Les meilleures façons de payer les entrepreneurs et les pigistes en 2023

Le monde du travail est devenu plus complexe en raison des différents types de classifications d'employés. En conséquence, de plus en plus d'entreprises embauchent des pigistes, des sous-traitants et des employés pour gérer des projets à long ou à court terme dans leurs organisations. En fait, les États-Unis comptent 70,4 millions de pigistes et 9,6 millions de professionnels indépendants – et ce nombre ne cesse de croître. Mais avant d'embaucher ces types de talents, assurez-vous de savoir d'abord comment les payer correctement.

Payer les pigistes vs les sous-traitants vs les employés

Voici les différences entre les pigistes, les entrepreneurs et les employés en termes de paiement :

• Employés : Travaillez un nombre fixe d'heures par jour ou par semaine. Ils reçoivent régulièrement un taux horaire régulier ou un salaire fixe.
• Entrepreneurs : spécialisés dans les services de niche tels que les administrateurs de bases de données, les développeurs Web et les opérateurs d'équipement lourd. Ils sont généralement embauchés pour une période de temps significative, allant de 3 mois à un an. Leur travail implique généralement une étroite collaboration avec le client, de sorte que les heures de travail sont décidées en fonction des préférences du client.
• Indépendants : Indépendants non affiliés à l'entreprise. Ils fixent leurs propres tarifs et travaillent généralement sur une base par projet. La plupart des pigistes envoient leurs factures une fois le projet terminé. Cependant, ceux qui travaillent régulièrement avec des organisations envoient une facture mensuelle.

Comment payer les pigistes et les entrepreneurs

Voici les principes fondamentaux que vous devez connaître pour payer des pigistes :

1. Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont signés et remplis

Avant le début de tout travail, assurez-vous que les pigistes remplissent la documentation standard. Non seulement cela servira de précaution légale, mais cela garantira également que les entreprises respectent les exigences fédérales et étatiques. Voici une liste de documentation de base à garder à l'esprit :

• Contrat et énoncé des travaux : un accord juridiquement contraignant qui couvre le contexte du projet, ainsi que les tâches et les responsabilités du pigiste.
• Formulaire W-9 ou W-8 : Les formulaires W-8 et W-9 sont utilisés par l'Internal Revenue Service (IRS) pour vérifier le nom, le numéro d'identification fiscale et l'adresse du pigiste. Un pigiste résidant aux États-Unis doit remplir le formulaire W-9. Pendant ce temps, les résidents non américains sont tenus de remplir le formulaire W-8 s'ils reçoivent des revenus de sociétés américaines.
• Accord de non-divulgation (NDA) : Les travaux qui nécessitent des informations spécifiques pour rester confidentielles nécessitent généralement que les pigistes signent un NDA.
• Informations de paiement : assurez-vous d'obtenir les informations financières de vos indépendants - telles que les coordonnées bancaires, l'e-mail Paypal ou toute autre information pertinente dont votre équipe des comptes fournisseurs a besoin - pour recevoir le paiement.

2. Définir les conditions de paiement dans un contrat

Tout le monde mérite d'être payé pour un travail bien fait - et il en va de même pour vos pigistes. Assurez-vous de clarifier les conditions de paiement pour les travaux terminés. Quelle est la date limite de paiement des factures ? Combien de temps les indépendants doivent-ils attendre pour être payés ? Ne peuvent-ils envoyer des factures qu'une fois les travaux terminés ? De cette façon, vous pouvez éviter les malentendus et entretenir une relation positive avec les freelances, surtout si vous envisagez de retravailler avec eux dans un futur proche.

Pour les projets plus importants qui s'étendent sur plusieurs mois, vous pouvez payer en fonction de l'avancement du projet :

• Payer un petit montant à l'avance
• Payez chaque fois qu'une étape importante est franchie
• Payer le reste du montant une fois le projet terminé

3. Prenez soin de vos impôts

Soyez conscient des lois fiscales de votre pays lorsqu'il s'agit d'embaucher des pigistes. Par exemple, les résidents américains qui effectuent des services indépendants pour des entreprises américaines doivent payer un impôt à un taux de 30 %. En outre, vous devez également obtenir le NIF des indépendants pour fournir aux autorités fiscales de l'État des informations précises.

4. Comment émettre un formulaire 1099

Les entrepreneurs indépendants aux États-Unis sont tenus de remplir le formulaire 1099 pour vérifier leurs revenus non liés à l'emploi auprès de l'IRS. Toutes les entreprises qui ont embauché des pigistes qui ont effectué des travaux de plus de 600 $ doivent remplir ce formulaire. Sinon, vous n'aurez pas encore besoin de remplir ce formulaire.

