คู่มือผู้จัดการเกี่ยวกับการขาดงานในที่ทำงาน

จัดการกับการขาดงานของพนักงานที่อยู่นอกเหนือการควบคุมก่อนที่ธุรกิจของคุณจะเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากในบัญชีเงินเดือน ตรวจสอบค่าใช้จ่าย สาเหตุ และวิธีแก้ปัญหาในการจัดการปัญหาการเข้างานในที่ทำงาน

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้พนักงานของคุณขาดงาน วันลาป่วย ลาคลอดบุตร และวันหยุดพักผ่อนถือเป็นการขาดงานที่ถูกต้องโดยทั่วไป

แต่การขาดงานโดยไม่ได้วางแผนหรือการขาดงานบ่อยครั้งอาจทำให้เกิดปัญหามากมายสำหรับธุรกิจและพนักงานของคุณ

การขาดงานโดยไม่ได้วางแผนอาจทำให้การเงิน ขวัญกำลังใจ และ ประสิทธิภาพการ ทำงานของบริษัทคุณ เสียหายได้

การขาดงานแบบสุ่มโดยไม่ได้วางแผนไม่คุ้มค่าที่จะกังวล แต่ถ้าคุณสังเกตเห็นรูปแบบและการขาดงานกลายเป็นนิสัยสำหรับพนักงานบางคนของคุณ ถึงเวลาที่จะต้องเข้าไปแทรกแซงและดำเนินการ

เหตุใดการขาดงานมากเกินไปในที่ทำงานจึงเป็นปัญหา

น่าเสียดายที่การขาดงานของพนักงานเป็นปัญหาทั่วไปสำหรับนายจ้างและเจ้าของธุรกิจ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ The Workforce Institute ได้ทำการศึกษาในช่วงสุดท้ายของ Game of Thrones การสำรวจนี้แสดงให้เห็นว่าพนักงานกว่า 34% ของสหรัฐฯ (27.2 ล้านคน) ยอมรับว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะลาป่วย มาสาย หรือมีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยกว่าปกติในที่ทำงาน

เมื่อการขาดงานกลายเป็นนิสัย นายจ้างยังต้องเสียเงินจำนวนมากอีกด้วย โดยเฉลี่ยแล้ว บริษัทต่างๆ ของสหรัฐฯ สูญเสียพนักงานรายชั่วโมงประมาณ 3,600 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อพนักงานรายชั่วโมง และ 2,650 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อพนักงานที่ได้รับเงินเดือนในแต่ละปีในการสูญเสียผลิตผลจากการขาดพนักงาน และนั่นคือการประมาณการแบบอนุรักษ์นิยม ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพิ่มขึ้นเร็วขึ้นหากคุณมีพนักงานเป็นร้อยหรือเป็นพันคน

การขาดงานของพนักงานยังเพิ่มภาระงานให้กับพนักงานปัจจุบัน การต้องรับภาระจากเพื่อนร่วมงานที่ขาดงานอย่างต่อเนื่องสามารถนำไปสู่ความรู้สึกเหนื่อยหน่ายได้

วิธีที่ดีที่สุดในการลดผลกระทบจากการขาดงานของพนักงานคือ:

• สร้างแผนการปรับปรุงการเข้างานของพนักงาน
• ออกแบบนโยบายการเข้างานให้ชัดเจน
• มีโซลูชันที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการเข้างานของพนักงาน
• ติดตามเวลาที่จ่ายและค้างชำระอย่างแม่นยำ

แต่ก่อนอื่น คุณต้องจัดการกับสิ่งที่ทำให้ขาดเกิน เช่น นโยบายที่คลุมเครือ ขวัญกำลังใจต่ำ หรือปัญหาการติดตามเวลา

การขาดงานของพนักงานทำให้ธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

บริษัทต่างๆ มักจะประเมินค่าต่ำไปหรือแม้แต่เพิกเฉยต่อต้นทุนที่แท้จริงของการขาดงานของพนักงาน ค่าใช้จ่ายในการขาดงานผูกติดอยู่กับเวลาและเงิน ค่าใช้จ่ายมักจะต้องใช้ความพยายามในการวัด

