So berechnen Sie die Zapfwelle

Es kann eine Herausforderung sein, zu lernen, wie man die PTO Ihres Mitarbeiters berechnet, da viele verschiedene Arten von bezahltem Urlaub und Urlaubsrückstellungsrichtlinien zu berücksichtigen sind.

Sie könnten von Arbeitsmustern, Zahlungsperioden oder anteiligen Mitarbeitern frustriert sein. All diese Schluckaufe lenken Ihren Arbeitsablauf ab und lenken Sie von dem ab, was wirklich wichtig ist – Ihrem Team.

In diesem Artikel erklären wir, was PTO ist und wie Sie es berechnen. Wir geben Ihnen auch einige Top-Tipps für die Verwaltung der PTO-Zulage Ihres Mitarbeiters.

Was ist Zapfwelle?

PTO bedeutet bezahlte Freizeit, eine Leistung, bei der Mitarbeiter für die Zeit bezahlt werden, in der sie nicht arbeiten. PTO kann auch als Urlaubsrückstellung, Jahresurlaub oder bezahlter Urlaub bezeichnet werden.

Mitarbeiter können PTO nutzen, um Urlaub zu nehmen, wenn sie krank sind, um einen Notfall zu Hause zu bewältigen, oder jede andere Art von bezahlter persönlicher Auszeit. PTO wird normalerweise in Stunden berechnet und fällt je nach Arbeitszeit eines Mitarbeiters, Arbeitsmustern und der PTO-Richtlinie Ihres Unternehmens zu unterschiedlichen Sätzen an. Überprüfen Sie unbedingt Ihre PTO-Richtlinie, bevor Sie mit den Berechnungen beginnen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Methode verwenden.

Arten von PTO-Richtlinien

Ihr Unternehmen kann aus vielen verschiedenen Arten von PTO-Policen wählen, die alle unterschiedliche Vorteile haben.

Stellen Sie die Anzahl der Tage ein

Mit dieser Police erhalten Ihre Mitarbeiter zu Beginn des Jahres eine festgelegte Anzahl von PTO-Tagen. Wenn Ihr Urlaubsjahr beispielsweise von Januar bis Januar läuft und Sie 2 Wochen PTO anbieten, erhalten die Mitarbeiter am 1. Januar ihre volle 2-Wochen-Zulage. Sie können dann ihr PTO beantragen und nehmen, wie sie möchten.

PTO-Abgrenzung

Anrechnungsrichtlinien sind bei kleineren Unternehmen und Start-ups beliebt, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre PTO-Zulage das ganze Jahr über langsam anzusammeln. Dies hilft, die Lohnkosten auszugleichen. Es ermöglicht den Mitarbeitern auch, das ganze Jahr über genügend Pausen zu machen, da sie PTO mit einer konstanten Rate ansammeln.

Bank PTO

Banked PTO-Policen sind bei großen Organisationen des Privatsektors beliebt, in denen in der Regel ein gutes Maß an Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern besteht. Eine PTO-Police mit Bankkonto ähnelt einer Accrual-Policy insofern, als PTO das ganze Jahr über langsam angesammelt wird.

Bei einer PTO-Police mit Bankkonto gewährt das Unternehmen den Mitarbeitern jedoch zu Beginn des Jahres einen bestimmten PTO-Betrag als Pauschalbetrag, beispielsweise 30 % ihrer PTO-Pauschale. Die restlichen 70 % kann der Arbeitnehmer dann im Laufe des Jahres ansparen. Diese PTO-„Bank“ ist hilfreich, da sie es den Mitarbeitern ermöglicht, sich mit eventuell auftretenden persönlichen Notfällen oder Krankheiten zu befassen, bevor sie PTO ansammeln können.

Unbegrenzte Zapfwelle

Unbegrenzte PTO-Richtlinien bedeuten, dass Mitarbeiter (theoretisch) das ganze Jahr über so viel PTO nehmen können, wie sie möchten, wann immer sie möchten. Ein Arbeitgeber wird jedoch normalerweise Grenzen setzen, um sicherzustellen, dass die Produktivität nicht nachteilig beeinflusst wird.

Diese Richtlinie ermöglicht es Mitarbeitern, ihr Privat- und Arbeitsleben in Einklang zu bringen, und hilft sowohl bei der Gewinnung als auch bei der Bindung von Talenten.

Übertrag

Einige Unternehmen gestatten Mitarbeitern, aufgelaufene bezahlte Freizeit, die sie im vorherigen Urlaubsjahr nicht genutzt haben, in das neue Urlaubsjahr „mitzunehmen“. Dies würde bedeuten, dass sie ein PTO für ein Jahr „auf Bankkonto“ aus dem Vorjahr haben und dann beginnen würden, das PTO für das zweite Jahr wie gewohnt anzusammeln.

