7 consejos de gestión del tiempo para aumentar su productividad (¡y felicidad!)

Casi todos los vendedores en algún momento de su carrera considerarán adoptar un sistema de gestión del tiempo para mejorar su productividad. Pocos se quedan con eso. El desafío es que muchos sistemas de gestión del tiempo se centran demasiado en el nivel de actividad (qué hacer primero, qué hacer a continuación, cuál es el orden de prioridad) sin prestar suficiente atención al panorama general.

Estudiamos los hábitos de las personas extremadamente productivas, las llamamos The XP , en un estudio de investigación de productividad global con más de 5000 participantes hasta la fecha. No solo aprendimos sus hábitos, descubrimos que las personas más productivas también están más satisfechas con sus trabajos, es más probable que tengan un mejor desempeño y son más felices.

Pensamos que nuestra investigación mostraría que los XP administran su tiempo para gastar la mayor parte de él en actividades de inversión ahora, para que puedan pasar el tiempo Atesorado más adelante. Sin embargo, eso no es lo que encontramos. Nos sorprendió ver que los XP gastan una inversión y un tiempo preciado ahora . ¡No es de extrañar que sean más felices! No están sacrificando su tiempo Atesorado a expensas del trabajo, están gastando su tiempo en las dos áreas más importantes y minimizándolo en las otras categorías.

Esto es un caso sólido para adoptar sus hábitos de gestión del tiempo. Antes de llegar a estos consejos de administración del tiempo, queremos ayudarlo a comprender mejor qué es la administración del tiempo brindándole una nueva forma de pensar sobre su TIEMPO.

¿Qué es la gestión del tiempo?

En pocas palabras, la gestión del tiempo es el proceso de planificación y ser deliberado en cómo pasa su tiempo.

Todos tenemos sólo 24 horas en cada día. Lo que cuenta es cómo eliges pasar esas horas. Pensamos en la gestión del tiempo en 4 niveles utilizando las siglas TIME:

• Atesorado
• inversión
• Obligatorio
• vacío

4 niveles de TIEMPO

El tiempo atesorado es el tiempo que aprecias. Donde todos queremos llegar. Para diferentes personas significa cosas diferentes. Los ejemplos comunes incluyen:

• Tiempo de calidad con los seres queridos
• Vacaciones con amigos y familiares
• Tiempo solo
• Deportes y juegos
• Trabajar
• Aficiones
• Servicio comunitario
• Tu programa de televisión favorito

Si emplea el resto de su tiempo sabiamente, tendrá más tiempo disponible para las actividades de Treasured. Gana suficiente dinero y podrás jubilarte temprano y hacer lo que quieras con tu tiempo. Desarrolle los hábitos de trabajo correctos y no solo aumentará su productividad, sino que también hará más en menos horas y tendrá más tiempo valioso todos los días.

El tiempo de inversión es el tiempo que dedica a ser más eficaz, hacer lo correcto y lograr el máximo rendimiento. Eventualmente obtiene un retorno de su tiempo de inversión porque paga dividendos para adquirir habilidades y conocimientos, acumular experiencia y poner el esfuerzo adicional que lo llevará al éxito. El tiempo de inversión también puede ser personal, como invertir en ejercicio, lo que a su vez puede afectar su éxito profesional.

El tiempo obligatorio es el tiempo que se dedica a hacer las cosas que siente que debe hacer (aunque, en realidad, no las haga). Ir al trabajo, afeitarse, cortar el césped, pagar las facturas. Todos son ejemplos de tiempo obligatorio. Tenga en cuenta que el hecho de que "sienta" que debe hacer algo no significa que "debería" hacerlo.

Puede minimizar el tiempo Obligatorio al:

• convertirlo en tiempo de inversión, como escuchar libros de negocios mientras conduce
• convirtiéndolo en un tiempo atesorado escuchando los libros que disfruta, para que tenga tiempo libre por la noche para hacer otra cosa
• trabajar desde casa o mudarse más cerca de donde trabaja para minimizar el viaje
• delegar el tiempo obligatorio a otros, como contratar a un paisajista para que corte el césped, usar un servicio de entrega para sus compras de comestibles o lavar la ropa en un esponjado y doblado

Y en realidad puede reducir el tiempo Obligatorio cuestionando la actividad en sí. ¿Es necesario hacer esto en absoluto? ¿Es necesario que lo haga yo?

