Processo de 10 etapas para solução eficaz de problemas de negócios

Quando você inicia uma pequena empresa ou inicia uma startup, a única coisa com a qual pode contar é o inesperado. Não importa o quanto você planeje, preveja e teste, problemas sempre surgirão. É por isso que, como empreendedor, você precisa saber como resolver problemas de negócios de maneira eficaz.

O que é resolução de problemas nos negócios?

A resolução de problemas nos negócios está relacionada ao estabelecimento de processos que mitigam ou removem os obstáculos que atualmente impedem você de atingir as metas estratégicas. Essas são questões tipicamente complexas que criam uma lacuna entre os resultados reais e o resultado desejado. Eles podem estar presentes em uma única equipe, processo operacional ou em toda a organização, normalmente sem uma solução imediata ou óbvia.

Para abordar a solução de problemas com sucesso, você precisa estabelecer processos consistentes que o ajudem a avaliar, explorar soluções, priorizar a execução e medir o sucesso. De muitas maneiras, deve ser semelhante à forma como você analisa o desempenho dos negócios por meio de uma revisão mensal do plano. Você trabalha com a mesma documentação, procura lacunas, se aprofunda para identificar a causa raiz e analisa as opções. Sem esse processo, você simplesmente não pode esperar resolver os problemas de forma eficiente ou eficaz.

Por que a resolução de problemas é importante para o seu negócio

Enquanto alguns diriam que a resolução de problemas vem naturalmente, na verdade é uma habilidade que você pode desenvolver e refinar ao longo do tempo. As habilidades de resolução de problemas ajudarão você e sua equipe a lidar com problemas e conflitos críticos à medida que surgirem. Ele começa do topo. Você, como proprietário da empresa ou CEO, precisa exibir o tipo de solução de problemas sensata que espera ver de seus funcionários.

Isso ajudará você e sua equipe a lidar rapidamente com problemas, estabelecer e refinar um processo de solução de problemas, transformar desafios em oportunidades e, geralmente, manter a cabeça fria. Agora, os melhores líderes de negócios não encontraram apenas uma solução mágica para resolver seus problemas, eles construíram processos e ferramentas alavancadas para alcançar o sucesso. E você pode fazer o mesmo.

Ao seguir este processo de 10 etapas, você pode desenvolver suas habilidades de resolução de problemas e abordar qualquer problema que surgir com confiança.

1. Defina o problema

Quando surge um problema, pode ser muito fácil ir direto para a criação de uma solução. No entanto, se você não examinar minuciosamente o que levou ao problema em primeiro lugar, poderá criar uma estratégia que, na verdade, não o resolverá. Você pode estar apenas tratando os sintomas.

Por exemplo, se você perceber que suas vendas de novos clientes estão caindo, sua primeira inclinação pode ser apressar a elaboração de um plano de marketing para aumentar a exposição. Mas e se a queda nas vendas for apenas um sintoma do problema real?

Ao definir o problema, você quer ter certeza de que não está perdendo a floresta para as árvores. Se você tem um grande problema em suas mãos, você vai querer olhar para ele de vários ângulos diferentes:

Concorrência

A promoção ou preço de um concorrente está afetando suas vendas? Existem novos participantes no seu mercado? Como eles estão comercializando seu produto ou negócio?

Modelo de negócios

Seu modelo de negócios é sustentável? É realista para quão rápido você quer crescer? Você deve explorar diferentes estratégias de preços ou custos?

Fatores de mercado

Como os eventos mundiais e a economia do país estão afetando seus clientes e suas vendas?

Equipe

Existem problemas que afetam sua equipe? Eles têm as ferramentas e os recursos de que precisam para ter sucesso?

Alinhamento de metas

Todos em sua equipe estão trabalhando para o mesmo objetivo? Você comunicou seus objetivos de negócios de curto e longo prazo com clareza e frequência?

Há muitas maneiras de abordar a questão quando você está enfrentando um problema sério de negócios. A chave é certificar-se de que você está obtendo um instantâneo completo do que está acontecendo para não desperdiçar dinheiro e recursos em soluções de band-aid.

