3 strategie di gestione del tempo per fare di più con meno sforzo

Ci sono solo 24 ore in ogni giorno. Alcune persone sono in grado di raggiungere quantità incredibili in quel tempo apparentemente senza sforzo. Altri si impegnano moltissimo, ma non sembrano arrivare dove vogliono.

Cosa fanno in modo diverso quelli del gruppo più produttivo? Come fanno a ottenere così tanto di più?

Abbiamo scoperto che coloro che ottengono di più e il cui lavoro sembra arrivare senza sforzo hanno imparato le 3 strategie di gestione del tempo di seguito:

• Ossessionato dal TEMPO
• Dì di no
• Gioca duro per ottenere

Queste strategie di gestione del tempo rappresentano 3 delle 9 abitudini di estrema produttività.

Strategia di gestione del tempo n. 1: Ossessione per il TEMPO

Ossessionare il TEMPO non significa che devi programmare ogni ora del giorno. Tuttavia, la maggior parte delle persone deve essere consapevole di dove trascorre il proprio tempo. Concentrati sul spenderlo in attività che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi o ad essere felice. Prendi il controllo del tuo tempo.

Pensaci: in un dato giorno, quanto tempo dedichi ad attività che:

1. Aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi
2. Porta la felicità

Ossessionare il TEMPO significa che se un'attività non ti aiuta a raggiungere un obiettivo o non ti porta felicità, smetti di farla.

Quanto sarebbe liberatorio eliminare tutto il rumore extra?

Prima di poter cambiare il modo in cui trascorri il tuo tempo, devi prima sapere dove lo stai trascorrendo.

Conserva un registro delle attività per alcuni giorni. Ottieni dettagli fino al minuto. Etichetta ogni attività con uno dei seguenti 4 Livelli di TEMPO:

• Tesoro: il tempo che tieni caro; tempo che ti porta felicità (ad es. passare del tempo all'aperto)
• Investimento: tempo che genera rendimenti fuori misura (ad es. attività che ti guidano verso i tuoi obiettivi)
• Obbligatorio: tempo che ritieni di dover dedicare (p. es., preparare pasti sani)
• Vuoto: tempo che perdi (ad esempio, guardando il terzo episodio consecutivo di Orange is the New Black)

Clicca qui per un'immagine stampabile che delinea i 4 Livelli di TEMPO.

Ho fornito alcuni esempi, ma devi definire cosa significa per te ciascuna attività. Il binge-watching OITNB può essere un momento prezioso che ti consente di rilassarti. Potresti considerare di preparare cene salutari per la tua famiglia come tempo di investimento mentre lavori per uno stile di vita più sano, ma se hai i mezzi per affidarlo a un servizio di consegna di pasti biologici e sani, è un momento obbligatorio.

Qualsiasi attività ha il potenziale per essere classificata in modo diverso a seconda di chi chiedi. Non esiste una risposta giusta o sbagliata. L'obiettivo di questo esercizio è farti capire meglio dove sta andando il tuo tempo e le aree in cui puoi migliorare.

Quando ho fatto questo esercizio per me stesso e con i clienti, è quasi sempre un'esperienza che cambia le regole del gioco.

Strategia di gestione del tempo n. 2: dì di no

"No" è potente. È l'unica parola più responsabile per consentire alle persone di prendere il controllo del proprio tempo. Chi dice 'sì' a tutti gli altri lascia poco tempo per lavorare sulle proprie priorità.

Molte persone hanno difficoltà a dire di no perché non vogliono deludere gli altri. Vuoi essere visto come un giocatore di squadra. Vuoi essere apprezzato. Non vuoi il conflitto. Quindi, dici di sì, anche quando significa sacrificare i tuoi obiettivi, le tue priorità e persino la tua felicità.

Ci vuole coraggio per dire di no. Questa semplice parola di due lettere può renderti libero.

Quando dici di no agli altri, stai dicendo di sì alle tue priorità. Dire di no ti permette di fare il tuo lavoro invece di quello di qualcun altro.

Abbracciare la filosofia del "dire di no" non significa che devi dirlo in modo scoraggiante. Quando dici di no a un capo, a un collega o anche a un potenziale cliente, puoi rifiutare la sua richiesta in un modo che lo delude delicatamente, ma continua a esprimere un chiaro no.

Ecco alcuni esempi:

• Un collega chiede aiuto su un progetto.
  • La tua risposta "no": mi piacerebbe davvero aiutarti, ma sto portando avanti questo altro progetto proprio ora.
• Il tuo capo ti chiede di produrre un rapporto.
  
  • La tua risposta "no": ho una scadenza ravvicinata per il progetto Smith in questo momento. Posso farti avere il rapporto martedì prossimo.
• Un potenziale cliente (che sai non è adatto) chiede una chiamata.
  
  • La tua risposta "no": cosa speri di ottenere? Se puoi fornire un po' più di contesto, posso aiutarti o metterti in contatto con la persona più appropriata. ( Nota: questa persona potresti essere tu, un collega o un'azienda completamente diversa.)

Va bene dire di no. Allontanare gli altri ti dà più tempo per concentrarti su ciò che è più importante per te. Fai attenzione a come comunichi dicendo di no a queste richieste e sarai in grado di concentrarti sulle tue priorità pur mantenendo relazioni di lavoro positive.

Strategia di gestione del tempo n. 3: gioca duro per ottenere

Conosci le tue priorità e ti sei ritagliato del tempo per concentrarti su di esse. Hai detto di no alle attività obbligatorie sulla tua lista. Hai ritagliato il tempo vuoto. Inizi a lavorare e...

Distrazioni ovunque!

Le distrazioni e le interruzioni fanno deragliare la tua concentrazione e rubare il tuo tempo.

Invece di essere schiavo di queste interruzioni, cosa succede se tu:

• Disattivate tutte le notifiche: e-mail, Slack, SMS, social media, ecc.
• Metti il ​​cellulare su Non disturbare e riponilo in un cassetto
• Hai chiuso la porta del tuo ufficio
• Trasferito in un altro ufficio o sala conferenze
• Ha lavorato da casa o in biblioteca

Facendo una o tutte queste cose, diventa impossibile distrarre. Se le persone non riescono a trovarti o a contattarti, non possono interromperti.

Ora, questo non vuol dire che non dovresti mai interagire con i colleghi. Ma quando hai bisogno di concentrarti, assicurati di non essere disturbato.

Tutti sentono di aver bisogno di più tempo nelle loro giornate; 24 ore semplicemente non sembrano abbastanza. Tuttavia, la maggior parte delle persone che applicano queste 3 strategie di gestione del tempo trovano molto più tempo per raggiungere i propri obiettivi e, in effetti, per rendersi più felici.