Cómo calcular la toma de fuerza

Aprender a calcular el PTO de su empleado puede ser un desafío, con muchos tipos diferentes de políticas de acumulación de vacaciones y permisos pagados a considerar.

Es posible que se sienta frustrado por los patrones de trabajo, los períodos de pago o los empleados prorrateados. Todos estos contratiempos distraerán su flujo de trabajo y lo desviarán de lo que es realmente importante: su equipo.

En este artículo, desglosamos qué es PTO y cómo se calcula. También le daremos algunos consejos importantes para administrar la asignación de PTO de su empleado.

¿Qué es PTO?

PTO significa tiempo libre pagado, un beneficio en el que se paga a los empleados por el tiempo que no están trabajando. PTO también puede llamarse acumulación de vacaciones, vacaciones anuales o vacaciones pagadas.

Los empleados pueden usar PTO para tomar vacaciones, si están enfermos, para hacer frente a una emergencia en el hogar o cualquier otro tipo de tiempo libre personal pagado. El PTO generalmente se calcula en horas y se acumula a diferentes tasas según las horas de trabajo de un empleado, los patrones de trabajo y la política de PTO que utiliza su empresa. Asegúrese de verificar su política de PTO antes de comenzar sus cálculos para asegurarse de que está utilizando el método correcto.

Tipos de políticas de PTO

Su empresa puede elegir entre muchos tipos diferentes de pólizas de PTO, todas las cuales tienen diferentes beneficios.

Establecer número de días

Con esta política, sus empleados reciben un número determinado de días de PTO al comienzo del año. Por ejemplo, si su año de vacaciones va de enero a enero y ofrece 2 semanas de PTO, los empleados recibirán su asignación completa de 2 semanas el 1 de enero. Luego podrán solicitar y tomar su PTO como quieran.

Acumulación de PTO

Las políticas de acumulación son populares entre las empresas más pequeñas y las nuevas empresas, ya que les permiten a los empleados acumular su asignación de PTO lentamente durante todo el año. Esto ayuda a equilibrar los costos de nómina. También permite que los empleados tomen suficientes descansos a lo largo del año, ya que acumulan PTO a un ritmo constante.

toma de fuerza acumulada

Las políticas de PTO bancarias son populares entre las grandes organizaciones del sector privado donde tiende a haber un buen nivel de confianza entre gerentes y empleados. Una política de PTO acumulada es similar a una política de acumulación en que el PTO se acumula lentamente a lo largo del año.

Sin embargo, con una póliza de PTO bancaria, la empresa otorga a los empleados una cierta cantidad de PTO al comienzo del año como una suma global, por ejemplo, el 30 % de su asignación de PTO. Luego, al empleado se le permite acumular el 70% restante a medida que avanza el año. Este “banco” de PTO es útil ya que permite a los empleados hacer frente a cualquier emergencia personal o enfermedad que pueda surgir antes de que puedan acumular PTO.

Toma de fuerza ilimitada

Las políticas de PTO ilimitadas significan que los empleados (en teoría) pueden tomar tanto PTO como quieran cuando quieran durante todo el año. Sin embargo, un empleador generalmente establecerá límites para garantizar que la productividad no se vea afectada negativamente.

Esta política permite a los empleados equilibrar su vida personal y laboral y ayudará tanto con la atracción como con la retención de talento.

Continuar

Algunas empresas permiten que los empleados “trasladen” cualquier tiempo libre pagado acumulado que no usaron en el año de vacaciones anterior al nuevo año de vacaciones. Esto significaría que tienen el PTO “acumulado” de un año del año anterior y que luego comenzarían a acumular el PTO del segundo año como de costumbre.

Por ejemplo, si su lugar de trabajo ofrece 3 semanas de vacaciones anuales y el empleado no se toma ningún tiempo libre remunerado en el primer año de vacaciones, "guardaría" esas 3 semanas y podría tomarse un máximo de 6 semanas. PTO en el 2do año de vacaciones.

Cómo calcular la toma de fuerza

Si bien la calculadora de tiempo libre integrada de Connecteam puede calcular la acumulación de PTO por usted, puede haber momentos en los que necesite calcular manualmente la acumulación de vacaciones de su empleado, por ejemplo, si está tratando de explicarle a su empleado cómo funciona su PTO.

Por lo general, solo necesitará realizar cálculos manuales para los tipos de póliza PTO acumulada y acumulada. Las pólizas de traspaso generalmente funcionan junto con las pólizas acumuladas o acumuladas, y las pólizas de PTO ilimitadas no requieren cálculos ya que la asignación de un empleado es (en teoría) ilimitada.

Cómo calcular la acumulación de PTO

En este ejemplo, el año de PTO va de enero a diciembre. Sus empleados son elegibles para 3 semanas de PTO por año (prorrata), se les paga dos veces al mes y los empleados de tiempo completo trabajan 40 horas a la semana.

A su empleada Jane le gustaría saber cuánto PTO habrá acumulado para fines de julio para poder planificar sus vacaciones familiares. Jane trabaja a tiempo parcial 30 horas a la semana, no tiene PTO que transferir del año pasado y no planea tomar ningún PTO entre ahora y sus vacaciones familiares. Este ejemplo muestra cómo calcular la acumulación de vacaciones:

Paso 1: Convierta la asignación anual en una asignación por hora

La mayoría de las políticas de PTO describirán la cantidad de empleados de PTO a los que tienen derecho en semanas o días para que sea más fácil de entender para los empleados. Sin embargo, al calcular la acumulación de PTO, calculamos la cantidad en horas porque a menudo tratamos con cantidades fraccionarias de acumulación de PTO a lo largo del año.