El tiempo vacío es precisamente como suena: tiempo gastado, nada hecho, nada ganado. Al menos con el tiempo Obligatorio, si dedicas 30 minutos a cortarte el pelo, te cortan el pelo. Si solo está hojeando Facebook, viendo videos de YouTube o leyendo Us Weekly, simplemente está dejando pasar el tiempo.

Ahora, es muy posible que atesores este tiempo. Si ese es el caso, que así sea. Pero la mayoría de las personas preferiría disminuir el tiempo que pasan viendo televisión, jugando juegos en Internet, navegando por Facebook o dando vueltas por la casa sin rumbo fijo.

Todos necesitamos un tiempo vacío. Simplemente no hacer nada o no tener sentido es importante para recargar. Todos necesitamos descanso mental. Sin embargo, la mayoría de la gente tiene (y le gustaría) reasignar el tiempo vacío para un mejor uso.

Todo lo que haces, cada minuto de cada día se gasta en uno de estos cuatro niveles de tiempo. Con la mentalidad y las herramientas adecuadas, puede redefinir por completo cómo emplea su tiempo y administrarlo de manera más efectiva.

La mayoría de los sistemas de gestión del tiempo son demasiado complejos. En su lugar, le sugerimos que haga algunas cosas simples para recuperar el tiempo perdido significativo (tiempo obligatorio y vacío), y luego invierta ese tiempo de la manera que desee: en inversiones y actividades preciadas.

Cómo mejorar la gestión del tiempo: consejos y estrategias

Aquí hay técnicas y estrategias de administración del tiempo para ayudarlo a ver a dónde va su tiempo ahora y descubrir cómo gastarlo de manera más efectiva.

1. Tome el control de su TIEMPO: tome T, aumente I, minimice M, elimine E

Nuestra investigación de productividad muestra que la mayoría de las personas pasan un promedio de 4,3 horas por día laboral en actividades Vacías (desperdiciadas) y Obligatorias (podrían delegarse o simplemente no realizarse).

Eso es aproximadamente la mitad de cada día de trabajo que se pierde en la productividad.

Potencial para disminuir el tiempo obligatorio/vacío
Horas dedicadas por día de trabajo

La forma en que defines las actividades dentro del marco TIME es profundamente personal. También es dinámico: cambia según dónde se encuentre y qué necesite en ese momento.

El tiempo es finito. Si lo gastas en una cosa, no lo gastas en otra. Su objetivo podría ser aumentar su productividad y minimizar el tiempo que pasa en las zonas Obligatorio y Vacío para que tenga más tiempo para asignar a las categorías Atesorado o Inversión.

Si desea aumentar su productividad, no solo debe hacer de la gestión del tiempo una prioridad; debes obsesionarte con el TIEMPO.

¿Dónde comienza la obsesión por el TIEMPO? Con comprenderlo, hacer un seguimiento de cómo lo gasta y elegir cómo debe gastarlo.

Si usted es como la mayoría de las personas, será difícil cambiar sus hábitos de tiempo Obligatorio y Vacío. Delegar, eliminar o minimizar tu tiempo Obligatorio y Vacío significa cambiar hábitos.

Donde las personas tienden a pasar su tiempo en un día determinado es un reflejo de cómo es probable que pasen el tiempo en los meses y años venideros. El tiempo es un hábito. Si desea administrar mejor su tiempo, primero debe comprender cómo lo gasta.

El seguimiento de su tiempo es la mejor manera de hacerlo. Lo que nos lleva al consejo #2...

2. Seguimiento de su tiempo

La clave para una gestión eficaz del tiempo es aumentar su tiempo de inversión. Cuando lo haga, eventualmente ganará la libertad financiera y la independencia para disfrutar de más tiempo Atesorado y hacer lo que quiera.

Para comenzar ahora mismo, mantenga un registro de tiempo. Esto puede sonar aburrido. ¿Quién quiere pasar tiempo todo el día grabando lo que hace, por cuánto tiempo y en qué categoría de TIEMPO se encuentra?

