Come calcolare PTO

Imparare a calcolare il PTO del tuo dipendente può essere difficile, con molti diversi tipi di congedi retribuiti e politiche di maturazione delle ferie da considerare.

Potresti essere frustrato da schemi di lavoro, periodi di paga o dipendenti pro rata. Tutti questi intoppi distrarranno il tuo flusso di lavoro e ti distoglieranno da ciò che è veramente importante: il tuo team.

In questo articolo, analizziamo cos'è la PTO e come calcolarla. Ti daremo anche alcuni suggerimenti per la gestione dell'indennità PTO del tuo dipendente.

Cos'è la presa di forza?

PTO significa ferie retribuite, un beneficio in cui i dipendenti vengono pagati per il tempo in cui non lavorano. PTO può anche essere chiamato accumulo di ferie, ferie annuali o ferie retribuite.

I dipendenti possono utilizzare PTO per prendersi una vacanza, se sono malati, per far fronte a un'emergenza a casa o qualsiasi altro tipo di congedo personale retribuito. Il PTO viene generalmente calcolato in ore e viene accumulato a tassi diversi a seconda dell'orario di lavoro di un dipendente, dei modelli di lavoro e della politica del PTO utilizzata dall'azienda. Assicurati di controllare la tua politica PTO prima di iniziare i calcoli per assicurarti di utilizzare il metodo giusto.

Tipi di politiche PTO

La tua azienda può scegliere tra molti diversi tipi di polizze PTO, che hanno tutti vantaggi diversi.

Imposta il numero di giorni

Con questa politica, i tuoi dipendenti ricevono un determinato numero di giorni di PTO all'inizio dell'anno. Ad esempio, se il tuo anno di ferie va da gennaio a gennaio e offri 2 settimane di PTO, i dipendenti riceveranno l'intera indennità di 2 settimane il 1° gennaio.

competenza PTO

Le politiche di competenza sono popolari tra le piccole imprese e le startup in quanto consentono ai dipendenti di accumulare lentamente la loro indennità PTO durante tutto l'anno. Questo aiuta a bilanciare i costi del personale. Consente inoltre ai dipendenti di fare pause sufficienti durante tutto l'anno mentre accumulano PTO a un ritmo costante.

Presa di forza sopraelevata

Le polizze PTO bancarie sono popolari tra le grandi organizzazioni del settore privato dove tende ad esserci un buon livello di fiducia tra manager e dipendenti. Una polizza PTO in banca è simile a una politica di competenza in quanto la PTO viene accumulata lentamente durante tutto l'anno.

Tuttavia, con una polizza PTO bancaria, l'azienda concede ai dipendenti un certo importo di PTO all'inizio dell'anno come somma forfettaria, ad esempio il 30% della loro indennità PTO. Il dipendente è quindi autorizzato a maturare il restante 70% con l'avanzare dell'anno. Questa "banca" di PTO è utile in quanto consente ai dipendenti di affrontare eventuali emergenze personali o malattie che possono insorgere prima che possano maturare qualsiasi PTO.

Presa di forza illimitata

Le politiche PTO illimitate significano che i dipendenti (in teoria) possono prendere tutte le PTO che vogliono quando vogliono durante l'anno. Tuttavia, un datore di lavoro di solito stabilisce dei limiti per garantire che la produttività non sia influenzata negativamente.

Questa politica consente ai dipendenti di bilanciare la loro vita personale e lavorativa e aiuterà sia l'attrazione che la fidelizzazione dei talenti.

Riporto

Alcune aziende consentono ai dipendenti di "riportare" qualsiasi periodo di ferie retribuito maturato che non hanno utilizzato nell'anno di ferie precedente al nuovo anno di ferie. Ciò significherebbe che hanno un anno di PTO "incassato" rispetto all'anno precedente e che inizierebbero quindi ad accumulare il PTO del secondo anno come di consueto.

