3 estratégias de gerenciamento de tempo para fazer mais com menos esforço

Há apenas 24 horas em cada dia. Algumas pessoas são capazes de atingir quantias incríveis nesse tempo aparentemente sem esforço. Outros se esforçam muito, mas não parecem chegar onde querem.

O que aqueles do grupo mais produtivo estão fazendo de diferente? Como eles são capazes de alcançar muito mais?

Descobrimos que aqueles que alcançam mais e cujo trabalho parece vir sem esforço dominaram as 3 estratégias de gerenciamento de tempo abaixo:

• Obsessão com o TEMPO
• Diga não
• Jogue duro para conseguir

Essas estratégias de gerenciamento de tempo representam 3 dos 9 Hábitos de Produtividade Extrema.

Estratégia de gerenciamento de tempo nº 1: obsessão pelo tempo

Ficar obcecado com o TEMPO não significa que você precisa agendar todas as horas do dia. No entanto, a maioria das pessoas precisa estar ciente de onde está gastando seu tempo. Concentre-se em gastá-lo em atividades que o ajudarão a atingir seus objetivos ou a ser feliz. Assuma o controle do seu tempo.

Pense nisso: em um determinado dia, quanto tempo você gasta em atividades que:

1. Ajudá-lo a alcançar seus objetivos
2. Traga-lhe felicidade

Ficar obcecado com o TEMPO significa que, se uma atividade não o está ajudando a trabalhar em direção a um objetivo ou não lhe traz felicidade, pare de fazê-lo.

Quão libertador seria acabar com todo o barulho extra?

Antes de poder mudar a forma como gasta seu tempo, primeiro você precisa saber onde o está gastando.

Mantenha um registro de atividades por alguns dias. Seja detalhado ao minuto. Rotule cada atividade com um dos 4 Níveis de TEMPO a seguir:

• Estimado : Tempo que você preza; tempo que lhe traz felicidade (por exemplo, passar tempo ao ar livre)
• Investimento: Tempo que gera retornos extraordinários (por exemplo, atividades que o conduzem em direção aos seus objetivos)
• Obrigatório: Tempo que você sente que deve gastar (por exemplo, fazendo refeições saudáveis)
• Vazio: Tempo que você desperdiça (por exemplo, assistindo ao terceiro episódio consecutivo de Orange is the New Black)

Clique aqui para uma imagem imprimível descrevendo os 4 Níveis de TEMPO.

Forneci alguns exemplos, mas você precisa definir o que cada atividade significa para você. Binge-watching OITNB pode ser um tempo precioso que permite que você relaxe. Você pode considerar fazer jantares saudáveis ​​para sua família como tempo de investimento enquanto trabalha em direção a um estilo de vida mais saudável, mas se você tiver meios de terceirizar isso para um serviço de entrega de refeições orgânicas e saudáveis, é um tempo obrigatório.

Qualquer atividade tem o potencial de ser categorizada de forma diferente dependendo de quem você perguntar. Não há resposta certa ou errada. O objetivo deste exercício é que você entenda melhor para onde seu tempo está indo e as áreas em que pode melhorar.

Quando faço esse exercício para mim e para os clientes, quase sempre é uma experiência que muda o jogo.

Estratégia de gerenciamento de tempo nº 2: diga não

'Não' é poderoso. É a palavra mais responsável por permitir que as pessoas assumam o controle de seu tempo. Aqueles que dizem "sim" a todos os outros deixam pouco tempo para trabalhar em suas próprias prioridades.

Muitas pessoas têm dificuldade em dizer não porque não querem decepcionar os outros. Você quer ser visto como um jogador de equipe. Você quer ser gostado. Você não quer conflito. Então, você diz sim, mesmo quando isso significa sacrificar seus próprios objetivos, prioridades e até mesmo a felicidade.

É preciso coragem para dizer não. Esta simples palavra de duas letras pode libertá-lo.

Quando você diz não aos outros, está dizendo sim às suas prioridades. Dizer não permite que você faça o seu trabalho em vez do de outra pessoa.

Adotar a filosofia do 'diga não' não significa que você tenha que dizer isso de uma maneira desanimadora. Ao dizer não a um chefe, colega ou mesmo a um cliente em potencial, você pode recusar o pedido de uma maneira que os decepcione suavemente, mas ainda assim dê um não claro.

Aqui estão alguns exemplos:

• Um colega pede ajuda em um projeto.
  • Sua resposta 'não': Eu realmente gostaria de ajudá-lo, mas estou levando este outro projeto adiante agora.
• Seu chefe pede que você faça um relatório.
  
  • Sua resposta 'não': Estou com um prazo apertado para o projeto Smith agora. Posso entregar-lhe o relatório na próxima terça-feira.
• Um cliente em potencial (que você sabe que não é uma boa opção) pede uma ligação.
  
  • Sua resposta 'não': O que você espera alcançar? Se você puder fornecer um pouco mais de contexto, posso ajudá-lo ou conectá-lo com a pessoa mais apropriada. ( Observação: essa pessoa pode ser você, um colega de trabalho ou uma empresa totalmente diferente.)

Não há problema em dizer não. Afastar os outros lhe dá mais tempo para se concentrar no que é mais importante para você. Esteja ciente de como você se comunica dizendo não a esses pedidos e você poderá se concentrar em suas próprias prioridades, mantendo relações de trabalho positivas.

Estratégia de gerenciamento de tempo nº 3: Jogue duro para conseguir

Você conhece suas prioridades e reservou tempo para se concentrar nelas. Você disse não às tarefas obrigatórias da sua lista. Você cortou o tempo vazio. Você começa a trabalhar e…

Distrações em todos os lugares!

Distrações e interrupções atrapalham seu foco e roubam seu tempo.

Em vez de ser escravo dessas interrupções, e se você:

• Desativou todas as notificações — e-mail, Slack, mensagens de texto, mídias sociais etc.
• Coloque seu celular em Não perturbe e guarde-o em uma gaveta
• Fechou a porta do seu escritório
• Movido para um escritório ou sala de conferência diferente
• Trabalhou em casa ou na biblioteca

Ao fazer qualquer uma ou todas essas coisas, você se torna impossível de se distrair. Se as pessoas não conseguirem encontrá-lo ou entrar em contato com você, elas não poderão interrompê-lo.

Agora, isso não quer dizer que você nunca deve interagir com colegas de trabalho. Mas quando você precisar se concentrar, certifique-se de não ser perturbado.

Todos sentem que precisam de mais tempo em seus dias; 24 horas simplesmente não parece suficiente. No entanto, a maioria das pessoas que aplica essas três estratégias de gerenciamento de tempo encontra significativamente mais tempo para atingir seus objetivos e, de fato, para se tornar mais feliz.