La realidad es que no lleva tanto tiempo. Es tiempo de inversión, y funciona.

Es similar a llevar un diario de alimentos. Según un estudio de Kaiser Permanente de 1700 personas, "aquellos que mantuvieron registros diarios de alimentos perdieron el doble de peso que aquellos que no mantuvieron ningún registro".

No hay duda: si quieres optimizar tu tiempo, tienes que saber dónde lo estás gastando.

Haga estas tres cosas para controlar su TIEMPO:

1. Seguimiento de actividad y nivel de TIEMPO

   Al realizar un seguimiento, siempre tenga en cuenta su actividad (p. ej., compras de alimentos) y su categoría (p. ej., Obligatorio). La mayoría de los software y aplicaciones de seguimiento del tiempo (consulte el siguiente punto) le permitirán hacerlo fácilmente.

   Al realizar un seguimiento de ambos, puede ver en qué está gastando su tiempo y podrá tomar decisiones conscientes sobre cómo minimizar el tiempo Obligatorio y Vacío y maximizar la Inversión y el tiempo Atesorado.

2. Utilice la tecnología y los temporizadores que mejor se adapten a usted

   Absolutamente use temporizadores. Puede usar todo, desde un cronómetro en un reloj, teléfono o escritorio, un temporizador en línea de los cuales hay muchos, o integrados en software como Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours o ATracker (que uso en mi iPhone).

   Con ATracker, configuro mis actividades, incluida la redacción de este artículo (Desarrollo de capital intelectual) y categorías (Inversión). Cuando cambio de actividad, como cuando tengo ganas de ver las noticias de hoy, simplemente hago clic en la siguiente actividad (p. ej., Navegación web sin rumbo y Vacío), y deja de registrar el tiempo en la actividad anterior y comienza a registrar el tiempo con respecto a la nueva. una.

   Crear categorías de TIEMPO personalizadas	Cambia fácilmente entre tareas creadas previamente

   ¿Te preocupa olvidarte de cambiar de actividad? Algunos rastreadores requieren incluso menos esfuerzo. Con RescueTime, instala la aplicación en todos sus dispositivos (teléfono, tableta, computadora portátil, lo que sea) y deja que se ejecute. Realiza un seguimiento de su actividad digital en doloroso detalle, hasta el segundo, y la clasifica en tiempo productivo e improductivo.

   Si el software de seguimiento no es lo tuyo, puedes usar un temporizador en tu reloj o escritorio, y simplemente realizar un seguimiento de tu tiempo en Excel, un cuaderno o una tecnología para tomar notas como Notes en tu teléfono, Microsoft Word, Evernote o OneNote.

   No importa el método que utilices. Lo que importa es que está rastreando sus actividades y categorías de TIEMPO, en tiempo real, con un temporizador.

3. Seguimiento en fragmentos diarios obsesivos periódicos

   No es práctico hacer un seguimiento de su tiempo meticulosamente todos los días. Elija cuidadosamente los días en los que hará su seguimiento obsesivo.

   No desea simplemente aparcar su seguimiento del tiempo. Registrar las estimaciones al final del día (“tres horas de prospección, dos horas de reuniones, una hora y media de comidas y descansos, dos horas de televisión”) es de poco a extremadamente inexacto. Las personas tienden a sobreestimar enormemente el tiempo que pasan haciendo cualquier cosa en el trabajo cuando recuerdan sus actividades. Registre los minutos reales.

   Sus días obsesivos de seguimiento deben ser los días laborables o no laborables que elija para 1) comprender a dónde va realmente su tiempo utilizando temporizadores y seguimiento en tiempo real, y 2) centrarse en cambiar sus hábitos de gestión del tiempo.

Al realizar un seguimiento de su tiempo, tenga en cuenta lo siguiente:

• Se honesto. Las personas a menudo se mienten a sí mismas cuando miden el tiempo. ¿No le gusta que se haya sentido atraído por la lectura de artículos de noticias durante una hora y media por la mañana en el trabajo? Síguelo ahora; cámbialo más tarde.

