3 strategie zarządzania czasem, aby zrobić więcej przy mniejszym wysiłku

Każdego dnia są tylko 24 godziny. Niektórzy ludzie są w stanie osiągnąć w tym czasie niewiarygodne ilości pozornie bez wysiłku. Inni wkładają mnóstwo wysiłku, ale nie wydaje się, aby docierały tam, gdzie chcą.

Co ludzie z bardziej produktywnej grupy robią inaczej? Jak są w stanie osiągnąć tak dużo więcej?

Znaleźliśmy tych, którzy osiągają więcej i których praca wydaje się przychodzić bez wysiłku, opanowali 3 strategie zarządzania czasem poniżej:

• Obsesja o CZASIE
• Powiedz nie
• Graj twardo aby zdobyć

Te strategie zarządzania czasem reprezentują 3 z 9 nawyków ekstremalnej produktywności.

Strategia zarządzania czasem nr 1: Obsesja na punkcie CZASU

Obsesja na punkcie CZASU nie oznacza, że ​​musisz planować każdą godzinę dnia. Jednak większość ludzi musi uważać na to, gdzie spędza czas. Skoncentruj się na wydawaniu jej na działania, które pomogą Ci osiągnąć cele lub być szczęśliwym. Przejmij kontrolę nad swoim czasem.

Pomyśl o tym: w danym dniu, ile czasu spędzasz na czynnościach, które:

1. Pomóż Ci osiągnąć Twoje cele
2. Przynieś ci szczęście

Obsesja na punkcie CZASU oznacza, że ​​jeśli jakieś działanie nie pomaga Ci w osiągnięciu celu lub nie przynosi Ci szczęścia, przestań to robić.

Jak wyzwalające byłoby pozbycie się całego dodatkowego hałasu?

Zanim zmienisz sposób spędzania czasu, musisz najpierw wiedzieć, gdzie go spędzasz.

Prowadź dziennik aktywności przez kilka dni. Uzyskaj szczegółowe informacje co do minuty. Oznacz każde działanie jednym z następujących 4 POZIOMÓW CZASU:

• Ceniony: czas, który jest ci drogi; czas, który przynosi szczęście (np. spędzanie czasu na świeżym powietrzu)
• Inwestycja: czas, który generuje ponadprzeciętne zwroty (np. działania prowadzące do Twoich celów)
• Obowiązkowe: czas, który uważasz, że musisz poświęcić (np. na przygotowywanie zdrowych posiłków)
• Pusty: czas, który marnujesz (np. oglądanie trzeciego odcinka z rzędu Orange is the New Black)

Kliknij tutaj, aby wydrukować obraz przedstawiający 4 poziomy CZASU.

Podałem kilka przykładów, ale musisz zdefiniować, co każda czynność oznacza dla Ciebie. Obserwowanie OITNB może być cennym czasem, który pozwoli Ci się zrelaksować. Możesz rozważyć przygotowywanie zdrowych obiadów dla swojej rodziny jako czas na inwestycje, gdy pracujesz nad zdrowszym stylem życia, ale jeśli masz środki, aby zlecić to organicznym, zdrowym dostawcom posiłków, jest to obowiązkowy czas.

Każda czynność może być różnie skategoryzowana w zależności od tego, kogo zapytasz. Nie ma dobrej lub złej odpowiedzi. Celem tego ćwiczenia jest lepsze zrozumienie tego, dokąd zmierza Twój czas i obszarów, w których możesz się poprawić.

Kiedy wykonuję to ćwiczenie dla siebie i z klientami, prawie zawsze jest to doświadczenie zmieniające grę.

Strategia zarządzania czasem nr 2: Powiedz nie

„Nie” jest potężne. To jedno słowo najbardziej odpowiedzialne za umożliwienie ludziom przejęcia kontroli nad ich czasem. Ci, którzy mówią „tak” wszystkim innym, pozostawiają niewiele czasu na pracę nad własnymi priorytetami.

Wiele osób ma trudności z odmową, ponieważ nie chcą zawieść innych. Chcesz być postrzegany jako gracz zespołowy. Chcesz być lubiany. Nie chcesz konfliktu. Więc mówisz tak, nawet jeśli oznacza to poświęcenie własnych celów, priorytetów, a nawet szczęścia.

Odmowa wymaga odwagi. To proste dwuliterowe słowo może cię uwolnić.

Kiedy mówisz „nie” innym, mówisz „tak” swoim priorytetom. Mówienie „nie” pozwala ci wykonywać swoją pracę zamiast kogoś innego.

Przyjęcie filozofii „powiedzieć nie” nie oznacza, że ​​musisz mówić to w sposób zniechęcający. Odmawiając szefowi, koledze, a nawet potencjalnemu klientowi, możesz odrzucić jego prośbę w sposób, który delikatnie go zawiedzie, ale nadal wyraźnie odmówi.

Oto kilka przykładów:

• Kolega prosi o pomoc w projekcie.
  • Twoja odpowiedź „nie”: naprawdę chciałbym ci pomóc, ale teraz popycham ten inny projekt do przodu.
• Twój szef prosi cię o sporządzenie raportu.
  
  • Twoja odpowiedź „nie”: mam teraz napięty termin realizacji projektu Smith. Dostarczę ci raport w przyszły wtorek.
• Potencjalny klient (o którym wiesz, że nie pasuje) prosi o telefon.
  
  • Twoja odpowiedź „nie”: Co masz nadzieję osiągnąć? Jeśli możesz podać trochę więcej kontekstu, mogę albo pomóc, albo połączyć cię z najbardziej odpowiednią osobą. ( Uwaga: tą osobą możesz być Ty, współpracownik lub zupełnie inna firma.)

Można odmówić. Odrzucanie innych daje Ci więcej czasu na skoncentrowanie się na tym, co dla Ciebie najważniejsze. Pamiętaj, jak komunikujesz się, odmawiając tym prośbom, a będziesz mógł skupić się na własnych priorytetach, jednocześnie utrzymując pozytywne relacje w pracy.

Strategia zarządzania czasem nr 3: Graj ciężko, aby zdobyć

Znasz swoje priorytety i znalazłeś czas, aby się na nich skupić. Powiedziałeś „nie” obowiązkowym zadaniom z twojej listy. Skróciłeś pusty czas. Zaczynasz pracować i…

Wszędzie rozpraszacze!

Rozpraszacze i przeszkadzające zakłócają koncentrację i kradną czas.

Zamiast być niewolnikiem tych przerw, co jeśli:

• Wyłączono wszystkie powiadomienia — e-mail, Slack, SMS-y, media społecznościowe itp.
• Włącz telefon komórkowy Nie przeszkadzać i włóż go do szuflady
• Zamknąłem drzwi swojego biura
• Przeniesiony do innego biura lub sali konferencyjnej
• Pracował w domu lub w bibliotece

Robiąc jedną lub wszystkie z tych rzeczy, stajesz się niemożliwy do odwrócenia uwagi. Jeśli ludzie nie mogą cię znaleźć lub złapać, nie mogą ci przerwać.

Nie oznacza to, że nigdy nie powinieneś wchodzić w interakcje ze współpracownikami. Ale kiedy musisz się skoncentrować, upewnij się, że nikt Ci nie przeszkadza.

Każdy czuje, że potrzebuje więcej czasu w swoich czasach; 24 godziny to po prostu za mało. Jednak większość ludzi, którzy stosują te 3 strategie zarządzania czasem, znajduje znacznie więcej czasu na osiągnięcie swoich celów, a nawet na uczynienie siebie szczęśliwszymi.