3 Zeitmanagement-Strategien, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen

Jeder Tag hat nur 24 Stunden. Manche Menschen können in dieser Zeit scheinbar mühelos unglaubliche Beträge erreichen. Andere geben sich enorme Mühe, scheinen aber nicht dort anzukommen, wo sie sein wollen.

Was machen diejenigen in der produktiveren Gruppe anders? Wie können sie so viel mehr erreichen?

Wir haben festgestellt, dass diejenigen, die mehr erreichen und deren Arbeit scheinbar mühelos von der Hand geht, die folgenden 3 Zeitmanagement-Strategien beherrschen:

• Besessen von der ZEIT
• Nein sagen
• Spielen Sie schwer zu bekommen

Diese Zeitmanagementstrategien repräsentieren 3 der 9 Gewohnheiten extremer Produktivität.

Zeitmanagement-Strategie Nr. 1: Besessen von ZEIT

Besessen von ZEIT bedeutet nicht, dass Sie jede Stunde des Tages planen müssen. Die meisten Menschen müssen jedoch darauf achten, wo sie ihre Zeit verbringen. Konzentrieren Sie sich darauf, es für Aktivitäten auszugeben, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen oder glücklich zu sein. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit.

Denken Sie darüber nach: Wie viel Zeit verbringen Sie an einem bestimmten Tag mit Aktivitäten, die entweder:

1. Helfen Sie, Ihre Ziele zu erreichen
2. Bring dir Glück

Besessenheit von ZEIT bedeutet, dass, wenn eine Aktivität Ihnen nicht hilft, auf ein Ziel hinzuarbeiten oder Sie nicht glücklich macht, damit aufhören.

Wie befreiend würde es sich anfühlen, all den zusätzlichen Lärm zu beseitigen?

Bevor Sie ändern können, wie Sie Ihre Zeit verbringen, müssen Sie zuerst wissen, wo Sie sie verbringen.

Führen Sie einige Tage lang ein Aktivitätsprotokoll. Informieren Sie sich auf die Minute genau. Kennzeichnen Sie jede Aktivität mit einer der folgenden 4 ZEIT-Ebenen:

• Geschätzt: Zeit, die dir lieb ist; Zeit, die Ihnen Glück bringt (z. B. Zeit im Freien verbringen)
• Investition: Zeit, die übergroße Renditen generiert (z. B. Aktivitäten, die Sie zu Ihren Zielen führen)
• Obligatorisch: Zeit, die Sie Ihrer Meinung nach aufwenden müssen (z. B. gesunde Mahlzeiten zubereiten)
• Leer: Zeit, die Sie verschwenden (z. B. die dritte Folge in Folge von Orange is the New Black ansehen)

Klicken Sie hier für ein druckbares Bild, das die 4 Ebenen der ZEIT skizziert.

Ich habe einige Beispiele bereitgestellt, aber Sie müssen definieren, was jede Aktivität für Sie bedeutet. Das Binge-Watching von OITNB kann eine wertvolle Zeit sein, in der Sie sich entspannen können. Sie können erwägen, gesunde Abendessen für Ihre Familie zuzubereiten, um Zeit zu investieren, während Sie auf einen gesünderen Lebensstil hinarbeiten, aber wenn Sie die Mittel haben, dies an einen Lieferservice für gesunde Bio-Mahlzeiten auszulagern, ist dies eine obligatorische Zeit.

Jede Aktivität kann unterschiedlich kategorisiert werden, je nachdem, wen Sie fragen. Es gibt keine richtige oder falsche Antwort. Das Ziel dieser Übung ist es, dass Sie besser verstehen, wohin Ihre Zeit geht und wo Sie sich verbessern können.

Wenn ich diese Übung für mich selbst und mit Kunden gemacht habe, ist es fast immer eine bahnbrechende Erfahrung.

Zeitmanagement-Strategie Nr. 2: Sag Nein

„Nein“ ist mächtig. Es ist das eine Wort, das am meisten dafür verantwortlich ist, dass Menschen die Kontrolle über ihre Zeit übernehmen können. Wer zu allen anderen Ja sagt, dem bleibt wenig Zeit, um an seinen eigenen Prioritäten zu arbeiten.