Voici le processus étape par étape pour émettre un formulaire 1099 :

• Étape 1 : Obtenez les informations requises : Obtenez les informations de base de vos pigistes, telles que leur nom, leur adresse, leur NIF et le montant payé au cours de l'année d'imposition. Vous pouvez obtenir ces informations après que les indépendants ont rempli le formulaire W9.
• Étape 2 : Soumettez la copie A à l'IRS : Le formulaire 1099 est disponible en deux exemplaires : la copie A (formulaire 1099-NEC) et la copie B. La date limite pour soumettre la copie A à l'IRS est le 31 janvier. Contrairement à la plupart des formulaires fiscaux, vous devez pour obtenir une copie physique de ce formulaire, puis envoyez-le à l'IRS.
• Étape 3 : Donnez la copie B aux pigistes : Ensuite, demandez aux pigistes de remplir la copie B. Contrairement à la copie A, ce formulaire est disponible en téléchargement sur le site Web de l'IRS.
• Étape 4 : Soumettre le formulaire 1096 : Outre le formulaire 1099, vous devez également remplir le formulaire 1096. Ce document résume le paiement effectué aux entrepreneurs indépendants.
• Étape 5 : Soumettez les formulaires 1096 dans votre état : Le formulaire 1096 résume les paiements que vous avez effectués à des entrepreneurs indépendants. Tout comme la copie A, il s'agit d'une exigence de l'IRS qui doit être soumise avant le 31 janvier.
• Étape 6 : Consulter un CPA : Bien qu'il soit possible pour les propriétaires de petites entreprises de soumettre eux-mêmes le formulaire 1099, assurez-vous de consulter un CPA pour vous assurer de rester conforme aux yeux de la loi.

Les meilleures façons de payer les pigistes et les entrepreneurs

À ce stade, vous êtes prêt à commencer à travailler avec des pigistes. Comment commencer à payer vos freelances ? Voici quelques-uns des meilleurs systèmes de paiement pour pigistes à découvrir :

Dépôt direct

Les dépôts directs sont un moyen rapide et efficace de payer les pigistes. Il est idéal pour les entreprises qui doivent payer des pigistes par mois car il ne déduit pas les paiements des pigistes. Cependant, la configuration de ce type de transaction peut coûter entre 50 $ et 200 $ ou plus. De plus, cela peut prendre quelques jours pour que le pigiste reçoive le paiement.

Chèques

Les chèques sont un mode de paiement pratique car ils ne nécessitent pas de frais de dépôt. Cependant, les pigistes peuvent mettre plus de temps à recevoir leur paiement, car cela peut prendre des jours ou des semaines avant qu'il n'arrive. Et ils doivent attendre que le chèque soit encaissé pour recevoir leur dû.

Systèmes et applications de paiement en ligne

En ligne est l'un des moyens les plus rapides et les plus simples de payer vos pigistes via des systèmes et des applications de paiement en ligne. Ces outils sont particulièrement utiles et rentables lorsque vous embauchez des pigistes basés à l'étranger.

Pay Pal

PayPal est l'une des plateformes de paiement en ligne les plus populaires. Il est disponible dans plus de 200 pays/régions et prend en charge 25 devises, vous pouvez donc payer n'importe qui de n'importe où dans le monde. Les frais Paypal peuvent coûter environ 1,9% à 3,5% de chaque transaction, plus des frais fixes de 5 cents à 49 cents. Pendant ce temps, les frais internationaux coûteront une dépense supplémentaire en fonction du pays. Bien qu'il s'agisse d'une solution accessible, vous devrez tenir compte des frais de transaction qui seront déduits des factures de vos pigistes lors de la fixation des tarifs.

Enthousiasme

Gusto est une solution de traitement de la paie qui permet aux entreprises d'opter pour une paie automatisée ou manuelle. Vous pouvez configurer et suivre les paiements des indépendants, ainsi que créer et distribuer des formulaires 1099 pour les déclarations de revenus. Il envoie également des notifications qui rappellent aux indépendants de remplir la documentation nécessaire dans leurs profils.

Venmo

Venmo, propriété de Paypal, est l'une des plateformes de paiement les plus populaires, avec plus de 80 millions d'utilisateurs. La solution permet aux indépendants de créer un profil personnel et un profil professionnel. Cela signifie qu'un écrivain indépendant pourrait recevoir de l'argent de clients sur son compte professionnel alors que son compte personnel reste séparé. De plus, il est également possible de traiter les paiements en magasin et d'offrir aux clients des récompenses et des remises en argent. Cependant, notez que Venmo n'est disponible qu'aux États-Unis.

QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire pour les entreprises qui doivent payer un mélange d'employés, de sous-traitants et de pigistes. Il dispose d'une liste complète de fonctionnalités telles que la comptabilité d'entreprise, la facturation et le paiement, les déductions fiscales et le suivi des revenus. Pour les entrepreneurs et les pigistes payés à l'heure, Quickbooks peut suivre le temps et identifier les factures pour une facturation facile. Plus d'options premium offrent également des factures et des dépenses par lots, ainsi qu'une automatisation du flux de travail.

Comment rémunérer vos freelances ?

Il existe de nombreuses façons de rémunérer les freelances. Cependant, la solution idéale dépendrait des frais de transaction préférés de votre entreprise ou des préférences de l'équipe financière. Cela dépendra également du fait que vous embauchiez ou non des pigistes ou des entrepreneurs basés aux États-Unis ou à l'étranger.

Besoin d'aide pour savoir comment payer vos pigistes et vos sous-traitants ? Vous pouvez consulter les services de conseil financier de Fiverr pour déterminer la meilleure façon de payer vos sous-traitants. Et si vous souhaitez ajouter des pigistes ou des sous-traitants à votre liste, rendez-vous sur Fiverr pour trouver les meilleurs talents pour votre entreprise.

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