Cara Menghitung PTO

Mempelajari cara menghitung PTO karyawan Anda dapat menjadi tantangan, dengan berbagai jenis cuti berbayar dan kebijakan akrual liburan untuk dipertimbangkan.

Anda mungkin frustrasi dengan pola kerja, periode pembayaran, atau karyawan pro rata. Semua cegukan ini akan mengganggu alur kerja Anda dan mengalihkan Anda dari hal yang benar-benar penting—tim Anda.

Pada artikel ini, kami menguraikan apa itu PTO dan bagaimana Anda menghitungnya. Kami juga akan memberi Anda beberapa tip terbaik untuk mengelola tunjangan PTO karyawan Anda.

Apa itu PTO?

PTO berarti cuti berbayar, tunjangan di mana karyawan dibayar untuk waktu mereka tidak bekerja. PTO juga bisa disebut akrual liburan, cuti tahunan, atau cuti berbayar.

Karyawan dapat menggunakan PTO untuk berlibur, jika mereka sakit, untuk menghadapi keadaan darurat di rumah, atau jenis cuti pribadi berbayar lainnya. PTO biasanya dihitung dalam jam dan diakumulasikan dengan tarif yang berbeda tergantung pada jam kerja karyawan, pola kerja, dan kebijakan PTO yang digunakan perusahaan Anda. Pastikan untuk memeriksa kebijakan PTO Anda sebelum memulai perhitungan untuk memastikan Anda menggunakan metode yang benar.

Jenis Kebijakan PTO

Bisnis Anda dapat memilih dari berbagai jenis polis PTO, yang semuanya memiliki manfaat berbeda.

Tetapkan jumlah hari

Dengan kebijakan ini, karyawan Anda menerima sejumlah hari PTO di awal tahun. Misalnya, jika tahun liburan Anda berlangsung dari Januari hingga Januari dan Anda menawarkan 2 minggu PTO, karyawan akan menerima tunjangan 2 minggu penuh pada 1 Januari. Mereka kemudian dapat mengajukan dan mengambil PTO sesuka mereka.

akrual PTO

Kebijakan akrual populer di kalangan bisnis kecil dan pemula karena memungkinkan karyawan mengakumulasikan tunjangan PTO mereka secara perlahan sepanjang tahun. Ini membantu menyeimbangkan biaya penggajian. Ini juga memungkinkan karyawan untuk mengambil istirahat yang cukup sepanjang tahun karena mereka memperoleh PTO pada tingkat yang konsisten.

PTO bank

Kebijakan PTO perbankan populer di kalangan organisasi sektor swasta besar di mana cenderung ada tingkat kepercayaan yang baik antara manajer dan karyawan. Kebijakan PTO yang dibelokkan mirip dengan kebijakan akrual di mana PTO secara perlahan bertambah sepanjang tahun.

Namun, dengan kebijakan banked PTO, perusahaan memberikan sejumlah PTO kepada karyawan di awal tahun sebagai lump sum, misalnya 30% dari tunjangan PTO mereka. Karyawan tersebut kemudian diizinkan untuk menambah 70% sisanya seiring berjalannya tahun. “Bank” PTO ini sangat membantu karena memungkinkan karyawan menangani keadaan darurat pribadi atau penyakit yang mungkin timbul sebelum mereka dapat memperoleh PTO apa pun.

PTO tidak terbatas

Kebijakan PTO tanpa batas berarti bahwa karyawan (secara teori) dapat mengambil PTO sebanyak yang mereka suka kapan pun mereka mau sepanjang tahun. Namun, pemberi kerja biasanya akan menetapkan batasan untuk memastikan bahwa produktivitas tidak terpengaruh secara merugikan.

Kebijakan ini memungkinkan karyawan untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi dan pekerjaan mereka dan akan membantu daya tarik dan retensi bakat.

Menopang

Beberapa bisnis mengizinkan karyawan untuk “memindahkan” cuti berbayar yang masih harus dibayar yang tidak mereka gunakan pada tahun liburan sebelumnya ke tahun liburan yang baru. Ini berarti bahwa mereka memiliki PTO "banked" satu tahun dari tahun sebelumnya dan kemudian mereka akan mulai memperoleh PTO tahun kedua seperti biasa.

