Comment calculer la prise de force

Apprendre à calculer le PTO de votre employé peut être difficile, avec de nombreux types de congés payés et de politiques d'accumulation de vacances à prendre en compte.

Vous pourriez être frustré par les habitudes de travail, les périodes de paie ou les employés au prorata. Tous ces contretemps vont distraire votre flux de travail et vous détourner de ce qui est vraiment important : votre équipe.

Dans cet article, nous décomposons ce qu'est le PTO et comment vous le calculez. Nous vous donnerons également quelques conseils pour gérer l'indemnité de prise de force de votre employé.

Qu'est-ce que la prise de force ?

PTO signifie congés payés, un avantage où les employés sont payés pour le temps qu'ils ne travaillent pas. Le PTO peut également être appelé accumulation de vacances, congé annuel ou congé payé.

Les employés peuvent utiliser la prise de force pour prendre des vacances, s'ils sont malades, pour faire face à une urgence à la maison ou pour tout autre type de congé personnel rémunéré. Le PTO est généralement calculé en heures et est cumulé à différents taux en fonction des heures de travail d'un employé, des habitudes de travail et de la politique de PTO utilisée par votre entreprise. Assurez-vous de vérifier votre politique de prise de force avant de commencer vos calculs pour vous assurer que vous utilisez la bonne méthode.

Types de politiques de prise de force

Votre entreprise peut choisir parmi de nombreux types de polices de prise de force, qui présentent toutes des avantages différents.

Définir le nombre de jours

Avec cette politique, vos employés reçoivent un nombre défini de jours de prise de force au début de l'année. Par exemple, si votre année de vacances s'étend de janvier à janvier et que vous offrez 2 semaines de PTO, les employés recevront leur allocation complète de 2 semaines le 1er janvier. Ils pourront alors demander et prendre leur PTO comme ils le souhaitent.

Accumulation de prise de force

Les politiques d'accumulation sont populaires auprès des petites entreprises et des startups car elles permettent aux employés d'accumuler lentement leur allocation de prise de force tout au long de l'année. Cela permet d'équilibrer les charges salariales. Cela permet également aux employés de prendre suffisamment de pauses tout au long de l'année, car ils accumulent des PTO à un rythme constant.

Prise de force en banque

Les politiques de prise de force en banque sont populaires parmi les grandes organisations du secteur privé où il y a généralement un bon niveau de confiance entre les gestionnaires et les employés. Une politique de prise de force en banque est similaire à une politique de régularisation en ce sens que la prise de force s'accumule lentement tout au long de l'année.

Cependant, avec une politique de prise de force en banque, l'entreprise accorde aux employés un certain montant de prise de force au début de l'année sous forme de somme forfaitaire, par exemple, 30 % de leur indemnité de prise de force. L'employé est alors autorisé à accumuler les 70 % restants au fur et à mesure que l'année avance. Cette «banque» de prise de force est utile car elle permet aux employés de faire face à toute urgence personnelle ou maladie pouvant survenir avant de pouvoir accumuler une prise de force.

Prise de force illimitée

Les politiques de prise de force illimitée signifient que les employés (en théorie) peuvent prendre autant de prise de force qu'ils le souhaitent quand ils le souhaitent tout au long de l'année. Cependant, un employeur fixera généralement des limites pour s'assurer que la productivité n'est pas affectée de manière préjudiciable.

Cette politique permet aux employés d'équilibrer leur vie personnelle et professionnelle et contribuera à la fois à l'attraction et à la rétention des talents.

Reporter

Certaines entreprises permettent aux employés de « reporter » les congés payés accumulés qu'ils n'ont pas utilisés au cours de l'année de vacances précédente à la nouvelle année de vacances. Cela signifierait qu'ils ont une prise de force « en banque » d'un an par rapport à l'année précédente et qu'ils commenceraient alors à accumuler la prise de force de la deuxième année comme d'habitude.