Ad esempio, se il tuo posto di lavoro offre 3 settimane di ferie annuali e il dipendente non si prende alcun periodo di ferie retribuito nel primo anno di ferie, "accumulerebbe" quelle 3 settimane e potrebbe prendere fino a un massimo di 6 settimane PTO nel 2° anno di ferie.

Come calcolare PTO

Sebbene il calcolatore di ferie integrato di Connecteam possa calcolare l'accumulo di PTO per te, potrebbero esserci momenti in cui devi calcolare manualmente l'accantonamento delle ferie del tuo dipendente, ad esempio, se stai cercando di spiegare al tuo dipendente come funziona il suo PTO.

Di solito è necessario eseguire solo calcoli manuali per i tipi di polizze PTO accumulate e accumulate. Le politiche di riporto di solito funzionano insieme alle politiche di competenza o bancarie e le politiche PTO illimitate non richiedono calcoli poiché l'indennità di un dipendente è (in teoria) illimitata!

Come calcolare il rateo PTO

In questo esempio, l'anno PTO va da gennaio a dicembre. I tuoi dipendenti hanno diritto a 3 settimane di PTO all'anno (pro rata), sono pagati due volte al mese e i dipendenti a tempo pieno lavorano 40 ore alla settimana.

La tua dipendente Jane vorrebbe sapere quanto PTO avrà accumulato entro la fine di luglio in modo da poter pianificare la sua vacanza in famiglia. Jane lavora part-time per 30 ore settimanali, non ha PTO da trasferire dall'anno scorso e non ha intenzione di prendere alcuna PTO da qui alla sua vacanza in famiglia. Questo esempio mostra come calcolare la maturazione delle ferie:

Passaggio 1: convertire l'indennità annuale in un'indennità oraria

La maggior parte delle politiche PTO delineerà la quantità di dipendenti PTO a cui hanno diritto in settimane o giorni, quindi è più facile da capire per i dipendenti. Tuttavia, quando calcoliamo il rateo PTO, calcoliamo l'importo in ore perché spesso ci occupiamo di importi frazionari del rateo PTO durante tutto l'anno.

2 settimane x 40 ore settimanali = 80 ore di PTO all'anno

Passaggio 2: calcola quanti periodi di paga ci sono all'anno

Con 2 periodi di paga al mese, ci saranno 24 periodi di paga in 1 anno. Se c'è solo 1 periodo di paga al mese, ci saranno 12 periodi di paga.

12 mesi x 2 periodi di paga al mese = 24 periodi di paga

Passaggio 3: calcola l'indennità proporzionale di Jane

Ricorda che Jane lavora solo part-time, quindi la sua indennità deve essere ripartita proporzionalmente dividendo il numero di ore in un contratto a tempo pieno per il numero di ore in cui Jane lavora:

30 ore settimanali / 40 ore di Jane (contratto a tempo pieno) = 0,75

Jane è 0,75 di un dipendente a tempo pieno, quindi ha diritto al 75% dell'indennità PTO di un dipendente a tempo pieno:

80 x 0,75 = 60 ore di PTO per l'anno

Passaggio 4: calcola quante ore PTO Jane accumulerà per periodo di paga

Successivamente, dividi il numero di periodi di paga nell'anno per il numero di ore PTO a cui Jane ha diritto per l'anno:

60 ore di PTO / 24 periodi di paga = 2,5 ore di PTO maturate per periodo di paga

Passaggio 5: calcola quante ore di PTO avrà diritto a Jane entro la fine di luglio

Luglio è il 7° mese, quindi l'azienda sarà al suo 14° periodo di paga:

2,5 ore per periodo di paga x 14 periodi di paga = 35 ore PTO entro la fine di luglio

35 ore / settimana di 30 ore di Jane = 1.166
Pertanto, Jane può prendere una settimana intera di PTO entro la fine di luglio.

