Процесс из 10 шагов для эффективного решения бизнес-проблем

Когда вы начинаете малый бизнес или запускаете стартап, единственное, на что вы можете рассчитывать, — это неожиданность. Независимо от того, насколько тщательно вы планируете, прогнозируете и тестируете, проблемы неизбежно возникнут. Вот почему как предприниматель вы должны знать, как эффективно решать бизнес-задачи.

Что такое решение проблем в бизнесе?

Решение проблем в бизнесе связано с созданием процессов, которые смягчают или устраняют препятствия, которые в настоящее время мешают вам достичь стратегических целей. Как правило, это сложные вопросы, которые создают разрыв между фактическими результатами и желаемым результатом. Они могут присутствовать в одной команде, рабочем процессе или во всей вашей организации, как правило, без немедленного или очевидного решения.

Чтобы успешно подходить к решению проблем, вам необходимо установить последовательные процессы, которые помогут вам оценивать, исследовать решения, определять приоритеты выполнения и измерять успех. Во многих отношениях это должно быть похоже на то, как вы оцениваете эффективность бизнеса посредством ежемесячного обзора плана. Вы работаете с одной и той же документацией, ищете пробелы, копаетесь глубже, чтобы определить основную причину, и выбираете варианты. Без этого процесса вы просто не можете рассчитывать на эффективное или действенное решение проблем.

Почему решение проблем важно для вашего бизнеса

Хотя некоторые говорят, что решение проблем приходит само собой, на самом деле это навык, который вы можете развивать и совершенствовать с течением времени. Навыки решения проблем помогут вам и вашей команде решать критические проблемы и конфликты по мере их возникновения. Это начинается сверху. Вам, как владельцу бизнеса или генеральному директору, необходимо продемонстрировать уравновешенное решение проблем, которое вы ожидаете увидеть от своих сотрудников.

Это поможет вам и вашим сотрудникам быстро справляться с проблемами, устанавливать и совершенствовать процесс решения проблем, превращать проблемы в возможности и в целом сохранять спокойствие. Теперь лучшие бизнес-лидеры не просто нашли волшебное решение своих проблем, они построили процессы и использовали инструменты для достижения успеха. И вы можете сделать то же самое.

Следуя этому 10-шаговому процессу, вы сможете развить свои навыки решения проблем и уверенно подходить к любой возникающей проблеме.

1. Определите проблему

Когда возникает проблема, очень легко сразу перейти к созданию решения. Однако, если вы не изучите тщательно, что привело к проблеме, вы можете создать стратегию, которая на самом деле ее не решит. Возможно, вы просто лечите симптомы.

Например, если вы понимаете, что ваши продажи от новых клиентов падают, вашим первым желанием может быть спешить с составлением маркетингового плана для увеличения охвата. Но что, если снижение продаж — это всего лишь симптом реальной проблемы?

Когда вы определяете проблему, вы хотите быть уверены, что не пропустите лес за деревьями. Если у вас есть крупная проблема, вам нужно взглянуть на нее с нескольких разных сторон:

Соревнование

Влияет ли реклама или ценообразование конкурентов на ваши продажи? На вашем рынке появились новые участники? Как они продвигают свой продукт или бизнес?

Бизнес модель

Является ли ваша бизнес-модель устойчивой? Это реально для того, как быстро вы хотите расти? Следует ли вам изучить различные стратегии ценообразования или затрат?

Рыночные факторы

Как мировые события и экономика страны влияют на ваших клиентов и ваши продажи?

Команда

Есть ли проблемы, затрагивающие вашу команду? Есть ли у них инструменты и ресурсы, необходимые для достижения успеха?

Согласование целей

Все ли в вашей команде работают над достижением одной цели? Вы четко и часто сообщали о своих краткосрочных и долгосрочных бизнес-целях?

Есть много способов решить проблему, когда вы сталкиваетесь с серьезной бизнес-проблемой. Главное — убедиться, что вы получаете полное представление о том, что происходит, чтобы не тратить деньги и ресурсы на временные решения.

