Cum se calculează PTO

A învăța cum să calculezi PTO al angajatului tău poate fi o provocare, având în vedere multe tipuri diferite de politici de acumulare a concediilor plătite și a concediilor.

S-ar putea să fii frustrat de tiparele de lucru, perioadele de plată sau angajații proporționali. Toate aceste sughițuri îți vor distrage atenția fluxului de lucru și te vor abate de la ceea ce este cu adevărat important: echipa ta.

În acest articol, detaliem ce este PTO și cum o calculezi. De asemenea, vă vom oferi câteva sfaturi de top pentru gestionarea indemnizației PTO a angajatului dvs.

Ce este PTO?

PTO înseamnă concediu plătit, un beneficiu în care angajații sunt plătiți pentru timpul în care nu lucrează. PTO poate fi numit și acumulare de concediu, concediu anual sau concediu plătit.

Angajații pot folosi PTO pentru a-și lua o vacanță, dacă sunt bolnavi, pentru a face față unei urgențe la domiciliu sau pentru orice alt tip de concediu personal plătit. PTO este de obicei calculat în ore și se acumulează la rate diferite, în funcție de programul de lucru al unui angajat, de modelele de lucru și de politica PTO pe care o folosește compania ta. Asigurați-vă că vă verificați politica PTO înainte de a începe calculele pentru a vă asigura că utilizați metoda corectă.

Tipuri de politici PTO

Compania dvs. poate alege dintre multe tipuri diferite de politici PTO, care au toate beneficii diferite.

Setați numărul de zile

Cu această politică, angajații dvs. primesc un anumit număr de zile de PTO la începutul anului. De exemplu, dacă anul dvs. de vacanță durează din ianuarie până în ianuarie și oferiți 2 săptămâni de PTO, angajații vor primi indemnizația lor completă de 2 săptămâni la 1 ianuarie. Apoi, vor putea să solicite și să-și ia PTO după cum doresc.

acumulare PTO

Politicile de acumulare sunt populare în rândul întreprinderilor mai mici și al startup-urilor, deoarece le permit angajaților să-și acumuleze încet alocația PTO pe tot parcursul anului. Acest lucru ajută la echilibrarea costurilor salariale. De asemenea, permite angajaților să ia suficiente pauze pe tot parcursul anului, deoarece acumulează PTO la o rată constantă.

PTO bancar

Politicile PTO bancare sunt populare în rândul organizațiilor mari din sectorul privat, unde tinde să existe un nivel bun de încredere între manageri și angajați. O politică PTO bancată este similară cu o politică de angajamente, deoarece PTO se acumulează lent pe tot parcursul anului.

Cu toate acestea, cu o politică PTO bancară, compania acordă angajaților o anumită sumă de PTO la începutul anului sub formă de sumă forfetară, de exemplu, 30% din alocația lor PTO. Angajatului i se permite apoi să acumuleze restul de 70% pe măsură ce trece anul. Această „bancă” de PTO este utilă, deoarece permite angajaților să facă față oricăror urgențe personale sau boli care ar putea apărea înainte de a putea acumula orice PTO.

PTO nelimitat

Politicile PTO nelimitate înseamnă că angajații (teoretic) pot lua câte PTO doresc oricând doresc pe parcursul anului. Cu toate acestea, un angajator va stabili de obicei limite pentru a se asigura că productivitatea nu este afectată în detriment.

Această politică permite angajaților să își echilibreze viața personală și cea profesională și va ajuta atât la atragerea, cât și la reținerea talentelor.

Reportare

Unele companii permit angajaților să „reporte” orice concediu plătit acumulat pe care nu l-au folosit în anul de vacanță anterior în noul an de concediu. Acest lucru ar însemna că au un PTO „bancat” de un an față de anul precedent și că ar începe apoi să acumuleze PTO al doilea an ca de obicei.

De exemplu, dacă locul dvs. de muncă oferă 3 săptămâni de concediu anual și angajatul nu își ia niciun concediu plătit în primul an de concediu, va „banca” acele 3 săptămâni și ar putea lua până la maximum 6 săptămâni. PTO în al 2-lea an de vacanță.

