كيفية حساب PTO

قد يكون تعلم كيفية حساب PTO لموظفك أمرًا صعبًا ، مع العديد من أنواع الإجازات المدفوعة وسياسات تراكم الإجازات التي يجب مراعاتها.

قد تشعر بالإحباط بسبب أنماط العمل أو فترات الدفع أو الموظفين المتناسبين. كل هذه الفواق ستشتت انتباهك عن سير عملك وتشتت انتباهك عما هو مهم حقًا - فريقك.

في هذه المقالة ، نقوم بتفصيل ماهية PTO وكيف تحسبه. سنقدم لك أيضًا بعض النصائح المهمة لإدارة بدل PTO لموظفك.

ما هو PTO؟

PTO تعني إجازة مدفوعة الأجر ، وهي ميزة يتم فيها دفع أجور الموظفين مقابل الوقت الذي لا يعملون فيه. قد يُطلق على PTO أيضًا اسم استحقاق الإجازة أو الإجازة السنوية أو الإجازة المدفوعة.

يمكن للموظفين استخدام PTO لأخذ إجازة ، إذا كانوا مرضى ، للتعامل مع حالة الطوارئ في المنزل ، أو أي نوع آخر من الإجازات الشخصية مدفوعة الأجر. عادةً ما يتم حساب PTO بالساعات ويتم تجميعه بمعدلات مختلفة اعتمادًا على ساعات عمل الموظف وأنماط العمل وسياسة PTO التي تستخدمها شركتك. تأكد من مراجعة سياسة PTO الخاصة بك قبل أن تبدأ الحسابات الخاصة بك للتأكد من أنك تستخدم الطريقة الصحيحة.

أنواع سياسات PTO

يمكن لشركتك الاختيار من بين العديد من أنواع سياسات PTO المختلفة ، والتي تتمتع جميعها بفوائد مختلفة.

حدد عدد الأيام

مع هذه السياسة ، يتلقى موظفوك عددًا محددًا من الأيام من PTO في بداية العام. على سبيل المثال ، إذا كانت سنة إجازتك تمتد من يناير إلى يناير وقدمت أسبوعين من PTO ، فسيحصل الموظفون على بدل أسبوعين كاملاً في الأول من يناير. وبعد ذلك سيكونون قادرين على التقدم بطلب للحصول على PTO وأخذها كما يحلو لهم.

استحقاق PTO

تحظى سياسات الاستحقاق بشعبية لدى الشركات الصغيرة والشركات الناشئة لأنها تسمح للموظفين بتجميع بدل PTO ببطء على مدار العام. هذا يساعد على موازنة تكاليف الرواتب. كما يسمح للموظفين بأخذ فترات راحة كافية على مدار العام حيث يتراكمون PTO بمعدل ثابت.

بنك PTO

تحظى سياسات PTO الخاصة بالمصرف بشعبية كبيرة بين مؤسسات القطاع الخاص الكبيرة حيث يكون هناك مستوى جيد من الثقة بين المديرين والموظفين. تشبه سياسة PTO التي يتم الاحتفاظ بها في البنوك سياسة الاستحقاق من حيث تراكم PTO ببطء على مدار العام.

ومع ذلك ، من خلال سياسة PTO التي تم الاحتفاظ بها في البنوك ، تمنح الشركة الموظفين مبلغًا معينًا من PTO في بداية العام كمبلغ مقطوع ، على سبيل المثال ، 30 ٪ من بدل PTO الخاص بهم. يُسمح للموظف بعد ذلك بتراكم نسبة 70٪ المتبقية مع تقدم العام. يعد "بنك" PTO مفيدًا لأنه يسمح للموظفين بالتعامل مع أي حالات طوارئ شخصية أو أمراض قد تنشأ قبل أن يتمكنوا من تراكم أي PTO.

PTO غير محدود

تعني سياسات PTO غير المحدودة أن الموظفين (من الناحية النظرية) يمكنهم أخذ أكبر قدر ممكن من PTO كما يحلو لهم وقتما يحلو لهم طوال العام. ومع ذلك ، عادة ما يضع صاحب العمل حدودًا لضمان عدم تأثر الإنتاجية بشكل ضار.

تسمح هذه السياسة للموظفين بالموازنة بين حياتهم الشخصية والعملية وستساعد في جذب المواهب والاحتفاظ بها.

تحمل أكثر

تسمح بعض الشركات للموظفين "بترحيل" أي إجازة مدفوعة الأجر لم يستخدموها في سنة الإجازة السابقة إلى سنة الإجازة الجديدة. وهذا يعني أن لديهم PTO "تم إيداعها" لمدة عام واحد من العام السابق وأنهم سيبدأون بعد ذلك في الحصول على PTO للعام الثاني كالمعتاد.