Возвращаясь к нашему примеру, изучив каждый аспект своего бизнеса, вы можете обнаружить, что уже тратите на рекламу больше, чем ваши конкуренты. И вместо этого в вашей команде существует пробел в общении, который приводит к неправильному обращению с новыми клиентами и, следовательно, к потере продаж.

Если бы вы занялись улучшением имиджа своего бренда, вы бы вложили больше денег в область, в которой вы уже выигрываете. Потенциально это может привести к большим потерям, поскольку все больше и больше новых клиентов теряются из-за плохой внутренней коммуникации.

Вот почему так важно исследовать свои слепые зоны и отследить проблему до ее источника.

2. Проведите SWOT-анализ

Все хорошие предприятия решают какую-то проблему для клиентов. Что, если ваша конкретная бизнес-проблема на самом деле представляет собой возможность или даже силу, если рассматривать ее под другим углом? Это когда вы хотите провести SWOT-анализ, чтобы определить, так ли это на самом деле.

SWOT — отличный инструмент для стратегического планирования и представления нескольких точек зрения, когда вы рассматриваете возможность инвестирования ресурсов для решения проблемы. Это может быть даже включено в ваши попытки определить источник вашей проблемы, так как это может быстро выявить сильные и слабые стороны вашего бизнеса. А затем, выявляя любые потенциальные возможности или угрозы, вы можете использовать свои выводы для запуска решения.

3. Определите несколько решений с помощью дизайн-мышления

По мере того, как вы приближаетесь к решению своей проблемы, вы можете рассмотреть возможность использования подхода дизайн-мышления. Он часто используется организациями, стремящимися решить большие проблемы на уровне сообщества. Одной из его сильных сторон является то, что он требует вовлечения широкого круга людей в процесс решения проблем. Что приводит к возникновению множества точек зрения и решений.

Этот подход — применение навыков и опыта вашей компании для решения проблемы на рынке — является основой дизайн-мышления.

Речь идет не о том, чтобы найти самые сложные проблемы, которые необходимо решить, а о том, чтобы найти общие потребности внутри организации и в реальном мире и найти решения, соответствующие этим потребностям. Когда вы решаете бизнес-проблемы, это применимо в том смысле, что вы ищете решения, направленные на решение основных проблем — вы смотрите на общую картину.

4. Проведите исследование рынка и работайте с клиентами

Исследование рынка и работа с клиентами — это не то, что владельцы малого бизнеса и стартапы могут сделать один раз, а затем вычеркнуть из списка. Когда вы сталкиваетесь с препятствием, вспомните, когда вы в последний раз проводили серьезное исследование рынка или углублялись в понимание конкурентной среды.

Исследование рынка и информация, которую вы получаете в результате работы с клиентами, не являются панацеей. Многие компании борются с тем, что им делать с противоречивыми точками данных. Но стоит постараться и собрать информацию, которая поможет вам лучше понять свой целевой рынок. Кроме того, ваши клиенты могут быть одним из лучших источников критики. На самом деле это подарок, если вы можете не принимать негатив на свой счет.

Худшее, что вы можете сделать, столкнувшись с трудностями, — это изолировать себя от клиентов и игнорировать конкурентов. Так опросите своих клиентов. Составьте конкурентную матрицу.

5. Обратитесь за помощью к своей команде и наставникам

Не проводите SWOT-анализ или дизайн-мышление самостоятельно. Свобода выражать опасения, мнения и идеи позволит людям в организации высказаться. Их отзывы помогут вам двигаться быстрее и эффективнее. Если у вас есть команда, привлеките их к обсуждению. Вы наняли их, чтобы они были экспертами в своей области; используйте их опыт, чтобы ориентироваться и глубже разбираться в основных причинах проблем и возможных решениях.

Если вы ведете свой бизнес в одиночку, по крайней мере, пригласите надежного наставника. SCORE предлагает бесплатную программу бизнес-наставничества, если у вас ее еще нет. Также может быть полезно связаться со стратегическим бизнес-консультантом, особенно если бизнес-финансы не являются вашей сильной стороной.

Цитируя Стивена Кови, который сказал, что «сила заключается в различиях, а не в сходствах», говоря о важности разнообразия, когда дело доходит до решения проблем в бизнесе. Чем разнообразнее команда, тем чаще появляются нестандартные решения проблем, стоящих перед организацией.