2 semanas x semana de 40 horas = 80 horas de PTO por año

Paso 2: Calcula cuántos períodos de pago hay por año

Con 2 períodos de pago por mes, habrá 24 períodos de pago en 1 año. Si solo hay 1 período de pago por mes, habrá 12 períodos de pago.

12 meses x 2 períodos de pago por mes = 24 períodos de pago

Paso 3: Calcule la asignación prorrateada de Jane

Recuerde que Jane solo trabaja a tiempo parcial, por lo que su asignación debe prorratearse dividiendo la cantidad de horas en un contrato de tiempo completo por la cantidad de horas que trabaja Jane:

Semana de 30 horas de Jane / 40 horas (contrato de tiempo completo) = 0,75

Jane es 0.75 de un empleado de tiempo completo, por lo que tiene derecho al 75% de la asignación de PTO de un empleado de tiempo completo:

80 x 0,75 = 60 horas de toma de fuerza al año

Paso 4: Calcule cuántas horas de PTO acumulará Jane por período de pago

A continuación, divida la cantidad de períodos de pago en el año por la cantidad de horas de PTO a las que Jane tiene derecho en el año:

60 horas de PTO / 24 períodos de pago = 2,5 horas de PTO acumuladas por período de pago

Paso 5: Calcule para cuántas horas de PTO será elegible Jane para fines de julio

Julio es el mes 7, por lo que el negocio estará en su período de pago 14:

2,5 horas por período de pago x 14 períodos de pago = 35 horas de tiempo libre para fines de julio

35 horas / semana de 30 horas de Jane = 1,166
Por lo tanto, Jane puede tomar una semana completa de PTO para fines de julio.

Cómo calcular el PTO acumulado

Suponga que sus empleados reciben 3 semanas de PTO por año, se les paga una vez al mes y un contrato de tiempo completo es de 37,5 horas. Markus trabaja 37,5 horas a la semana y lleva más de una semana de PTO del año de vacaciones anterior. Le gustaría saber cuánto PTO podrá tomar a fines de abril.

En este cálculo, el año de PTO correrá de enero a diciembre. Supondremos que la política de PTO acumulada permite el 30 % de la asignación de PTO de un empleado al comienzo del año, y el resto se acumulará lentamente a lo largo del año de PTO.

Paso 1: Convierta la asignación anual en una asignación por hora

Al igual que con la política de acumulación, primero debe convertir la asignación anual de PTO de su empleado en una asignación por hora:

3 semanas x 37,5 horas = 112,5 horas de PTO al año

Paso 2: Calcula cuántos períodos de pago hay por año

En este caso, hay un período de pago por mes:

1 x 12 = 12 periodos de pago  

Paso 3: Calcule cuánto PTO Markus acumula inmediatamente

Como se trata de una póliza bancaria, el 30% de la asignación de Markus se recibe de inmediato, por lo que:

112,5 x 0,3 = 33,75 horas de PTO inmediatamente disponibles para Markus a partir del 1 de enero

112,5 – 33,75 = 78,75 horas de PTO restantes para acumular durante el resto del año de PTO

Paso 4: Calcule cuántas horas PTO acumulará Markus por período de pago.

Ahora divida ese número por el número de períodos de pago en el año:

78,75 horas de PTO por año / 12 períodos de pago = 6,56 horas de PTO acumuladas por período de pago

Paso 5: Calcule para cuántas horas de PTO será elegible Markus para fines de abril

Abril es el cuarto mes del año PTO, entonces:

4 x 6,56 = 26,24 horas

Además de las 37,5 horas de PTO que Markus ha transferido del año de PTO anterior:

26,24 + 33,75 + 37,5 = 97,49 horas

97,49 horas / Semana de 37,5 horas de Markus = 2,6

Por lo tanto, Markus acumuló y acumuló dos semanas completas de PTO para fines de abril.

Los mejores consejos para administrar el PTO

Trate de programar el PTO de los empleados con anticipación

Alentar a los empleados a programar su PTO con anticipación lo ayudará a estar preparado al planificar los horarios. También evitará que apruebe demasiadas solicitudes de PTO a la vez y termine con bajos niveles de personal.

Sea flexible con las solicitudes de PTO

A menudo, más de un empleado querrá el mismo PTO, por ejemplo, durante las vacaciones o los eventos deportivos. Si bien esto puede ser difícil de programar si es una pequeña empresa, debe tratar de ayudar a los empleados a tener el tiempo libre que solicitan. No solo mejorará su relación con sus colegas, sino que también creará una cultura empresarial sólida a medida que los empleados sientan que pueden lograr un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Permita que los empleados negocien por más tiempo

Si sus empleados necesitan más PTO de lo que ofrece su negocio, esté abierto a las negociaciones. Algunas empresas ofrecen la opción de comprar más PTO como beneficio, o puede considerar aumentar el PTO de un empleado de acuerdo con los aniversarios de servicio. Por ejemplo, si permite 2 semanas de PTO como estándar para los empleados, podría aumentarlas a 3 semanas de PTO después de 5 años de servicio.

Considere usar un software de administración de PTO

Si tiene dificultades para administrar las solicitudes de PTO de sus empleados, el sistema integrado de formularios, listas de verificación y el reloj de control del empleado de Connecteam pueden ayudarlo a visualizar y mantenerse al día con las solicitudes de PTO de sus empleados.