Daha Az Çaba ile Daha Çok İş Yapmak için 3 Zaman Yönetimi Stratejisi

Her gün sadece 24 saat vardır. Bazı insanlar o zaman görünüşte zahmetsizce inanılmaz miktarlar elde edebilirler. Diğerleri büyük miktarda çaba harcarlar, ancak olmak istedikleri yere ulaşamazlar.

Daha üretken gruptakiler neyi farklı yapıyor? Bu kadar çok şeyi nasıl başarıyorlar?

Daha fazlasını başaranların ve işleri zahmetsizce gelenlerin aşağıdaki 3 zaman yönetimi stratejisinde ustalaştığını gördük:

• ZAMAN Üzerinde Takın
• Hayır de
• Elde Edilmesi Zor Oyna

Bu zaman yönetimi stratejileri, 9 Aşırı Verimlilik Alışkanlığından 3'ünü temsil eder.

Zaman Yönetimi Stratejisi #1: ZAMAN Üzerine Takıntılı Olun

TIME üzerinde kafa yormak, günün her saatini planlamanız gerektiği anlamına gelmez. Ancak, çoğu insan zamanlarını nerede harcadıklarına dikkat etmelidir. Hedeflerinize ulaşmanıza veya mutlu olmanıza yardımcı olacak faaliyetlerde harcamaya odaklanın. Zamanınızın kontrolünü elinize alın.

Bir düşünün: Herhangi bir günde, aşağıdaki faaliyetlere ne kadar zaman harcıyorsunuz:

1. Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olun
2. sana mutluluk getir

ZAMAN üzerine kafa yormak, bir aktivite bir hedefe doğru çalışmanıza yardımcı olmuyorsa veya size mutluluk getirmiyorsa, yapmayı bırakın demektir.

Tüm ekstra gürültüyü ortadan kaldırmak ne kadar özgürleştirici olurdu?

Zamanınızı nasıl harcadığınızı değiştirmeden önce, onu nerede harcadığınızı bilmeniz gerekir.

Birkaç gün boyunca bir aktivite günlüğü tutun. Dakikasına kadar detaylı bilgi alın. Her aktiviteyi aşağıdaki 4 ZAMAN Seviyesinden biriyle etiketleyin:

• Değerli : Sahip olduğun zaman canım; size mutluluk getiren zaman (örneğin, dışarıda vakit geçirmek)
• Yatırım: Büyük getiriler sağlayan zaman (örneğin, sizi hedeflerinize doğru yönlendiren faaliyetler)
• Zorunlu: Harcamanız gerektiğini düşündüğünüz zaman (örneğin, sağlıklı yemekler yapmak)
• Boş: Boşa harcadığınız zaman (örneğin, Orange is the New Black'in arka arkaya üçüncü bölümünü izlemek)

4 ZAMAN Düzeyini özetleyen yazdırılabilir bir resim için buraya tıklayın.

Birkaç örnek verdim, ancak her aktivitenin sizin için ne anlama geldiğini tanımlamanız gerekiyor. Aşırı izleme OITNB, gevşemenizi sağlayan Hazineli zaman olabilir. Aileniz için sağlıklı akşam yemekleri hazırlamayı, daha sağlıklı bir yaşam tarzı için çalışırken Yatırım zamanı olarak düşünebilirsiniz, ancak bunu organik, sağlıklı bir yemek dağıtım hizmetine dış kaynak sağlama imkanınız varsa, bu zorunlu zamandır.

Herhangi bir aktivite, kime sorduğunuza bağlı olarak farklı kategorilere ayrılma potansiyeline sahiptir. Doğru ya da yanlış cevap yok. Bu alıştırmanın amacı, zamanınızın nereye gittiğini ve kendinizi geliştirebileceğiniz alanları daha iyi anlamanızdır.

Bu alıştırmayı kendim ve müşterilerle yaptığım zaman, neredeyse her zaman oyunun kurallarını değiştiren bir deneyim oluyor.

Zaman Yönetimi Stratejisi #2: Hayır Deyin

'Hayır' güçlüdür. İnsanların zamanlarını kontrol etmelerine izin vermekten en çok sorumlu olan kelimedir. Herkese 'evet' diyenler, kendi öncelikleri üzerinde çalışmak için çok az zaman bırakırlar.

