Лучшие способы оплаты подрядчикам и фрилансерам в 2023 году

Опубликовано: 2022-12-23

Мир труда стал более сложным из-за различных типов классификации сотрудников. В результате все больше компаний нанимают фрилансеров, подрядчиков и сотрудников для выполнения долгосрочных или краткосрочных проектов в своих организациях. На самом деле в США 70,4 миллиона фрилансеров и 9,6 миллиона самозанятых профессионалов, и это число продолжает расти. Но прежде чем нанимать таких талантов, сначала убедитесь, что вы знаете, как правильно им платить.

Оплата фрилансеров против подрядчиков против сотрудников

Вот различия между фрилансерами, подрядчиками и наемными работниками с точки зрения оплаты:

  • Сотрудники: Работайте фиксированное количество часов в день или в неделю. Им регулярно выплачивается почасовая ставка или фиксированная заработная плата.
  • Подрядчики: специализируются на нишевых услугах, таких как администраторы баз данных, веб-разработчики и операторы тяжелого оборудования. Их обычно нанимают на значительный период времени, от 3 месяцев до одного года. Их работа обычно предполагает тесное сотрудничество с клиентом, поэтому рабочее время определяется в зависимости от предпочтений клиента.
  • Фрилансеры: самозанятые лица, не связанные с компанией. Они устанавливают свои собственные ставки и обычно работают на основе каждого проекта. Большинство фрилансеров отправляют свои счета после завершения проекта. Однако те, кто работает с организациями на регулярной основе, выставляют счет ежемесячно.

Как платить фрилансерам и подрядчикам

Вот основы, которые вам нужно знать, чтобы платить фрилансерам:

1. Убедитесь, что вся необходимая документация подписана и заполнена

Перед началом любой работы убедитесь, что фрилансеры заполнили стандартную документацию. Это не только послужит юридической мерой предосторожности, но и обеспечит соблюдение компаниями федеральных требований и требований штата. Вот список основной документации, о которой следует помнить:

  • Контракт и техническое задание: юридически обязывающее соглашение, охватывающее контекст проекта, а также задачи и обязанности фрилансера.
  • Форма W-9 или W-8: Формы W -8 и W-9 используются Налоговой службой (IRS) для проверки имени, идентификационного номера налогоплательщика и адреса фрилансера. Фрилансер, проживающий в США, должен заполнить форму W-9. Между тем, нерезиденты США обязаны заполнять форму W-8, если они получают доход от американских компаний.
  • Соглашение о неразглашении (NDA): Работа, требующая конфиденциальности конкретной информации, обычно требует от фрилансеров подписания NDA.
  • Платежная информация: убедитесь, что у вас есть финансовая информация о ваших фрилансерах, такая как реквизиты банковского счета, электронная почта Paypal или другая соответствующая информация, необходимая вашей команде кредиторов, для получения платежа.

2. Определите условия оплаты в договоре

Каждый заслуживает оплаты за хорошо выполненную работу — и то же самое касается ваших фрилансеров. Обязательно уточняйте условия оплаты выполненных работ. Когда истекает срок оплаты счетов? Как долго фрилансерам нужно ждать оплаты? Могут ли они отправлять счета только после завершения работы? Таким образом, вы сможете избежать недоразумений и поддерживать хорошие отношения с фрилансерами, особенно если вы планируете снова работать с ними в ближайшем будущем.

Для более крупных проектов, рассчитанных на месяцы, вы можете платить в зависимости от хода выполнения проекта:

  • Внесите небольшую сумму вперед
  • Платите каждый раз, когда завершается важная веха
  • Оплатите остальную часть суммы после завершения проекта

3. Позаботьтесь о своих налогах

Помните о законах о налогообложении в вашей стране, когда дело доходит до найма фрилансеров. Например, резиденты США, оказывающие внештатные услуги американским компаниям, должны платить налог по ставке 30%. Кроме того, вы также должны получить ИНН фрилансера для предоставления налоговым органам точной информации.

4. Как оформить форму 1099

Независимые подрядчики в США должны заполнить форму 1099, чтобы подтвердить свой доход, не связанный с трудоустройством, в IRS. Все компании, нанявшие фрилансеров, которые выполнили работу на сумму более 600 долларов США, должны заполнить эту форму. В противном случае вам пока не нужно будет оформлять эту форму.