Cum se calculează PTO

În timp ce calculatorul de concediu încorporat de la Connecteam poate calcula acumularea PTO pentru dvs., pot exista momente în care trebuie să calculați manual acumularea de concediu a angajatului dvs. - de exemplu, dacă încercați să explicați angajatului dumneavoastră cum funcționează PTO.

De obicei, va trebui să efectuați doar calcule manuale pentru tipurile de polițe PTO acumulate și bancare. Polițele de reportare funcționează, de obicei, alături de polițele de angajamente sau cele bancare, iar politicile PTO nelimitate nu necesită calcule, deoarece indemnizația unui angajat este (teoretic) nelimitată!

Cum se calculează acumularea PTO

În acest exemplu, anul PTO durează din ianuarie până în decembrie. Angajații dvs. sunt eligibili pentru 3 săptămâni de PTO pe an (pro rata), sunt plătiți de două ori pe lună, iar angajații cu normă întreagă lucrează săptămânal de 40 de ore.

Angajata dvs., Jane, ar dori să știe cât de mult PTO va fi acumulat până la sfârșitul lunii iulie, pentru a-și putea planifica vacanța în familie. Jane lucrează cu jumătate de normă la 30 de ore pe săptămână, nu are PTO care să fie reportat de anul trecut și nu intenționează să ia niciun PTO de acum până în vacanța de familie. Acest exemplu arată cum se calculează acumularea de concedii:

Pasul 1: Transformați indemnizația anuală într-o indemnizație orară

Majoritatea politicilor PTO vor sublinia numărul de angajați PTO la care au dreptul în săptămâni sau zile, astfel încât angajații să fie mai ușor de înțeles. Cu toate acestea, atunci când calculăm acumularea PTO, calculăm suma în ore, deoarece adesea ne confruntăm cu sume fracționale din acumularea PTO pe tot parcursul anului.

2 săptămâni x săptămâni de 40 de ore = 80 de ore de PTO pe an

Pasul 2: Calculați câte perioade de plată există pe an

Cu 2 perioade de plată pe lună, vor exista 24 de perioade de plată într-un an. Dacă există o singură perioadă de plată pe lună, vor exista 12 perioade de plată.

12 luni x 2 perioade de plată pe lună = 24 de perioade de plată

Pasul 3: Calculați alocația pro rata a lui Jane

Amintiți-vă că Jane lucrează doar cu normă parțială, așa că indemnizația ei trebuie să fie proporțională împărțind numărul de ore dintr-un contract cu normă întreagă la numărul de ore pe care le lucrează Jane:

Săptămâna de 30 de ore a lui Jane / 40 de ore (contract cu normă întreagă) = 0,75

Jane are 0,75% dintr-un angajat cu normă întreagă, așa că are dreptul la 75% din indemnizația PTO a unui angajat cu normă întreagă:

80 x 0,75 = 60 de ore de PTO pe an

Pasul 4: Calculați câte ore PTO va acumula Jane pe perioadă de plată

Apoi, împărțiți numărul de perioade de plată din an la numărul de ore PTO la care are dreptul Jane pentru anul respectiv:

60 de ore de PTO / 24 de perioade de plată = 2,5 ore de PTO acumulat pe perioadă de plată

Pasul 5: Calculați câte ore PTO va fi eligibilă Jane până la sfârșitul lunii iulie

Iulie este a 7-a lună, așa că afacerea va fi la a 14-a perioadă de plată:

2,5 ore pe perioadă de plată x 14 perioade de plată = 35 de ore PTO până la sfârșitul lunii iulie

35 de ore / Săptămâna de 30 de ore a lui Jane = 1,166
Prin urmare, Jane poate lua o săptămână întreagă de PTO până la sfârșitul lunii iulie.