Birçok insan, başkalarını hayal kırıklığına uğratmak istemedikleri için hayır demekte zorlanırlar. Bir takım oyuncusu olarak görülmek istiyorsunuz. Beğenilmek istiyorsun. Çatışma istemiyorsun. Yani, kendi hedeflerinizden, önceliklerinizden ve hatta mutluluğunuzdan fedakarlık etmek anlamına gelse bile evet diyorsunuz.

Hayır demek cesaret ister. Bu basit iki harfli kelime sizi özgür kılabilir.

Başkalarına hayır dediğinizde, önceliklerinize evet diyorsunuz. Hayır demek, başkasının yerine kendi işinizi yapmanızı sağlar.

'Hayır deme' felsefesini benimsemek, onu rahatsız edici bir şekilde söylemeniz gerektiği anlamına gelmez. Bir patrona, iş arkadaşına ve hatta potansiyel bir müşteriye hayır derken, isteklerini nazikçe onları yüzüstü bırakacak, ancak yine de net bir hayır verecek şekilde reddedebilirsiniz.

İşte birkaç örnek:

• Bir meslektaşım bir proje için yardım ister.
  • 'Hayır' cevabınız: Size gerçekten yardım etmek isterdim, ancak şu anda bu diğer projeyi ileriye taşıyorum.
• Patronunuz sizden bir rapor hazırlamanızı istiyor.
  
  • 'Hayır' cevabınız: Şu anda Smith projesi için sıkı bir son teslim tarihim var. Raporu önümüzdeki Salı verebilirim.
• Potansiyel bir müşteri (sizin uygun olmadığını bildiğiniz) bir çağrı ister.
  
  • 'Hayır' cevabınız: Neyi başarmayı umuyorsunuz? Biraz daha bağlam sağlayabilirseniz, size en uygun kişiyle bağlantı kurabilir veya yardımcı olabilirim. ( Not: bu kişi siz, iş arkadaşınız veya tamamen farklı bir şirket olabilir.)

Hayır demek sorun değil. Başkalarını geri çevirmek, sizin için en önemli olan şeye konsantre olmanız için size daha fazla zaman verir. Bu taleplere hayır diyerek nasıl iletişim kurduğunuza dikkat edin ve olumlu çalışma ilişkilerini sürdürürken kendi önceliklerinize odaklanabileceksiniz.

Zaman Yönetimi Stratejisi #3: Elde Edilmesi Zor Oyna

Önceliklerinizi biliyorsunuz ve onlara odaklanmak için zaman ayırdınız. Listenizdeki zorunlu görevlere hayır dediniz. Boş zamanı kestin. Çalışmaya başlarsınız ve…

Dikkat dağıtıcılar her yerde!

Dikkatinizi dağıtan şeyler ve kesintiler odağınızı dağıtır ve zamanınızı çalar.

Bu kesintilerin kölesi olmak yerine, ya:

• Tüm bildirimleri kapattı - e-posta, Slack, metinler, sosyal medya vb.
• Cep telefonunuzu Rahatsız Etmeyin moduna alın ve bir çekmeceye koyun
• ofis kapını kapattı
• Farklı bir ofise veya konferans odasına taşındı
• Evden veya kütüphaneden çalıştı

Bunlardan herhangi birini veya hepsini yaparak, dikkatinizin dağılması imkansız hale gelirsiniz. İnsanlar seni bulamazlarsa veya sana ulaşamazlarsa, senin sözünü kesemezler.

Bu, iş arkadaşlarınızla asla etkileşim kurmamanız gerektiği anlamına gelmez. Ancak konsantre olmanız gerektiğinde rahatsız edilmeyeceğinizden emin olun.

Herkes kendi günlerinde daha fazla zamana ihtiyacı olduğunu hisseder; 24 saat sadece yeterli görünmüyor. Ancak, bu 3 zaman yönetimi stratejisini uygulayan çoğu insan, hedeflerine ulaşmak ve aslında kendilerini daha mutlu etmek için önemli ölçüde daha fazla zaman bulur.