ต่อไปนี้เป็นสถิติบางส่วนที่เน้นว่าบริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายในการขาดงานมากเกินไป:

• จากข้อมูลของสำนักสถิติแรงงาน เกือบ 3% ของแรงงานสหรัฐขาดงานในวันใดวันหนึ่ง

• ในปี 2013 การสำรวจความเป็นอยู่ที่ดีของ Gallup-Healthways ประมาณการว่าต้นทุนการผลิตที่สูญเสียไปในสหรัฐอเมริกามีมูลค่ารวมกว่า 84 พันล้านเหรียญสหรัฐ… ใน หนึ่ง ปี!
• จากข้อมูลของ Kronos ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการขาดงานของพนักงานนั้นมากกว่าค่ารักษาพยาบาลโดยเฉลี่ยของนายจ้างถึงสองเท่า

แต่ปัจจัยอะไรที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในการขาดงาน? ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมว่าการขาดงานของพนักงานทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียเงินอย่างไร

ค่าใช้จ่ายโดยตรงของการขาดงาน

• การสูญเสียในเงินเดือน ค่าใช้จ่ายรวมถึงเงินที่จ่ายอย่างไม่ถูกต้องให้กับพนักงานที่ขาดงานและค่าล่วงเวลาสำหรับพนักงานทดแทน
• การสูญเสียชั่วโมงการทำงาน การขาดเรียนที่มากเกินไปหรือไม่ได้กำหนดไว้ก็มีส่วนทำให้เสียเวลาเช่นกัน

แม้ว่าต้นทุนทางตรงจะมีความสำคัญ แต่ต้นทุนทางอ้อมของการขาดงานอาจสร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่กว่า ค่าใช้จ่ายทางอ้อมเหล่านี้อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน ต้นทุนทางอ้อมยังรวมถึงค่าใช้จ่ายในการทำงานที่เพิ่มขึ้นของพนักงานในปัจจุบัน

ต้นทุนทางอ้อมของการขาดงาน

• การสูญเสียประสิทธิภาพและคุณภาพ มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานไม่มาทำงาน การต่อสู้เพื่อผลิตภาพเกิดขึ้นเนื่องจากพนักงานที่ไม่ขาดงานสามารถทำได้มากในวันทำงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่คุณภาพของสินค้าหรือบริการของบริษัทจะลดลง
• ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ยังเพิ่มขึ้นเมื่อขาดงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงการใช้เวลามากเกินไปในเรื่องระเบียบวินัยและการหาพนักงานทดแทนที่เหมาะสม
• ปัญหาด้านความปลอดภัย เกิดขึ้นเมื่อพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมไม่ดีทำผิดพลาดในการรีบเติมพนักงานที่ขาดงาน
• ขวัญกำลังใจที่แย่ คือต้นทุนการขาดงานทางอ้อมอีกประการหนึ่ง พนักงานที่มีประสิทธิผลที่กรอกข้อมูลเพื่อให้ครอบคลุมเพื่อนร่วมงานที่ขาดไปมักจะรู้สึกว่าถูกเอาเปรียบ

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการขาดเรียน

เราจะแบ่งสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการขาดงานในที่ทำงานออกเป็นสองประเภท: เหตุผล ทางเทคนิค และ เหตุผล

สาเหตุทางเทคนิคของการขาดงานของพนักงาน

• การสื่อสารที่ไม่ดีเกี่ยวกับความพร้อมของพนักงาน
• พนักงานไม่เข้าใจนโยบายการขาดงาน
• การบังคับใช้กฎที่เกี่ยวข้องกับการขาดงานที่ไม่สอดคล้องกัน
• ปัญหาการจัดตารางเวลา
• ภาระที่บ้านและครอบครัว
• ความกังวลด้านความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและพนักงาน
• ขาดซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาที่มั่นคงและโซลูชันการติดตามเวลา

