3 استراتيجيات لإدارة الوقت لإنجاز المزيد وبجهد أقل

لا يوجد سوى 24 ساعة في كل يوم. بعض الناس قادرون على تحقيق مبالغ لا تصدق في ذلك الوقت دون عناء على ما يبدو. بذل الآخرون جهدًا هائلاً ، لكن لا يبدو أنهم وصلوا إلى حيث يريدون أن يكونوا.

ماذا يفعل هؤلاء في المجموعة الأكثر إنتاجية بشكل مختلف؟ كيف هم قادرون على تحقيق أكثر من ذلك بكثير؟

لقد وجدنا أولئك الذين يحققون المزيد والذين يبدو أن عملهم يأتي دون عناء قد أتقنوا استراتيجيات إدارة الوقت الثلاثة أدناه:

• استحوذ على الوقت
• قل لا
• العب بجد لتنجح

تمثل استراتيجيات إدارة الوقت هذه 3 من أصل 9 عادات للإنتاجية القصوى.

إستراتيجية إدارة الوقت # 1: الاستحواذ على الوقت

الاستحواذ على الوقت لا يعني أنك بحاجة إلى جدولة كل ساعة من اليوم. ومع ذلك ، يحتاج معظم الناس إلى الانتباه إلى المكان الذي يقضون فيه وقتهم. ركز على إنفاقه في الأنشطة التي ستساعدك على تحقيق أهدافك أو أن تكون سعيدًا. تحكم بوقتك.

فكر في الأمر: في أي يوم ، كم من الوقت تقضيه في الأنشطة التي إما:

1. تساعدك على تحقيق أهدافك
2. تجلب لك السعادة

الاستحواذ على الوقت يعني أنه إذا كان النشاط لا يساعدك على العمل نحو هدف أو لا يجلب لك السعادة ، فتوقف عن فعل ذلك.

ما مدى التحرر الذي ستشعر به عند التخلص من كل الضوضاء الإضافية؟

قبل أن تتمكن من تغيير الطريقة التي تقضي بها وقتك ، عليك أولاً معرفة المكان الذي تقضيه فيه.

احتفظ بسجل نشاط لبضعة أيام. احصل على التفاصيل حتى الدقيقة. قم بتسمية كل نشاط بأحد المستويات الأربعة التالية للوقت:

• عزيز : الوقت لديك عزيزي ؛ الوقت الذي يجلب لك السعادة (على سبيل المثال ، قضاء الوقت في الهواء الطلق)
• الاستثمار: الوقت الذي يولد عوائد كبيرة (على سبيل المثال ، الأنشطة التي تقودك نحو أهدافك)
• إلزامي: الوقت الذي تشعر أنه يجب عليك قضاءه (على سبيل المثال ، إعداد وجبات صحية)
• فارغ: الوقت الذي تضيعه (على سبيل المثال ، مشاهدة الحلقة الثالثة على التوالي من Orange is the New Black)

انقر هنا للحصول على صورة قابلة للطباعة تحدد المستويات الأربعة للوقت.

لقد قدمت بعض الأمثلة ، لكنك تحتاج إلى تحديد معنى كل نشاط بالنسبة لك. مشاهدة الشراهة قد يكون OITNB وقتًا مميزًا يتيح لك الاسترخاء. قد تفكر في إعداد عشاء صحي لعائلتك ليكون وقتًا استثماريًا بينما تعمل نحو أسلوب حياة أكثر صحة ، ولكن إذا كانت لديك الوسائل لتكليفها بمصادر خارجية لخدمة توصيل وجبات صحية وعضوية ، فهذا وقت إلزامي.

يمكن تصنيف أي نشاط بشكل مختلف بناءً على من تسأل. لا توجد إجابة صحيحة أو خاطئة. الهدف من هذا التمرين هو اكتساب فهم أفضل للمكان الذي يمضي فيه وقتك والمجالات التي يمكنك تحسينها.

عندما قمت بهذا التمرين لنفسي ومع العملاء ، دائمًا ما تكون تجربة لتغيير قواعد اللعبة.

استراتيجية إدارة الوقت # 2: قل لا

"لا" أمر قوي. إنها الكلمة الوحيدة المسؤولة عن السماح للناس بالسيطرة على وقتهم. أولئك الذين يقولون "نعم" للآخرين لا يتركون سوى القليل من الوقت للعمل على أولوياتهم الخاصة.

