Cara Terbaik untuk Membayar Kontraktor dan Freelancer di 2023

Diterbitkan: 2022-12-23

Dunia kerja menjadi lebih kompleks karena berbagai jenis klasifikasi karyawan. Akibatnya, semakin banyak bisnis yang mempekerjakan pekerja lepas, kontraktor, dan karyawan untuk menangani proyek jangka panjang atau jangka pendek di organisasi mereka. Faktanya, AS memiliki 70,4 juta pekerja lepas dan 9,6 juta wiraswasta profesional — dan jumlah ini masih terus bertambah. Tetapi sebelum mempekerjakan jenis talenta ini, pastikan Anda tahu cara membayarnya dengan benar terlebih dahulu.

Membayar Freelancer vs. Kontraktor vs. Karyawan

Berikut perbedaan antara freelancer, kontraktor, dan karyawan dalam hal pembayaran:

  • Karyawan: Bekerja dengan jam tetap per hari atau per minggu. Mereka dibayar dengan tarif per jam reguler atau gaji tetap secara teratur.
  • Kontraktor: Berspesialisasi dalam layanan khusus seperti administrator basis data, pengembang web, dan operator alat berat. Mereka biasanya dipekerjakan untuk jangka waktu yang signifikan, mulai dari 3 bulan hingga satu tahun. Pekerjaan mereka biasanya melibatkan kerja sama yang erat dengan klien, sehingga jam kerja ditentukan berdasarkan preferensi klien.
  • Freelancer: Wiraswasta individu tanpa afiliasi dengan perusahaan. Mereka menetapkan tarif mereka sendiri dan biasanya bekerja berdasarkan proyek. Sebagian besar freelancer mengirimkan tagihan mereka setelah proyek selesai. Namun, mereka yang bekerja dengan organisasi secara teratur mengirimkan faktur bulanan.

Cara Membayar Freelancer dan Kontraktor

Berikut adalah dasar-dasar yang perlu Anda ketahui untuk membayar freelancer:

1. Pastikan Semua Dokumentasi yang Diperlukan Ditandatangani dan Diisi

Sebelum pekerjaan apa pun dimulai, pastikan para pekerja lepas melengkapi dokumentasi standar. Ini tidak hanya berfungsi sebagai tindakan pencegahan hukum, tetapi juga memastikan perusahaan mematuhi persyaratan federal dan negara bagian. Berikut adalah daftar dokumentasi dasar yang perlu diingat:

  • Kontrak dan Pernyataan Kerja: Perjanjian yang mengikat secara hukum yang mencakup konteks proyek, serta tugas dan tanggung jawab pekerja lepas.
  • Formulir W-9 atau W-8: Formulir W -8 dan W-9 digunakan oleh Internal Revenue Service (IRS) untuk memverifikasi nama, nomor identifikasi wajib pajak, dan alamat pekerja lepas. Pekerja lepas dengan residensi AS diharuskan mengisi formulir W-9. Sedangkan warga non-AS wajib mengisi formulir W-8 jika menerima penghasilan dari perusahaan AS.
  • Nondisclosure agreement (NDA): Pekerjaan yang membutuhkan informasi spesifik untuk tetap dirahasiakan biasanya mengharuskan pekerja lepas untuk menandatangani NDA.
  • Informasi pembayaran: Pastikan untuk mendapatkan informasi keuangan pekerja lepas Anda — seperti detail rekening bank, email Paypal, atau informasi relevan lainnya yang dibutuhkan tim hutang Anda — untuk menerima pembayaran.

2. Menentukan Ketentuan Pembayaran dalam Kontrak

Setiap orang berhak mendapatkan bayaran untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik — dan hal yang sama berlaku untuk pekerja lepas Anda. Pastikan untuk mengklarifikasi ketentuan pembayaran untuk pekerjaan yang telah selesai. Kapan batas akhir pembayaran tagihan? Berapa lama freelancer harus menunggu pembayaran? Bisakah mereka hanya mengirim faktur setelah pekerjaan selesai? Dengan begitu, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan menjaga hubungan positif dengan para freelancer, terutama jika Anda berencana untuk bekerja sama dengan mereka lagi dalam waktu dekat.