Misalnya, jika tempat kerja Anda menawarkan cuti tahunan selama 3 minggu dan karyawan tersebut tidak mengambil cuti berbayar apa pun pada tahun liburan pertama, mereka akan "menyimpan" 3 minggu tersebut dan dapat memakan waktu maksimal 6 minggu. PTO di tahun liburan ke-2.

Cara Menghitung PTO

Meskipun kalkulator cuti bawaan Connecteam dapat menghitung akrual PTO untuk Anda, mungkin ada kalanya Anda perlu menghitung akrual liburan karyawan Anda secara manual—misalnya, jika Anda mencoba menjelaskan kepada karyawan Anda cara kerja PTO mereka.

Anda biasanya hanya perlu melakukan penghitungan manual untuk jenis kebijakan PTO akrual dan bank. Kebijakan carryover biasanya bekerja berdampingan dengan kebijakan akrual atau banked, dan kebijakan PTO tak terbatas tidak memerlukan perhitungan karena tunjangan karyawan (secara teori) tidak terbatas!

Cara menghitung akrual PTO

Dalam contoh ini, tahun PTO berlangsung dari Januari hingga Desember. Karyawan Anda memenuhi syarat untuk 3 minggu PTO per tahun (pro rata), dibayar dua kali sebulan, dan karyawan penuh waktu bekerja 40 jam seminggu.

Karyawan Anda, Jane, ingin mengetahui berapa banyak PTO yang akan diperolehnya pada akhir Juli agar dia dapat merencanakan liburan keluarganya. Jane bekerja paruh waktu 30 jam per minggu, tidak memiliki PTO yang akan dibawa dari tahun lalu, dan tidak berencana untuk mengambil PTO apa pun antara sekarang dan liburan keluarganya. Contoh ini menunjukkan cara menghitung akrual liburan:

Langkah 1: Ubah tunjangan tahunan menjadi tunjangan per jam

Sebagian besar kebijakan PTO akan menguraikan jumlah hak karyawan PTO dalam beberapa minggu atau hari sehingga lebih mudah dipahami oleh karyawan. Namun, saat menghitung akrual PTO, kami menghitung jumlahnya dalam hitungan jam karena kami sering berurusan dengan jumlah pecahan akrual PTO sepanjang tahun.

2 minggu x 40 jam seminggu = 80 jam PTO per tahun

Langkah 2: Hitung berapa banyak periode pembayaran per tahun

Dengan 2 periode pembayaran per bulan, akan ada 24 periode pembayaran dalam 1 tahun. Jika hanya ada 1 periode pembayaran per bulan, akan ada 12 periode pembayaran.

12 bulan x 2 periode pembayaran per bulan = 24 periode pembayaran

Langkah 3: Hitung tunjangan pro rata Jane

Ingatlah bahwa Jane hanya bekerja paruh waktu, jadi tunjangannya perlu diprorata dengan membagi jumlah jam dalam kontrak penuh waktu dengan jumlah jam kerja Jane:

Jane 30 jam seminggu / 40 jam (kontrak penuh waktu) = 0,75

Jane adalah 0,75 dari karyawan penuh waktu, jadi dia berhak atas 75% dari tunjangan PTO karyawan penuh waktu:

80 x 0,75 = 60 jam PTO dalam setahun

Langkah 4: Hitung berapa jam PTO yang akan diperoleh Jane per periode pembayaran

Selanjutnya, bagi jumlah periode pembayaran dalam setahun dengan jumlah jam PTO yang menjadi hak Jane untuk tahun tersebut:

60 jam PTO / 24 periode pembayaran = 2,5 jam PTO terakumulasi per periode pembayaran

Langkah 5: Hitung berapa jam PTO yang akan diterima Jane pada akhir Juli

Juli adalah bulan ke-7, jadi bisnis akan berada dalam periode pembayaran ke-14:

2,5 jam per periode pembayaran x 14 periode pembayaran = 35 jam PTO pada akhir Juli

35 jam / 30 jam seminggu Jane = 1,166
Oleh karena itu, Jane dapat menjalani PTO selama satu minggu penuh pada akhir Juli.