على سبيل المثال ، إذا كان مكان عملك يوفر إجازة سنوية لمدة 3 أسابيع ولم يأخذ الموظف أي إجازة مدفوعة الأجر في سنة الإجازة الأولى ، فسيتم "إيداع" تلك الأسابيع الثلاثة ويمكن أن يستغرق ما يصل إلى 6 أسابيع كحد أقصى PTO في سنة الإجازة الثانية.

كيفية حساب PTO

بينما يمكن لآلة حاسبة وقت الإجازة المضمنة في Connecteam أن تحدد تراكم PTO لك ، فقد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى حساب تراكم إجازة موظفك يدويًا - على سبيل المثال ، إذا كنت تحاول أن تشرح لموظفك كيفية عمل PTO.

ستحتاج عادةً فقط إلى إجراء عمليات حسابية يدوية لأنواع سياسة الاستحقاق والمصرف المصرفي. تعمل سياسات الترحيل عادةً جنبًا إلى جنب مع سياسات الاستحقاق أو السياسات المصرفية ، ولا تتطلب سياسات PTO غير المحدودة عمليات حسابية لأن بدل الموظف (من الناحية النظرية) غير محدود!

كيفية حساب الاستحقاق PTO

في هذا المثال ، تمتد سنة PTO من يناير إلى ديسمبر. موظفوك مؤهلون للحصول على 3 أسابيع من PTO سنويًا (تناسبيًا) ، ويتم الدفع لهم مرتين شهريًا ، ويعمل الموظفون بدوام كامل لمدة 40 ساعة في الأسبوع.

تود موظفتك جين أن تعرف مقدار PTO التي ستتراكم عليها بحلول نهاية شهر يوليو حتى تتمكن من التخطيط لإجازة عائلتها. تعمل جين بدوام جزئي بمعدل 30 ساعة في الأسبوع ، وليس لديها PTO ليتم ترحيلها من العام الماضي ، ولا تخطط لأخذ أي PTO من الآن وحتى إجازة عائلتها. يوضح هذا المثال كيفية حساب استحقاق الإجازة:

الخطوة الأولى: تحويل البدل السنوي إلى بدل للساعة

ستحدد معظم سياسات PTO المبلغ الذي يحق لموظفي PTO في الأسابيع أو الأيام لذلك يسهل على الموظفين فهمها. ومع ذلك ، عند حساب استحقاق PTO ، نحسب المبلغ بالساعات لأننا غالبًا ما نتعامل مع مبالغ جزئية من استحقاق PTO على مدار العام.

أسبوعان x 40 ساعة أسبوع = 80 ساعة من PTO في السنة

الخطوة 2: احسب عدد فترات الدفع في السنة

مع فترتي دفع شهريًا ، ستكون هناك 24 فترة دفع في عام واحد. إذا كانت هناك فترة دفع واحدة فقط في الشهر ، فستكون هناك 12 فترة دفع.

12 شهرًا × 2 فترات دفع شهريًا = 24 فترة دفع

الخطوة 3: احسب البدل النسبي لجين

تذكر أن Jane تعمل بدوام جزئي فقط ، لذا يجب تقسيم البدل الخاص بها عن طريق قسمة عدد الساعات في عقد بدوام كامل على عدد الساعات التي تعمل فيها Jane:

30 ساعة في الأسبوع في جين / 40 ساعة (عقد بدوام كامل) = 0.75

تبلغ جين 0.75 من موظفة بدوام كامل ، لذلك يحق لها الحصول على 75 ٪ من بدل PTO للموظف بدوام كامل:

80 × 0.75 = 60 ساعة من PTO لهذا العام

الخطوة 4: احسب عدد ساعات PTO التي ستتراكم عليها Jane لكل فترة دفع

بعد ذلك ، قسّم عدد فترات الدفع في السنة على عدد ساعات PTO التي يحق لـ Jane الحصول عليها للسنة:

60 ساعة من فترات الدفع PTO / 24 = 2.5 ساعة من PTO المستحقة لكل فترة دفع

الخطوة 5: احسب عدد ساعات PTO التي ستكون Jane مؤهلة لها بحلول نهاية يوليو

يوليو هو الشهر السابع ، لذلك سيكون النشاط التجاري في فترة الدفع 14:

2.5 ساعة لكل فترة دفع × 14 فترة دفع = 35 ساعة PTO بنهاية شهر يوليو

35 ساعة / أسبوع جين 30 ساعة = 1.166
لذلك ، يمكن أن تأخذ جين أسبوعًا كاملاً من PTO بحلول نهاية يوليو.