Voltando ao nosso exemplo, analisando todas as facetas do seu negócio, você pode descobrir que está gastando mais em publicidade do que seus concorrentes já. E, em vez disso, há uma lacuna de comunicação dentro de sua equipe que está levando ao manuseio incorreto de novos clientes e, portanto, à perda de vendas.

Se você tentasse consertar a exposição de sua marca, estaria despejando mais dinheiro em uma área que já está ganhando. Potencialmente levando a maiores perdas à medida que mais e mais novos clientes são descartados devido à má comunicação interna.

É por isso que é tão vital que você explore seus pontos cegos e rastreie o problema até sua origem.

2. Faça uma análise SWOT

Todos os bons negócios resolvem algum tipo de problema para os clientes. E se o seu problema de negócios em particular for realmente uma oportunidade, ou até mesmo uma força, se considerado de um ângulo diferente? É quando você deseja realizar uma análise SWOT para determinar se esse é de fato o caso.

O SWOT é uma ótima ferramenta para planejamento estratégico e traz vários pontos de vista para a mesa quando você está pensando em investir recursos para resolver um problema. Isso pode até ser incorporado em suas tentativas de identificar a origem do seu problema, pois pode delinear rapidamente os pontos fortes e fracos específicos do seu negócio. E, ao identificar quaisquer oportunidades ou ameaças potenciais, você pode utilizar suas descobertas para iniciar uma solução.

3. Identifique várias soluções com design thinking

À medida que você aborda a solução do seu problema, você pode considerar o uso da abordagem de design thinking. É frequentemente usado por organizações que procuram resolver grandes problemas comunitários. Um de seus pontos fortes é que exige o envolvimento de uma ampla gama de pessoas no processo de resolução de problemas. O que leva ao surgimento de múltiplas perspectivas e soluções.

Essa abordagem — aplicar as habilidades e conhecimentos de sua empresa a um problema no mercado — é a base do design thinking.

Não se trata de encontrar os problemas mais complexos para resolver, mas de encontrar necessidades comuns dentro da organização e no mundo real e encontrar soluções que atendam a essas necessidades. Quando você está resolvendo problemas de negócios, isso se aplica no sentido de que você está procurando soluções que abordem questões subjacentes – você está olhando para o quadro geral.

4. Realize pesquisas de mercado e alcance do cliente

A pesquisa de mercado e o alcance do cliente não são o tipo de coisas que proprietários de pequenas empresas e startups podem fazer uma vez e depois riscar a lista. Quando você estiver enfrentando um obstáculo, pense na última vez em que fez uma pesquisa de mercado sólida ou mergulhou profundamente na compreensão do cenário competitivo.

A pesquisa de mercado e os insights que você obtém do contato com o cliente não são uma bala de prata. Muitas empresas lutam com o que devem fazer com pontos de dados conflitantes. Mas vale a pena lutar e coletar informações que podem ajudá-lo a entender melhor seu mercado-alvo. Além disso, seus clientes podem ser uma das melhores fontes de críticas. Na verdade, é um presente se você puder evitar levar os negativos para o lado pessoal.

A pior coisa que você pode fazer quando enfrenta desafios é isolar-se de seus clientes e ignorar sua concorrência. Portanto, faça uma pesquisa com seus clientes. Monte uma matriz competitiva.

5. Busque informações de sua equipe e de seus mentores

Não faça sua análise SWOT ou trabalho de design thinking sozinho. A liberdade de expressar preocupações, opiniões e ideias permitirá que as pessoas de uma organização se manifestem. O feedback deles vai ajudá-lo a se mover mais rápido e com mais eficiência. Se você tiver uma equipe, traga-os para a discussão. Você os contratou para serem especialistas em sua área; usam seus conhecimentos para navegar e aprofundar as causas subjacentes dos problemas e soluções potenciais.

Se você está administrando seu negócio sozinho, pelo menos traga um mentor confiável. O SCORE oferece um programa gratuito de orientação de negócios, caso você ainda não tenha um. Também pode ser útil entrar em contato com um consultor estratégico de negócios, especialmente se as finanças da empresa não forem seu ponto forte.