На самом деле было обнаружено, что группы, демонстрирующие большее разнообразие, лучше справлялись с проблемами, чем группы, специально состоящие из высококвалифицированных специалистов по решению проблем. Так что, кого бы вы ни пригласили помочь вам в решении проблемы, не поддавайтесь желанию окружить себя людьми, которые уже согласны с вами во всем.

6. Применяйте бережливое планирование для оперативного выполнения

Итак, вы делаете свой SWOT-анализ и упражнение по дизайн-мышлению. Вы предлагаете набор сильных идей, основанных на данных. Но их реализация требует от вас корректировки бюджета, стратегического плана или даже вашего понимания целевого рынка.

Готовы ли вы изменить курс? Можете ли вы быстро внести коррективы? Ну, чтобы расти, можно не бояться быть шустрым.

Применяя метод бережливого бизнес-планирования — процесс регулярного пересмотра вашей бизнес-стратегии — вы сможете более плавно менять свои стратегии. Вы не хотите менять курс каждую неделю и не хотите стать жертвой блестящего объектного мышления. Но вы можете найти баланс, который позволит вам снизить риск вашего бизнеса, сохраняя при этом направление вашей команды в правильном направлении.

По пути вы будете принимать стратегические решения, которые не сработают так, как вы надеялись. Лучшее, что вы можете сделать, — это проверять свои идеи и часто повторять их, чтобы не тратить деньги и ресурсы на вещи, которые не работают. Это бережливое планирование.

7. Моделируйте различные финансовые сценарии

Когда вы пытаетесь решить серьезную бизнес-проблему, лучшее, что вы можете сделать, — это составить несколько различных финансовых прогнозов, чтобы вы могли моделировать различные сценарии. Вы можете обнаружить, что идея, которая казалась самой сильной, займет больше времени, чем вы думали, чтобы обратить вспять негативную финансовую тенденцию. По крайней мере, вы будете лучше понимать финансовые последствия движения в другом направлении.

Настоящая польза здесь заключается в рассмотрении различных тактических подходов к одной и той же проблеме. Возможно, вместо того, чтобы увеличивать продажи прямо сейчас, в долгосрочной перспективе вам будет лучше, если вы примете стратегию по сокращению оттока и удержанию своих лучших клиентов. Вы не узнаете, пока не смоделируете несколько разных сценариев. Вы можете сделать это с помощью электронных таблиц, а такой инструмент, как LivePlan, может сделать это проще и быстрее.

8. Следите за своим денежным потоком

Пока вы работаете над решением сложной бизнес-задачи, обратите особое внимание на свой денежный поток и свой прогноз денежного потока. Понимание того, когда у вашей компании может закончиться наличность в банке, может помочь вам действовать на опережение. Гораздо проще получить кредитную линию, пока ваши финансы все еще выглядят хорошими и здоровыми, чем когда вы находитесь в одном платежном периоде от разорения.

Если вы имеете дело с серьезной проблемой, легко начать получать туннельное зрение. Вам будет полезно сохранить небольшую передышку для вашего бизнеса, пока вы решаете, что делать дальше.

9. Используйте структуру принятия решений

После того, как вы собрали всю необходимую информацию, сгенерировали ряд идей и выполнили некоторое финансовое моделирование, вы все еще можете чувствовать себя неуверенно. Это естественно — вы не гадалка. Вы пытаетесь принять наилучшее решение, исходя из имеющейся у вас информации.

Эта статья предлагает действительно полезный подход к принятию решений. Это начинается с помещения ваших вариантов в матрицу, подобную этой:

Используйте такую ​​структуру, чтобы выложить на стол все, что вы узнали. Если вы работаете с большой командой, такого рода упражнения также могут привлечь остальную часть вашей команды к столу, чтобы они почувствовали некоторую ответственность за результат.

10. Определите ключевые показатели для отслеживания

Как вы узнаете, что ваша проблема решена? И не только симптом — как вы узнаете, что устранили основные проблемы? Прежде чем погрузиться в реализацию решения, убедитесь, что вы знаете, как выглядит успех.

