3 estrategias de gestión del tiempo para hacer más con menos esfuerzo

Sólo hay 24 horas en cada día. Algunas personas pueden lograr cantidades increíbles en ese tiempo aparentemente sin esfuerzo. Otros ponen grandes cantidades de esfuerzo, pero no parecen llegar a donde quieren estar.

¿Qué están haciendo de manera diferente aquellos en el grupo más productivo? ¿Cómo son capaces de lograr mucho más?

Hemos encontrado que aquellos que logran más y cuyo trabajo parece llegar sin esfuerzo han dominado las 3 estrategias de gestión del tiempo a continuación:

• Obsesionarse con el TIEMPO
• Di no
• Esfuérzate para obtener

Estas estrategias de gestión del tiempo representan 3 de los 9 Hábitos de la Productividad Extrema.

Estrategia de gestión del tiempo n.º 1: obsesión por el TIEMPO

Obsesionarse con el TIEMPO no significa que tengas que programar cada hora del día. Sin embargo, la mayoría de las personas deben tener en cuenta dónde pasan su tiempo. Enfócate en gastarlo en actividades que te ayuden a alcanzar tus metas o ser feliz. Toma el control de tu tiempo.

Piénselo: en un día cualquiera, ¿cuánto tiempo dedica a actividades que:

1. Ayudarte a alcanzar tus metas
2. traerte felicidad

Obsesionarse con el TIEMPO significa que si una actividad no te ayuda a trabajar hacia una meta o no te trae felicidad, deja de hacerla.

¿Qué tan liberador se sentiría eliminar todo el ruido adicional?

Antes de que pueda cambiar la forma en que gasta su tiempo, primero necesita saber dónde lo está gastando.

Mantenga un registro de actividad durante unos días. Obtén detalles al minuto. Etiquete cada actividad con uno de los siguientes 4 niveles de TIEMPO:

• Atesorado: Tiempo que aprecias; tiempo que le brinda felicidad (p. ej., pasar tiempo al aire libre)
• Inversión: tiempo que genera rendimientos descomunales (p. ej., actividades que lo conducen hacia sus objetivos)
• Obligatorio: tiempo que cree que debe dedicar (por ejemplo, a preparar comidas saludables)
• Vacío: Tiempo que pierde (p. ej., viendo el tercer episodio consecutivo de Orange is the New Black)

Haga clic aquí para obtener una imagen imprimible que describe los 4 niveles de TIEMPO.

He proporcionado algunos ejemplos, pero debe definir qué significa cada actividad para usted. La observación compulsiva de OITNB puede ser un momento preciado que le permite relajarse. Puede considerar preparar cenas saludables para su familia como tiempo de inversión mientras trabaja para lograr un estilo de vida más saludable, pero si tiene los medios para subcontratarlo a un servicio de entrega de comidas orgánicas y saludables, es un tiempo obligatorio.

Cualquier actividad tiene el potencial de ser categorizada de manera diferente dependiendo de a quién le preguntes. No hay una respuesta correcta o incorrecta. El objetivo de este ejercicio es que obtenga una mejor comprensión de a dónde va su tiempo y las áreas en las que puede mejorar.

Cuando he hecho este ejercicio para mí y con clientes, casi siempre es una experiencia que cambia el juego.

Estrategia de gestión del tiempo n.° 2: Di no

'No' es poderoso. Es la palabra más responsable de permitir que las personas tomen el control de su tiempo. Aquellos que dicen 'sí' a todos los demás dejan poco tiempo para trabajar en sus propias prioridades.

Muchas personas tienen dificultades para decir que no porque no quieren defraudar a los demás. Quiere ser visto como un jugador de equipo. Quieres ser querido. No quieres conflicto. Entonces, dices que sí, incluso cuando eso significa sacrificar tus propias metas, prioridades e incluso la felicidad.

Se necesita coraje para decir que no. Esta simple palabra de dos letras puede liberarte.

Cuando dices que no a los demás, estás diciendo que sí a tus prioridades. Decir no te permite hacer tu trabajo en lugar del de otra persona.

Adoptar la filosofía de 'decir no' no significa que tengas que decirlo de una manera desagradable. Al decir que no a un jefe, colega o incluso a un cliente potencial, puede rechazar su solicitud de una manera que los defraude suavemente, pero aún así ofrece un claro no.

Aquí están algunos ejemplos:

• Un colega pide ayuda en un proyecto.
  • Su respuesta "no": Realmente me gustaría ayudarlo, pero estoy impulsando este otro proyecto en este momento.
• Su jefe le pide que produzca un informe.
  
  • Su respuesta 'no': tengo un plazo ajustado para el proyecto Smith en este momento. Puedo conseguirte el informe el próximo martes.
• Un cliente potencial (que sabes que no encaja bien) pide una llamada.
  
  • Su respuesta 'no': ¿Qué espera lograr? Si puede proporcionar un poco más de contexto, puedo ayudarlo o conectarlo con la persona más adecuada. ( Nota: esta persona puede ser usted, un compañero de trabajo o una empresa completamente diferente).

Está bien decir que no. Rechazar a los demás te da más tiempo para concentrarte en lo que es más importante para ti. Tenga en cuenta cómo se comunica al decir no a estas solicitudes y podrá concentrarse en sus propias prioridades mientras mantiene relaciones de trabajo positivas.

Estrategia de gestión del tiempo n.º 3: jugar duro para conseguir

Conoces tus prioridades y has sacado tiempo para concentrarte en ellas. Ha dicho que no a las tareas obligatorias de su lista. Has cortado el tiempo vacío. Empiezas a trabajar y...

¡Distracciones por todas partes!

Las distracciones e interrupciones descarrilan su enfoque y le roban su tiempo.

En lugar de ser un esclavo de estas interrupciones, ¿qué sucede si usted:

• Desactivó todas las notificaciones: correo electrónico, Slack, mensajes de texto, redes sociales, etc.
• Ponga su teléfono celular en No molestar y guárdelo en un cajón
• Cerró la puerta de su oficina
• Se mudó a una oficina o sala de conferencias diferente
• Trabajado desde casa o la biblioteca

Al hacer cualquiera o todas estas cosas, te vuelves imposible de distraer. Si las personas no pueden encontrarlo o comunicarse con usted, no pueden interrumpirlo.

Ahora, esto no quiere decir que nunca debas interactuar con tus compañeros de trabajo. Pero cuando necesites concentrarte, asegúrate de que nadie te moleste.

Todos sienten que necesitan más tiempo en sus días; 24 horas simplemente no parece suficiente. Sin embargo, la mayoría de las personas que aplican estas 3 estrategias de gestión del tiempo encuentran mucho más tiempo para lograr sus objetivos y, de hecho, para ser más felices.