Untuk proyek yang lebih besar yang berlangsung selama berbulan-bulan, Anda dapat membayar berdasarkan kemajuan proyek:

  • Bayar sejumlah kecil di muka
  • Bayar setiap kali tonggak penting selesai
  • Bayar sisa jumlah setelah proyek selesai

3. Jaga Pajak Anda

Waspadai undang-undang perpajakan di negara Anda dalam hal mempekerjakan pekerja lepas. Misalnya, penduduk AS yang melakukan layanan lepas untuk perusahaan AS harus membayar pajak dengan tarif 30%. Selain itu, Anda juga harus meminta TIN pekerja lepas untuk memberikan informasi yang akurat kepada otoritas pajak negara bagian.

4. Cara Menerbitkan Formulir 1099

Kontraktor independen di AS diharuskan mengisi Formulir 1099 untuk memverifikasi pendapatan non-pekerjaan mereka dengan IRS. Semua bisnis yang mempekerjakan pekerja lepas yang melakukan pekerjaan lebih dari $600 diharuskan mengisi formulir ini. Jika tidak, Anda tidak perlu mengeluarkan formulir ini.

Inilah proses langkah demi langkah untuk mengeluarkan formulir 1099:

  • Langkah 1: Dapatkan informasi yang diperlukan: Dapatkan informasi dasar tentang pekerja lepas Anda, seperti nama, alamat, TIN, dan jumlah yang dibayarkan selama tahun pajak. Anda bisa mendapatkan informasi ini setelah freelancer mengisi formulir W9.
  • Langkah 2: Kirimkan salinan A ke IRS: Formulir 1099 datang dalam dua salinan: Salinan A (Formulir 1099-NEC) dan Salinan B. Batas waktu pengiriman salinan A ke IRS adalah 31 Januari. Tidak seperti kebanyakan formulir pajak, Anda memerlukan untuk mendapatkan salinan fisik formulir ini, lalu kirimkan ke IRS.
  • Langkah 3: Berikan salinan B kepada pekerja lepas: Selanjutnya, minta pekerja lepas untuk mengisi salinan B. Tidak seperti Salinan A, formulir ini tersedia untuk diunduh di situs web IRS.
  • Langkah 4: Kirim formulir 1096: Selain formulir 1099, Anda juga perlu mengisi Formulir 1096. Dokumen ini merangkum pembayaran yang dilakukan kepada kontraktor independen.
  • Langkah 5: Kirimkan formulir 1096 di negara bagian Anda: Formulir 1096 merangkum pembayaran yang Anda lakukan kepada kontraktor independen. Sama seperti salinan A, ini adalah persyaratan IRS yang harus diserahkan sebelum 31 Januari.
  • Langkah 6: Berkonsultasi dengan CPA: Meskipun pemilik usaha kecil dapat mengirimkan sendiri formulir 1099, pastikan untuk berkonsultasi dengan CPA untuk memastikan Anda tetap patuh di mata hukum.

Cara Terbaik untuk Membayar Freelancer dan Kontraktor

Pada titik ini, Anda sudah siap untuk mulai bekerja dengan freelancer. Bagaimana cara mulai membayar freelancer Anda? Berikut adalah beberapa sistem pembayaran freelancer teratas untuk diperiksa:

Deposit langsung

Setoran langsung adalah cara cepat dan efisien untuk membayar freelancer. Ini ideal untuk bisnis yang perlu membayar pekerja lepas per bulan karena tidak memotong pembayaran dari pekerja lepas. Namun, penyiapan untuk jenis transaksi ini dapat menelan biaya sekitar $50 hingga $200 atau lebih. Selain itu, mungkin perlu beberapa hari bagi freelancer untuk menerima pembayaran.

