Najlepsze sposoby płacenia kontrahentom i freelancerom w 2023 r

Opublikowany: 2022-12-23

Świat pracy stał się bardziej złożony ze względu na różne rodzaje klasyfikacji pracowników. W rezultacie coraz więcej firm zatrudnia freelancerów, wykonawców i pracowników do obsługi długoterminowych lub krótkoterminowych projektów w swoich organizacjach. W rzeczywistości w Stanach Zjednoczonych jest 70,4 miliona freelancerów i 9,6 miliona profesjonalistów pracujących na własny rachunek — a liczba ta wciąż rośnie. Ale zanim zatrudnisz tego typu talenty, upewnij się, że wiesz, jak odpowiednio im zapłacić.

Płacenie freelancerów kontra kontrahenci kontra pracownicy

Oto różnice między freelancerami, wykonawcami i pracownikami pod względem płatności:

  • Pracownicy: Pracują w określonych godzinach dziennie lub tygodniowo. Otrzymują regularną stawkę godzinową lub stałą pensję.
  • Wykonawcy: Specjalizują się w usługach niszowych, takich jak administratorzy baz danych, twórcy stron internetowych i operatorzy ciężkiego sprzętu. Zwykle są zatrudniani na znaczny okres czasu, od 3 miesięcy do jednego roku. Ich praca zazwyczaj wiąże się ze ścisłą współpracą ze zleceniodawcą, dlatego godziny pracy ustalane są na podstawie preferencji zleceniodawcy.
  • Wolni strzelcy: osoby samozatrudnione bez powiązań z firmą. Ustalają własne stawki i zwykle pracują na podstawie projektu. Większość freelancerów wysyła faktury po zakończeniu projektu. Jednak ci, którzy na co dzień współpracują z organizacjami, wysyłają miesięczną fakturę.

Jak płacić freelancerom i wykonawcom

Oto podstawy, które musisz znać, aby płacić freelancerom:

1. Upewnij się, że wszystkie niezbędne dokumenty są podpisane i wypełnione

Zanim rozpocznie się jakakolwiek praca, upewnij się, że freelancerzy wypełnią standardową dokumentację. Posłuży to nie tylko jako prawny środek ostrożności, ale także zapewni, że firmy będą przestrzegać wymogów federalnych i stanowych. Oto lista podstawowych dokumentów, o których należy pamiętać:

  • Umowa i zakres prac: prawnie wiążąca umowa, która obejmuje kontekst projektu, a także zadania i obowiązki freelancera.
  • Formularz W-9 lub W-8: Formularze W-8 i W-9 są używane przez Urząd Skarbowy (IRS) do weryfikacji nazwiska, numeru identyfikacyjnego podatnika i adresu freelancera. Freelancer z rezydentem w USA jest zobowiązany do wypełnienia formularza W-9. Tymczasem mieszkańcy spoza USA są zobowiązani do wypełnienia formularza W-8, jeśli otrzymują dochody od firm amerykańskich.
  • Umowa o zachowaniu poufności (NDA): Praca, która wymaga zachowania poufności określonych informacji, zazwyczaj wymaga od freelancerów podpisania umowy o zachowaniu poufności.
  • Informacje o płatnościach: Upewnij się, że masz informacje finansowe swoich freelancerów — takie jak dane konta bankowego, adres e-mail PayPal lub inne istotne informacje potrzebne Twojemu zespołowi ds. rozliczeń — aby otrzymać płatność.

2. Zdefiniuj Warunki płatności w Umowie

Każdy zasługuje na wynagrodzenie za dobrze wykonaną pracę — to samo dotyczy freelancerów. Pamiętaj o wyjaśnieniu warunków płatności za wykonane prace. Kiedy upływa termin płatności faktur? Jak długo freelancerzy muszą czekać na płatność? Czy mogą wysyłać faktury dopiero po zakończeniu prac? W ten sposób unikniesz nieporozumień i utrzymasz pozytywne relacje z freelancerami, zwłaszcza jeśli planujesz w najbliższym czasie ponownie z nimi współpracować.

W przypadku większych projektów, które trwają miesiące, możesz płacić na podstawie postępów w projekcie:

  • Zapłać niewielką kwotę z góry
  • Płać za każdym razem, gdy ważny kamień milowy zostanie ukończony
  • Zapłać resztę kwoty po zakończeniu projektu

3. Zadbaj o swoje podatki

Jeśli chodzi o zatrudnianie freelancerów, pamiętaj o przepisach podatkowych obowiązujących w Twoim kraju. Na przykład mieszkańcy USA, którzy wykonują usługi jako freelancerzy dla amerykańskich firm, muszą płacić podatek według stawki 30%. Ponadto powinieneś również uzyskać NIP freelancerów, aby zapewnić państwowym organom podatkowym dokładne informacje.

4. Jak wystawić formularz 1099

Niezależni kontrahenci w Stanach Zjednoczonych są zobowiązani do wypełnienia formularza 1099 w celu zweryfikowania w urzędzie podatkowym IRS ich dochodów niezwiązanych z zatrudnieniem. Wszystkie firmy, które zatrudniły freelancerów wykonujących prace o wartości przekraczającej 600 USD, są zobowiązane do wypełnienia tego formularza. W przeciwnym razie nie musisz jeszcze wystawiać tego formularza.

