วิธีคำนวณ PTO

การเรียนรู้วิธีคำนวณ PTO ของพนักงานของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยมีนโยบายการลาพักร้อนและวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างหลายประเภทให้พิจารณา

คุณอาจผิดหวังกับรูปแบบการทำงาน ระยะเวลาการจ่ายเงิน หรือพนักงานตามสัดส่วน สิ่งสะอึกเหล่านี้จะทำให้กระบวนการทำงานของคุณเสียสมาธิและทำให้คุณหันเหจากสิ่งที่สำคัญจริงๆ นั่นคือทีมของคุณ

ในบทความนี้ เราจะแจกแจงว่า PTO คืออะไรและคุณคำนวณอย่างไร นอกจากนี้ เราจะให้เคล็ดลับสำคัญบางประการในการจัดการค่าเผื่อ PTO ของพนักงานของคุณ

ส่งกำลังออกคืออะไร?

PTO หมายถึงการลาหยุดโดยได้รับค่าจ้าง ซึ่งเป็นผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับค่าจ้างสำหรับเวลาที่พวกเขาไม่ได้ทำงาน PTO อาจเรียกว่าวันหยุดสะสม วันลาพักร้อนประจำปี หรือการลาพักร้อนที่ได้รับค่าจ้าง

พนักงานอาจใช้ PTO เพื่อลาพักร้อน หากพวกเขาป่วย เพื่อจัดการกับเหตุฉุกเฉินที่บ้าน หรือเวลาพักผ่อนส่วนตัวประเภทอื่นๆ ที่ได้รับค่าจ้าง โดยปกติแล้ว PTO จะคำนวณเป็นชั่วโมงและคิดในอัตราที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับชั่วโมงทำงานของพนักงาน รูปแบบการทำงาน และนโยบาย PTO ที่บริษัทของคุณใช้ อย่าลืมตรวจสอบนโยบาย PTO ของคุณก่อนที่จะเริ่มการคำนวณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้วิธีการที่ถูกต้อง

ประเภทของนโยบาย PTO

ธุรกิจของคุณสามารถเลือกนโยบายส่งกำลังออกประเภทต่างๆ มากมาย ซึ่งล้วนมีผลประโยชน์ที่แตกต่างกัน

กำหนดจำนวนวัน

ด้วยนโยบายนี้ พนักงานของคุณจะได้รับ PTO ตามจำนวนวันที่กำหนดในช่วงต้นปี ตัวอย่างเช่น หากปีวันหยุดของคุณเริ่มตั้งแต่เดือนมกราคมถึงมกราคม และคุณเสนอให้ใช้ PTO 2 สัปดาห์ พนักงานจะได้รับเงินช่วยเหลือ 2 สัปดาห์เต็มในวันที่ 1 มกราคม จากนั้นพวกเขาจะสามารถสมัครและรับ PTO ได้ตามต้องการ

ค้างรับ PTO

นโยบายคงค้างเป็นที่นิยมในธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น เนื่องจากนโยบายเหล่านี้อนุญาตให้พนักงานสะสมค่าเผื่อ PTO อย่างช้าๆ ตลอดทั้งปี ซึ่งจะช่วยให้ต้นทุนการจ่ายเงินเดือนมีความสมดุล นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานได้หยุดพักอย่างเพียงพอตลอดทั้งปี เนื่องจากพวกเขาได้รับ PTO ในอัตราที่สม่ำเสมอ

ธนาคารส่งกำลังออก

นโยบายส่งกำลังออกทางธนาคารเป็นที่นิยมในหมู่องค์กรภาคเอกชนขนาดใหญ่ ซึ่งมีแนวโน้มที่จะมีความไว้วางใจในระดับที่ดีระหว่างผู้จัดการและพนักงาน นโยบาย PTO ของธนาคารจะคล้ายกับนโยบายคงค้างตรงที่ PTO จะค่อยๆ เกิดขึ้นตลอดทั้งปี

