ข้อดีของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจของคุณ

เคยรู้สึกไหมว่าธุรกิจของคุณเคลื่อนที่ด้วยความเร็วแสง? มันไม่ใช่แค่คุณ เราทุกคนต่างต้องรับมือกับข้อมูลจำนวนมากทุกวัน และความเร็วที่เราจะได้รับข้อมูลที่เราต้องการนั้นมีผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของธุรกิจ

ในขณะเดียวกันธุรกิจก็สามารถยืดยาวได้ หลายองค์กรมีผู้รับเหมาและพนักงานทางไกลจากทั่วโลก

วันเวลาของการเดินไปที่โต๊ะทำงานของเพื่อนร่วมงานเพื่อรับไฟล์หรือสามารถรอยอดขายได้สองวันก็หมดลงแล้วสำหรับพวกเราหลายคน

ป้อนข้อความโต้ตอบแบบทันทีของธุรกิจ

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีมีมาตั้งแต่ปี 1971 เมื่อมีการสร้างขึ้นสำหรับคอมพิวเตอร์ของรัฐบาลสหรัฐฯ ช่วยให้ผู้คนสามารถส่งข้อความดิจิทัลถึงกันได้แบบเรียลไทม์

ทุกวันนี้ เครื่องมือนี้เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานขององค์กรโดยให้คุณไม่เพียงส่งข้อความเท่านั้น แต่ยังส่งไฟล์ อัปเดตสถานะ ลิงก์ และการกล่าวถึงอีกด้วย

มาดูกันว่าเหตุใดคุณจึงควรพิจารณาใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจ ประโยชน์ที่ได้รับ และวิธีใช้งานให้ประสบความสำเร็จ

ข้อดีของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจของคุณคืออะไร?

สามารถใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อติดต่อกับทีมของคุณและแม้แต่ลูกค้าของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในภาคสนามหรือที่โต๊ะถัดไป นี่เป็นเพียงไม่กี่วิธีที่คุณสามารถใช้ได้:

• การสื่อสารกับลูกค้าและเสนอบริการหรือการสนับสนุนด้านเทคนิค
• การส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าและสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการประชุมหรือการนัดหมาย
• ทำงานร่วมกันในโครงการโดยส่งไฟล์และอัปเดตแบบเรียลไทม์—สะดวกอย่างยิ่งหากทีมของคุณไม่ได้รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว
• สำรวจสมาชิกในทีมหรือขอแนวคิดหรือความคิดเห็นจากพวกเขา
• ตรวจสอบกับพนักงาน รวมถึงพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ เพื่อดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไรและต้องการความช่วยเหลือในการทำงานหรือไม่

เหตุใดคุณจึงต้องการใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีแทนอีเมลหรือตัวเลือกอื่น เทคโนโลยีนี้มีประโยชน์มากมายสำหรับคุณและพนักงานของคุณ

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีมีความยืดหยุ่น

เทคโนโลยีในปัจจุบันช่วยให้คุณฝากข้อความเสียง ส่งไฟล์ หรือส่งข้อความธรรมดาได้ สามารถอ่านข้อความได้ทันทีหรือเมื่อพนักงานมีเวลาสักครู่ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานกำลังดูแลลูกค้าหรืออยู่นอกระยะสัญญาณของเสาสัญญาณโทรศัพท์มือถือ พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อความได้อย่างง่ายดายและตอบกลับเมื่อว่างอีกครั้ง

IM สามารถแทนที่อีเมลและรูปแบบอื่นๆ ของการสื่อสาร พนักงานไม่จำเป็นต้องดูกล่องขาเข้าหรือตรวจสอบแพลตฟอร์ม ข้อความมักจะปรากฏขึ้นอย่างเด่นชัดบนหน้าจอ สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์พกพาหรือคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีทำให้มั่นใจได้ถึงการเชื่อมต่อสำหรับพนักงานระยะไกลและแบบไฮบริด

หากคุณมีพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะ พนักงานที่ทำงานทางไกล หรือเพียงแค่พนักงานที่ออกไปทานอาหารกลางวันหรือไปที่สำนักงานอื่นในบางครั้ง IM จะช่วยให้คุณไม่พลาดการติดต่อ คุณสามารถติดต่อพนักงานได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการ และด้วยโซลูชันการแชทของพนักงานอย่าง Connecteam คุณยังสามารถตรวจสอบว่าพวกเขาได้รับและอ่านข้อความของคุณแล้วหรือยัง