  

• Puedes disfrutar de algo sin que sea tiempo Atesorado. Algunas personas disfrutan navegando sin rumbo por las redes sociales, preparándose para salir durante 45 minutos cuando basta con 25 o leyendo una revista. Sin embargo, cuando son honestos consigo mismos, a la mayoría de las personas que intentan administrar su tiempo de manera más efectiva o impulsar sus carreras les gustaría dedicar menos tiempo a este tipo de actividades.

• No apunte a cero tiempo Vacío u Obligatorio. No puedes llegar a cero, y no quieres. Claro, puede convertir el tiempo vacío, como viajar al trabajo, en tiempo de inversión si escucha libros de negocios o podcasts. Los cerebros humanos, sin embargo, necesitan algún tiempo de inactividad. Además, si tiene como objetivo el tiempo Obligatorio cero, tenderá a enojarse cuando tenga que hacer algo que no quiere. Acepte que sucedió, haga lo que debe hacer si debe hacerlo y elabore un plan para reducirlo en el futuro.

  Considere que el adulto promedio subestima la cantidad de tiempo que pasa viendo televisión en una hora completa por día. La mayoría de los adultos en realidad ven 30 horas de televisión a la semana (¡un promedio de 4,3 horas al día!), pero creen que ven 20 horas a la semana.

  

  Se honesto. Ser realista. No tiene que apuntar a cero horas viendo televisión, pero si es como la mayoría de las personas, podría ganar 10 horas por semana si realmente ve la cantidad de televisión que cree que ve.

Cuanto antes descubra a dónde va su tiempo, antes podrá comenzar a maximizar el tiempo dedicado a lo que es importante para usted.

Por lo tanto, elija días periódicos para realizar un seguimiento obsesivo. Conviértalo en una prioridad y realice un seguimiento en tiempo real al minuto.

3. Pon tu GIA primero

Durante cada día, gastas energía. La energía es un recurso renovable, pero a medida que la usas, la pierdes. Si pasa dos horas revisando el correo electrónico, ocupándose de los elementos obligatorios o apagando incendios, su tanque ya no está lleno.

¿Qué debes hacer? Pon tu actividad de mayor impacto (GIA) en primer lugar. Cuando trabaja en su GIA primero, comienza con un tanque lleno. El cuerpo de investigación que sugiere que la energía, la memoria, la concentración y las habilidades analíticas son mejores en la mañana para la mayoría de las personas es indiscutible.

Por ejemplo, según un estudio de dos millones de estudiantes en el condado de Los Ángeles, los investigadores encontraron que los GPA en matemáticas e inglés son más altos cuando los estudiantes toman esas clases en la mañana que en la tarde. Otros estudios muestran que la precisión y la velocidad de finalización de tareas son mejores por la mañana. El estado de alerta también es mejor por la mañana (aunque con un estallido por la noche). Los médicos diagnostican mejor y obtienen mejores resultados quirúrgicos por la mañana, y la lógica de la gente también es mejor entonces.

Si tienes algo importante que hacer, lo más probable es que quieras hacerlo a primera hora de la mañana. El XP hace precisamente esto. Casi la mitad de The XP pone su GIA en primer lugar, pero solo un poco más de uno de cada diez de The Rest lo hace.

Comience con la actividad de mayor impacto

Mientras que la mañana es mejor para la energía y la concentración de la mayoría de las personas, para algunas personas es mejor por la tarde, por la noche o tarde en la noche. Si es usted, ponga su GIA en ese otro momento.

Es decir, si crees que definitivamente lo lograrás y no lo pospondrás para otro día .

Esta es una de nuestras estrategias de gestión del tiempo más eficaces, así que presta mucha atención. No deje que su actividad más importante caiga o quede al final de su lista de tareas pendientes. Pon tu GIA primero.

4. Planifica tu TIEMPO

Cuando sepa lo que quiere lograr cada día, puede definir las actividades que lo llevarán allí (sus GIA) y planificar cuándo dedicará su tiempo a ellas.

Como dice la definición, para administrar bien su tiempo, debe planificar cómo lo gastará. Sin planificación, deambulas sin rumbo por Internet, de un lado a otro de los pasillos, en las redes sociales, y reaccionas ante el primer elemento de la lista de tareas pendientes que llama tu atención. Casi puedo garantizar que sea lo que sea ese artículo, no será su GIA.

