲逛的时间。

我们都需要一些空闲时间。 无所事事或心不在焉对充电很重要。 我们都需要大脑休息。 然而，大多数人已经（并且希望）重新分配空闲时间以更好地利用。

你所做的每一件事，每一天的每一分钟都花在这四个时间层次之一。 使用正确的思维方式和工具，您可以完全重新定义您的时间分配方式，并更有效地管理它。

大多数时间管理系统都过于复杂。 相反，我们建议做一些简单的事情来挽回失去的大量时间（强制时间和空闲时间），然后按照你想要的方式来利用这些时间——投资和宝贵的活动。

如何改善时间管理：技巧和策略

以下是时间管理技术和策略，可帮助您了解您现在的时间去向并找出如何更有效地利用它。

1.控制你的时间：用T，增加I，最小化M，消除E

我们的生产力研究表明，大多数人每个工作日平均花费 4.3 小时在空（浪费）和强制性（可以委派或根本不做）活动上。

这大约是生产力消耗的每个工作日的一半。

减少强制/空置时间的潜力
每个工作日花费的小时数

您如何在 TIME 框架内定义活动是非常个人化的。 它也是动态的——它会根据你所处的位置和你当下的需求而变化。

时间是有限的。 如果你把它花在一件事上，你就不会把它花在另一件事上。 您的目标可能是提高您的工作效率并最大限度地减少在强制和空白区域花费的时间，以便您有更多时间分配到珍宝或投资类别。

如果你想提高你的工作效率，你不应该只把时间管理放在首位。 你必须痴迷于时间。

对时间的痴迷从哪里开始？ 了解它，跟踪你如何使用它，并选择你应该如何使用它。

如果你和大多数人一样，改变你的强制和空闲时间习惯会很困难。 委派、消除或最小化你的强制性和空闲时间意味着改变习惯。

人们倾向于在任何一天花费时间的地方反映了他们在未来数月和数年内可能会如何花费时间。 时间是一种习惯。 如果你想更好地管理你的时间，你首先必须了解你是如何度过的。

跟踪你的时间是最好的方法。 这给我们带来了提示＃2 ......

2. 追踪你的时间

有效时间管理的关键是增加您的投资时间。 当你这样做时，你最终将获得财务自由和独立，享受更多宝贵的时间，做你想做的事。

要立即开始，请保留时间日志。 这听起来可能很无聊。 谁愿意整天花时间记录他们所做的事情，持续多长时间，以及它属于哪个时间类别？

现实情况是不需要那么长时间。 现在是投资时间，它奏效了。

这类似于写食物日记。 根据 Kaiser Permanente 对 1,700 人进行的一项研究，“保持每日饮食记录的人比没有记录的人减掉了两倍的体重。”

毫无疑问：如果你想优化你的时间，你必须知道你把时间花在了哪里。

做这三件事来跟踪你的时间：

1. 跟踪活动和时间级别

   跟踪时，请始终记下您的活动（例如，食品购物）和您的类别（例如，强制性）。 大多数时间跟踪软件和应用程序（请参阅下一点）将使您轻松做到这一点。

   通过跟踪这两者，您可以看到您将时间花在什么上面，并且您将能够就如何最大限度地减少强制性和空闲时间以及最大限度地利用投资和宝贵时间做出有意识的决定。

2. 使用最适合您的技术和计时器

   绝对使用计时器。 你可以使用任何东西，从手表、电话或桌子上的秒表，有很多在线计时器，或者内置在软件中的东西，如 Toggl、RescueTime、TimeCamp、MyHours 或 ATracker（我在我的 iPhone 上使用）。

   通过 ATracker，我设置了我的活动，包括撰写这篇文章（智力资本开发）和类别（投资）。 当我切换活动时，例如当我想看今天的新闻时，我只需单击下一个活动（例如，Aimless Web Surfing 和 Empty），它就会停止跟踪上一个活动的时间并开始跟踪新活动的时间一。

   创建自定义时间类别	在预先创建的任务之间轻松切换

   担心你会忘记切换活动？ 一些跟踪器需要更少的努力。 借助 RescueTime，您可以在您的设备（手机、平板电脑、笔记本电脑等）上安装应用程序并让它运行。 它以令人痛苦的细节跟踪您的数字活动，精确到秒，并将其分为生产时间和非生产时间。

   如果您不喜欢跟踪软件，您可以在手表或办公桌上使用计时器，然后在 Excel、笔记本或手机上的 Notes、Microsoft Word、Evernote 或 OneNote 等笔记技术中简单地跟踪您的时间。

   您使用的方法无关紧要。 重要的是您正在使用计时器实时跟踪您的活动和时间类别。

3. 跟踪定期痴迷的每日块

   每天都一丝不苟地跟踪你的时间是不切实际的。 仔细选择进行强迫性追踪的日子。

   您不希望只进行时间跟踪。 在一天结束时记录估计——“三个小时的勘探，两个小时的会议，一个半小时的用餐和休息时间，两个小时的电视”——从一点到非常不准确。 回顾活动时，人们往往会严重高估他们在工作中花在做任何事情上的时间。 记录实际分钟数。

