3 стратегии тайм-менеджмента, чтобы успевать больше с меньшими усилиями

В каждых сутках всего 24 часа. Некоторые люди способны достичь невероятных результатов за это время, казалось бы, без особых усилий. Другие прилагают огромные усилия, но, кажется, не достигают того, чего хотят.

Что люди из более продуктивной группы делают по-другому? Как они могут достичь гораздо большего?

Мы обнаружили, что те, кто достигает большего и чья работа кажется легкой, освоили 3 приведенные ниже стратегии тайм-менеджмента:

• Одержимость ВРЕМЕНЕМ
• Скажи "нет
• Играть трудно, чтобы получить

Эти стратегии тайм-менеджмента представляют собой 3 из 9 привычек максимальной продуктивности.

Стратегия тайм-менеджмента №1: зацикливаться на ВРЕМЕНИ

Зацикленность на ВРЕМЕНИ не означает, что вам нужно планировать каждый час дня. Однако большинству людей необходимо помнить о том, где они проводят свое время. Сосредоточьтесь на том, чтобы потратить его на деятельность, которая поможет вам достичь ваших целей или стать счастливым. Возьмите свое время под контроль.

Подумайте об этом: в любой день, сколько времени вы тратите на деятельность, которая либо:

1. Помочь вам достичь ваших целей
2. Принести тебе счастье

Зацикленность на ВРЕМЕНИ означает, что если деятельность не помогает вам двигаться к цели или не приносит вам счастья, прекратите ее делать.

Насколько освобожденным было бы избавиться от всего лишнего шума?

Прежде чем вы сможете изменить то, как вы тратите свое время, вам сначала нужно узнать, на что вы его тратите.

Ведите журнал активности в течение нескольких дней. Получите детализацию до минуты. Пометьте каждое действие одним из следующих 4 уровней ВРЕМЕНИ:

• Заветное: время, которым вы дорожите; время, которое приносит вам счастье (например, время, проведенное на свежем воздухе)
• Инвестиции: время, приносящее огромную отдачу (например, действия, ведущие вас к вашим целям).
• Обязательно: время, которое, по вашему мнению, вы должны потратить (например, на приготовление здоровой пищи)
• Пусто: время, которое вы тратите впустую (например, просмотр третьей подряд серии «Оранжевый — хит сезона»).

Щелкните здесь, чтобы получить изображение для печати с описанием 4 уровней ВРЕМЕНИ.

Я привел несколько примеров, но вам нужно определить, что означает для вас каждое действие. Запойный просмотр OITNB может быть бесценным временем, которое позволяет вам расслабиться. Вы можете подумать о том, чтобы приготовить здоровые обеды для своей семьи в качестве инвестиционного времени, поскольку вы стремитесь к более здоровому образу жизни, но если у вас есть средства, чтобы передать это органической службе доставки здоровой еды, это обязательное время.

Любая деятельность может быть классифицирована по-разному в зависимости от того, кого вы спрашиваете. Нет правильного или неправильного ответа. Цель этого упражнения состоит в том, чтобы вы лучше поняли, куда уходит ваше время, и области, в которых вы можете улучшить свою работу.

Когда я выполнял это упражнение для себя и с клиентами, это почти всегда меняло правила игры.

Стратегия тайм-менеджмента № 2: скажи «нет»

«Нет» — это сильно. Это слово наиболее ответственно за то, что позволяет людям контролировать свое время. Те, кто говорят «да» всем остальным, оставляют мало времени для работы над собственными приоритетами.

Многим людям трудно сказать «нет», потому что они не хотят подводить других. Вы хотите, чтобы вас воспринимали как командного игрока. Вы хотите нравиться. Вы не хотите конфликтов. Итак, вы говорите «да», даже если это означает жертвовать своими целями, приоритетами и даже счастьем.

Требуется мужество, чтобы сказать «нет». Это простое слово из двух букв может освободить вас.

Когда вы говорите «нет» другим, вы говорите «да» своим приоритетам. Когда вы говорите «нет», вы можете делать свою работу вместо чужой.

Принятие философии «скажи нет» не означает, что вы должны говорить это сбивчиво. Когда вы говорите «нет» начальнику, коллеге или даже потенциальному клиенту, вы можете отклонить их просьбу таким образом, что это мягко подведет их, но все же даст четкое «нет».

Вот несколько примеров:

• Коллега просит помощи в проекте.
  • Ваш ответ «нет»: я бы очень хотел вам помочь, но сейчас я продвигаю другой проект.
• Ваш босс просит вас подготовить отчет.
  
  • Ваш ответ «нет»: у меня сейчас сжатые сроки для проекта Смита. Я могу предоставить вам отчет в следующий вторник.
• Потенциальный клиент (который, как вы знаете, не подходит) просит позвонить.
  
  • Ваш ответ «нет»: Чего вы надеетесь достичь? Если вы можете предоставить немного больше контекста, я могу либо помочь, либо связать вас с наиболее подходящим человеком. ( Примечание: этим человеком можете быть вы, коллега или совершенно другая компания.)

Можно сказать нет. Отказ от других дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важнее всего. Помните о том, как вы сообщаете об отказе на эти просьбы, и вы сможете сосредоточиться на своих собственных приоритетах, сохраняя при этом позитивные рабочие отношения.

Стратегия тайм-менеджмента № 3: играйте в догонялки

Вы знаете свои приоритеты и нашли время, чтобы сосредоточиться на них. Вы отказались от обязательных задач в вашем списке. Вы сократили пустое время. Вы начинаете работать и…

Отвлечения повсюду!

Отвлекающие факторы и помехи отвлекают внимание и крадут ваше время.

Вместо того, чтобы быть рабом этих прерываний, что, если вы:

• Отключил все уведомления — электронная почта, Slack, текстовые сообщения, социальные сети и т. д.
• Включите мобильный телефон в режим «Не беспокоить» и спрячьте его в ящик стола.
• Закрыл дверь своего офиса
• Переехал в другой офис или конференц-зал
• Работал дома или в библиотеке

Выполняя одно или все из этих действий, вас невозможно отвлечь. Если люди не могут найти вас или связаться с вами, они не могут вас прервать.

Это не значит, что вы никогда не должны взаимодействовать с коллегами. Но когда вам нужно сконцентрироваться, убедитесь, что вас никто не потревожит.

Каждый чувствует, что ему нужно больше времени в течение дня; 24 часов просто недостаточно. Однако большинство людей, применяющих эти 3 стратегии тайм-менеджмента, находят значительно больше времени для достижения своих целей и, действительно, для того, чтобы сделать себя счастливее.