As melhores maneiras de pagar contratados e freelancers em 2023

Publicados: 2022-12-23

O mundo do trabalho tornou-se mais complexo por causa dos diferentes tipos de classificações de funcionários. Como resultado, mais empresas estão contratando freelancers, contratados e funcionários para lidar com projetos de longo ou curto prazo em suas organizações. Na verdade, os EUA têm 70,4 milhões de freelancers e 9,6 milhões de profissionais autônomos – e esse número continua crescendo. Mas antes de contratar esses tipos de talentos, certifique-se de saber como pagá-los adequadamente primeiro.

Pagamento de Freelancers vs. Empreiteiros vs. Empregados

Aqui estão as diferenças entre freelancers, contratados e funcionários em termos de pagamento:

Empregados: trabalhe um conjunto fixo de horas por dia ou por semana. Eles recebem uma taxa horária regular ou salário fixo regularmente.
Empreiteiros: Especialize-se em serviços de nicho, como administradores de banco de dados, desenvolvedores da Web e operadores de equipamentos pesados. Eles geralmente são contratados por um período significativo de tempo, variando de 3 meses a um ano. Seu trabalho geralmente envolve uma estreita colaboração com o cliente, então o horário de trabalho é decidido com base nas preferências do cliente.
Autônomos: Autônomos sem vínculo com a empresa. Eles definem suas próprias taxas e geralmente trabalham por projeto. A maioria dos freelancers envia suas faturas após a conclusão do projeto. No entanto, aqueles que trabalham regularmente com organizações enviam uma fatura mensal.

Como pagar freelancers e contratados

Aqui estão os fundamentos que você precisa saber para pagar freelancers:

1. Certifique-se de que toda a documentação necessária esteja assinada e preenchida

Antes de qualquer trabalho começar, certifique-se de que os freelancers preencham a documentação padrão. Isso não apenas servirá como uma precaução legal, mas também garantirá que as empresas cumpram os requisitos federais e estaduais. Aqui está uma lista de documentação básica para manter em mente:

Contrato e Declaração de Trabalho: Um acordo juridicamente vinculativo que cobre o contexto do projeto, bem como as tarefas e responsabilidades do freelancer.
Formulário W-9 ou W-8: Os formulários W-8 e W-9 são usados pelo Internal Revenue Service (IRS) para verificar o nome, número de identificação do contribuinte e endereço do freelancer. Um freelancer com residência nos EUA deve preencher o formulário W-9. Enquanto isso, os residentes não americanos são obrigados a preencher o formulário W-8 se receberem renda de empresas americanas.
Acordo de confidencialidade (NDA): O trabalho que exige que informações específicas permaneçam confidenciais normalmente exige que os freelancers assinem um NDA.
Informações de pagamento: Certifique-se de obter as informações financeiras de seus freelancers - como detalhes da conta bancária, e-mail do Paypal ou outras informações relevantes de que sua equipe de contas a pagar precisa - para receber o pagamento.

2. Definir as condições de pagamento em um contrato

Todo mundo merece ser pago por um trabalho bem feito – e o mesmo vale para seus freelancers. Certifique-se de esclarecer as condições de pagamento para o trabalho concluído. Qual é o prazo para o pagamento das faturas? Quanto tempo os freelancers precisam esperar pelo pagamento? Só podem enviar faturas depois de concluída a obra? Dessa forma, você pode evitar mal-entendidos e manter um relacionamento positivo com freelancers, especialmente se planeja trabalhar com eles novamente em um futuro próximo.

Para projetos maiores que duram meses, você pode pagar com base no progresso do projeto:

Pague uma pequena quantia adiantada
Pague sempre que um marco significativo for concluído
Pague o restante do valor após a conclusão do projeto

3. Cuide de seus impostos

Esteja ciente das leis tributárias do seu país quando se trata de contratar freelancers. Por exemplo, residentes nos EUA que prestam serviços freelance para empresas americanas devem pagar uma taxa de 30%. Além disso, você também deve obter o TIN dos freelancers para fornecer informações precisas às autoridades fiscais estaduais.

4. Como emitir um formulário 1099

Empreiteiros independentes nos EUA são obrigados a preencher o Formulário 1099 para verificar sua renda fora do trabalho com o IRS. Todas as empresas que contrataram freelancers que realizaram trabalhos no valor de mais de $ 600 devem preencher este formulário. Caso contrário, você não precisará emitir este formulário ainda.