Par exemple, si votre lieu de travail offre 3 semaines de congés annuels et que l'employé ne prend pas de congés payés au cours de la 1ère année de vacances, il « mettra en banque » ces 3 semaines et pourra prendre jusqu'à un maximum de 6 semaines. Prise de force dans la 2ème année de vacances.

Comment calculer la prise de force

Bien que le calculateur de congés intégré de Connecteam puisse calculer l'accumulation de prise de force pour vous, il peut arriver que vous deviez calculer manuellement l'accumulation de vacances de votre employé, par exemple, si vous essayez d'expliquer à votre employé comment fonctionne sa prise de force.

Vous n'aurez généralement besoin d'effectuer des calculs manuels que pour les types de polices d'accumulation et de prise de force en banque. Les politiques de report fonctionnent généralement avec les politiques d'accumulation ou les politiques en banque, et les politiques de prise de force illimitée ne nécessitent pas de calculs car l'indemnité d'un employé est (en théorie) illimitée !

Comment calculer l'accumulation de prise de force

Dans cet exemple, l'année PTO s'étend de janvier à décembre. Vos employés ont droit à 3 semaines de prise de force par an (au prorata), sont payés deux fois par mois et les employés à temps plein travaillent 40 heures par semaine.

Votre employée Jane aimerait savoir combien de PTO elle aura accumulée d'ici la fin du mois de juillet afin de pouvoir planifier ses vacances en famille. Jane travaille à temps partiel à raison de 30 heures par semaine, n'a pas de prise de force à reporter de l'année dernière et ne prévoit pas prendre de prise de force d'ici à ses vacances familiales. Cet exemple montre comment calculer le cumul des vacances :

Étape 1 : Convertir l'allocation annuelle en allocation horaire

La plupart des politiques de prise de force indiqueront le nombre d'employés de prise de force auxquels ont droit en semaines ou en jours afin qu'il soit plus facile pour les employés de comprendre. Cependant, lors du calcul de l'accumulation de prise de force, nous calculons le montant en heures car nous traitons souvent des montants fractionnaires d'accumulation de prise de force tout au long de l'année.

2 semaines x semaines de 40 heures = 80 heures de prise de force par an

Étape 2 : Calculez le nombre de périodes de paie par année

Avec 2 périodes de paie par mois, il y aura 24 périodes de paie en 1 an. S'il n'y a qu'une seule période de paie par mois, il y aura 12 périodes de paie.

12 mois x 2 périodes de paie par mois = 24 périodes de paie

Étape 3 : Calculer l'allocation au prorata de Jeanne

N'oubliez pas que Jeanne ne travaille qu'à temps partiel, donc son indemnité doit être calculée au prorata en divisant le nombre d'heures d'un contrat à temps plein par le nombre d'heures travaillées par Jeanne :

Semaine de 30 heures de Jeanne / 40 heures (contrat à temps plein) = 0,75

Jane est 0,75 d'un employé à temps plein, elle a donc droit à 75 % de l'indemnité de prise de force d'un employé à temps plein :

80 x 0,75 = 60 heures de prise de force pour l'année

Étape 4 : Calculez le nombre d'heures de prise de force que Jane accumulera par période de paie

Ensuite, divisez le nombre de périodes de paie dans l'année par le nombre d'heures de prise de force auxquelles Jeanne a droit pour l'année :

60 heures de prise de force / 24 périodes de paie = 2,5 heures de prise de force accumulées par période de paie

Étape 5 : Calculez le nombre d'heures de prise de force auxquelles Jane aura droit d'ici la fin juillet

Juillet est le 7ème mois, donc l'entreprise sera dans sa 14ème période de paie :

2,5 heures par période de paie x 14 périodes de paie = 35 heures de prise de force d'ici la fin juillet

35 heures / semaine de 30 heures de Jeanne = 1,166
Par conséquent, Jane peut prendre une semaine complète de prise de force d'ici la fin juillet.