Planifique sus acciones semanalmente y programe sus GIA y otros tiempos de inversión. Todo lo que necesita son 15 minutos el viernes, domingo o lunes para planificar su semana. De hecho, el calendario de actividades de inversión fue uno de los impulsores clave de la productividad extrema en nuestra investigación.

Calendario de sus GIA y tiempo de inversión

Además, la investigación realizada por Sarah Milne, psicóloga de la Universidad de Bath en el Reino Unido, descubrió que comprometerse con un plan específico para realizar una actividad, incluidas la hora y las fechas (es decir, actividades de calendario), aumenta significativamente la probabilidad de abordar la tarea. actividad.

Digamos que necesita llenar su cartera de ventas. Tu meta puede ser generar 15 nuevas reuniones este mes. Establezca esto como su GIA y luego la hora del calendario cada día para trabajar en ello. Bloquee las primeras 2 horas de la mañana para enfocarse obsesivamente en la prospección sin distracciones. No permita que otros establezcan reuniones durante este tiempo. Cuando suene el aviso de la reunión, dígase a sí mismo: "3, 2, 1... ¡Adelante!" y comience sus esfuerzos de prospección. Si no sabe por dónde comenzar con una tarea determinada, divídala en tareas más pequeñas y programe esas actividades (por ejemplo, cree una lista de 50 empresas objetivo, comuníquese con 10 clientes anteriores, etc.).

Cuando se trata de calendario, planificación y seguimiento del tiempo, concéntrese en la actividad sobre los resultados. Puede controlar que pasa X número de horas concentrándose en una actividad específica, pero no necesariamente puede controlar el resultado, que, en este caso, es cuántas reuniones establece.

5. Concéntrate y corre hacia la zona

La zona es el estado mental en el que una persona que realiza una actividad está completamente inmersa en un sentimiento de enfoque energizado, participación total y disfrute en el proceso de la actividad. Mihaly Csikszentmihalyi desarrolló la teoría más conocida y desarrollada de la zona en su libro, Flow: The Psychology of Optimal Experience. Como sugiere el subtítulo, la zona es mucho más que ser productivo, porque cuando te encuentres en ella, te sentirás más confiado, comprometido y feliz.

Cuando estás en la zona:

• El tiempo se siente suspendido, apenas notas que pasa y, sin embargo, realmente está volando.
• Sientes un enfoque extremo
• No solo estás feliz, te sientes eufórico con solo concentrarte y trabajar en la tarea.
• La tarea se siente cada vez más fácil
• Se siente en control y seguro de que la actividad es factible
• Te sientes recompensado simplemente por participar en la actividad.

Si desea maximizar el esfuerzo por hora de trabajo, entre en la zona.

Si quieres entrar en la zona, establece una rutina diaria de Sprints planificados y obsesionados.

Sprinting es una forma de timeboxing . Una técnica popular en muchos métodos de gestión de proyectos y desarrollo de software, timeboxing asigna un período de tiempo específico (o cuadro de tiempo) a una actividad planificada previamente.

Las tres pautas para TIME Sprinting son:

1. Sprint: trabaje en una tarea planificada durante un mínimo de 20 minutos con un cronómetro visual contando. Si llegas a los 90 minutos, tómate un descanso.
2. Relevo: Realiza cuatro TIME Sprints seguidos con descansos de hasta 6 minutos entre ellos. Cada secuencia de 4 sprints seguidos es un Relevo.
3. Bloquee las distracciones manteniendo una lista de captura de distracciones: si siente una distracción, no cambie de tareas. Tenga un bloc de notas a mano y anote la distracción. Vuelva a correr en su tarea elegida.

Esto es lo que debe hacer. Trabaje obsesivamente en una tarea planificada solo durante 20 a 90 minutos con un cronómetro visual encendido, contando hacia adelante. Si llegas a los 90 minutos, tómate un descanso. Al utilizar un cronómetro en lugar de un cronómetro, su concentración no se verá interrumpida por la activación del cronómetro. Usar un cronómetro puede parecer un pequeño cambio, pero se siente significativamente diferente.