Oto szczegółowy proces wydawania formularza 1099:

  • Krok 1: Uzyskaj wymagane informacje: Uzyskaj podstawowe informacje o swoich freelancerach, takie jak ich imię i nazwisko, adres, NIP i kwota zapłacona w ciągu roku podatkowego. Możesz uzyskać te informacje po wypełnieniu przez freelancerów formularza W9.
  • Krok 2: Prześlij kopię A do IRS: Formularz 1099 jest dostarczany w dwóch egzemplarzach: Kopia A (formularz 1099-NEC) i Kopia B. Termin złożenia kopii A do IRS upływa 31 stycznia. W przeciwieństwie do większości formularzy podatkowych, potrzebujesz otrzymać fizyczną kopię tego formularza, a następnie wysłać go do urzędu skarbowego.
  • Krok 3: Przekaż kopię B freelancerom: Następnie poproś freelancerów o wypełnienie kopii B. W przeciwieństwie do kopii A, ten formularz jest dostępny do pobrania na stronie internetowej IRS.
  • Krok 4: Prześlij formularz 1096: Poza formularzem 1099 należy również wypełnić formularz 1096. Ten dokument zawiera zestawienie płatności dokonanych na rzecz niezależnych kontrahentów.
  • Krok 5: Prześlij formularze 1096 w swoim stanie: Formularz 1096 podsumowuje płatności dokonane na rzecz niezależnych kontrahentów. Podobnie jak kopia A, jest to wymóg IRS, który należy złożyć do 31 stycznia.
  • Krok 6: Skonsultuj się z CPA: chociaż właściciele małych firm mogą samodzielnie złożyć formularz 1099, skonsultuj się z CPA, aby upewnić się, że pozostajesz zgodny z prawem.

Najlepsze sposoby płacenia freelancerom i wykonawcom

W tym momencie jesteś gotowy do rozpoczęcia pracy z freelancerami. Jak zacząć płacić freelancerom? Oto niektóre z najlepszych systemów płatności freelancerów do sprawdzenia:

Bezpośredni depozyt

Wpłaty bezpośrednie to szybki i skuteczny sposób płacenia freelancerom. Jest idealny dla firm, które muszą płacić freelancerom miesięcznie, ponieważ nie odlicza płatności od freelancerów. Jednak konfiguracja dla tego typu transakcji może kosztować około 50 do 200 USD lub więcej. Ponadto otrzymanie płatności przez freelancera może zająć kilka dni.

Czeki

Czeki są wygodną metodą płatności, ponieważ nie wymagają opłat depozytowych. Jednak otrzymanie płatności przez freelancerów może zająć więcej czasu, ponieważ może to potrwać kilka dni lub tygodni, zanim nadejdzie. I muszą czekać, aż czek zostanie rozliczony, aby otrzymać należność.

Systemy i aplikacje płatności online

Internet to jeden z najszybszych i najłatwiejszych sposobów płacenia freelancerom za pośrednictwem systemów i aplikacji płatności online. Te narzędzia są szczególnie przydatne i opłacalne, gdy zatrudniasz freelancerów z całego świata.

PayPal

PayPal to jedna z najpopularniejszych platform płatności online. Jest dostępny w ponad 200 krajach/regionach i obsługuje 25 walut, dzięki czemu możesz płacić każdemu z dowolnego miejsca na świecie. Opłaty PayPal mogą kosztować około 1,9% do 3,5% każdej transakcji plus stała opłata w wysokości od 5 centów do 49 centów. Tymczasem opłaty międzynarodowe będą kosztować dodatkowy wydatek w zależności od kraju. Chociaż jest to przystępne rozwiązanie, podczas ustalania stawek należy wziąć pod uwagę opłaty transakcyjne, które zostaną potrącone z faktur Twoich freelancerów.

Werwa

Gusto to rozwiązanie do przetwarzania listy płac, które pozwala firmom wybrać automatyczną lub ręczną listę płac. Możesz konfigurować i śledzić płatności dla freelancerów, a także tworzyć i dystrybuować formularze 1099 do zeznań podatkowych. Wysyła również powiadomienia, które przypominają freelancerom o wypełnieniu niezbędnej dokumentacji w ich profilach.

Venmo

Venmo — należąca do Paypal — jest jedną z najpopularniejszych platform płatniczych, z ponad 80 milionami użytkowników. Rozwiązanie umożliwia freelancerom założenie profilu osobistego i biznesowego. Oznacza to, że niezależny pisarz może otrzymywać pieniądze od klientów na swoje konto firmowe, podczas gdy ich konto osobiste pozostaje oddzielne. Ponadto możliwe jest również przetwarzanie płatności w sklepie i zapewnianie klientom nagród i zwrotu gotówki. Należy jednak pamiętać, że Venmo jest dostępne tylko w Stanach Zjednoczonych.

Szybkie książki

QuickBooks to popularne oprogramowanie księgowe dla firm, które muszą płacić pracownikom, wykonawcom i freelancerom. Posiada obszerną listę funkcji, takich jak księgowość biznesowa, faktura i płatność, odliczenia podatkowe i monitorowanie dochodów. W przypadku kontrahentów i freelancerów opłacanych za godzinę, Quickbooks może śledzić czas i identyfikować rachunki w celu łatwego fakturowania. Więcej opcji premium oferuje również faktury i wydatki zbiorcze, a także automatyzację przepływu pracy.

Jak płacić swoim freelancerom?

Freelancerom można płacić na wiele sposobów. Jednak idealne rozwiązanie zależałoby od preferowanych przez Twoją firmę opłat transakcyjnych lub preferencji zespołu finansowego. Zależy to również od tego, czy zatrudniasz freelancerów lub wykonawców z siedzibą w USA lub za granicą.

Potrzebujesz pomocy w ustaleniu, jak zapłacić freelancerom i kontrahentom? Możesz sprawdzić usługi doradztwa finansowego Fiverr, aby dowiedzieć się, jak najlepiej zapłacić kontrahentom. A jeśli chcesz dodać freelancerów lub wykonawców do swojego grafiku, udaj się do Fiverr, aby znaleźć największe talenty dla Twojej firmy.


‍