3 Strategi Manajemen Waktu untuk Menyelesaikan Lebih Banyak dengan Lebih Sedikit Usaha

Hanya ada 24 jam dalam setiap hari. Beberapa orang mampu mencapai jumlah yang luar biasa dalam waktu yang tampaknya mudah. Yang lain berusaha keras, tetapi tampaknya tidak mencapai apa yang mereka inginkan.

Apa yang mereka lakukan secara berbeda dalam kelompok yang lebih produktif? Bagaimana mereka bisa mencapai lebih banyak lagi?

Kami telah menemukan mereka yang mencapai lebih banyak dan yang pekerjaannya tampaknya datang dengan mudah telah menguasai 3 strategi manajemen waktu di bawah ini:

• Terobsesi dengan WAKTU
• Katakan tidak
• Jual mahal

Strategi manajemen waktu ini mewakili 3 dari 9 Kebiasaan Produktivitas Ekstrim.

Strategi Manajemen Waktu #1: Terobsesi dengan WAKTU

Terobsesi dengan WAKTU tidak berarti Anda harus menjadwalkan setiap jam dalam sehari. Namun, kebanyakan orang perlu memperhatikan di mana mereka menghabiskan waktu mereka. Fokus untuk membelanjakannya dalam kegiatan yang akan membantu Anda mencapai tujuan atau bahagia. Kendalikan waktu Anda.

Pikirkan tentang ini: Pada hari tertentu, berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan yang:

1. Membantu Anda mencapai tujuan Anda
2. Membawa Anda kebahagiaan

Terobsesi dengan WAKTU berarti bahwa jika suatu kegiatan tidak membantu Anda mencapai tujuan atau tidak memberi Anda kebahagiaan, berhentilah melakukannya.

Bagaimana rasanya membebaskan semua kebisingan ekstra?

Sebelum Anda dapat mengubah cara Anda menghabiskan waktu, Anda harus terlebih dahulu mengetahui di mana Anda akan menghabiskannya.

Simpan log aktivitas selama beberapa hari. Dapatkan detail hingga menit. Beri label setiap aktivitas dengan salah satu dari 4 Tingkat WAKTU berikut:

• Harta: Waktu yang Anda sayangi; waktu yang memberi Anda kebahagiaan (misalnya, menghabiskan waktu di luar rumah)
• Investasi: Waktu yang menghasilkan pengembalian yang sangat besar (misalnya, aktivitas yang mengarahkan Anda menuju tujuan Anda)
• Wajib: Waktu yang Anda rasa harus Anda habiskan (misalnya, membuat makanan sehat)
• Kosong: Waktu yang Anda buang (misalnya, menonton episode ketiga berturut-turut Oranye adalah Hitam Baru)

Klik di sini untuk gambar yang dapat dicetak yang menguraikan 4 Tingkat WAKTU.

Saya telah memberikan beberapa contoh, tetapi Anda perlu mendefinisikan apa arti setiap aktivitas bagi Anda. OITNB menonton pesta mungkin merupakan waktu berharga yang memungkinkan Anda untuk bersantai. Anda dapat mempertimbangkan membuat makan malam sehat untuk keluarga Anda sebagai waktu Investasi saat Anda bekerja menuju gaya hidup yang lebih sehat, tetapi jika Anda memiliki sarana untuk mengalihdayakannya ke layanan pengiriman makanan organik dan sehat, itu adalah waktu wajib.

Aktivitas apa pun berpotensi dikategorikan berbeda tergantung pada siapa Anda bertanya. Tidak ada jawaban benar atau salah. Tujuan dari latihan ini adalah agar Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang ke mana perginya waktu Anda dan bidang-bidang yang dapat Anda tingkatkan.

Ketika saya telah melakukan latihan ini untuk diri saya sendiri dan dengan klien, itu hampir selalu merupakan pengalaman yang mengubah permainan.

Strategi Manajemen Waktu #2: Katakan Tidak

'Tidak' sangat kuat. Ini adalah satu kata yang paling bertanggung jawab untuk memungkinkan orang mengendalikan waktu mereka. Mereka yang mengatakan 'ya' kepada orang lain hanya memiliki sedikit waktu untuk mengerjakan prioritas mereka sendiri.