Cum se calculează PTO bancar

Să presupunem că angajații tăi primesc 3 săptămâni de PTO pe an, sunt plătiți o dată pe lună și un contract cu normă întreagă este de 37,5 ore. Markus lucrează 37,5 ore pe săptămână și are peste o săptămână de PTO din anul de vacanță precedent. Ar vrea să știe câtă PTO va putea lua la sfârșitul lunii aprilie.

În acest calcul, anul PTO se va desfășura din ianuarie până în decembrie. Vom presupune că politica PTO bancată permite 30% din indemnizația PTO a unui angajat la începutul anului, iar restul se va acumula lent pe tot parcursul anului PTO.

Pasul 1: Transformați indemnizația anuală într-o indemnizație orară

Ca și în cazul politicii de angajamente, mai întâi ar trebui să convertiți indemnizația anuală PTO a angajatului dvs. într-o indemnizație orară:

3 săptămâni x 37,5 ore = 112,5 ore de PTO pe an

Pasul 2: Calculați câte perioade de plată există pe an

În acest caz, există o perioadă de plată pe lună:

1 x 12 = 12 perioadele de plată  

Pasul 3: Calculați cât de mult PTO acumulează Markus imediat

Deoarece aceasta este o poliță bancară, 30% din alocația lui Markus este primită imediat, deci:

112,5 x 0,3 = 33,75 ore de PTO disponibil imediat pentru Markus începând cu 1 ianuarie

112,5 – 33,75 = 78,75 ore de PTO rămase de acumulat în restul anului PTO

Pasul 4: Calculați câte ore PTO va acumula Markus pe perioadă de plată.

Acum împărțiți acel număr la numărul de perioade de plată din an:

78,75 ore PTO pe an / 12 perioade de plată = 6,56 ore PTO acumulate pe perioadă de plată

Pasul 5: Calculați câte ore PTO va fi eligibil Markus până la sfârșitul lunii aprilie

Aprilie este a 4-a lună a anului PTO, deci:

4 x 6,56 = 26,24 ore

În plus, cele 37,5 ore de PTO Markus au fost reportate din anul precedent PTO:

26,24 + 33,75 + 37,5 = 97,49 ore

97,49 ore / Săptămâna de 37,5 ore a lui Markus = 2,6

Prin urmare, Markus a acumulat și a încasat două săptămâni întregi de PTO până la sfârșitul lunii aprilie

Sfaturi de top pentru gestionarea PTO

Încercați să programați PTO-ul angajaților din timp

Încurajarea angajaților să-și programeze PTO din timp vă va ajuta să fiți pregătiți atunci când planificați programele. De asemenea, vă va împiedica să aprobați prea multe solicitări PTO simultan și să ajungeți la un nivel scăzut de personal.

Fiți flexibil cu solicitările PTO

Adesea, mai mult de un angajat va dori același PTO, de exemplu, în preajma sărbătorilor sau a evenimentelor sportive. Deși acest lucru poate fi dificil de programat dacă sunteți o afacere mică, ar trebui să încercați să sprijiniți angajații să aibă timpul liber pe care îl solicită. Nu numai că vă va îmbunătăți relația cu colegii, dar va construi și o cultură puternică a companiei, deoarece angajații simt că sunt capabili să realizeze un echilibru bun între viața profesională și viața privată.

Permiteți angajaților să negocieze mai mult timp

Dacă angajații dvs. au nevoie de mai mult PTO decât oferă afacerea dvs., fiți deschiși la negocieri. Unele companii oferă opțiunea de a achiziționa mai mult PTO ca beneficiu sau ați putea lua în considerare creșterea PTO al unui angajat în conformitate cu aniversările de serviciu. De exemplu, dacă permiteți 2 săptămâni de PTO ca standard pentru angajați, ați putea crește acest lucru la 3 săptămâni de PTO după 5 ani de serviciu.

Luați în considerare utilizarea software-ului de management PTO

Dacă vă străduiți să gestionați solicitările PTO ale angajaților dvs., sistemul încorporat de formulare, liste de verificare și ceasul de timp al angajaților Connecteam vă pot ajuta să vizualizați și să țineți pasul cu solicitările PTO ale angajatului.