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีทำให้ทุกคนอยู่ในวง

บางครั้งคุณต้องหมุน บางทีลูกค้าอาจยกเลิกโครงการขนาดใหญ่ หรือผู้นำตัดสินใจเลือกทิศทางใหม่กับแผนก ไม่ต้องกังวล IM จะช่วยให้คุณสื่อสารการอัปเดตที่สำคัญกับทุกคนที่ได้รับผลกระทบ โดยส่งการแจ้งเตือนแบบพุชไปยังบุคคลหรือแม้แต่ทั้งทีมพร้อมกัน คุณยังมีเส้นทางดิจิทัลของผู้ที่คุณติดต่อด้วย ดังนั้นจึงไม่มีใครถูกทอดทิ้ง

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้ทีมของคุณปลอดภัย

สมมติว่าคุณจัดการทีมเจ้าหน้าที่สาธารณูปโภค และคุณได้รับข่าวว่ามีพายุลูกใหญ่กำลังเคลื่อนตัวเข้ามา หากทีมงานของคุณอยู่ในภาคสนาม คุณสามารถใช้ IM เพื่อส่งข้อความโดยตรงไปยังโทรศัพท์ของพวกเขา เตือนพวกเขาให้ไปที่ ความปลอดภัย. ดังนั้น IM สามารถเป็นส่วนสำคัญของแผนสุขภาพและความปลอดภัยของคุณเมื่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้คุณประหยัดเวลา

คุณต้องการให้ลูกค้าติดต่อคุณเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? มีคำถามสั้นๆ สำหรับเพื่อนร่วมงาน แต่ไม่อยากจมอยู่กับการสนทนาอีกต่อไปใช่ไหม ด้วย IM คุณไม่ต้องเปิดอีเมล เดินไปที่โต๊ะของใครบางคน หรือเล่นแท็กโทรศัพท์ ด้วยการปัดหน้าจอไม่กี่ครั้งและคำไม่กี่คำ คุณจะได้คำตอบที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้ลุล่วง

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลองนึกภาพว่ามีเซิร์ฟเวอร์ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในกระเป๋าของคุณ ด้วยอุปกรณ์พกพาและแพลตฟอร์ม IM ที่ดี นั่นคือสิ่งที่พนักงานของคุณสามารถเพลิดเพลินได้ ทีมของคุณสามารถแชร์ไฟล์ รูปภาพ รายการตรวจสอบ วิดีโอ และเกือบทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับงานได้โดยตรงจากโทรศัพท์มือถือ

คุณยังสามารถทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นในเวลาสั้นๆ ด้วยการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือเวลาใดก็ตาม คุณสามารถใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อดูแลคำถามของลูกค้าหรือดำเนินการขั้นตอนต่อไปในโครงการ—สถานที่ทำงานของคุณอยู่ในโทรศัพท์ของคุณ

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถปรับปรุงความไว้วางใจในทีมและคุณภาพการสื่อสารของคุณได้

การวิจัยพิสูจน์มัน การศึกษาของ City University of Hong Kong โดย Carol Xiaojuan Ou และ Robert M. Davison สำรวจพนักงาน 253 คน สรุปได้ว่าข้อดีของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีมีมากกว่าข้อเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การศึกษาพบว่า IM เลียนแบบการสื่อสารต่อหน้า (ส่วนหนึ่งเป็นเพราะเป็นแบบเรียลไทม์) และสิ่งนี้ช่วยสร้างความไว้วางใจและปรับปรุงคุณภาพของการสื่อสาร

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถทำให้ธุรกิจของคุณครอบคลุมมากขึ้น

แอปโทรศัพท์และ IM มีคุณสมบัติการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่น่าทึ่ง ตั้งแต่การจดจำเสียงไปจนถึงความสามารถในการซูมเข้าหรือเพิ่มความสว่างและเสียงของหน้าจอ สำหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นหรือการได้ยิน คุณลักษณะเหล่านี้ทำให้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีอ่านได้ง่ายกว่าเอกสารกระดาษหรือรูปแบบอื่นๆ ของการสื่อสาร และสำหรับพนักงานและลูกค้าที่มีความหลากหลายทางระบบประสาท การใช้ IM นั้นน่ากลัวน้อยกว่าการพูดคุยต่อหน้าหรือทางโทรศัพท์

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถช่วยคุณสร้างวัฒนธรรมองค์กรของคุณได้