Citando Stephen Covey, que disse que “a força está nas diferenças, não nas semelhanças”, falando sobre a importância da diversidade quando se trata de resolver problemas nos negócios. Quanto mais diversificada for uma equipe, mais frequentemente aparecem soluções inovadoras para os problemas enfrentados pela organização.

De fato, descobriu-se que grupos que apresentam maior diversidade foram melhores na resolução de problemas do que grupos formados especificamente por solucionadores de problemas altamente qualificados. Então, quem quer que você traga para ajudá-lo a resolver problemas, resista ao desejo de se cercar de pessoas que já concordam com você sobre tudo.

6. Aplique o planejamento enxuto para uma execução ágil

Então você faz sua análise SWOT e seu exercício de design thinking. Você apresenta um conjunto de ideias fortes e orientadas por dados. Mas implementá-los exige que você ajuste seu orçamento, ou seu plano estratégico, ou até mesmo sua compreensão do seu mercado-alvo.

Você está disposto a mudar de curso? Você pode fazer ajustes rapidamente? Bem, para crescer, você não pode ter medo de ser ágil.

Ao adotar o método de planejamento de negócios enxuto – o processo de revisar sua estratégia de negócios regularmente – você poderá mudar suas estratégias com mais fluidez. Você não quer mudar de rumo toda semana e não quer ser vítima do pensamento de objetos brilhantes. Mas você pode encontrar um equilíbrio que permita reduzir o risco do seu negócio enquanto mantém sua equipe na direção certa.

Ao longo do caminho, você tomará decisões estratégicas que não saem como você esperava. A melhor coisa que você pode fazer é testar suas ideias e iterar com frequência para não desperdiçar dinheiro e recursos em coisas que não funcionam. Isso é Planejamento Lean.

7. Modele diferentes cenários financeiros

Quando você está tentando resolver um problema sério de negócios, uma das melhores coisas que você pode fazer é construir algumas previsões financeiras diferentes para poder modelar diferentes cenários. Você pode descobrir que a ideia que parecia a mais forte levará mais tempo do que você pensava para reverter uma tendência financeira negativa. No mínimo, você terá uma visão melhor do impacto financeiro de seguir uma direção diferente.

O benefício real aqui é olhar para diferentes abordagens táticas para o mesmo problema. Talvez, em vez de aumentar as vendas agora, você esteja melhor a longo prazo se adotar uma estratégia para reduzir o churn e reter seus melhores clientes. Você não saberá a menos que modele alguns cenários diferentes. Você pode fazer isso usando planilhas, e uma ferramenta como o LivePlan pode tornar isso mais fácil e rápido.

8. Observe seu fluxo de caixa

Enquanto estiver trabalhando para resolver um problema de negócios desafiador, preste atenção especial ao seu fluxo de caixa e à sua previsão de fluxo de caixa. Entender quando sua empresa corre o risco de ficar sem dinheiro no banco pode ajudá-lo a ser proativo. É muito mais fácil obter uma linha de crédito enquanto suas finanças ainda parecem boas e saudáveis, do que quando você está a um período de pagamento da ruína.

Se você está lidando com um problema sério, é fácil começar a ter visão de túnel. Você se beneficiará de manter um pouco de espaço para o seu negócio enquanto descobre o que fazer em seguida.

9. Use uma estrutura de tomada de decisão

Depois de reunir todas as informações necessárias, gerar várias ideias e fazer alguma modelagem financeira, você ainda pode se sentir incerto. É natural — você não é um adivinho. Você está tentando tomar a melhor decisão possível com as informações que possui.

Este artigo oferece uma abordagem realmente útil para tomar decisões. Comece colocando suas opções em uma matriz como esta:

Use esse tipo de estrutura para colocar tudo o que você aprendeu na mesa. Se você está trabalhando com uma equipe maior, esse tipo de exercício também pode trazer o resto de sua equipe para a mesa para que eles sintam alguma propriedade sobre o resultado.

10. Identifique as principais métricas a serem acompanhadas

Como você saberá que seu problema foi resolvido? E não apenas o sintoma – como você saberá quando abordou os problemas subjacentes? Antes de mergulhar na implementação da solução, certifique-se de saber como é o sucesso.

