Las mejores formas de pagar a contratistas y autónomos en 2023

El mundo del trabajo se ha vuelto más complejo debido a los diferentes tipos de clasificaciones de empleados. Como resultado, más empresas están contratando trabajadores autónomos, contratistas y empleados para manejar proyectos a largo o corto plazo en sus organizaciones. De hecho, EE. UU. tiene 70,4 millones de trabajadores autónomos y 9,6 millones de profesionales autónomos, y esta cifra sigue creciendo. Pero antes de contratar este tipo de talentos, primero asegúrese de saber cómo pagarlos adecuadamente.

Pago de autónomos frente a contratistas frente a empleados

Estas son las diferencias entre autónomos, contratistas y empleados en términos de pago:

• Empleados: trabajan un conjunto fijo de horas por día o por semana. Se les paga una tarifa por hora regular o un salario fijo regularmente.
• Contratistas: se especializan en servicios de nicho, como administradores de bases de datos, desarrolladores web y operadores de equipos pesados. Por lo general, se contratan por un período de tiempo significativo, que abarca de 3 meses a un año. Su trabajo suele implicar una estrecha colaboración con el cliente, por lo que los horarios de trabajo se deciden en función de las preferencias del cliente.
• Trabajadores por cuenta propia : Personas físicas que trabajan por cuenta propia sin vinculación con la empresa. Establecen sus propias tarifas y, por lo general, trabajan por proyecto. La mayoría de los trabajadores autónomos envían sus facturas una vez finalizado el proyecto. Sin embargo, aquellos que trabajan con organizaciones regularmente envían una factura mensual.

Cómo pagar a los autónomos y contratistas

Aquí están los fundamentos que necesita saber para pagar a los autónomos:

1. Asegúrese de que toda la documentación necesaria esté firmada y completada

Antes de que comience cualquier trabajo, asegúrese de que los trabajadores autónomos completen la documentación estándar. Esto no solo servirá como precaución legal, sino que también garantiza que las empresas cumplan con los requisitos federales y estatales. Aquí hay una lista de documentación básica a tener en cuenta:

• Contrato y Declaración de Trabajo: Un acuerdo legalmente vinculante que cubre el contexto del proyecto, así como las tareas y responsabilidades del trabajador independiente.
• Formulario W-9 o W-8: Los formularios W-8 y W-9 son utilizados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para verificar el nombre, el número de identificación fiscal y la dirección del trabajador independiente. Se requiere un trabajador independiente con residencia en los EE. UU. para completar el formulario W-9. Mientras tanto, los residentes no estadounidenses deben completar el formulario W-8 si reciben ingresos de empresas estadounidenses.
• Acuerdo de confidencialidad (NDA): el trabajo que requiere información específica para permanecer confidencial generalmente requiere que los trabajadores independientes firmen un NDA.
• Información de pago: asegúrese de obtener la información financiera de sus trabajadores independientes, como los detalles de la cuenta bancaria, el correo electrónico de Paypal u otra información relevante que necesite su equipo de cuentas por pagar, para recibir el pago.

2. Definir las condiciones de pago en un contrato

Todo el mundo merece que le paguen por un trabajo bien hecho, y lo mismo ocurre con sus trabajadores independientes. Asegúrese de aclarar las condiciones de pago del trabajo terminado. ¿Cuándo es la fecha límite para el pago de las facturas? ¿Cuánto tiempo deben esperar los autónomos para recibir el pago? ¿Solo pueden enviar facturas después de que se haya completado el trabajo? De esa forma, puedes evitar malentendidos y mantener una relación positiva con los freelancers, especialmente si planeas volver a trabajar con ellos en un futuro cercano.

Para proyectos más grandes que duran meses, puede pagar según el progreso del proyecto:

• Paga una pequeña cantidad por adelantado
• Pague cada vez que se complete un hito importante
• Paga el resto de la cantidad después de que se termine un proyecto

3. Cuide sus impuestos

Tenga en cuenta las leyes fiscales de su país cuando se trata de contratar trabajadores autónomos. Por ejemplo, los residentes de EE. UU. que realizan servicios independientes para empresas de EE. UU. deben pagar impuestos a una tasa del 30%. Además, también debe obtener el TIN de los trabajadores independientes para proporcionar información precisa a las autoridades fiscales estatales.

4. Cómo emitir un formulario 1099

Los contratistas independientes en los EE. UU. deben completar el Formulario 1099 para verificar sus ingresos no laborales con el IRS. Todas las empresas que contrataron trabajadores independientes que realizaron un trabajo por un monto superior a $ 600 deben completar este formulario. De lo contrario, no necesitarás emitir este formulario todavía.