Cara menghitung PTO yang dibelokkan

Misalkan karyawan Anda menerima 3 minggu PTO per tahun, dibayar sebulan sekali, dan kontrak penuh waktu adalah 37,5 jam. Markus bekerja 37,5 jam per minggu dan membawa lebih dari satu minggu PTO dari tahun liburan sebelumnya. Dia ingin tahu berapa banyak PTO yang bisa dia ambil pada akhir April.

Dalam perhitungan ini, tahun PTO akan berlangsung dari Januari hingga Desember. Kami akan berasumsi bahwa polis PTO bank mengizinkan 30% dari tunjangan PTO karyawan pada awal tahun, dan sisanya akan diakumulasikan secara perlahan sepanjang tahun PTO.

Langkah 1: Ubah tunjangan tahunan menjadi tunjangan per jam

Seperti halnya dengan kebijakan akrual, pertama-tama Anda harus mengonversi tunjangan PTO tahunan karyawan Anda menjadi tunjangan per jam:

3 minggu x 37,5 jam = 112,5 jam PTO per tahun

Langkah 2: Hitung berapa banyak periode pembayaran per tahun

Dalam hal ini, ada satu periode pembayaran per bulan:

1x12 = 12 periode pembayaran  

Langkah 3: Hitung berapa banyak PTO Markus segera bertambah

Karena ini adalah kebijakan bank, 30% dari tunjangan Markus langsung diterima, jadi:

112,5 x 0,3 = 33,75 jam PTO segera tersedia untuk Markus per 1 Januari

112,5 – 33,75 = 78,75 jam PTO tersisa untuk bertambah sepanjang sisa tahun PTO

Langkah 4: Hitung berapa jam PTO yang akan diperoleh Markus per periode pembayaran.

Sekarang bagi angka itu dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun:

78,75 jam PTO per tahun / 12 periode pembayaran = 6,56 jam PTO yang diperoleh per periode pembayaran

Langkah 5: Hitung berapa jam PTO yang akan diterima Markus pada akhir April

April adalah bulan ke-4 tahun PTO, jadi:

4 x 6,56 = 26,24 jam

Ditambah 37,5 jam PTO Markus telah terbawa dari tahun PTO sebelumnya:

26,24 + 33,75 + 37,5 = 97,49 jam

97,49 jam / Markus 37,5 jam seminggu = 2,6

Oleh karena itu, Markus telah memperoleh dan menyimpan PTO selama dua minggu penuh pada akhir April

Tips Teratas untuk Mengelola PTO

Cobalah untuk menjadwalkan PTO karyawan sebelumnya

Mendorong karyawan untuk menjadwalkan PTO mereka sebelumnya akan membantu Anda bersiap saat merencanakan jadwal. Ini juga akan mencegah Anda menyetujui terlalu banyak permintaan PTO sekaligus dan berakhir dengan tingkat kepegawaian yang rendah.

Bersikaplah fleksibel dengan permintaan PTO

Seringkali, lebih dari satu karyawan menginginkan PTO yang sama, misalnya saat liburan atau acara olahraga. Meskipun ini mungkin sulit untuk dijadwalkan jika Anda adalah bisnis kecil, Anda harus mencoba mendukung karyawan untuk mendapatkan waktu istirahat yang mereka minta. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan hubungan Anda dengan kolega, tetapi juga akan membangun budaya perusahaan yang kuat karena karyawan merasa mampu mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang baik.

Izinkan karyawan untuk bernegosiasi untuk lebih banyak waktu

Jika karyawan Anda membutuhkan lebih banyak PTO daripada penawaran bisnis Anda, terbukalah untuk negosiasi. Beberapa perusahaan menawarkan opsi untuk membeli lebih banyak PTO sebagai tunjangan, atau Anda mungkin mempertimbangkan untuk meningkatkan PTO karyawan sejalan dengan peringatan layanan. Misalnya, jika Anda mengizinkan 2 minggu PTO sebagai standar untuk karyawan, Anda dapat meningkatkannya menjadi 3 minggu PTO setelah 5 tahun masa kerja.

Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen PTO

Jika Anda kesulitan untuk mengelola permintaan PTO karyawan Anda, sistem formulir, daftar periksa, dan jam waktu karyawan Connecteam dapat membantu Anda memvisualisasikan dan mengikuti permintaan PTO karyawan Anda.