Вот пошаговый процесс оформления формы 1099:

  • Шаг 1: Получите необходимую информацию: получите основную информацию о ваших фрилансерах, такую ​​как их имя, адрес, ИНН и сумму, выплаченную в течение налогового года. Вы можете получить эту информацию после того, как фрилансеры заполнили форму W9.
  • Шаг 2. Отправьте копию А в IRS. Форма 1099 представлена ​​в двух экземплярах: Копия A (форма 1099-NEC) и Копия B. Крайний срок подачи копии A в IRS — 31 января. В отличие от большинства налоговых форм, вам необходимо получить физическую копию этой формы, а затем отправить ее в IRS.
  • Шаг 3: Предоставьте копию B фрилансерам. Затем попросите фрилансеров заполнить копию B. В отличие от копии A, эту форму можно загрузить на веб-сайте IRS.
  • Шаг 4: Отправьте форму 1096. Помимо формы 1099, вам также необходимо заполнить форму 1096. В этом документе суммируются платежи, сделанные независимым подрядчикам.
  • Шаг 5: Отправьте формы 1096 в вашем штате: Форма 1096 суммирует платежи, которые вы сделали независимым подрядчикам. Как и копия А, это требование IRS, которое должно быть представлено до 31 января.
  • Шаг 6. Обратитесь к бухгалтеру. Хотя владельцы малого бизнеса могут сами подать форму 1099, обязательно проконсультируйтесь с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования закона.

Лучшие способы оплаты фрилансерам и подрядчикам

На этом этапе вы готовы начать работать с фрилансерами. Как начать платить своим фрилансерам? Вот некоторые из лучших платежных систем для фрилансеров:

Прямой депозит

Прямые депозиты — это быстрый и эффективный способ оплаты труда фрилансеров. Он идеально подходит для предприятий, которым необходимо ежемесячно платить фрилансерам, поскольку он не вычитает платежи фрилансеров. Однако настройка для этого типа транзакции может стоить от 50 до 200 долларов и более. Кроме того, получение оплаты фрилансером может занять несколько дней.

Чеки

Чеки являются удобным способом оплаты, поскольку они не требуют комиссии за депозит. Тем не менее, фрилансерам может потребоваться больше времени, чтобы получить свой платеж, потому что до его поступления могут пройти дни или недели. И они должны ждать, пока чек будет очищен, чтобы получить причитающееся.

Онлайн-платежные системы и приложения

Онлайн — это один из самых быстрых и простых способов оплаты вашим фрилансерам через онлайн-платежные системы и приложения. Эти инструменты особенно полезны и экономичны, когда вы нанимаете фрилансеров из разных стран.

PayPal

PayPal — одна из самых популярных платформ онлайн-платежей. Он доступен более чем в 200 странах/регионах и поддерживает 25 валют, поэтому вы можете платить кому угодно из любой точки мира. Комиссия Paypal может составлять от 1,9% до 3,5% от каждой транзакции плюс фиксированная комиссия от 5 до 49 центов. Между тем, международные сборы будут стоить дополнительных расходов в зависимости от страны. Хотя это доступное решение, вам необходимо учитывать комиссию за транзакции, которая будет вычтена из счетов ваших фрилансеров при установлении ставок.

Смак

Gusto — это решение для расчета заработной платы, которое позволяет компаниям выбирать между автоматическим или ручным расчетом заработной платы. Вы можете настраивать и отслеживать выплаты фрилансерам, а также создавать и распространять формы 1099 для налоговых деклараций. Он также рассылает уведомления, которые напоминают фрилансерам заполнить необходимую документацию в своих профилях.

Венмо

Venmo, принадлежащая Paypal, является одной из самых популярных платежных платформ с более чем 80 миллионами пользователей. Решение позволяет фрилансерам настроить личный профиль и бизнес-профиль. Это означает, что независимый писатель может получать деньги от клиентов на свой бизнес-счет, в то время как их личный счет остается отдельным. Кроме того, также можно обрабатывать платежи в магазине и предоставлять покупателям вознаграждения и кэшбэк. Однако обратите внимание, что Venmo доступен только в Соединенных Штатах.

QuickBooks

QuickBooks — популярное бухгалтерское программное обеспечение для предприятий, которым необходимо платить сотрудникам, подрядчикам и фрилансерам. Он имеет полный список функций, таких как бухгалтерский учет, выставление счетов и платежей, налоговые вычеты и мониторинг доходов. Для подрядчиков и фрилансеров с почасовой оплатой Quickbooks может отслеживать время и идентифицировать счета для удобного выставления счетов. Более премиальные варианты также предлагают пакетные счета и расходы, а также автоматизацию рабочего процесса.

Как платить вашим фрилансерам?

Есть много способов платить фрилансерам. Однако идеальное решение будет зависеть от предпочтительных комиссий за транзакции вашего бизнеса или предпочтений финансового отдела. Это также будет зависеть от того, нанимаете ли вы фрилансеров или подрядчиков в США или за рубежом.

Нужна помощь в выяснении того, как платить вашим фрилансерам и подрядчикам? Вы можете воспользоваться услугами финансового консалтинга Fiverr, чтобы выяснить, как лучше всего платить своим подрядчикам. И если вы хотите добавить в свой список фрилансеров или подрядчиков, отправляйтесь на Fiverr, чтобы найти лучших специалистов для своего бизнеса.


‍