อย่างไรก็ตาม ด้วยนโยบาย PTO ของธนาคาร บริษัทให้เงิน PTO จำนวนหนึ่งแก่พนักงานในช่วงต้นปีเป็นเงินก้อน เช่น 30% ของค่าเผื่อ PTO ของพนักงาน จากนั้นพนักงานจะได้รับอนุญาตให้สะสม 70% ที่เหลือในปีที่ดำเนินไป “ธนาคาร” ของ PTO นี้มีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้พนักงานสามารถจัดการกับเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลหรือความเจ็บป่วยที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะมี PTO เกิดขึ้น

ส่งกำลังออกไม่จำกัด

นโยบาย PTO แบบไม่จำกัดหมายความว่าพนักงาน (ในทางทฤษฎี) สามารถรับ PTO ได้มากเท่าที่ต้องการตลอดทั้งปี อย่างไรก็ตาม นายจ้างมักจะกำหนดขอบเขตเพื่อให้แน่ใจว่าผลผลิตจะไม่ได้รับผลกระทบในทางลบ

นโยบายนี้ช่วยให้พนักงานสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน และจะช่วยทั้งการดึงดูดและการรักษาพนักงานไว้

ยกยอด

ธุรกิจบางแห่งอนุญาตให้พนักงาน "ยกยอด" วันหยุดที่ได้รับค่าจ้างซึ่งไม่ได้ใช้ในปีวันหยุดที่ผ่านมาไปยังปีวันหยุดใหม่ ซึ่งหมายความว่าพวกเขามี PTO ที่ "ฝากไว้" จากปีที่แล้วเป็นเวลาหนึ่งปี และจากนั้นพวกเขาจะเริ่มสะสม PTO ของปีที่สองตามปกติ

ตัวอย่างเช่น หากสถานที่ทำงานของคุณเสนอวันลาหยุดประจำปี 3 สัปดาห์ และพนักงานไม่ได้ใช้วันหยุดที่ได้รับค่าจ้างในปีวันหยุดปีแรก พนักงานจะ "สำรอง" 3 สัปดาห์นั้นและอาจใช้เวลาได้สูงสุด 6 สัปดาห์ ส่งกำลังออกในปีวันหยุดที่ 2

วิธีคำนวณ PTO

แม้ว่าเครื่องคำนวณการหยุดงานในตัวของ Connecteam สามารถคำนวณค่า PTO ให้คุณได้ แต่อาจมีบางครั้งที่คุณต้องคำนวณค่าคงค้างวันหยุดของพนักงานด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น หากคุณพยายามอธิบายให้พนักงานของคุณทราบว่า PTO ทำงานอย่างไร

โดยปกติคุณจะต้องทำการคำนวณด้วยตนเองสำหรับประเภทนโยบาย PTO ที่คงค้างและธนาคารเท่านั้น นโยบายการยกยอดมักจะทำงานควบคู่ไปกับนโยบายคงค้างหรือธนาคาร และนโยบาย PTO แบบไม่จำกัดไม่จำเป็นต้องมีการคำนวณ เนื่องจากค่าเผื่อพนักงาน (ในทางทฤษฎี) จะไม่จำกัด!

วิธีการคำนวณ PTO คงค้าง

ในตัวอย่างนี้ ปีของ PTO จะเริ่มตั้งแต่เดือนมกราคมถึงธันวาคม พนักงานของคุณมีสิทธิ์ได้รับ PTO 3 สัปดาห์ต่อปี (ตามสัดส่วน) โดยได้รับค่าจ้าง 2 ครั้งต่อเดือน และพนักงานเต็มเวลาทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

Jane พนักงานของคุณต้องการทราบว่าเธอจะมี PTO เท่าใดภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม เพื่อที่เธอจะได้วางแผนวันหยุดพักผ่อนของครอบครัว เจนทำงานพาร์ทไทม์ 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไม่มี PTO ที่ต้องทำต่อจากปีที่แล้ว และไม่ได้วางแผนที่จะใช้ PTO ใดๆ ระหว่างนี้กับวันหยุดพักผ่อนของครอบครัว ตัวอย่างนี้แสดงวิธีการคำนวณวันหยุดคงค้าง:

ขั้นตอนที่ 1: แปลงเบี้ยเลี้ยงรายปีเป็นเบี้ยเลี้ยงรายชั่วโมง

นโยบาย PTO ส่วนใหญ่จะร่างจำนวนพนักงาน PTO ที่มีสิทธิได้รับในสัปดาห์หรือวัน เพื่อให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อคำนวณยอดค้างรับ PTO เราจะคำนวณยอดเป็นชั่วโมง เนื่องจากเรามักจะจัดการกับยอดคงค้าง PTO ที่เป็นเศษส่วนตลอดทั้งปี

2 สัปดาห์ x 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ = 80 ชั่วโมงของ PTO ต่อปี

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณจำนวนงวดการจ่ายต่อปี

มี 2 ​​งวดต่อเดือน จะมี 24 งวดใน 1 ปี หากมีเพียง 1 งวดต่อเดือน จะมี 12 งวด

12 เดือน x 2 งวดต่อเดือน = 24 งวด

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณเบี้ยเลี้ยงตามสัดส่วนของ Jane

โปรดจำไว้ว่าเจนทำงานนอกเวลาเท่านั้น ดังนั้นเบี้ยเลี้ยงของเธอจึงต้องคิดตามสัดส่วนโดยการหารจำนวนชั่วโมงในสัญญาจ้างเต็มเวลาด้วยจำนวนชั่วโมงที่เจนทำงาน:

เจน 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ / 40 ชั่วโมง (สัญญาเต็มเวลา) = 0.75

Jane คิดเป็น 0.75 ของพนักงานประจำ ดังนั้นเธอจึงมีสิทธิ์ได้รับ 75% ของค่า PTO ของพนักงานประจำ:

80 x 0.75 = 60 ชั่วโมงของ PTO สำหรับปี

ขั้นตอนที่ 4: คำนวณจำนวนชั่วโมง PTO ที่ Jane จะเกิดขึ้นต่อรอบการจ่ายเงิน

ถัดไป หารจำนวนงวดการจ่ายเงินในปีด้วยจำนวนชั่วโมงส่งกำลังออกที่เจนมีสิทธิได้รับสำหรับปี:

60 ชั่วโมงของ PTO / 24 งวด = 2.5 ชั่วโมงของ PTO ที่เกิดขึ้นต่องวดการจ่าย

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณว่า Jane จะมีสิทธิ์ได้รับ PTO ชั่วโมงกี่ชั่วโมงภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม

กรกฎาคมเป็นเดือนที่ 7 ดังนั้นธุรกิจจะอยู่ในงวดการจ่ายเงินที่ 14:

2.5 ชั่วโมงต่องวดการจ่าย x 14 งวด = 35 ชั่วโมงส่งกำลังออกภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม

35 ชั่วโมง / 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ของ Jane = 1.166
ดังนั้นเจนสามารถรับ PTO ได้ หนึ่งสัปดาห์เต็ม ภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม

วิธีคำนวณ PTO ของธนาคาร

สมมติว่าพนักงานของคุณได้รับ PTO 3 สัปดาห์ต่อปี โดยได้รับค่าจ้างเดือนละครั้ง และสัญญาจ้างเต็มเวลาคือ 37.5 ชั่วโมง Markus ทำงาน 37.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และแบกรับ PTO มากกว่าหนึ่งสัปดาห์จากช่วงพักร้อนปีที่แล้ว เขาต้องการทราบว่าเขาจะรับ PTO ได้เท่าใดในสิ้นเดือนเมษายน

ในการคำนวณนี้ ปีของการส่งกำลังออกจะเริ่มตั้งแต่เดือนมกราคมถึงธันวาคม เราจะถือว่านโยบาย PTO ของธนาคารอนุญาตให้มี 30% ของค่าเผื่อ PTO ของพนักงานในช่วงต้นปี และส่วนที่เหลือจะค่อยๆ สะสมตลอดปี PTO

ขั้นตอนที่ 1: แปลงเบี้ยเลี้ยงรายปีเป็นเบี้ยเลี้ยงรายชั่วโมง

เช่นเดียวกับนโยบายการคงค้าง ขั้นแรกคุณควรแปลงค่าเผื่อ PTO ประจำปีของพนักงานเป็นค่าเผื่อรายชั่วโมง:

3 สัปดาห์ x 37.5 ชั่วโมง = 112.5 ชั่วโมงของ PTO ต่อปี

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณจำนวนงวดการจ่ายต่อปี

ในกรณีนี้ มีงวดการจ่ายเงินหนึ่งงวดต่อเดือน:

1 x 12 = 12 งวดการจ่ายเงิน  

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณจำนวน PTO Markus ที่เกิดขึ้นทันที

เนื่องจากเป็นนโยบายของธนาคาร 30% ของค่าเผื่อของ Markus จะได้รับทันที ดังนั้น:

112.5 x 0.3 = 33.75 ชั่วโมงของ PTO พร้อมให้ใช้งานทันทีสำหรับ Markus ณ วันที่ 1 มกราคม

112.5 – 33.75 = 78.75 ชั่วโมงของ PTO ที่เหลือให้สะสมตลอดทั้งปีที่เหลือของ PTO

ขั้นตอนที่ 4: คำนวณจำนวนชั่วโมง PTO ที่จะเกิดขึ้นต่อรอบการจ่ายเงิน

ตอนนี้หารจำนวนนั้นด้วยจำนวนงวดการจ่ายเงินในปี:

78.75 ชั่วโมง PTO ต่อปี / 12 งวดการจ่าย = 6.56 ชั่วโมงของ PTO ที่เกิดขึ้นต่องวดการจ่าย

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณจำนวนชั่วโมงที่ Markus จะมีสิทธิ์ได้รับภายในสิ้นเดือนเมษายน

เมษายนเป็นเดือนที่ 4 ของปี PTO ดังนั้น:

4 x 6.56 = 26.24 ชม

บวกกับ 37.5 ชั่วโมงของ PTO Markus ที่ยกมาจากปีก่อนหน้า:

26.24 + 33.75 + 37.5 = 97.49 ชม

97.49 ชั่วโมง / 37.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ของ Markus = 2.6

ดังนั้น Markus จึงสะสมและฝาก PTO สองสัปดาห์เต็ม ภายในสิ้นเดือนเมษายน

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดการ PTO

พยายามกำหนดเวลาการส่งกำลังออกของพนักงานล่วงหน้า

การกระตุ้นให้พนักงานจัดกำหนดการส่งกำลังออกล่วงหน้าจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมเมื่อวางแผนกำหนดการ นอกจากนี้ยังจะป้องกันไม่ให้คุณอนุมัติคำขอส่งกำลังออกจำนวนมากเกินไปในคราวเดียว และจบลงด้วยจำนวนพนักงานที่ต่ำ

มีความยืดหยุ่นกับคำขอส่งกำลังออก

บ่อยครั้งที่พนักงานมากกว่าหนึ่งคนต้องการ PTO เดียวกัน เช่น ในช่วงวันหยุดหรือการแข่งขันกีฬา แม้ว่าการจัดตารางเวลานี้อาจเป็นเรื่องยากหากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก คุณควรพยายามสนับสนุนพนักงานให้มีเวลาว่างตามที่พวกเขาร้องขอ ไม่เพียงแต่จะช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แต่ยังสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งอีกด้วย เนื่องจากพนักงานรู้สึกว่าพวกเขาสามารถบรรลุความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีได้

ให้เวลาพนักงานต่อรองกันนานขึ้น

หากพนักงานของคุณต้องการ PTO มากกว่าที่ธุรกิจของคุณเสนอ ให้เปิดการเจรจา บางบริษัทเสนอทางเลือกในการซื้อ PTO เพิ่มเพื่อเป็นสวัสดิการ หรือคุณอาจพิจารณาเพิ่ม PTO ของพนักงานตามวันครบรอบการบริการ ตัวอย่างเช่น หากคุณอนุญาตให้ใช้ PTO 2 สัปดาห์เป็นมาตรฐานสำหรับพนักงาน คุณอาจเพิ่ม PTO เป็น 3 สัปดาห์หลังจากทำงาน 5 ปี

พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการ PTO

หากคุณประสบปัญหาในการจัดการคำขอ PTO ของพนักงาน ระบบแบบฟอร์ม รายการตรวจสอบ และนาฬิกาเวลาของพนักงานในตัวของ Connecteam สามารถช่วยให้คุณเห็นภาพและติดตามคำขอ PTO ของพนักงานได้