IM ไม่ได้มีประโยชน์เพียงแค่ทำให้งานสำเร็จลุล่วงเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยรวมวัฒนธรรมของบริษัท ต้องการส่งข้อความวันเกิดให้กับสมาชิกในทีมหรือไม่? คุณสามารถทำได้โดยใช้มีม (และลิงก์ไปยังบัตรของขวัญ) ผ่าน IM ต้องการเช็คอินเพื่อนร่วมงานที่มีจำนวนมากในจานของพวกเขา? ข้อความโต้ตอบแบบทันทีอย่างรวดเร็วทำให้เสร็จ IM ไม่เพียงแต่เหมาะสำหรับธุรกิจเท่านั้น อาจส่งผลดีต่อความสามัคคีและขวัญกำลังใจของทีมด้วย

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถปรับปรุงผลกำไรของคุณได้

ลูกค้าประมาณ 73% ชอบแชทสดเมื่อสื่อสารกับธุรกิจ และลูกค้าที่ใช้แชทสดใช้จ่ายมากกว่าผู้ที่ไม่ชอบ 60% สำหรับลูกค้า การแชทอาจเป็นทางเลือกที่น่าสนใจแทนการพักสายเป็นเวลานาน

เมื่อใช้ IM แชทสดสามารถส่งไปยังโทรศัพท์ของพนักงานได้โดยตรง ดังนั้นพวกเขาจึงตอบกลับลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณปิดการขายได้มากขึ้นและเพิ่มความพึงพอใจและความมั่นใจของลูกค้า เมื่อลูกค้าสามารถเข้าถึงทีมของคุณได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ยังส่งเสริมธุรกิจของคุณในฐานะองค์กรที่ตรงไปตรงมาและโปร่งใส ท้ายที่สุดแล้ว ลูกค้าจะไม่ถูกส่งต่อจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่งทางโทรศัพท์หรือรอการตอบกลับทางอีเมล

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถปรับปรุงความคิดสร้างสรรค์ของทีมได้

เนื่องจากมีความยืดหยุ่นมาก IM จึงสามารถเป็นวิธีที่จะส่งเสริมนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ในองค์กรของคุณ สมมติว่าคุณประสบปัญหาในโครงการ ด้วย IM คุณสามารถสร้างการแชทเป็นทีมหรือแม้แต่ส่งข้อความถึงทั้งบริษัทเพื่อขอความคิดเห็น ในแบบเรียลไทม์ พนักงานสามารถโต้ตอบกับความคิดของพวกเขา และทีมของคุณสามารถดูผ่านบันทึกการสนทนาเพื่อรวบรวมวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด ด้วยวิธีนี้ IM สามารถทำหน้าที่เป็นเซสชันการระดมความคิดหรือไวท์บอร์ดเคลื่อนที่ได้อย่างง่ายดาย

ลักษณะทั่วไปของการสื่อสาร IM สามารถช่วยได้เช่นกัน ไม่เหมือนกับรายงานที่เป็นทางการหรือเซสชันการระดมความคิดต่อหน้าซึ่งผู้คนจะถูกขอให้พูดต่อหน้าห้อง การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอาจเป็นวิธีที่กดดันเล็กน้อยในการมีส่วนร่วม สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มตัวอย่างแนวคิดได้อย่างรวดเร็วเมื่อพวกเขารู้สึกได้รับแรงบันดาลใจ ความไม่เป็นทางการยังช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันแนวคิดที่ยังไม่เป็นรูปเป็นร่างได้ง่ายขึ้น และคุณไม่มีทางรู้ว่าเมื่อใดที่จุดประกายของหนึ่งในแนวคิดเหล่านี้ตรงกับสิ่งที่คุณค้นหา

ข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้คุณเก็บบันทึก

คุณเคยสนทนาต่อหน้าและอยากจะกดย้อนกลับเพื่อบันทึกแนวคิดหรือทบทวนคำศัพท์ที่สำคัญหรือไม่? IM จะคอยสืบทางดิจิทัลให้คุณ ไม่ว่าคุณต้องการให้สมาชิกในทีมใหม่เข้าใจสิ่งที่คุณได้พูดคุยในการประชุมเร็วขึ้น หรือคุณต้องการบันทึกการโต้ตอบกับลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจะเก็บบันทึก คุณสามารถบันทึกและอัปโหลดได้หากต้องการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีทางธุรกิจคืออะไร

เพียงดาวน์โหลดแอปที่สัญญาว่าจะส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีฟรีสำหรับธุรกิจนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องแน่ใจว่าคุณเลือกเทคโนโลยีที่ถูกต้องแล้วใช้อย่างถูกต้อง นี่คือวิธีการ