สาเหตุทางศีลธรรมของการขาดงานของพนักงาน

• การกลั่นแกล้งหรือการล่วงละเมิดในที่ทำงานจากเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการ
• ความเครียดที่มากเกินไปซึ่งมักนำไปสู่ภาวะซึมเศร้าและความเหนื่อยหน่าย
• ขาดการมีส่วนร่วมและวัตถุประสงค์
• การหางาน — ใช่ บางครั้งพนักงานโทรมาลาป่วยเพื่อสัมภาษณ์งานหรือทำงานเกี่ยวกับเรซูเม่

จะทำอย่างไรเมื่อพนักงานมาทำงานแต่ทำงานเป็นชั่วโมงและทำงานไม่ตรงเวลา? ที่เรียกว่าการขโมยเวลา ตรวจสอบคู่มือการขโมยเวลาของ Connectteam ที่นี่

วิธีแก้ปัญหาการขาดงานของพนักงาน

วิธีที่ดีในการลดการขาดงานของพนักงานคือการกำหนดนโยบายการเข้างานที่ชัดเจน นโยบายการเข้างานกำหนดกฎสำหรับการขาดงาน นอกจากนี้ยังระบุสิ่งที่มีคุณสมบัติเป็นการขาดงานและสิ่งที่ไม่มี โซลูชันเช่น Connectteam สามารถทำให้นโยบายการขาดงานเป็นดิจิทัลได้ โซลูชันเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้สร้างและอัปเดตนโยบายการเข้างานของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว

แต่พนักงานของคุณต้องการอะไรเกี่ยวกับนโยบายการเข้างาน นอกจากต้องการนโยบายการเข้างานที่ชัดเจนแล้ว พนักงานยังชื่นชมโปรแกรมอำนวยความสะดวกมากกว่าโปรแกรมลงโทษ

มาตรการสนับสนุนเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อช่วยปรับปรุงการเข้างาน

มาตรการลงโทษบังคับให้พนักงานมาทำงาน แต่มักส่งผลให้พนักงานขาดงานขณะทำงาน

พนักงานที่ไม่อยู่ในที่ทำงาน:

• ทำขั้นต่ำเปล่า
• ขาดแรงจูงใจ
• โดยทั่วไปดูเหมือนไม่มีความสุขหรือเครียด

ช่วยให้พนักงานของคุณอยู่ในที่ทำงานโดยเสนอตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น วันดูแลครอบครัว หรือการแบ่งปันงาน

หลายบริษัทต้องการความช่วยเหลือในการจัดการการขาดงาน เนื่องจากพวกเขาใช้นโยบายที่ล้าสมัย ใช้เครื่องมือที่ล้าสมัย หรือทั้งสองอย่าง นำเสนอขั้นตอนและช่องทางที่ชัดเจนสำหรับคำขอและรายงานการขาดงานของพนักงาน เช่น แอปนาฬิกาบอกเวลาบนมือถือที่เรียบง่าย แอปนาฬิกาเวลา เช่น Connectteam ช่วยให้การตอกบัตรเข้าและตอกบัตรออกเป็นเรื่องง่าย

โซลูชันเช่น Connectteam ตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับการขาดงาน รวมถึง:

• ใครทันบ้างตอนนี้
• วันนี้มีพนักงานเข้าทำงานกี่คน?
• ใครมาช้าแล้วยังไม่ได้เริ่ม
• วันนี้ใครไม่อยู่
• มีการร้องขอการขาดงานและอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่?
• ใครถึงขีดจำกัดเวลาทำงานในแต่ละวัน?
• ใครทำงานล่วงเวลา?
• ใครขอวันหยุดและทำไม?