Este es el proceso paso a paso para emitir un formulario 1099:

• Paso 1: Obtenga la información requerida: Obtenga la información básica de sus trabajadores independientes, como su nombre, dirección, TIN y la cantidad pagada durante el año fiscal. Puede obtener esta información después de que los trabajadores independientes hayan completado el formulario W9.
• Paso 2: Envíe la copia A al IRS: El formulario 1099 viene en dos copias: Copia A (Formulario 1099-NEC) y Copia B. La fecha límite para enviar la copia A al IRS es el 31 de enero. A diferencia de la mayoría de los formularios de impuestos, necesita para obtener una copia física de este formulario, luego envíelo al IRS.
• Paso 3: Entregue la copia B a los trabajadores independientes: Luego, pídales a los trabajadores independientes que llenen la copia B. A diferencia de la Copia A, este formulario está disponible para descargar en el sitio web del IRS.
• Paso 4: envíe el formulario 1096: además del formulario 1099, también debe completar el formulario 1096. Este documento resume el pago realizado a los contratistas independientes.
• Paso 5: Envíe los formularios 1096 dentro de su estado: El formulario 1096 resume los pagos que realizó a contratistas independientes. Al igual que la copia A, este es un requisito del IRS que debe presentarse antes del 31 de enero.
• Paso 6: consulte a un CPA: si bien es posible que los propietarios de pequeñas empresas envíen el formulario 1099 ellos mismos, asegúrese de consultar a un CPA para asegurarse de cumplir con la ley.

Las mejores formas de pagar a autónomos y contratistas

En este punto, ya está todo listo para comenzar a trabajar con autónomos. ¿Cómo empezar a pagar a tus autónomos? Estos son algunos de los mejores sistemas de pago para autónomos que puedes consultar:

Deposito directo

Los depósitos directos son una forma rápida y eficiente de pagar a los autónomos. Es ideal para empresas que necesitan pagar a los trabajadores independientes por mes porque no deduce los pagos de los trabajadores independientes. Sin embargo, configurar este tipo de transacción puede costar alrededor de $50 a $200 o más. Además, el freelancer puede tardar unos días en recibir el pago.

cheques

Los cheques son un método de pago conveniente porque no requieren cargos por depósito. Sin embargo, los autónomos pueden tardar más en recibir su pago porque pueden pasar días o semanas hasta que llegue. Y tienen que esperar a que se compense el cheque para recibir lo que les corresponde.

Aplicaciones y sistemas de pago en línea

En línea es una de las formas más rápidas y fáciles de pagar a sus trabajadores independientes a través de sistemas y aplicaciones de pago en línea. Estas herramientas son especialmente útiles y rentables cuando contrata a trabajadores independientes con base internacional.

Paypal

PayPal es una de las plataformas de pago en línea más populares. Está disponible en más de 200 países/regiones y admite 25 monedas, por lo que puede pagar a cualquier persona desde cualquier parte del mundo. Las tarifas de Paypal pueden costar alrededor del 1,9% al 3,5% de cada transacción, más una tarifa fija de 5 centavos a 49 centavos. Mientras tanto, las tarifas internacionales tendrán un costo adicional según el país. Si bien es una solución accesible, deberá considerar las tarifas de transacción que se deducirán de las facturas de sus trabajadores independientes al establecer las tarifas.

Entusiasmo

Gusto es una solución de procesamiento de nómina que permite a las empresas optar por la nómina automática o manual. Puede configurar y realizar un seguimiento de los pagos de autónomos, así como crear y distribuir formularios 1099 para declaraciones de impuestos. También envía notificaciones que recuerdan a los autónomos que rellenen la documentación necesaria en sus perfiles.

Venmo

Venmo, propiedad de Paypal, es una de las plataformas de pago más populares, con más de 80 millones de usuarios. La solución permite a los autónomos configurar un perfil personal y un perfil comercial. Esto significa que un escritor independiente podría recibir dinero de los clientes en su cuenta comercial mientras su cuenta personal permanece separada. Además, también es posible procesar pagos en la tienda y ofrecer a los clientes recompensas y reembolsos. Sin embargo, tenga en cuenta que Venmo solo está disponible en los Estados Unidos.

QuickBooks

QuickBooks es un software de contabilidad popular para empresas que necesitan pagar una combinación de empleados, contratistas y autónomos. Tiene una lista completa de funciones, como contabilidad comercial, facturas y pagos, deducciones de impuestos y control de ingresos. Para contratistas y autónomos a los que se les paga por hora, Quickbooks puede realizar un seguimiento del tiempo e identificar las facturas para facilitar la facturación. Más opciones premium también ofrecen facturas y gastos por lotes, así como automatización del flujo de trabajo.

¿Cómo pagar a sus trabajadores independientes?

Hay muchas formas de pagar a los autónomos. Sin embargo, la solución ideal dependería de las tarifas de transacción preferidas de su empresa o de las preferencias del equipo financiero. También dependería de si está contratando o no a trabajadores independientes o contratistas con sede en los EE. UU. o internacionalmente.

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