Vielen Menschen fällt es schwer, nein zu sagen, weil sie andere nicht im Stich lassen wollen. Sie wollen als Teamplayer wahrgenommen werden. Sie wollen gemocht werden. Sie wollen keinen Konflikt. Also sagst du ja, auch wenn es bedeutet, deine eigenen Ziele, Prioritäten und sogar dein Glück zu opfern.

Es braucht Mut, Nein zu sagen. Dieses einfache Wort mit zwei Buchstaben kann Sie befreien.

Wenn Sie Nein zu anderen sagen, sagen Sie Ja zu Ihren Prioritäten. Wenn Sie Nein sagen, können Sie Ihren Job machen, anstatt den von jemand anderem.

Die „Sag Nein“-Philosophie anzunehmen, bedeutet nicht, dass du es auf abschreckende Weise sagen musst. Wenn Sie einem Chef, Kollegen oder sogar einem potenziellen Kunden „nein“ sagen, können Sie seine Bitte auf eine Weise ablehnen, die ihn sanft im Stich lässt, aber dennoch ein klares „Nein“ liefert.

Hier sind ein paar Beispiele:

• Ein Kollege bittet um Hilfe bei einem Projekt.
  • Ihre Nein-Antwort: Ich würde Ihnen wirklich gerne helfen, aber ich treibe gerade dieses andere Projekt voran.
• Ihr Chef bittet Sie, einen Bericht zu erstellen.
  
  • Ihre „Nein“-Antwort: Ich habe gerade eine knappe Deadline für das Smith-Projekt. Ich kann Ihnen den Bericht nächsten Dienstag bringen.
• Ein potenzieller Kunde (von dem Sie wissen, dass er nicht zu Ihnen passt) bittet um einen Anruf.
  
  • Ihre „Nein“-Antwort: Was hoffen Sie zu erreichen? Wenn Sie etwas mehr Kontext bereitstellen können, kann ich Ihnen entweder helfen oder Sie mit der am besten geeigneten Person verbinden. ( Hinweis: Diese Person kann Sie, ein Kollege oder ein ganz anderes Unternehmen sein.)

Es ist okay, nein zu sagen. Wenn Sie andere abweisen, haben Sie mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was für Sie am wichtigsten ist. Denken Sie daran, wie Sie diese Anfragen ablehnen, und Sie können sich auf Ihre eigenen Prioritäten konzentrieren und gleichzeitig positive Arbeitsbeziehungen pflegen.

Zeitmanagement-Strategie Nr. 3: Spielen Sie hart, um zu bekommen

Sie kennen Ihre Prioritäten und haben sich Zeit genommen, sich darauf zu konzentrieren. Sie haben die obligatorischen Aufgaben auf Ihrer Liste abgelehnt. Du hast leere Zeit ausgeschnitten. Sie fangen an zu arbeiten und…

Überall Ablenkung!

Ablenkungen und Unterbrechungen entgleisen Ihrer Konzentration und stehlen Ihre Zeit.

Anstatt ein Sklave dieser Unterbrechungen zu sein, was wäre, wenn Sie:

• Alle Benachrichtigungen deaktiviert – E-Mail, Slack, SMS, soziale Medien usw.
• Stellen Sie Ihr Handy auf „Nicht stören“ und verstauen Sie es in einer Schublade
• Schließe deine Bürotür
• Umzug in ein anderes Büro oder einen anderen Konferenzraum
• Von zu Hause oder der Bibliothek aus gearbeitet

Indem Sie einige oder alle dieser Dinge tun, können Sie sich nicht mehr ablenken lassen. Wenn die Leute Sie nicht finden oder erreichen können, können sie Sie nicht unterbrechen.

Das soll jetzt nicht heißen, dass Sie niemals mit Kollegen interagieren sollten. Aber wenn Sie sich konzentrieren müssen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden können.

Jeder hat das Gefühl, dass er mehr Zeit braucht; 24 Stunden scheinen einfach nicht genug zu sein. Die meisten Menschen, die diese 3 Zeitmanagement-Strategien anwenden, finden jedoch deutlich mehr Zeit, um ihre Ziele zu erreichen und sich tatsächlich glücklicher zu machen.