Cele mai bune modalități de a plăti contractorii și freelanceri în 2023

Publicat: 2022-12-23

Lumea muncii a devenit mai complexă din cauza diferitelor tipuri de clasificări ale angajaților. Ca urmare, mai multe companii angajează liber profesioniști, antreprenori și angajați pentru a gestiona proiecte pe termen lung sau scurt în organizațiile lor. De fapt, SUA au 70,4 milioane de liber profesioniști și 9,6 milioane de profesioniști independenți – iar acest număr este în continuare în creștere. Dar înainte de a angaja aceste tipuri de talente, asigurați-vă că știți cum să le plătiți corect.

Plătirea freelancers vs. contractori vs. angajați

Iată diferențele dintre independenți, antreprenori și angajați în ceea ce privește plata:

Angajații: lucrează un set fix de ore pe zi sau pe săptămână. Aceștia sunt plătiți cu o rată orară regulată sau cu un salariu fix în mod regulat.
Contractori: specializați-vă în servicii de nișă, cum ar fi administratorii de baze de date, dezvoltatorii web și operatorii de echipamente grele. De obicei, sunt angajați pentru o perioadă semnificativă de timp, de la 3 luni la un an. Munca lor implică de obicei o colaborare strânsă cu clientul, astfel încât orele de lucru sunt decise în funcție de preferințele clientului.
Independenți: persoane care desfășoară activități independente, fără afiliere la companie. Ei își stabilesc propriile tarife și, de obicei, lucrează pe bază de proiect. Majoritatea freelancerilor își trimit facturile după finalizarea proiectului. Cu toate acestea, cei care lucrează cu organizații în mod regulat trimit o factură lunară.

Cum să plătiți freelanceri și antreprenori

Iată care sunt elementele fundamentale pe care trebuie să le cunoașteți pentru freelanceri plătitori:

1. Asigurați-vă că toată documentația necesară este semnată și completată

Înainte de a începe orice lucru, asigurați-vă că freelancerii completează documentația standard. Acest lucru nu numai că va servi drept precauție legală, dar asigură și companiile să respecte cerințele federale și de stat. Iată o listă cu documentația de bază de care trebuie să țineți cont:

Contract și Declarație de Muncă: Un acord obligatoriu din punct de vedere juridic care acoperă contextul proiectului, precum și sarcinile și responsabilitățile freelancerului.
Formularul W-9 sau W-8: Formularele W-8 și W-9 sunt folosite de Serviciul Fiscal Intern (IRS) pentru a verifica numele, numărul de identificare a contribuabilului și adresa liber profesionist. Este necesar un freelancer cu rezidență în SUA pentru a completa formularul W-9. Între timp, non-rezidenții din SUA trebuie să completeze formularul W-8 dacă primesc venituri de la companiile din SUA.
Acord de confidențialitate (NDA): Lucrările care necesită ca informații specifice să rămână confidențiale necesită de obicei ca freelanceri să semneze un NDA.
Informații de plată: asigurați-vă că obțineți informațiile financiare ale liber profesioniștilor dvs. - cum ar fi detaliile contului bancar, e-mailul Paypal sau alte informații relevante de care are nevoie echipa dvs. de plată - pentru a primi plata.

2. Definiți termenii de plată într-un contract

Toată lumea merită să fie plătită pentru o muncă bine făcută - și același lucru este valabil și pentru freelancerii tăi. Asigurați-vă că clarificați termenii de plată pentru lucrările finalizate. Când este termenul limită de plată a facturilor? Cât timp trebuie să aștepte freelancerii pentru plata? Pot trimite facturi doar după finalizarea lucrărilor? Astfel, poți evita neînțelegerile și poți menține o relație pozitivă cu freelancerii, mai ales dacă intenționezi să lucrezi din nou cu ei în viitorul apropiat.

Pentru proiectele mai mari care se întind luni de zile, puteți plăti în funcție de progresul proiectului:

Plătiți o sumă mică în avans
Plătiți de fiecare dată când este îndeplinită o etapă semnificativă
Plătiți restul sumei după finalizarea unui proiect

3. Ai grijă de taxele tale

Fiți conștienți de legile fiscale din țara dvs. atunci când vine vorba de angajarea freelanceri. De exemplu, rezidenții din SUA care prestează servicii independente pentru companii din SUA trebuie să plătească impozit la o cotă de 30%. În plus, ar trebui să obțineți și TIN-ul liber profesioniștilor pentru a furniza autorităților fiscale de stat informații exacte.

4. Cum se emite un formular 1099

Contractorii independenți din SUA trebuie să completeze formularul 1099 pentru a-și verifica veniturile din afara angajării la IRS. Toate companiile care au angajat liber profesioniști care au efectuat lucrări în valoare de peste 600 USD trebuie să completeze acest formular. În caz contrar, nu va trebui să emiteți încă acest formular.