Cuando usa un cronómetro, puede mirarlo y ver que solo han pasado cinco minutos. Esta es tu señal para seguir enfocándote.

Todavía tienes 15 minutos antes de permitirte servir ese café, revisar tus mensajes, abrir un navegador o hacer cualquier cosa excepto obsesionarte con la tarea seleccionada.

Lo siguiente que sabes es que podrías estar volando por el trabajo. En ese punto, si el trabajo fluye, puede continuar hasta la marca de los 90 minutos. O tomar un descanso. Tu elección.

La sugerencia de que te detengas a los 90 minutos se basa en el ritmo cíclico del descanso y la vigilia humanos. Su atención y enfoque disminuirán naturalmente en este punto. Por supuesto, puede continuar, pero 90 minutos generalmente es un buen momento para tomar un descanso.

6. Di no

"No" es poderoso. Es la palabra más responsable de permitir que las personas tomen el control de su tiempo. Aquellos que dicen 'sí' a todos los demás dejan poco tiempo para trabajar en sus propias prioridades.

Muchas personas tienen dificultades para decir que no porque no quieren defraudar a los demás. Quiere ser visto como un jugador de equipo. Quieres ser querido. No quieres conflicto. Entonces dices que sí, incluso cuando eso significa sacrificar tus propias metas, prioridades e incluso la felicidad.

Se necesita coraje para decir que no. Esta simple palabra de dos letras puede liberarte.

Cuando dices que no a los demás, estás diciendo que sí a tus prioridades. Decir no te permite hacer tu trabajo en lugar del de otra persona.

Adoptar la filosofía de "decir no" no significa que tengas que decirlo de una manera desagradable. Al decirle que no a un jefe, a un colega o incluso a un cliente potencial, puede rechazar su solicitud de una manera que lo decepcione suavemente pero que aún así le brinde un claro no.

Está bien decir que no. Rechazar a los demás te da más tiempo para concentrarte en lo que es más importante para ti. De hecho, le permite administrar su propio tiempo de manera más efectiva. Tenga en cuenta cómo se comunica al decir no a estas solicitudes y podrá concentrarse en sus propias prioridades mientras mantiene relaciones de trabajo positivas.

7. Juega duro para conseguir

Conoces tus prioridades y has sacado tiempo para concentrarte en ellas. Ha dicho que no a las tareas obligatorias de su lista. Has eliminado el tiempo vacío. Empiezas a trabajar y...

Ding... Toc... Zumbido... Timbre

Las distracciones e interrupciones descarrilan su enfoque y le roban su tiempo. En lugar de ser un esclavo de estas interrupciones, ¿qué sucede si usted:

• Desactivó todas las notificaciones: correo electrónico, Slack, mensajes de texto, redes sociales, etc.
• Pon tu teléfono en No molestar y guárdalo en un cajón
• Cerró la puerta de su oficina
• Se mudó a una oficina o sala de conferencias diferente
• Trabajado desde casa o la biblioteca

Al hacer cualquiera de estas cosas, o todas, se vuelve imposible distraerte. Si las personas no pueden encontrarlo o comunicarse con usted, no pueden interrumpirlo.

Ahora, esto no quiere decir que nunca debas interactuar con tus compañeros de trabajo. Pero cuando necesites concentrarte, asegúrate de que nadie te moleste.

Empezar hoy

Todos sienten que necesitan más tiempo en sus días; 24 horas simplemente no parece suficiente. Sin embargo, la mayoría de las personas que aplican estas estrategias de gestión del tiempo encuentran mucho más tiempo para lograr sus objetivos y, de hecho, para ser más felices.

Inmediatamente puede comenzar a usar el marco TIME y estos consejos y estrategias:

• Tome el control de su TIEMPO: tome T, aumente I, minimice M, elimine E
• Seguimiento de su tiempo
• Ponga su GIA primero
• Planificar tu tiempo
• Concéntrate y corre hacia la zona
• Di no
• Esfuérzate para obtener

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Erica Schultz, directora de marketing aquí en RAIN Group, habla más sobre cómo administrar su TIEMPO en el siguiente video.