Comment calculer la prise de force en banque

Supposons que vos employés reçoivent 3 semaines de prise de force par an, soient payés une fois par mois et qu'un contrat à temps plein soit de 37,5 heures. Markus travaille 37,5 heures par semaine et reporte une semaine de prise de force de l'année de vacances précédente. Il aimerait savoir combien de PTO il pourra prendre fin avril.

Dans ce calcul, l'année de prise de force s'étendra de janvier à décembre. Nous supposerons que la politique de prise de force en banque permet 30 % de l'allocation de prise de force d'un employé au début de l'année, et le reste s'accumulera lentement tout au long de l'année de prise de force.

Étape 1 : Convertir l'allocation annuelle en allocation horaire

Comme pour la politique d'accumulation, vous devez d'abord convertir l'indemnité annuelle de prise de force de votre employé en une indemnité horaire :

3 semaines x 37,5 heures = 112,5 heures de prise de force par an

Étape 2 : Calculez le nombre de périodes de paie par année

Dans ce cas, il y a une période de paie par mois :

1 x 12 = 12 périodes de paie  

Étape 3 : Calculez combien de PTO Markus accumule immédiatement

Comme il s'agit d'une politique en banque, 30 % de l'allocation de Markus est reçue immédiatement, donc :

112,5 x 0,3 = 33,75 heures de prise de force immédiatement disponibles pour Markus à compter du 1er janvier

112,5 - 33,75 = 78,75 heures de prise de force restantes à accumuler tout au long de l'année de prise de force

Étape 4 : Calculez le nombre d'heures de prise de force que Markus accumulera par période de paie.

Divisez maintenant ce nombre par le nombre de périodes de paie dans l'année :

78,75 heures de prise de force par an / 12 périodes de paie = 6,56 heures de prise de force accumulées par période de paie

Étape 5 : Calculez le nombre d'heures de prise de force auxquelles Markus aura droit d'ici la fin avril

Avril est le 4ème mois de l'année PTO, donc :

4 x 6,56 = 26,24 heures

De plus, les 37,5 heures de prise de force de Markus ont été reportées de l'année de prise de force précédente :

26,24 + 33,75 + 37,5 = 97,49 heures

97,49 heures / Semaine de 37,5 heures de Markus = 2,6

Par conséquent, Markus a accumulé et accumulé deux semaines complètes de prise de force d'ici la fin avril

Principaux conseils pour gérer le PTO

Essayez de programmer la prise de force des employés à l'avance

Encourager les employés à programmer leur prise de force à l'avance vous aidera à être prêt lors de la planification des horaires. Cela vous évitera également d'approuver trop de demandes de prise de force à la fois et de vous retrouver avec de faibles niveaux de personnel.

Soyez flexible avec les demandes de prise de force

Souvent, plusieurs employés voudront le même PTO, par exemple, autour des vacances ou des événements sportifs. Bien que cela puisse être difficile à planifier si vous êtes une petite entreprise, vous devriez essayer d'aider les employés à avoir le temps libre qu'ils demandent. Non seulement cela améliorera vos relations avec vos collègues, mais cela créera également une solide culture d'entreprise, car les employés se sentiront capables d'atteindre un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Permettre aux employés de négocier plus de temps

Si vos employés ont besoin de plus de PTO que votre offre commerciale, soyez ouvert aux négociations. Certaines entreprises offrent la possibilité d'acheter plus de prise de force à titre d'avantage, ou vous pouvez envisager d'augmenter la prise de force d'un employé en fonction des anniversaires de service. Par exemple, si vous autorisez 2 semaines de prise de force en standard pour les employés, vous pouvez augmenter cela à 3 semaines de prise de force après 5 ans de service.

Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de prise de force

Si vous avez du mal à gérer les demandes de prise de force de vos employés, le système intégré de formulaires, de listes de contrôle et d'horloge des employés de Connecteam peut vous aider à visualiser et à suivre les demandes de prise de force de votre employé.