كثير من الناس يجدون صعوبة في قول لا لأنهم لا يريدون أن يخذلوا الآخرين. تريد أن يُنظر إليك كلاعب جماعي. تريد أن تكون محبوبا. أنت لا تريد الصراع. لذلك ، تقول نعم ، حتى عندما يعني ذلك التضحية بأهدافك وأولوياتك وحتى سعادتك.

يتطلب الأمر شجاعة لقول لا. هذه الكلمة البسيطة المكونة من حرفين يمكن أن تمنحك الحرية.

عندما تقول لا للآخرين ، فأنت تقول نعم لأولوياتك. يسمح لك قول لا بالقيام بعملك بدلاً من عمل شخص آخر.

إن تبني فلسفة "قل لا" لا يعني أن عليك أن تقولها بطريقة غير ملائمة. عند قول "لا" لرئيس أو زميل أو حتى عميل محتمل ، يمكنك رفض طلبهم بطريقة تجعلهم يتراجعون بلطف ، ولكن مع ذلك لا تزال تقدم رفضًا واضحًا.

وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• زميل يطلب المساعدة في مشروع.
  • ردك بـ "لا": أود حقًا مساعدتك ، لكنني أدفع هذا المشروع الآخر إلى الأمام الآن.
• يطلب منك رئيسك إعداد تقرير.
  
  • ردك بـ "لا": أنا على موعد نهائي ضيق الآن لمشروع سميث. أستطيع أن أحضر لك التقرير الثلاثاء القادم.
• يطلب العميل المحتمل (الذي تعرف أنه ليس مناسبًا) إجراء مكالمة.
  
  • ردك بـ "لا": ما الذي تأمل في تحقيقه؟ إذا كان بإمكانك تقديم سياق أكثر قليلاً ، يمكنني إما مساعدتك أو توصيلك بالشخص الأنسب. ( ملاحظة: قد يكون هذا الشخص أنت ، أو زميل عمل ، أو شركة مختلفة تمامًا.)

لا بأس أن تقول لا. يمنحك إبعاد الآخرين مزيدًا من الوقت للتركيز على ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك. ضع في اعتبارك كيف تتواصل بقول لا لهذه الطلبات وستكون قادرًا على التركيز على أولوياتك مع الحفاظ على علاقات عمل إيجابية.

استراتيجية إدارة الوقت # 3: العب بجد للحصول عليها

أنت تعرف أولوياتك وخصصت وقتًا للتركيز عليها. لقد قلت لا للمهام الإلزامية في قائمتك. لقد قطعت وقت الفراغ. تبدأ العمل و ...

الانحرافات في كل مكان!

تشتت الانتباه والمقاطعة عن مسار تركيزك وتسرق وقتك.

بدلاً من أن تكون عبداً لهذه الانقطاعات ، ماذا لو:

• تم إيقاف تشغيل جميع الإشعارات - البريد الإلكتروني ، و Slack ، والنصوص ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، وما إلى ذلك.
• ضع هاتفك الخلوي على وضع "عدم الإزعاج" وضعه بعيدًا في الدرج
• أغلق باب مكتبك
• انتقل إلى مكتب أو غرفة اجتماعات مختلفة
• عملت من المنزل أو المكتبة

من خلال القيام بأي من هذه الأشياء أو جميعها ، يصبح من المستحيل تشتيت انتباهك. إذا لم يتمكن الناس من العثور عليك أو السيطرة عليك ، فلن يتمكنوا من مقاطعتك.

الآن ، هذا لا يعني أنه لا يجب عليك أبدًا التفاعل مع زملاء العمل. ولكن عندما تحتاج إلى التركيز ، تأكد من عدم إزعاجك.

يشعر الجميع أنهم بحاجة إلى مزيد من الوقت في أيامهم ؛ 24 ساعة ببساطة لا تبدو كافية. ومع ذلك ، فإن معظم الأشخاص الذين يطبقون هذه الاستراتيجيات الثلاث لإدارة الوقت يجدون وقتًا أطول بكثير لتحقيق أهدافهم ، وفي الواقع ، لجعل أنفسهم أكثر سعادة.