I modi migliori per pagare appaltatori e liberi professionisti nel 2023

Il mondo del lavoro è diventato più complesso a causa delle diverse tipologie di inquadramento dei dipendenti. Di conseguenza, sempre più aziende stanno assumendo liberi professionisti, appaltatori e dipendenti per gestire progetti a lungo o breve termine nelle loro organizzazioni. In effetti, gli Stati Uniti hanno 70,4 milioni di liberi professionisti e 9,6 milioni di liberi professionisti, e questo numero è ancora in crescita. Ma prima di assumere questi tipi di talenti, assicurati di sapere prima come pagarli correttamente.

Pagare i liberi professionisti contro gli appaltatori contro i dipendenti

Ecco le differenze tra liberi professionisti, appaltatori e dipendenti in termini di pagamento:

• Dipendenti: lavorano un insieme fisso di ore al giorno o alla settimana. Sono pagati regolarmente una tariffa oraria regolare o uno stipendio fisso.
• Appaltatori: specializzati in servizi di nicchia come amministratori di database, sviluppatori web e operatori di attrezzature pesanti. Di solito vengono assunti per un periodo di tempo significativo, che va da 3 mesi a un anno. Il loro lavoro di solito prevede una stretta collaborazione con il cliente, quindi l'orario di lavoro viene deciso in base alle preferenze del cliente.
• Liberi professionisti: lavoratori autonomi senza alcuna affiliazione con l'azienda. Stabiliscono le proprie tariffe e di solito lavorano in base al progetto. La maggior parte dei liberi professionisti invia le proprie fatture dopo che il progetto è stato completato. Tuttavia, coloro che lavorano regolarmente con le organizzazioni inviano una fattura mensile.

Come pagare i liberi professionisti e gli appaltatori

Ecco i fondamenti che devi sapere per pagare i freelance:

1. Assicurati che tutta la documentazione necessaria sia firmata e compilata

Prima che inizi qualsiasi lavoro, assicurati che i freelance completino la documentazione standard. Ciò non servirà solo come precauzione legale, ma garantirà anche alle aziende il rispetto dei requisiti federali e statali. Ecco un elenco di documentazione di base da tenere a mente:

• Contratto e dichiarazione di lavoro: un accordo legalmente vincolante che copre il contesto del progetto, nonché i compiti e le responsabilità del libero professionista.
• Modulo W-9 o W-8: i moduli W-8 e W-9 vengono utilizzati dall'Internal Revenue Service (IRS) per verificare il nome, il codice fiscale e l'indirizzo del libero professionista. Un libero professionista con residenza negli Stati Uniti è tenuto a compilare il modulo W-9. Nel frattempo, i residenti non statunitensi sono tenuti a compilare il modulo W-8 se ricevono entrate da società statunitensi.
• Accordo di non divulgazione (NDA): il lavoro che richiede che informazioni specifiche rimangano riservate richiede in genere ai liberi professionisti di firmare un NDA.
• Informazioni sul pagamento: assicurati di ottenere le informazioni finanziarie dei tuoi freelance, come i dettagli del conto bancario, l'e-mail di Paypal o altre informazioni pertinenti di cui ha bisogno il tuo team di contabilità fornitori, per ricevere il pagamento.

2. Definire i termini di pagamento in un contratto

Tutti meritano di essere pagati per un lavoro ben fatto, e lo stesso vale per i tuoi freelance. Assicurati di chiarire i termini di pagamento per il lavoro completato. Quando scade il termine per il pagamento delle fatture? Quanto tempo devono aspettare i freelance per il pagamento? Possono inviare fatture solo a lavoro ultimato? In questo modo, puoi evitare malintesi e mantenere un rapporto positivo con i freelance, soprattutto se prevedi di lavorare di nuovo con loro nel prossimo futuro.

Per progetti più grandi che durano mesi, puoi pagare in base all'avanzamento del progetto:

• Paga una piccola somma in anticipo
• Paga ogni volta che viene completata una pietra miliare significativa
• Paga il resto dell'importo al termine di un progetto

3. Prenditi cura delle tue tasse

Sii consapevole delle leggi fiscali nel tuo paese quando si tratta di assumere liberi professionisti. Ad esempio, i residenti negli Stati Uniti che svolgono servizi freelance per società statunitensi devono pagare le tasse con un'aliquota del 30%. Inoltre, dovresti anche ottenere il TIN dei liberi professionisti per fornire alle autorità fiscali statali informazioni accurate.

4. Come emettere un modulo 1099

Gli appaltatori indipendenti negli Stati Uniti sono tenuti a compilare il modulo 1099 per verificare il proprio reddito da lavoro non dipendente con l'IRS. Tutte le aziende che hanno assunto freelance che hanno svolto lavori per un importo superiore a $ 600 sono tenute a compilare questo modulo. In caso contrario, non sarà ancora necessario emettere questo modulo.