ลดความซับซ้อนของกระบวนการการขาดงานโดยการนำระบบเดียวที่ผู้คนใช้ทั่วทั้งบริษัท การให้พนักงานใช้อีเมล ข้อความ ข้อความ Slack และวิธีการสื่อสารอื่นๆ พร้อมกันนั้นสร้างความสับสนและตึงเครียด

โซลูชันอย่าง Connectteam ช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการคำขอเกี่ยวกับการลาหยุดจากแอปหรือโปรแกรมเดียวได้ การใช้โซลูชันเดียวในการจัดการการขาดงานทำให้มีความชัดเจนมากขึ้นและช่วยให้ผู้จัดการหลีกเลี่ยงข้อความที่พลาดไป เมื่อบริษัทของคุณมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนสำหรับการขาดงาน อาจทำให้พนักงานสับสนและโกรธน้อยลง

การติดตามการขาดเรียนช่วยให้คุณเห็นเวลาหรือเงินที่คุณสูญเสียไปเนื่องจากขาดเรียนมากเกินไป วิธีติดตามเวลาของคุณขึ้นอยู่กับสิ่งที่เหมาะกับคุณหรือใครก็ตามที่มีหน้าที่ควบคุมการเข้างาน

เป็นไปได้ที่จะติดตามการขาดเรียนโดยใช้ระบบปากกาและกระดาษหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์รุ่นเก่า แต่บ่อยครั้งกว่านั้น การใช้วิธีการที่ล้าสมัยเพื่อติดตามเวลานั้นใช้เวลานานมาก แดกดันใช่มั้ย

การติดตามการขาดงานด้วยตนเองอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้ รวมถึงการจ่ายเงินให้พนักงานน้อยเกินไปหรือมากเกินไปสำหรับการลาหยุด

หลายบริษัทจัดการกับการขาดงานโดยใช้แอปการเข้างานของพนักงาน แอปเหล่านี้จัดเก็บข้อมูลการเข้างานอย่างปลอดภัย ทำให้พร้อมใช้งานสำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือเจ้าของธุรกิจ

แอปนาฬิกาลงเวลาของพนักงานช่วยให้คุณตั้งนาฬิกาลงเวลาอัตโนมัติและรายงานการเข้างานได้ โซลูชันเหล่านี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนที่กำหนดเองซึ่งจะรายงานคำขอขาดเรียนและขอลาหยุดโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถสร้างรายงานอัตโนมัติได้หลากหลายประเภทในแอปนาฬิกาบอกเวลา ได้แก่:

• รายงานตอนเช้าที่มีรายชื่อพนักงานที่โอเวอร์คล็อกหรือขาดงาน
• รายงานลูกค้าที่แสดงพนักงานที่ทำงานร่วมกับลูกค้า
• รายงานสิ้นวันที่แสดงผู้ใช้ที่โอเวอร์คล็อกทั้งหมด พนักงานที่โอเวอร์คล็อก และพนักงานที่ทำงานล่วงเวลา
• รายงานการขาดงานซึ่งรวมถึงผู้ที่ไม่ได้ทำงาน เวลาที่พวกเขาเลิกงาน และการหยุดงานโดยได้รับค่าจ้างหรือไม่ได้ชำระเงิน

Sidenote: Connecteam ยังผสานรวมกับ Quickbooks Online และ Gusto เพื่อการจ่ายเงินเดือนที่รวดเร็วและแม่นยำ 100%

ในช่วงแรก การขาดงานของพนักงานในบางครั้งอาจสังเกตได้ยาก หากคุณไม่จัดการกับการขาดงานของพนักงานในขั้นตอนนี้ อัตราการขาดงานอาจพุ่งสูงขึ้นในไม่ช้า

บางครั้งปัญหาการขาดงานเริ่มต้นเมื่อพนักงานรู้สึกว่าไม่มีใครสังเกตเห็นและไม่มีส่วนร่วม คนเหล่านี้ถือว่านายจ้างเพิกเฉยต่อความสำเร็จของพวกเขาและไม่ให้คุณค่ากับบทบาทของพวกเขา พนักงานเหล่านี้จึงตัดสินใจอยู่บ้าน

การยกย่องชมเชยพนักงานของคุณในการทำงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจูงใจพนักงาน พูดถึงเหตุการณ์สำคัญส่วนตัว เช่น วันเกิดหรือวันครบรอบการทำงาน การปฏิบัติต่อพนักงานอย่างดีไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ แต่มี ความหมายมาก สำหรับคนที่ทำงานให้คุณ