Iată procesul pas cu pas pentru emiterea unui formular 1099:

Pasul 1: Obțineți informațiile necesare: obțineți informațiile de bază despre liber profesioniști, cum ar fi numele, adresa, TIN-ul și suma plătită în timpul anului fiscal. Puteți obține aceste informații după ce freelancerii au completat formularul W9.
Pasul 2: Trimiteți copia A la IRS: Formularul 1099 vine în două exemplare: Copia A (Formularul 1099-NEC) și Copia B. Termenul limită pentru trimiterea copiei A la IRS este 31 ianuarie. Spre deosebire de majoritatea formularelor fiscale, aveți nevoie de pentru a obține o copie fizică a acestui formular, apoi trimiteți-l la IRS.
Pasul 3: Oferiți copia B liber profesioniștilor: Apoi, cereți liber profesioniștilor să completeze copia B. Spre deosebire de Copy A, acest formular este disponibil pentru descărcare pe site-ul IRS.
Pasul 4: Trimiteți formularul 1096: În afară de formularul 1099, trebuie să completați și formularul 1096. Acest document rezumă plata efectuată către contractori independenți.
Pasul 5: Trimiteți formularele 1096 în statul dumneavoastră: Formularul 1096 rezumă plățile pe care le-ați făcut către contractori independenți. La fel ca și copia A, aceasta este o cerință IRS care trebuie trimisă până la 31 ianuarie.
Pasul 6: Consultați un CPA: Deși este posibil ca proprietarii de afaceri mici să trimită ei înșiși formularul 1099, asigurați-vă că consultați un CPA pentru a vă asigura că rămâneți conform în ochii legii.

Cele mai bune modalități de a plăti freelanceri și antreprenori

În acest moment, sunteți gata să începeți să lucrați cu freelanceri. Cum să începi să-ți plătești freelancerii? Iată câteva dintre cele mai bune sisteme de plată pentru independenți de verificat:

Depunere directă

Depunerile directe sunt o modalitate rapidă și eficientă de a plăti freelanceri. Este ideal pentru companiile care trebuie să plătească liber profesioniști pe lună, deoarece nu deduce plăți de la freelanceri. Cu toate acestea, configurarea pentru acest tip de tranzacție poate costa între 50 și 200 USD sau mai mult. De asemenea, poate dura câteva zile pentru ca freelancerul să primească plata.

Cecuri

Cecurile sunt o metodă de plată convenabilă, deoarece nu necesită comisioane de depozit. Cu toate acestea, este posibil să dureze mai mult timp pentru ca freelancerii să își primească plata, deoarece ar putea trece zile sau săptămâni până la sosire. Și trebuie să aștepte ca cecul să fie validat pentru a-și obține cuvenția.

Sisteme și aplicații de plată online

Online este una dintre cele mai rapide și mai ușoare modalități de a vă plăti liber profesioniștii este prin intermediul sistemelor și aplicațiilor de plată online. Aceste instrumente sunt deosebit de utile și rentabile atunci când angajați freelanceri cu sediul internațional.

PayPal

PayPal este una dintre cele mai populare platforme de plată online. Este disponibil în peste 200 de țări/regiuni și acceptă 25 de monede, astfel încât să puteți plăti pe oricine din oriunde în lume. Taxele Paypal pot costa în jur de 1,9% până la 3,5% din fiecare tranzacție, plus o taxă fixă de 5 până la 49 de cenți. Între timp, taxele internaționale vor costa o cheltuială suplimentară în funcție de țară. Deși este o soluție accesibilă, va trebui să luați în considerare taxele de tranzacție care vor fi deduse din facturile freelancerilor dvs. atunci când stabiliți tarifele.

Bucurie

Gusto este o soluție de procesare a salariilor care permite companiilor să opteze pentru salarizare automată sau manuală. Puteți să configurați și să urmăriți plățile liber profesioniști, precum și să creați și să distribuiți 1099 de formulare pentru declarațiile fiscale. De asemenea, trimite notificări care le reamintesc freelancerilor să completeze documentația necesară în profilurile lor.

Venmo

Venmo – deținută de Paypal – este una dintre cele mai populare platforme de plată, cu peste 80 de milioane de utilizatori. Soluția le permite freelancerilor să-și configureze un profil personal și un profil de afaceri. Aceasta înseamnă că un scriitor independent ar putea primi bani de la clienți în contul lor de afaceri, în timp ce contul personal rămâne separat. În plus, este, de asemenea, posibil să procesați plățile în magazin și să oferiți clienților recompense și cashback. Cu toate acestea, rețineți că Venmo este disponibil numai în Statele Unite.

QuickBooks

QuickBooks este un software de contabilitate popular pentru companiile care trebuie să plătească o combinație de angajați, contractori și liber profesioniști. Are o listă cuprinzătoare de caracteristici, cum ar fi contabilitatea afacerilor, factura și plata, deducerile fiscale și monitorizarea veniturilor. Pentru contractorii și independenții plătiți pe oră, Quickbooks poate urmări timpul și poate identifica facturile pentru o facturare ușoară. Mai multe opțiuni premium oferă, de asemenea, facturi și cheltuieli în loturi, precum și automatizarea fluxului de lucru.

Cum să-ți plătești freelancerii?

Există o mulțime de moduri prin care poți plăti freelanceri. Cu toate acestea, soluția ideală ar depinde de taxele de tranzacție preferate de afacerea dvs. sau de preferințele echipei financiare. Ar depinde, de asemenea, dacă angajați sau nu freelanceri sau contractori cu sediul în SUA sau la nivel internațional.

Aveți nevoie de ajutor pentru a afla cum să vă plătiți freelancerii și antreprenorii? Puteți consulta serviciile de consultanță financiară Fiverr pentru a afla cea mai bună modalitate de a vă plăti contractanții. Și dacă ești dornic să adaugi freelanceri sau antreprenori în lista ta, mergi la Fiverr pentru a găsi talente de top pentru afacerea ta.

‍