   

   您的强迫跟踪日应该是您选择的工作日或非工作日：1）使用计时器和实时跟踪了解您的时间真正去向，以及 2）专注于改变您的时间管理习惯。

在跟踪时间时，请记住以下几点：

• 说实话。 人们在跟踪时间时经常对自己撒谎。 不喜欢你在早上工作的时候花一个半小时阅读新闻文章吗？ 立即追踪； 稍后更改。

• 你可以享受一些东西，而不是珍惜时间。 有些人喜欢漫无目的的社交媒体滚动，准备出门 45 分钟，而 25 人会这样做，或者阅读杂志。 然而，当他们对自己诚实时，大多数试图更有效地管理他们的时间或推动他们的职业发展的人都愿意花更少的时间在这些活动上。

• 不要以零空或强制时间为目标。 你不能达到零，你也不想。 当然，如果您收听商业书籍或播客，您可以将通勤等空闲时间转换为投资时间。 然而，人类的大脑需要一些停机时间。 此外，如果你的目标是零强制时间，当你不得不做一些你不想做的事情时，你往往会生气。 接受它发生的事实，如果必须，做你必须做的，并制定计划在未来减少它。

  考虑到普通成年人将他们每天看电视的时间低估了整整一小时。 大多数成年人实际上每周看 30 小时电视——平均每天高达 4.3 小时！——但他们认为自己每周看 20 小时。

  

  说实话。 现实点。 您不必将看电视的时间定为 0 小时，但如果您像大多数人一样，如果您真的看您认为自己看的电视量，您每周可以增加 10 小时。

你越早弄清楚你的时间去哪里了，你就能越早开始最大限度地利用时间花在对你来说很重要的事情上。

所以，选择周期性的日子来痴迷地跟踪。 将其作为优先事项并实时跟踪到分钟。

3. 将您的 GIA 放在首位

在每一天，你消耗能量。 能源是一种可再生资源，但当你使用它时，你就会失去它。 如果你花两个小时浏览电子邮件、处理必需品或灭火，你的水箱就不再满了。

你该怎么办？ 将您的最大影响活动 (GIA) 放在首位。 当您首先在您的 GIA 上工作时，您会从装满油箱开始。 研究表明，对于大多数人来说，早上的精力、记忆力、注意力和分析能力更好，这是无可争辩的。

例如，根据对洛杉矶县 200 万学生的研究，研究人员发现，与下午相比，学生在早上上课时数学和英语 GPA 更高。 其他研究表明，早上任务完成的准确性和速度更好。 早上的警觉性也更好（尽管晚上会爆发）。 早上医生诊断好，手术效果好，人的逻辑也好。

如果您有重要的事情要做，那么您很可能想在早上做第一件事。 XP 就是这样做的。 几乎一半的 XP 将他们的 GIA 放在首位，但仅略多于 The Rest 的十分之一。

从影响最大的活动开始

虽然早上对大多数人的能量和注意力更好，但对一些人来说，下午、晚上或深夜更好。 如果这是您，那么将您的 GIA 放在其他时间。

也就是说，如果你认为你一定会得到它，而不是再推迟一天。

这是我们最有效的时间管理策略之一，因此请密切关注。 不要让您最重要的活动跌落或排在待办事项列表的底部。 将您的 GIA 放在首位。

4. 计划你的时间

当您知道每天想要完成什么时，您就可以定义能够帮助您实现目标的活动（您的 GIA），并规划您何时将时间花在这些活动上。

正如定义所述，为了管理好你的时间，你必须计划如何度过它。 在没有计划的情况下，你漫无目的地在互联网上、在大厅里上下、在社交媒体上徘徊，你会对第一个引起你注意的待办事项做出反应。 我几乎可以保证无论那件物品是什么，它都不会是您的 GIA。

每周计划您的行动，并为您的 GIA 和其他投资时间安排日程。 只需在周五、周日或周一花 15 分钟时间来规划您的一周。 事实上，在我们的研究中，安排投资活动是极端生产力的关键驱动因素之一。

日历您的 GIA 和投资时间

此外，英国巴斯大学的心理学家 Sarah Milne 进行的研究发现，承诺执行一项活动的具体计划，包括时间和日期（即日历活动），使你更有可能解决活动。

假设您需要填充您的销售渠道。 您的目标可能是本月召开 15 次新会议。 将此设置为您的 GIA，然后每天处理它的日历时间。 把早上的前 2 个小时留出时间，让他们专注于勘探，没有分心。 不要让其他人在此期间安排会议。 当会议通知响起时，对自己说：“3、2、1……开始！” 并开始您的勘探工作。 如果您不知道从哪里开始任何给定的任务，请将其分解为较小的任务并为这些活动安排日程（例如，建立 50 家目标公司的列表，联系 10 位过去的客户等）。