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและลดการขาดงานโดยการส่งเสริมขวัญและกำลังใจ กำหนดวันขอบคุณพนักงานหรือลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อลดการขาดงานของพนักงาน

ฟังดูน่าประหลาดใจ แต่การฝึกอบรมก็มีประโยชน์ในการจัดการการขาดงานเช่นกัน พนักงานมากถึง 40% ที่ได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติที่ไม่ดีจะออกจากบริษัทของคุณภายในปีแรกของการจ้างงาน เมื่อพนักงานออกจากงาน ธุรกิจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขาดงาน

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมการขาดเรียนคือการสร้างโปรแกรม เช่น ธนาคาร PTO โปรแกรม Pay Time Off (PTO) ให้พนักงานใช้ PTO ตามจำนวนที่กำหนดเพื่อใช้ในเรื่องส่วนตัว โดยไม่ต้องเสียเวลาลาป่วยหรือลาพักร้อน การใช้แอปเพื่อติดตามธนาคาร PTO หรือยอดเวลาหยุดจะเป็นประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการทีมพนักงานจำนวนมาก

เครื่องมือการเข้างานที่ดีอีกอย่างคือนโยบายตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น การให้พนักงานปรับตารางการทำงานให้เข้ากับชีวิตของพวกเขาช่วยลดความเครียด เมื่อพนักงานไม่เครียด พวกเขาจะเพิ่มผลผลิตและการมีส่วนร่วมให้กับธุรกิจของคุณ

คุณยังสามารถลดการขาดงานในที่ทำงานได้โดยให้รางวัลแก่ผู้เข้าร่วมงานด้วยรางวัล สิ่งจูงใจ หรือโปรแกรมสุขภาพ

แม้จะมีความพยายามทั้งหมดของคุณ พนักงานบางคนหายไปซ้ำๆ โดยไม่แสดงการปรับปรุงใดๆ

ณ จุดนี้ คุณควรพิจารณาดำเนินการทางวินัยและทางกฎหมายเพื่อลดความเสี่ยงและความสูญเสียของคุณ เช็คอินกับพนักงานเหล่านี้ทันที เริ่มด้วยการแชททั่วไปเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นและคุณสามารถช่วยอะไรได้บ้าง

หากการแชทแบบไม่เป็นทางการใช้ไม่ได้ ให้ไปที่คำเตือนแบบไม่เป็นทางการ หากการขาดงานตามกำหนดการยังคงดำเนินต่อไป ให้พิจารณาแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนการเตือนครั้งสุดท้าย

นอกเหนือจากการเตือนขั้นสุดท้ายแล้ว ตัวเลือกที่เหลือของคุณคือการพักงานหรือเลิกจ้างพนักงาน บางครั้งก็ถูกกว่าที่จะจ้างและฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เหมาะสม

บรรทัดล่างสุดในการจัดการกับการขาดเรียน

การขาดงานเป็นปัญหาใหญ่สำหรับหลายธุรกิจ บริษัททุกขนาดที่มีพนักงานรายชั่วโมงหรือพนักงานรับเงินเดือนสามารถต่อสู้กับการขาดงานได้

แต่รากฐานของปัญหานี้ยังคงเหมือนเดิมเสมอ — มันเกิดขึ้นเมื่อ:

• พนักงานของคุณไม่มีความสุขหรือขาดจุดมุ่งหมาย
• บริษัทของคุณไม่มีวิธีแก้ปัญหาในการติดตามการขาดงานและการหยุดงาน

เมื่อคุณลดการขาดงาน สิ่งนี้จะสร้างพนักงานที่มีความสุขมากขึ้นและสามารถเพิ่มรายได้ให้กับบริษัทของคุณ

ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งบริษัท ให้พิจารณา สาเหตุที่ พนักงานไม่ปรากฏตัว จากนั้น แก้ไขปัญหาเหล่านี้ด้วยนโยบายการขาดงานโดยละเอียดและซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ถูกต้อง