Banyak orang mengalami kesulitan mengatakan tidak karena mereka tidak ingin mengecewakan orang lain. Anda ingin dilihat sebagai pemain tim. Anda ingin disukai. Anda tidak ingin konflik. Jadi, Anda mengatakan ya, bahkan ketika itu berarti mengorbankan tujuan, prioritas, dan bahkan kebahagiaan Anda sendiri.

Dibutuhkan keberanian untuk mengatakan tidak. Kata dua huruf sederhana ini dapat membebaskan Anda.

Ketika Anda mengatakan tidak kepada orang lain, Anda mengatakan ya untuk prioritas Anda. Mengatakan tidak memungkinkan Anda melakukan pekerjaan Anda alih-alih pekerjaan orang lain.

Merangkul filosofi 'katakan tidak' tidak berarti Anda harus mengatakannya dengan cara yang tidak menyenangkan. Saat mengatakan tidak kepada bos, kolega, atau bahkan calon pelanggan, Anda dapat menolak permintaan mereka dengan cara yang membuat mereka kecewa, tetapi tetap memberikan penolakan yang jelas.

Berikut adalah beberapa contoh:

• Seorang rekan meminta bantuan pada sebuah proyek.
  • Tanggapan 'tidak' Anda: Saya benar-benar ingin membantu Anda, tetapi saya sedang mendorong proyek lain ini sekarang.
• Bos Anda meminta Anda untuk membuat laporan.
  
  • Tanggapan 'tidak' Anda: Saya sedang dalam tenggat waktu yang ketat untuk proyek Smith sekarang. Saya bisa mendapatkan laporan Anda Selasa depan.
• Seorang klien potensial (yang Anda tahu tidak cocok) meminta telepon.
  
  • Tanggapan 'tidak' Anda: Apa yang ingin Anda capai? Jika Anda dapat memberikan sedikit lebih banyak konteks, saya dapat membantu atau menghubungkan Anda dengan orang yang paling tepat. ( Catatan: orang ini mungkin Anda, atau rekan kerja, atau perusahaan yang sama sekali berbeda.)

Tidak apa-apa untuk mengatakan tidak. Menolak orang lain memberi Anda lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada apa yang paling penting bagi Anda. Perhatikan cara Anda berkomunikasi dengan mengatakan tidak pada permintaan ini dan Anda akan dapat fokus pada prioritas Anda sendiri sambil tetap mempertahankan hubungan kerja yang positif.

Strategi Manajemen Waktu #3: Bermain Keras untuk Mendapatkan

Anda tahu prioritas Anda dan Anda telah mengukir waktu untuk fokus pada mereka. Anda telah mengatakan tidak pada tugas wajib di daftar Anda. Anda telah memotong waktu kosong. Anda mulai bekerja dan…

Gangguan di mana-mana!

Gangguan dan interupsi menggagalkan fokus Anda dan mencuri waktu Anda.

Alih-alih menjadi budak gangguan ini, bagaimana jika Anda:

• Matikan semua notifikasi—email, Slack, SMS, media sosial, dll.
• Letakkan ponsel Anda di Jangan Ganggu dan simpan di laci
• Tutup pintu kantor Anda
• Pindah ke kantor atau ruang konferensi yang berbeda
• Bekerja dari rumah atau perpustakaan

Dengan melakukan salah satu atau semua hal ini, Anda menjadi tidak mungkin teralihkan. Jika orang tidak dapat menemukan Anda atau menghubungi Anda, mereka tidak dapat mengganggu Anda.

Sekarang, ini bukan berarti Anda tidak boleh berinteraksi dengan rekan kerja. Tapi ketika Anda perlu berkonsentrasi, pastikan Anda tidak bisa diganggu.

Setiap orang merasa mereka membutuhkan lebih banyak waktu di hari-hari mereka; 24 jam sepertinya tidak cukup. Namun, kebanyakan orang yang menerapkan 3 strategi manajemen waktu ini menemukan lebih banyak waktu secara signifikan untuk mencapai tujuan mereka, dan, memang, untuk membuat diri mereka lebih bahagia.