在日历、计划和跟踪时间方面，关注活动而不是结果。 您可以控制花费 X 小时专注于特定活动，但您不一定能控制结果，在这种情况下，就是您设置了多少次会议。

5. 专注并冲刺到区域

区域是一种精神状态，在这种状态下，进行一项活动的人完全沉浸在活动过程中充满活力的专注、完全参与和享受的感觉中。 Mihaly Csikszentmihalyi 在他的著作《心流：最佳体验的心理学》中发展了最著名、最充实的区域理论。 正如副标题所暗示的那样，该区域不仅仅是生产力，因为当您发现自己身处其中时，您会感到更加自信、投入和快乐。

当您在该区域时：

• 时间感觉暂停——你几乎没有注意到它在流逝，但它真的在飞翔
• 你感到极度专注
• 你不只是快乐，你只要专注于并努力完成任务就会感到欣喜若狂
• 任务感觉越来越轻松
• 您感到控制和自信，活动是可行的
• 仅仅通过参与活动，您就会感到收获

如果您想最大限度地提高每个工作小时的工作量，请进入该区域。

如果您想进入该区域，请建立一个痴迷的、有计划的 Sprint 的日常工作。

短跑是时间盒的一种形式。 许多项目管理和软件开发方法中的一种流行技术，时间盒将特定的时间段（或时间盒）分配给预先计划的活动。

TIME Sprinting 的三个指导原则是：

1. 冲刺：用视觉秒表计数至少 20 分钟完成计划任务。 如果达到 90 分钟，请休息一下。
2. 接力：连续进行四次时间冲刺，中间最多有 6 分钟的休息时间。 每个 4-sprint-in-a-row 序列都是一个 Relay。
3. 通过保持分心捕获列表来阻止分心：如果您感到分心，请不要切换任务。 随身携带一个记事本并记下分心的事情。 回到你选择的任务上冲刺。

这是该怎么做。 只需要 20 到 90 分钟就可以专注于一项计划任务，同时打开视觉秒表，不断计数。 如果达到 90 分钟，请休息一下。 通过使用秒表而不是计时器，您的注意力不会因计时器的响起而中断。 使用秒表可能看起来像是一个小变化，但感觉却大不相同。

当您使用秒表时，您可能会瞥一眼它，发现只过去了五分钟。 这是你保持专注的信号。

你还有 15 分钟的时间让自己倒咖啡、查看消息、打开浏览器或做任何事情，除了沉迷于你选择的任务。

接下来你知道的，你可能会在工作中飞翔。 到那时，如果工作顺利，您可以继续进行到 90 分钟。 或者休息一下。 你的选择。

您在 90 分钟停止的建议是基于人类休息和清醒的循环节奏。 此时你的注意力和专注力自然会下降。 当然，你可以继续前进，但 90 分钟通常是休息的好时间。

6.说不

“不”是有力的。 这是让人们控制自己的时间最负责任的一个词。 那些对其他人说“是”的人很少有时间处理自己的优先事项。

许多人很难说不，因为他们不想让别人失望。 您希望被视为团队合作者。 你想被喜欢。 你不想冲突。 所以你说是的，即使这意味着牺牲你自己的目标、优先事项，甚至是幸福。

说不是需要勇气的。 这个简单的两个字母单词可以让你自由。

当你对别人说不时，你就是在对你的优先事项说“是”。 说不可以让你做你的工作而不是别人的工作。

接受“说不”的哲学并不意味着你必须以一种令人反感的方式说出来。 当对老板、同事甚至潜在客户说不时，你可以以一种温和的方式拒绝他们的请求，但仍然可以明确表示不。

说不也没关系。 拒绝他人让你有更多时间专注于对你来说最重要的事情。 事实上，它可以让你更有效地管理自己的时间。 请注意您如何与这些请求进行沟通，您将能够专注于自己的优先事项，同时仍保持积极的工作关系。

7. 努力争取

您知道自己的优先事项，并且已经抽出时间专注于它们。 你已经拒绝了清单上的强制性任务。 你已经减少了空闲时间。 你开始工作，然后...

叮……敲……嗡……响

分心和干扰会破坏您的注意力并占用您的时间。 不要成为这些干扰的奴隶，如果你：

• 关闭所有通知——电子邮件、Slack、文本、社交媒体等。
• 把你的手机打开勿扰模式，然后把它藏在抽屉里
• 关上你的办公室门
• 搬到不同的办公室或会议室
• 在家或图书馆工作

通过做任何或所有这些事情，你变得无法分散注意力。 如果人们找不到您或抓住您，他们就无法打扰您。

现在，这并不是说你永远不应该与同事互动。 但是当您需要集中注意力时，请确保您不会被打扰。

从今天开始

每个人都觉得他们每天需要更多的时间； 24 小时似乎还不够。 然而，大多数应用这些时间管理策略的人发现有更多的时间来实现他们的目标，事实上，让自己更快乐。

您可以立即开始使用 TIME 框架以及以下提示和策略：

• 控制你的时间：T，增加 I，最小化 M，消除 E
• 跟踪你的时间
• 将您的 GIA 放在首位
• 规划你的时间
• 专注并冲刺到区域
• 说不
• 努力争取

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RAIN Group 首席营销官 Erica Schultz 在下面的视频中详细介绍了如何管理您的时间。