Cek

Cek adalah metode pembayaran yang nyaman karena tidak memerlukan biaya setoran. Namun, mungkin butuh waktu lebih lama bagi freelancer untuk mendapatkan pembayaran mereka karena bisa berhari-hari atau berminggu-minggu sampai tiba. Dan mereka harus menunggu sampai cek dicairkan untuk mendapatkan hak mereka.

Sistem dan Aplikasi Pembayaran Online

Online adalah salah satu cara tercepat dan termudah untuk membayar freelancer Anda melalui sistem dan aplikasi pembayaran online. Alat-alat ini sangat berguna dan hemat biaya saat Anda mempekerjakan pekerja lepas berbasis internasional.

PayPal

PayPal adalah salah satu platform pembayaran online paling populer. Ini tersedia di lebih dari 200 negara/wilayah dan mendukung 25 mata uang, sehingga Anda dapat membayar siapa saja dari mana saja di dunia. Biaya Paypal dapat dikenakan biaya sekitar 1,9% hingga 3,5% dari setiap transaksi, ditambah biaya tetap sebesar 5 sen hingga 49 sen. Sementara itu, biaya internasional akan dikenakan biaya tambahan berdasarkan negara. Meskipun ini adalah solusi yang dapat diakses, Anda perlu mempertimbangkan biaya transaksi yang akan dipotong dari tagihan pekerja lepas Anda saat menetapkan tarif.

Semangat

Gusto adalah solusi pemrosesan penggajian yang memungkinkan bisnis memilih penggajian otomatis atau manual. Anda dapat mengatur dan melacak pembayaran pekerja lepas, serta membuat dan mendistribusikan formulir 1099 untuk pengembalian pajak. Itu juga mengirimkan pemberitahuan yang mengingatkan pekerja lepas untuk mengisi dokumentasi yang diperlukan di profil mereka.

Venmo

Venmo — dimiliki oleh Paypal — adalah salah satu platform pembayaran terpopuler, dengan lebih dari 80 juta pengguna. Solusinya memungkinkan para pekerja lepas untuk membuat profil pribadi dan profil bisnis. Ini berarti seorang penulis lepas dapat menerima uang dari klien di akun bisnis mereka sementara akun pribadi mereka tetap terpisah. Plus, itu juga memungkinkan untuk memproses pembayaran di dalam toko dan memberi pelanggan hadiah dan uang kembali. Namun, perhatikan bahwa Venmo hanya tersedia di Amerika Serikat.

QuickBooks

QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi populer untuk bisnis yang perlu membayar karyawan, kontraktor, dan pekerja lepas. Ini memiliki daftar lengkap fitur seperti akuntansi bisnis, faktur dan pembayaran, pengurangan pajak, dan pemantauan pendapatan. Untuk kontraktor dan pekerja lepas yang dibayar per jam, Quickbooks dapat melacak waktu dan mengidentifikasi tagihan agar mudah membuat faktur. Lebih banyak opsi premium juga menawarkan tagihan dan pengeluaran batch, serta otomatisasi alur kerja.

Bagaimana Cara Membayar Freelancer Anda?

Ada banyak cara untuk membayar freelancer. Namun, solusi ideal akan bergantung pada biaya transaksi pilihan bisnis Anda atau preferensi tim keuangan. Itu juga akan tergantung pada apakah Anda mempekerjakan pekerja lepas atau kontraktor yang berbasis di AS atau internasional.

Perlu bantuan mencari tahu cara membayar pekerja lepas dan kontraktor Anda? Anda dapat memeriksa layanan konsultasi keuangan Fiverr untuk mengetahui cara terbaik untuk membayar kontraktor Anda. Dan jika Anda ingin menambahkan pekerja lepas atau kontraktor ke daftar Anda, pergilah ke Fiverr untuk menemukan talenta terbaik untuk bisnis Anda.


‍