Определите несколько ключевых показателей эффективности. Проведите базовое измерение и установите цель и временные рамки. По сути, вы переводите свое решение в план с этапами и целями. Без них вы просто приняли слепое решение без возможности отслеживать успех. Вам нужны эти цели и вехи, чтобы сделать ваш план реальным.

Навыки решения проблем для улучшения

По мере того, как вы и ваша команда работаете над этим процессом, стоит помнить о конкретных навыках решения проблем, которые вы должны продолжать развивать. Укрепление вашей способности, а также вашей команды, эффективно решать проблемы только сделает этот процесс более полезным и эффективным. Вот несколько ключевых навыков, над которыми стоит поработать.

Эмоциональный интеллект

Может быть очень легко дать быстрый эмоциональный ответ во время кризиса или при обсуждении того, чем вы увлечены. Чтобы не делать предположений и не позволять своим эмоциям взять верх над вами, вам нужно сосредоточиться на сопереживании другим. Это включает в себя понимание собственного эмоционального состояния, реакций и внимательное выслушивание ответов вашей команды. Чем больше вы сможете внимательно слушать, тем лучше вы будете спрашивать и принимать советы, которые на самом деле ведут к эффективному решению проблем.

Исследовать

Прыжок прямо в решение может сразу убить возможность решения вашей проблемы. Точно так же, как когда вы начинаете бизнес, вам нужно исследовать проблему, которую вы решаете на самом деле. К счастью, вы можете внедрить исследования в решение своих проблем, проводя активные обзоры финансовых результатов и командных процессов. Просто спросив: «Что? Где? Когда? Как?" может привести к более глубокому изучению потенциальных проблем.

Лучшее, что вы можете сделать для развития своих исследовательских способностей, — это поощрять и практиковать любопытство. Смотрите на каждую проблему как на возможность. Что-то, что может быть проблемой сейчас, но стоит изучить и найти правильное решение. Вы изучите передовой опыт, полезные инструменты и улучшите свой собственный исследовательский процесс, чем больше вы готовы исследовать.

Мозговой штурм

Творческий мозговой штурм с вашей командой — это своего рода искусство. Должна быть готовность бросить все на стену и действовать так, как будто в начале нет ничего плохого. Этот стиль сотрудничества поощряет участие, не опасаясь отказа. Это также помогает наметить потенциальные решения, выходящие за рамки вашей текущей области, которые вы можете уточнить и превратить в реалистичные действия.

Работайте над разбором проблем и постарайтесь дать каждому в комнате возможность высказаться. Чем больше входных данных вы допускаете, тем больше у вас возможностей для поиска наилучшего решения.

Решительность

Одна вещь, которая может затянуть работу над потенциальным решением, — это нерешительность. Если вы не желаете указать, когда наступает окончательный предел для обсуждения, вы просто не будете предпринимать шаги достаточно быстро. Именно тогда пригодится процесс решения проблем, поскольку он целенаправленно указывает, когда вы должны начать действовать.

Работайте над выбором лиц, принимающих решения, определяйте необходимые результаты и будьте готовы к анализу и корректировке в случае необходимости. Вам не нужно делать все правильно каждый раз, но действовать в нужное время, даже если это не удается, почти важнее, чем никогда не делать шага.

Устойчивость

Преодолев неудачу, нужно научиться быть устойчивым. Опять же, никто не делает это идеально каждый раз. Нужно учитывать так много факторов, что иногда даже самое продуманное решение не работает. Вместо того чтобы злиться на себя или свою команду, постарайтесь отделить себя от проблемы и продолжайте думать о ней как о загадке, которую стоит решить. Каждая неудача — это возможность для обучения, и она только помогает вам в дальнейшем совершенствовать и устранять проблемы в вашей стратегии.

Решение проблемы – это процесс

Ключом к эффективному решению проблем в бизнесе является способность адаптироваться. Вы можете потратить много ресурсов, слишком долго придерживаясь неверного курса. Так что составьте план по снижению риска сейчас. Подумайте о том, что бы вы сделали, если бы столкнулись с проблемой, достаточно серьезной, чтобы потопить ваш бизнес. Будьте настолько активны, насколько можете.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в 2016 году. Она была обновлена ​​в 2021 году.