Ecco la procedura dettagliata per l'emissione di un modulo 1099:

• Passaggio 1: ottieni le informazioni richieste: ottieni le informazioni di base dei tuoi liberi professionisti, come nome, indirizzo, TIN e importo pagato durante l'anno fiscale. Puoi ottenere queste informazioni dopo che i freelance hanno compilato il modulo W9.
• Passaggio 2: inviare la copia A all'IRS: il modulo 1099 è disponibile in due copie: la copia A (modulo 1099-NEC) e la copia B. La scadenza per l'invio della copia A all'IRS è il 31 gennaio. A differenza della maggior parte dei moduli fiscali, è necessario per ottenere una copia fisica di questo modulo, quindi inviarlo all'IRS.
• Passaggio 3: consegna la copia B ai freelance: Successivamente, chiedi ai freelance di compilare la copia B. A differenza della copia A, questo modulo è disponibile per il download sul sito web dell'IRS.
• Passaggio 4: inviare il modulo 1096: oltre al modulo 1099, è necessario compilare anche il modulo 1096. Questo documento riassume il pagamento effettuato agli appaltatori indipendenti.
• Passaggio 5: inviare i moduli 1096 all'interno del proprio stato: il modulo 1096 riepiloga i pagamenti effettuati agli appaltatori indipendenti. Proprio come la copia A, questo è un requisito dell'IRS che deve essere presentato entro il 31 gennaio.
• Passaggio 6: consultare un CPA: sebbene sia possibile per i proprietari di piccole imprese inviare da soli il modulo 1099, assicurati di consultare un CPA per assicurarti di rimanere conforme agli occhi della legge.

I modi migliori per pagare liberi professionisti e appaltatori

A questo punto, sei pronto per iniziare a lavorare con i freelance. Come iniziare a pagare i tuoi freelance? Ecco alcuni dei migliori sistemi di pagamento freelance da verificare:

Deposito diretto

I depositi diretti sono un modo rapido ed efficiente per pagare i liberi professionisti. È ideale per le aziende che devono pagare i liberi professionisti al mese perché non detrae i pagamenti dai liberi professionisti. Tuttavia, l'impostazione per questo tipo di transazione può costare da $ 50 a $ 200 o più. Inoltre, potrebbero essere necessari alcuni giorni prima che il libero professionista riceva il pagamento.

Controlli

Gli assegni sono un metodo di pagamento conveniente perché non richiedono commissioni di deposito. Tuttavia, i freelance potrebbero impiegare più tempo per ricevere il pagamento perché potrebbero passare giorni o settimane prima che arrivi. E devono aspettare che l'assegno venga cancellato per ottenere il dovuto.

App e sistemi di pagamento online

Online è uno dei modi più veloci e semplici per pagare i tuoi liberi professionisti tramite sistemi e app di pagamento online. Questi strumenti sono particolarmente utili e convenienti quando assumi liberi professionisti con sede a livello internazionale.

PayPal

PayPal è una delle piattaforme di pagamento online più popolari. È disponibile in più di 200 paesi/regioni e supporta 25 valute, quindi puoi pagare chiunque da qualsiasi parte del mondo. Le commissioni di Paypal possono costare dall'1,9% al 3,5% di ogni transazione, più una commissione fissa da 5 centesimi a 49 centesimi. Nel frattempo, le tasse internazionali costeranno una spesa aggiuntiva in base al paese. Sebbene sia una soluzione accessibile, dovrai considerare le commissioni di transazione che verranno detratte dalle fatture dei tuoi freelance quando stabilisci le tariffe.

Gusto

Gusto è una soluzione di elaborazione delle buste paga che consente alle aziende di optare per le buste paga automatizzate o manuali. Puoi impostare e tenere traccia dei pagamenti dei freelance, nonché creare e distribuire moduli 1099 per le dichiarazioni dei redditi. Invia anche notifiche che ricordano ai liberi professionisti di compilare la documentazione necessaria nei loro profili.

Venmo

Venmo, di proprietà di Paypal, è una delle piattaforme di pagamento più popolari, con oltre 80 milioni di utenti. La soluzione consente ai liberi professionisti di creare un profilo personale e un profilo aziendale. Ciò significa che uno scrittore freelance potrebbe ricevere denaro dai clienti nel proprio conto aziendale mentre il proprio conto personale rimane separato. Inoltre, è anche possibile elaborare pagamenti in negozio e offrire ai clienti premi e cashback. Tuttavia, tieni presente che Venmo è disponibile solo negli Stati Uniti.

QuickBooks

QuickBooks è un popolare software di contabilità per le aziende che devono pagare un mix di dipendenti, appaltatori e liberi professionisti. Ha un elenco completo di funzionalità come contabilità aziendale, fatturazione e pagamento, detrazioni fiscali e monitoraggio del reddito. Per appaltatori e liberi professionisti pagati all'ora, Quickbooks può tenere traccia del tempo e identificare le fatture per una facile fatturazione. Altre opzioni premium offrono anche fatture e spese in batch, nonché l'automazione del flusso di lavoro.

Come pagare i tuoi freelance?

Esistono molti modi per pagare i freelance. Tuttavia, la soluzione ideale dipenderebbe dalle commissioni di transazione preferite dalla tua azienda o dalle preferenze del team finanziario. Dipenderebbe anche dal fatto che tu stia assumendo o meno liberi professionisti o appaltatori con sede negli Stati Uniti o a livello internazionale.

Hai bisogno di aiuto per capire come pagare i tuoi liberi professionisti e appaltatori? Puoi dare un'occhiata ai servizi di consulenza finanziaria di Fiverr per capire il modo migliore per pagare i tuoi appaltatori. E se non vedi l'ora di aggiungere freelance o appaltatori al tuo elenco, vai su Fiverr per trovare i migliori talenti per la tua attività.

‍