Wenn Ihr Arbeitgeber beispielsweise 3 Wochen Jahresurlaub anbietet und der Mitarbeiter im 1. Urlaubsjahr keine bezahlte Freizeit nimmt, würde er diese 3 Wochen „ansparen“ und könnte maximal 6 Wochen in Anspruch nehmen PTO im 2. Urlaubsjahr.

So berechnen Sie die Zapfwelle

Während der integrierte Freizeitrechner von Connecteam die PTO-Abgrenzung für Sie berechnen kann, kann es vorkommen, dass Sie die Urlaubsrückstellung Ihres Mitarbeiters manuell berechnen müssen – zum Beispiel, wenn Sie versuchen, Ihrem Mitarbeiter zu erklären, wie seine PTO funktioniert.

Sie müssen in der Regel nur manuelle Berechnungen für Policentypen mit Rückstellung und PTO mit Bankkonto durchführen. Carryover-Policen funktionieren normalerweise entweder neben Anrechnungs- oder Bankpolicen, und unbegrenzte PTO-Policen erfordern keine Berechnungen, da die Zulage eines Arbeitnehmers (theoretisch) unbegrenzt ist!

So berechnen Sie die PTO-Abgrenzung

In diesem Beispiel läuft das PTO-Jahr von Januar bis Dezember. Ihre Mitarbeiter haben Anspruch auf 3 Wochen PTO pro Jahr (anteilig), werden zweimal monatlich bezahlt und Vollzeitmitarbeiter arbeiten 40-Stunden-Wochen.

Ihre Mitarbeiterin Jane möchte wissen, wie viel PTO sie bis Ende Juli angesammelt haben wird, damit sie ihren Familienurlaub planen kann. Jane arbeitet Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche, hat kein PTO, das aus dem letzten Jahr übernommen werden könnte, und plant bis zu ihrem Familienurlaub kein PTO. Dieses Beispiel zeigt, wie die Urlaubsrückstellung berechnet wird:

Schritt 1: Wandeln Sie die Jahresvergütung in eine Stundenvergütung um

Die meisten PTO-Richtlinien beschreiben die Anzahl der PTO-Mitarbeiter, auf die sie Anspruch haben, in Wochen oder Tagen, damit die Mitarbeiter sie leichter verstehen können. Bei der Berechnung der PTO-Ansammlung berechnen wir jedoch den Betrag in Stunden, da wir oft das ganze Jahr über mit Teilbeträgen der PTO-Ansammlung zu tun haben.

2 Wochen x 40-Stunden-Wochen = 80 Stunden PTO pro Jahr

Schritt 2: Berechnen Sie, wie viele Lohnperioden es pro Jahr gibt

Bei 2 Zahlungsperioden pro Monat ergeben sich 24 Zahlungsperioden in 1 Jahr. Wenn es nur 1 Zahlungsperiode pro Monat gibt, gibt es 12 Zahlungsperioden.

12 Monate x 2 Lohnperioden pro Monat = 24 Lohnperioden

Schritt 3: Berechnen Sie Janes anteiligen Zuschuss

Denken Sie daran, dass Jane nur Teilzeit arbeitet, daher muss ihre Zulage anteilig berechnet werden, indem die Anzahl der Stunden in einem Vollzeitvertrag durch die Anzahl der Stunden geteilt wird, die Jane arbeitet:

Janes 30-Stunden-Woche / 40 Stunden (Vollzeitvertrag) = 0,75

Jane ist 0,75 einer Vollzeitbeschäftigten, also hat sie Anspruch auf 75 % der PTO-Zulage einer Vollzeitbeschäftigten:

80 x 0,75 = 60 Stunden PTO für das Jahr

Schritt 4: Berechnen Sie, wie viele PTO-Stunden Jane pro Abrechnungszeitraum anfallen wird

Teilen Sie als Nächstes die Anzahl der Lohnperioden im Jahr durch die Anzahl der PTO-Stunden, auf die Jane für das Jahr Anspruch hat:

60 PTO-Stunden / 24 Lohnzeiträume = 2,5 PTO-Stunden pro Lohnzeitraum

Schritt 5: Berechnen Sie, wie viele PTO-Stunden Jane bis Ende Juli zusteht

Juli ist der 7. Monat, also befindet sich das Unternehmen in seiner 14. Zahlungsperiode:

2,5 Stunden pro Lohnperiode x 14 Lohnperioden = 35 Stunden PTO bis Ende Juli

35 Stunden / Janes 30-Stunden-Woche = 1,166
Daher kann Jane bis Ende Juli eine volle Woche PTO nehmen.

So berechnen Sie Banked PTO

Angenommen, Ihre Mitarbeiter erhalten 3 Wochen PTO pro Jahr, werden einmal pro Monat bezahlt und ein Vollzeitvertrag beträgt 37,5 Stunden. Markus arbeitet 37,5 Stunden pro Woche und übernimmt eine Woche PTO aus dem vorherigen Urlaubsjahr. Er möchte wissen, wie viel Zapfwelle er Ende April vertragen kann.