Aqui está o processo passo a passo para emitir um formulário 1099:

Etapa 1: obtenha as informações necessárias: obtenha as informações básicas de seus freelancers, como nome, endereço, TIN e valor pago durante o ano fiscal. Você pode obter essas informações depois que os freelancers preencherem o formulário W9.
Etapa 2: Envie a cópia A ao IRS: O formulário 1099 vem em duas cópias: Cópia A (Formulário 1099-NEC) e Cópia B. O prazo para enviar a cópia A ao IRS é 31 de janeiro. Ao contrário da maioria dos formulários fiscais, você precisa para obter uma cópia física deste formulário, envie-o para o IRS.
Etapa 3: Dê a cópia B aos freelancers: Em seguida, peça aos freelancers que preencham a cópia B. Ao contrário da Cópia A, este formulário está disponível para download no site do IRS.
Passo 4: Envie o formulário 1096: Além do formulário 1099, você também precisa preencher o Formulário 1096. Este documento resume o pagamento feito a contratantes independentes.
Passo 5: Envie os formulários 1096 dentro do seu estado: O formulário 1096 resume os pagamentos que você fez a contratantes independentes. Assim como a cópia A, esta é uma exigência do IRS que deve ser enviada até 31 de janeiro.
Passo 6: Consultar um CPA: Embora seja possível que os proprietários de pequenas empresas enviem o formulário 1099, certifique-se de consultar um CPA para garantir que você permaneça em conformidade aos olhos da lei.

As melhores maneiras de pagar freelancers e contratados

Neste ponto, você está pronto para começar a trabalhar com freelancers. Como começar a pagar seus freelancers? Aqui estão alguns dos principais sistemas de pagamento freelancer para verificar:

Depósito direto

Os depósitos diretos são uma maneira rápida e eficiente de pagar freelancers. É ideal para empresas que precisam pagar freelancers por mês porque não deduz pagamentos de freelancers. No entanto, a configuração para esse tipo de transação pode custar cerca de US$ 50 a US$ 200 ou mais. Além disso, pode levar alguns dias para o freelancer receber o pagamento.

Verificações

Os cheques são um método de pagamento conveniente porque não exigem taxas de depósito. No entanto, pode levar mais tempo para os freelancers receberem o pagamento, pois pode levar dias ou semanas até que ele chegue. E eles têm que esperar que o cheque seja compensado para receber o que é devido.

Sistemas e aplicativos de pagamento on-line

Online é uma das maneiras mais rápidas e fáceis de pagar seus freelancers por meio de sistemas e aplicativos de pagamento online. Essas ferramentas são especialmente úteis e econômicas quando você está contratando freelancers internacionais.

PayPal

O PayPal é uma das plataformas de pagamento online mais populares. Ele está disponível em mais de 200 países/regiões e oferece suporte a 25 moedas, para que você possa pagar qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo. As taxas do Paypal podem custar cerca de 1,9% a 3,5% de cada transação, mais uma taxa fixa de 5 centavos a 49 centavos. Enquanto isso, as taxas internacionais custarão uma despesa adicional com base no país. Embora seja uma solução acessível, você precisará considerar as taxas de transação que serão deduzidas das faturas de seus freelancers ao definir as taxas.

Gosto

Gusto é uma solução de processamento de folha de pagamento que permite que as empresas optem por folha de pagamento automatizada ou manual. Você pode configurar e rastrear pagamentos de freelancers, bem como criar e distribuir 1099 formulários para declarações fiscais. Também envia notificações que lembram os freelancers de preencher a documentação necessária em seus perfis.

Venmo

A Venmo — de propriedade do Paypal — é uma das plataformas de pagamento mais populares, com mais de 80 milhões de usuários. A solução permite que freelancers configurem um perfil pessoal e um perfil comercial. Isso significa que um redator freelance pode receber dinheiro de clientes em sua conta comercial enquanto sua conta pessoal permanece separada. Além disso, também é possível processar pagamentos na loja e oferecer recompensas e reembolsos aos clientes. No entanto, observe que o Venmo está disponível apenas nos Estados Unidos.

QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade popular para empresas que precisam pagar uma mistura de funcionários, contratados e freelancers. Possui uma lista abrangente de recursos, como contabilidade comercial, fatura e pagamento, deduções fiscais e monitoramento de receita. Para contratados e freelancers pagos por hora, o Quickbooks pode rastrear o tempo e identificar contas para facilitar o faturamento. Mais opções premium também oferecem faturas e despesas em lote, bem como automação do fluxo de trabalho.

Como pagar seus freelancers?

Existem várias maneiras de pagar freelancers. No entanto, a solução ideal dependeria das taxas de transação preferidas de sua empresa ou das preferências da equipe financeira. Também dependeria se você está ou não contratando freelancers ou contratados com base nos EUA ou internacionalmente.

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