Decida sobre alguns indicadores-chave de desempenho. Faça uma medição de linha de base e defina uma meta e um prazo. Você está essencialmente traduzindo sua solução em um plano, completo com marcos e metas. Sem isso, você simplesmente tomou uma decisão cega, sem nenhuma maneira de rastrear o sucesso. Você precisa dessas metas e marcos para tornar seu plano real.

Habilidades de resolução de problemas para melhorar

À medida que você e sua equipe trabalham nesse processo, vale a pena ter em mente as habilidades específicas de resolução de problemas que você deve continuar a desenvolver. Reforçar sua capacidade, assim como sua equipe, de resolver problemas de forma eficaz só tornará esse processo mais útil e eficiente. Aqui estão algumas habilidades-chave para trabalhar.

Inteligencia emocional

Pode ser muito fácil dar respostas rápidas e emocionais em um momento de crise ou ao discutir algo pelo qual você é apaixonado. Para evitar fazer suposições e deixar suas emoções tirarem o melhor de você, você precisa se concentrar em ter empatia com os outros. Isso envolve entender seu próprio estado emocional, reações e ouvir atentamente as respostas de sua equipe. Quanto mais você for capaz de ouvir com atenção, melhor será para pedir e receber conselhos que realmente levem a uma solução eficaz de problemas.

Pesquisar

Ir direto para uma solução pode matar imediatamente a possibilidade de resolver seu problema. Assim como quando você inicia um negócio, você precisa pesquisar qual é realmente o problema que está resolvendo. Felizmente, você pode incorporar a pesquisa à solução de seus problemas realizando revisões ativas do desempenho financeiro e dos processos da equipe. Simplesmente perguntando “O quê? Onde? Quando? Quão?" pode levar a explorações mais aprofundadas de possíveis problemas.

A melhor coisa que você pode fazer para aumentar suas habilidades de pesquisa é incentivar e praticar a curiosidade. Olhe para cada problema como uma oportunidade. Algo que pode ser um problema agora, mas vale a pena explorar e encontrar a solução certa. Você aprenderá as melhores práticas, ferramentas úteis e ajustará seu próprio processo de pesquisa quanto mais estiver disposto a explorar.

Debate

O brainstorming criativo com sua equipe é uma forma de arte. É preciso haver uma vontade de jogar tudo na parede e agir como se nada fosse uma má ideia no início. Este estilo de colaboração encoraja a participação sem medo de rejeição. Também ajuda a delinear possíveis soluções fora do seu escopo atual, que você pode refinar e transformar em ações realistas.

Trabalhe para resolver os problemas e tente dar voz a todos na sala. Quanto mais entradas você permitir, maior potencial você terá para encontrar a melhor solução.

Decisão

Uma coisa que pode arrastar a ação sobre uma solução potencial é ser indeciso. Se você não estiver disposto a declarar quando é o ponto de corte final para deliberação, você simplesmente não tomará medidas com rapidez suficiente. É quando ter um processo para resolução de problemas é útil, pois descreve propositalmente quando você deve começar a agir.

Trabalhe na escolha dos tomadores de decisão, identifique os resultados necessários e esteja preparado para analisar e ajustar, se necessário. Você não precisa acertar todas as vezes, mas agir na hora certa, mesmo que falhe, é quase mais vital do que nunca dar um passo.

Resiliência

Para evitar o fracasso, você precisa aprender a ser resiliente. Novamente, ninguém fica perfeito todas as vezes. Há tantos fatores em jogo a serem considerados e às vezes até mesmo a solução mais bem pensada não funciona. Em vez de ficar deprimido com você ou sua equipe, procure se separar do problema e continue a pensar nele como um quebra-cabeça que vale a pena resolver. Cada falha é uma oportunidade de aprendizado e só ajuda a refinar e eliminar problemas em sua estratégia.

A resolução de problemas é um processo

A chave para a resolução eficaz de problemas nos negócios é a capacidade de adaptação. Você pode desperdiçar muitos recursos em permanecer no curso errado por muito tempo. Portanto, faça um plano para reduzir seu risco agora. Pense no que você faria se enfrentasse um problema grande o suficiente para afundar seu negócio. Seja o mais proativo possível.

Nota do editor: Este artigo foi publicado originalmente em 2016. Foi atualizado em 2021.