كيفية حساب PTO المحملة

افترض أن موظفيك يتلقون 3 أسابيع من PTO سنويًا ، ويتم الدفع لهم مرة واحدة شهريًا ، وعقد بدوام كامل هو 37.5 ساعة. يعمل Markus 37.5 ساعة في الأسبوع ويحمل أكثر من أسبوع واحد من PTO من سنة الإجازة السابقة. يود أن يعرف مقدار PTO الذي سيكون قادرًا على تحمله في نهاية أبريل.

في هذا الحساب ، ستمتد سنة PTO من يناير إلى ديسمبر. سنفترض أن سياسة PTO المحجوزة تسمح بنسبة 30 ٪ من بدل PTO للموظف في بداية العام ، وسيتم تجميع الباقي ببطء طوال عام PTO.

الخطوة الأولى: تحويل البدل السنوي إلى بدل للساعة

كما هو الحال مع سياسة الاستحقاق ، يجب عليك أولاً تحويل بدل PTO السنوي لموظفك إلى بدل كل ساعة:

3 أسابيع × 37.5 ساعة = 112.5 ساعة من PTO سنويًا

الخطوة 2: احسب عدد فترات الدفع في السنة

في هذه الحالة ، هناك فترة دفع واحدة في الشهر:

1 × 12 = 12 فترات الدفع  

الخطوة 3: احسب مقدار PTO Markus المتراكم على الفور

نظرًا لأن هذه سياسة بنكية ، يتم استلام 30٪ من مخصص ماركوس على الفور ، لذلك:

112.5 × 0.3 = 33.75 ساعة من PTO متاحة على الفور لماركوس اعتبارًا من 1 يناير

112.5 - 33.75 = 78.75 ساعة من PTO المتبقية للتراكم طوال الفترة المتبقية من سنة PTO

الخطوة 4: احسب عدد ساعات PTO التي سيتراكم عليها Markus لكل فترة دفع.

قسّم الآن هذا الرقم على عدد فترات الدفع في السنة:

78.75 ساعة PTO في السنة / 12 فترة دفع = 6.56 ساعة من PTO المستحقة لكل فترة دفع

الخطوة 5: احسب عدد ساعات PTO التي سيكون Markus مؤهلاً لها بحلول نهاية أبريل

أبريل هو الشهر الرابع من سنة PTO ، لذلك:

4 × 6.56 = 26.24 ساعة

بالإضافة إلى 37.5 ساعة من PTO Markus تم ترحيلها من عام PTO السابق:

26.24 + 33.75 + 37.5 = 97.49 ساعة

97.49 ساعة / أسبوع ماركوس 37.5 ساعة = 2.6

لذلك ، تراكمت Markus وحصلت على أسبوعين كاملين من PTO بحلول نهاية أبريل

أهم النصائح لإدارة PTO

حاول جدولة PTO للموظفين مسبقًا

سيساعدك تشجيع الموظفين على جدولة PTO الخاصة بهم مسبقًا على الاستعداد عند تخطيط الجداول الزمنية. سيمنعك أيضًا من الموافقة على عدد كبير جدًا من طلبات PTO مرة واحدة وينتهي بك الأمر بمستويات توظيف منخفضة.

كن مرنًا مع طلبات PTO

في كثير من الأحيان ، يريد أكثر من موظف نفس PTO ، على سبيل المثال ، في أيام العطلات أو الأحداث الرياضية. في حين أن هذا قد يكون من الصعب تحديد موعد إذا كنت شركة صغيرة ، يجب أن تحاول دعم الموظفين في الحصول على الإجازة التي يطلبونها. لن يؤدي ذلك إلى تحسين علاقتك بزملائك فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى بناء ثقافة شركة قوية حيث يشعر الموظفون أنهم قادرون على تحقيق توازن جيد بين العمل والحياة.

اسمح للموظفين بالتفاوض لمزيد من الوقت

إذا احتاج موظفوك إلى المزيد من PTO أكثر من عروض عملك ، فكن منفتحًا على المفاوضات. تقدم بعض الشركات خيار شراء المزيد من PTO كميزة ، أو قد تفكر في زيادة PTO للموظف بما يتماشى مع الذكرى السنوية للخدمة. على سبيل المثال ، إذا سمحت بأسبوعين من PTO كمعيار للموظفين ، فيمكنك زيادة ذلك إلى 3 أسابيع من PTO بعد 5 سنوات من الخدمة.

ضع في اعتبارك استخدام برنامج إدارة PTO

إذا كنت تكافح من أجل إدارة طلبات PTO لموظفيك ، فإن نظام النماذج وقوائم المراجعة وساعة وقت الموظف في Connecteam يمكن أن يساعدك على تصور طلبات PTO لموظفك ومواكبة هذه الطلبات.