• อย่าหักโหม หากทีมของคุณใส่ข้อความโต้ตอบแบบทันทีอยู่เสมอ พวกเขาจะไม่สามารถโฟกัสกับงานของตนได้ แย่กว่านั้น เมื่อผ่านไประยะหนึ่ง พวกเขาอาจเริ่มเพิกเฉยต่อข้อความหากมีจำนวนมากเกินไป พวกเขาอาจพลาดข้อมูลสำคัญ ก่อนกด ส่ง ให้ถามเสมอว่าข้อความโต้ตอบแบบทันทีจำเป็นต้องเป็นแบบทันทีหรือไม่ การสื่อสารนี้จะทำงานได้ดีขึ้นในอีเมลหรือรวมกับข้อมูลอื่นๆ อีกสองสามรายการในข้อความเดียวในภายหลัง บันทึก IM สำหรับสิ่งเร่งด่วนที่ทีมของคุณต้องการทราบในขณะนี้
• ใช้ตัวเลือกเทคโนโลยีการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจเพียงตัวเลือกเดียว หากพนักงานของคุณได้รับข้อความโต้ตอบแบบทันทีบนสามแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน สิ่งต่างๆ จะล้มเหลว พยายามใช้แพลตฟอร์มทีมเดียว แอพของ Connectteam ให้คุณส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและแชทกับทีมของคุณ แต่ยังรวมถึงการฝึกอบรมที่ทรงพลังเพื่อช่วยให้คุณใช้แอพ ยิ่งไปกว่านั้น แอปยังให้คุณสร้างสื่อการเรียนรู้ของคุณเองสำหรับทีมของคุณ รวมถึงการฝึกอบรมผ่านวิดีโอ มันยังรวมถึงพื้นที่จัดเก็บเอกสาร การตั้งเวลา และคุณสมบัติอื่นๆ เป็นโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการเชื่อมต่อทีมของคุณ
• ตั้งกฎพื้นฐานเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ยอมรับได้ IM อาจไม่เป็นทางการ แต่สิ่งที่เกิดขึ้นกับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีทางธุรกิจควรยังคงเป็นมืออาชีพ สร้างและแชร์นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรกับทีมของคุณ โดยระบุสิ่งที่อนุญาตและไม่อนุญาต ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกฎ "ไม่สบถ" หรือขอให้รวมผู้จัดการไว้ในแชททั้งหมดกับลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎการรักษาความลับออนไลน์มีผลบังคับใช้กับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีด้วย บริษัทบางแห่งตั้งกฎเกี่ยวกับไฟล์และข้อมูลที่สามารถและไม่สามารถแชร์ทางออนไลน์ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลติดต่อของลูกค้า จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานชัดเจนว่าสิ่งนี้ใช้กับ IM ด้วย
• ฝึกฝนทีมของคุณ อย่าคิดว่าทุกคนที่ทำงานให้คุณรู้วิธีใช้แพลตฟอร์ม IM ล่าสุด ให้การฝึกอบรมเสมอเมื่อเปิดตัวแพลตฟอร์ม IM ใหม่หรือเมื่อแพลตฟอร์มของคุณผ่านการอัปเดตครั้งใหญ่ การฝึกอบรมหมายความว่าทุกคนมีความเข้าใจเท่าเทียมกันเกี่ยวกับวิธีการใช้เทคโนโลยี นอกจากนี้ยังทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพ มาก ยิ่งขึ้น เพราะพวกเขาสามารถเรียนรู้วิธีใช้คุณสมบัติเจ๋งๆ ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักของแพลตฟอร์มของคุณ Connecteam มีศูนย์ช่วยเหลือที่จะแนะนำคุณผ่านแอป Connecteam หรือคุณสามารถใช้การฝึกอบรมของ Connecteam เพื่อสร้างสื่อการเรียนรู้เพื่อช่วยทีมของคุณสำรวจแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ IM

รับข้อความเกี่ยวกับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

นี่เป็นข่าวดีเกี่ยวกับ IM สำหรับธุรกิจ: เทคโนโลยีมีการผสานรวมมากกว่าที่เคยเป็นมา วันนี้ คุณทำได้มากกว่าแค่ส่งข้อความ คุณยังสามารถส่งไฟล์ รายการตรวจสอบ มีม ลิงก์ และอื่นๆ ใช้ IM เพื่อเชื่อมต่อกับลูกค้าและทีม ปรับปรุงประสิทธิภาพ การขาย และการจัดการเวลา ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการแตะและปัดหน้าจอเพียงไม่กี่ครั้งเพื่อบันทึกประโยชน์ทั้งหมดของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจของคุณ!