Die besten Möglichkeiten, Auftragnehmer und Freiberufler im Jahr 2023 zu bezahlen

Veröffentlicht: 2022-12-23

Die Arbeitswelt ist durch die unterschiedlichen Arten der Arbeitnehmereinteilung komplexer geworden. Infolgedessen stellen immer mehr Unternehmen Freiberufler, Auftragnehmer und Mitarbeiter ein, um langfristige oder kurzfristige Projekte in ihren Organisationen abzuwickeln. Tatsächlich gibt es in den USA 70,4 Millionen Freiberufler und 9,6 Millionen Selbständige – und diese Zahl wächst weiter. Aber bevor Sie diese Art von Talenten einstellen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst wissen, wie man sie richtig bezahlt.

Bezahlung von Freiberuflern vs. Auftragnehmern vs. Angestellten

Hier sind die Unterschiede zwischen Freiberuflern, Auftragnehmern und Angestellten in Bezug auf die Bezahlung:

  • Mitarbeiter: Arbeiten Sie eine feste Anzahl von Stunden pro Tag oder pro Woche. Sie erhalten regelmäßig einen regulären Stundensatz oder ein festes Gehalt.
  • Auftragnehmer: Spezialisiert auf Nischendienste wie Datenbankadministratoren, Webentwickler und Betreiber von Schwermaschinen. Sie werden in der Regel für einen beträchtlichen Zeitraum eingestellt, der sich über 3 Monate bis zu einem Jahr erstreckt. Ihre Arbeit beinhaltet normalerweise eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden, sodass die Arbeitszeiten auf der Grundlage der Präferenzen des Kunden festgelegt werden.
  • Freiberufler: Selbständige Personen ohne Zugehörigkeit zum Unternehmen. Sie legen ihre eigenen Preise fest und arbeiten normalerweise auf Projektbasis. Die meisten Freiberufler schicken ihre Rechnungen nach Abschluss des Projekts. Diejenigen, die regelmäßig mit Organisationen zusammenarbeiten, senden jedoch eine monatliche Rechnung.

So bezahlen Sie Freiberufler und Auftragnehmer

Hier sind die Grundlagen, die Sie wissen müssen, um Freiberufler zu bezahlen:

1. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen unterzeichnet und ausgefüllt sind

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, stellen Sie sicher, dass Freiberufler die Standarddokumentation ausfüllen. Dies dient nicht nur der gesetzlichen Vorsorge, sondern stellt auch sicher, dass Unternehmen die Anforderungen von Bund und Ländern einhalten. Hier ist eine Liste der grundlegenden Dokumentation, die Sie beachten sollten:

  • Vertrag und Leistungsbeschreibung: Eine rechtsverbindliche Vereinbarung, die den Kontext des Projekts sowie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Freelancers abdeckt.
  • Formular W-9 oder W-8: Die Formulare W-8 und W-9 werden vom Internal Revenue Service (IRS) verwendet, um den Namen, die Steueridentifikationsnummer und die Adresse des Freiberuflers zu überprüfen. Ein Freiberufler mit Wohnsitz in den USA muss das W-9-Formular ausfüllen. In der Zwischenzeit müssen Nicht-US-Bürger das W-8-Formular ausfüllen, wenn sie Einkünfte von US-Unternehmen erhalten.
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Für Arbeiten, bei denen bestimmte Informationen vertraulich bleiben müssen, müssen Freiberufler in der Regel eine NDA unterzeichnen.
  • Zahlungsinformationen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Finanzinformationen Ihrer Freiberufler erhalten – wie Bankkontodaten, Paypal-E-Mail oder andere relevante Informationen, die Ihr Kreditorenteam benötigt – um Zahlungen zu erhalten.

2. Definieren Sie die Zahlungsbedingungen in einem Vertrag

Jeder verdient es, für eine gut gemachte Arbeit bezahlt zu werden – und das gilt auch für Ihre Freiberufler. Achten Sie darauf, die Zahlungsbedingungen für abgeschlossene Arbeiten zu klären. Wann ist die Zahlungsfrist für Rechnungen? Wie lange müssen Freiberufler auf die Zahlung warten? Können sie Rechnungen erst nach Abschluss der Arbeiten versenden? Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden und eine positive Beziehung zu Freiberuflern pflegen, insbesondere wenn Sie in naher Zukunft wieder mit ihnen zusammenarbeiten möchten.

Bei größeren Projekten, die sich über Monate erstrecken, können Sie nach Projektfortschritt bezahlen:

  • Zahlen Sie einen kleinen Betrag im Voraus
  • Zahlen Sie jedes Mal, wenn ein bedeutender Meilenstein abgeschlossen ist
  • Zahlen Sie den Restbetrag nach Abschluss eines Projekts

3. Kümmern Sie sich um Ihre Steuern

Beachten Sie die Steuergesetze in Ihrem Land, wenn es um die Einstellung von Freiberuflern geht. Beispielsweise müssen US-Bürger, die freiberufliche Dienstleistungen für US-Unternehmen erbringen, einen Steuersatz von 30 % zahlen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch die Steueridentifikationsnummer des Freiberuflers besorgen, um den staatlichen Finanzbehörden genaue Angaben zu machen.

4. So stellen Sie ein 1099-Formular aus

Unabhängige Auftragnehmer in den USA müssen das Formular 1099 ausfüllen, um ihre Einkünfte aus Nichtbeschäftigung beim IRS nachzuweisen. Alle Unternehmen, die Freiberufler eingestellt haben, die Arbeiten im Wert von mehr als 600 USD ausgeführt haben, müssen dieses Formular ausfüllen. Andernfalls müssen Sie dieses Formular noch nicht ausstellen.

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess zum Ausstellen eines 1099-Formulars:

  • Schritt 1: Holen Sie sich die erforderlichen Informationen: Holen Sie sich die grundlegenden Informationen Ihrer Freiberufler, wie Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer und im Steuerjahr gezahlte Beträge. Diese Informationen erhalten Sie, nachdem Freiberufler das W9-Formular ausgefüllt haben.
  • Schritt 2: Reichen Sie Kopie A beim IRS ein: Das Formular 1099 kommt in zwei Kopien: Kopie A (Formular 1099-NEC) und Kopie B. Die Frist für die Einreichung von Kopie A beim IRS ist der 31. Januar. Im Gegensatz zu den meisten Steuerformularen müssen Sie um eine physische Kopie dieses Formulars zu erhalten, senden Sie es dann an den IRS.
  • Schritt 3: Geben Sie Freiberuflern Kopie B: Bitten Sie die Freiberufler als Nächstes, Kopie B auszufüllen. Im Gegensatz zu Kopie A steht dieses Formular zum Download auf der IRS-Website zur Verfügung.
  • Schritt 4: Formular 1096 einreichen: Neben dem Formular 1099 müssen Sie auch das Formular 1096 ausfüllen. Dieses Dokument fasst die Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer zusammen.
  • Schritt 5: Reichen Sie 1096-Formulare in Ihrem Staat ein: Das 1096-Formular fasst die Zahlungen zusammen, die Sie an unabhängige Auftragnehmer geleistet haben. Ähnlich wie Kopie A ist dies eine IRS-Anforderung, die bis zum 31. Januar eingereicht werden muss.
  • Schritt 6: Wenden Sie sich an einen CPA: Auch wenn es Kleinunternehmern möglich ist, das 1099-Formular selbst einzureichen, wenden Sie sich unbedingt an einen CPA, um sicherzustellen, dass Sie in den Augen des Gesetzes konform bleiben.

Die besten Möglichkeiten, Freiberufler und Auftragnehmer zu bezahlen

An diesem Punkt sind Sie bereit, mit Freiberuflern zusammenzuarbeiten. Wie beginnen Sie, Ihre Freiberufler zu bezahlen? Hier sind einige der besten Zahlungssysteme für Freiberufler, die Sie sich ansehen sollten:

Direkte Einzahlung

Direkteinzahlungen sind eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Freiberufler zu bezahlen. Es ist ideal für Unternehmen, die Freiberufler monatlich bezahlen müssen, da Zahlungen von Freiberuflern nicht abgezogen werden. Die Einrichtung für diese Art von Transaktion kann jedoch zwischen 50 und 200 US-Dollar oder mehr kosten. Außerdem kann es einige Tage dauern, bis der Freelancer die Zahlung erhält.

Schecks

Schecks sind eine bequeme Zahlungsmethode, da keine Einzahlungsgebühren anfallen. Es kann jedoch länger dauern, bis Freiberufler ihre Zahlung erhalten, da es Tage oder Wochen dauern kann, bis sie eintrifft. Und sie müssen warten, bis der Scheck eingelöst wird, um ihre Schuld zu bekommen.

Online-Zahlungssysteme und Apps

Online ist eine der schnellsten und einfachsten Möglichkeiten, Ihre Freiberufler zu bezahlen, über Online-Zahlungssysteme und Apps. Diese Tools sind besonders nützlich und kostengünstig, wenn Sie international ansässige Freiberufler einstellen.

PayPal

PayPal ist eine der beliebtesten Online-Zahlungsplattformen. Es ist in mehr als 200 Ländern/Regionen verfügbar und unterstützt 25 Währungen, sodass Sie jeden von überall auf der Welt bezahlen können. Paypal-Gebühren können etwa 1,9 % bis 3,5 % jeder Transaktion kosten, zuzüglich einer festen Gebühr von 5 Cent bis 49 Cent. In der Zwischenzeit verursachen internationale Gebühren je nach Land zusätzliche Kosten. Obwohl es sich um eine zugängliche Lösung handelt, müssen Sie die Transaktionsgebühren berücksichtigen, die von den Rechnungen Ihrer Freiberufler abgezogen werden, wenn Sie die Tarife festlegen.

Gusto

Gusto ist eine Gehaltsabrechnungslösung, mit der Unternehmen sich für eine automatisierte oder manuelle Gehaltsabrechnung entscheiden können. Sie können Zahlungen an Freiberufler einrichten und nachverfolgen sowie 1099-Formulare für Steuererklärungen erstellen und verteilen. Es sendet auch Benachrichtigungen, die Freiberufler daran erinnern, die erforderlichen Unterlagen in ihren Profilen auszufüllen.

Venmo

Venmo – im Besitz von Paypal – ist mit mehr als 80 Millionen Nutzern eine der beliebtesten Zahlungsplattformen. Die Lösung ermöglicht es Freiberuflern, ein persönliches Profil und ein Geschäftsprofil anzulegen. Dies bedeutet, dass ein freiberuflicher Autor Geld von Kunden auf seinem Geschäftskonto erhalten kann, während sein persönliches Konto getrennt bleibt. Außerdem ist es auch möglich, Zahlungen im Geschäft abzuwickeln und Kunden Prämien und Cashback anzubieten. Beachten Sie jedoch, dass Venmo nur in den Vereinigten Staaten erhältlich ist.

QuickBooks

QuickBooks ist eine beliebte Buchhaltungssoftware für Unternehmen, die eine Mischung aus Mitarbeitern, Auftragnehmern und Freiberuflern bezahlen müssen. Es verfügt über eine umfassende Liste von Funktionen wie Geschäftsbuchhaltung, Rechnung und Zahlung, Steuerabzüge und Einkommensüberwachung. Für Auftragnehmer und Freiberufler, die pro Stunde bezahlt werden, kann Quickbooks die Zeit verfolgen und Rechnungen für eine einfache Rechnungsstellung identifizieren. Weitere Premium-Optionen bieten auch Sammelrechnungen und Spesen sowie Workflow-Automatisierung.

Wie bezahle ich meine Freiberufler?

Es gibt viele Möglichkeiten, Freiberufler zu bezahlen. Die ideale Lösung hängt jedoch von den bevorzugten Transaktionsgebühren Ihres Unternehmens oder den Präferenzen des Finanzteams ab. Es würde auch davon abhängen, ob Sie Freiberufler oder Auftragnehmer mit Sitz in den USA oder international einstellen oder nicht.

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