In dieser Berechnung läuft das PTO-Jahr von Januar bis Dezember. Wir gehen davon aus, dass die PTO-Police mit Bankkonto zu Beginn des Jahres 30 % der PTO-Zulage eines Mitarbeiters zulässt, und der Rest wird langsam während des PTO-Jahres angesammelt.

Schritt 1: Wandeln Sie die Jahresvergütung in eine Stundenvergütung um

Wie bei der Ansammlungsrichtlinie sollten Sie zuerst die jährliche PTO-Zulage Ihres Mitarbeiters in eine Stundenzulage umwandeln:

3 Wochen x 37,5 Stunden = 112,5 Stunden PTO pro Jahr

Schritt 2: Berechnen Sie, wie viele Lohnperioden es pro Jahr gibt

In diesem Fall gibt es eine Zahlungsperiode pro Monat:

1 x 12 = 12 Zahlungsperioden  

Schritt 3: Berechnen Sie, wie viel PTO Markus sofort anfällt

Da es sich um eine Police mit Bankkonto handelt, werden 30 % von Markus' Freibetrag sofort ausgezahlt, also:

112,5 x 0,3 = 33,75 Stunden PTO stehen Markus ab dem 1. Januar sofort zur Verfügung

112,5 – 33,75 = 78,75 verbleibende PTO-Stunden, die für den Rest des PTO-Jahres anfallen

Schritt 4: Berechnen Sie, wie viele PTO-Stunden Markus pro Abrechnungszeitraum anfallen werden.

Teilen Sie diese Zahl nun durch die Anzahl der Zahlungsperioden im Jahr:

78,75 PTO-Stunden pro Jahr / 12 Abrechnungsperioden = 6,56 aufgelaufene PTO-Stunden pro Abrechnungsperiode

Schritt 5: Berechnen Sie, wie viele PTO-Stunden Markus bis Ende April zusteht

April ist der 4. Monat des PTO-Jahres, also:

4 x 6,56 = 26,24 Stunden

Plus die 37,5 Stunden PTO, die Markus aus dem vorherigen PTO-Jahr übernommen hat:

26,24 + 33,75 + 37,5 = 97,49 Stunden

97,49 Stunden / 37,5-Stunden-Woche von Markus = 2,6

Daher hat Markus bis Ende April zwei volle Wochen PTO angesammelt und eingezahlt

Top-Tipps für die Verwaltung von PTO

Versuchen Sie, die PTO der Mitarbeiter im Voraus zu planen

Die Ermutigung der Mitarbeiter, ihre PTO im Voraus zu planen, hilft Ihnen, bei der Planung von Zeitplänen vorbereitet zu sein. Es wird auch verhindern, dass Sie zu viele PTO-Anträge auf einmal genehmigen und am Ende mit einem geringen Personalbestand enden.

Seien Sie flexibel bei PTO-Anfragen

Oft möchten mehrere Mitarbeiter die gleiche Zapfwelle, zum Beispiel während der Feiertage oder bei Sportveranstaltungen. Während dies für ein kleines Unternehmen schwierig zu planen sein kann, sollten Sie versuchen, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die von ihnen beantragte Auszeit zu erhalten. Es wird nicht nur Ihre Beziehung zu Ihren Kollegen verbessern, sondern auch eine starke Unternehmenskultur aufbauen, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie eine gute Work-Life-Balance erreichen können.

Geben Sie den Mitarbeitern Zeit, um länger zu verhandeln

Wenn Ihre Mitarbeiter mehr PTO benötigen, als Ihr Unternehmen anbietet, seien Sie offen für Verhandlungen. Einige Unternehmen bieten die Möglichkeit, mehr PTO als Vorteil zu erwerben, oder Sie ziehen in Betracht, das PTO eines Mitarbeiters im Einklang mit Dienstjubiläen zu erhöhen. Wenn Sie beispielsweise standardmäßig 2 Wochen PTO für Mitarbeiter zulassen, können Sie diese nach 5 Dienstjahren auf 3 Wochen PTO erhöhen.

Erwägen Sie die Verwendung einer PTO-Verwaltungssoftware

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die PTO-Anträge Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, kann Ihnen das integrierte System von Connecteam aus Formularen, Checklisten und Mitarbeiter-Stempeluhr dabei helfen, die PTO-Anträge Ihrer Mitarbeiter zu visualisieren und mit ihnen Schritt zu halten.