Come calcolare la presa di forza sopraelevata

Supponiamo che i tuoi dipendenti ricevano 3 settimane di PTO all'anno, vengano pagati una volta al mese e un contratto a tempo pieno è di 37,5 ore. Markus lavora 37,5 ore settimanali e sta portando più di una settimana di PTO dall'anno di ferie precedente. Vorrebbe sapere quanto PTO sarà in grado di prendere alla fine di aprile.

In questo calcolo, l'anno PTO andrà da gennaio a dicembre. Partiamo dal presupposto che la polizza PTO depositata consente il 30% dell'indennità PTO di un dipendente all'inizio dell'anno e il resto verrà lentamente accumulato durante l'anno PTO.

Passaggio 1: convertire l'indennità annuale in un'indennità oraria

Come con la politica di competenza, dovresti prima convertire l'indennità annuale PTO del tuo dipendente in un'indennità oraria:

3 settimane x 37,5 ore = 112,5 ore di PTO all'anno

Passaggio 2: calcola quanti periodi di paga ci sono all'anno

In questo caso, è previsto un periodo di paga al mese:

1 x 12 = 12 periodi di paga  

Passaggio 3: calcola quanto PTO Markus accumula immediatamente

Poiché si tratta di una polizza bancaria, il 30% dell'assegno di Markus viene ricevuto immediatamente, quindi:

112,5 x 0,3 = 33,75 ore di PTO immediatamente disponibili per Markus dal 1° gennaio

112,5 – 33,75 = 78,75 ore di PTO rimaste da maturare per il resto dell'anno PTO

Passaggio 4: calcola quante ore PTO Markus accumulerà per periodo di paga.

Ora dividi quel numero per il numero di periodi di paga nell'anno:

78,75 ore di PTO all'anno / 12 periodi di paga = 6,56 ore di PTO maturate per periodo di paga

Passaggio 5: calcola quante ore PTO avrà diritto a Markus entro la fine di aprile

Aprile è il 4° mese dell'anno PTO, quindi:

4 x 6,56 = 26,24 ore

Inoltre le 37,5 ore di PTO Markus sono state trasferite dall'anno PTO precedente:

26.24 + 33.75 + 37.5 = 97.49 ore

97,49 ore / settimana di 37,5 ore di Markus = 2,6

Pertanto, Markus ha maturato e incassato due settimane intere di PTO entro la fine di aprile

I migliori consigli per la gestione della presa di forza

Cerca di programmare in anticipo il PTO dei dipendenti

Incoraggiare i dipendenti a programmare il loro PTO in anticipo ti aiuterà a essere preparato quando pianifichi gli orari. Ti impedirà inoltre di approvare troppe richieste PTO contemporaneamente e finire con bassi livelli di personale.

Sii flessibile con le richieste PTO

Spesso, più di un dipendente vorrà la stessa presa di forza, ad esempio durante le vacanze o gli eventi sportivi. Anche se questo può essere difficile da programmare se sei una piccola impresa, dovresti cercare di supportare i dipendenti nell'avere il tempo libero che richiedono. Non solo migliorerà il tuo rapporto con i tuoi colleghi, ma creerà anche una forte cultura aziendale poiché i dipendenti si sentiranno in grado di raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

Consenti ai dipendenti di negoziare per più tempo

Se i tuoi dipendenti hanno bisogno di più PTO rispetto a quanto offerto dalla tua azienda, sii aperto alle trattative. Alcune aziende offrono la possibilità di acquistare più prese di forza come vantaggio, oppure potresti considerare di aumentare la presa di forza di un dipendente in linea con gli anniversari di servizio. Ad esempio, se consenti 2 settimane di PTO come standard per i dipendenti, potresti aumentarlo a 3 settimane di PTO dopo 5 anni di servizio.

Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di gestione PTO

Se hai difficoltà a gestire le richieste PTO dei tuoi dipendenti, il sistema integrato di moduli, liste di controllo e cronometro dei dipendenti di Connecteam può aiutarti a visualizzare e tenere il passo con le richieste PTO dei tuoi dipendenti.