عملية من 10 خطوات لحل مشاكل الأعمال بشكل فعال
نشرت: 2022-05-04
عندما تبدأ مشروعًا تجاريًا صغيرًا أو تبدأ شركة ناشئة ، فإن الشيء الوحيد الذي يمكنك الاعتماد عليه هو الشيء غير المتوقع. بغض النظر عن مدى دقة التخطيط والتنبؤ والاختبار ، لا بد أن تظهر المشاكل. هذا هو السبب في أنك كرائد أعمال تحتاج إلى معرفة كيفية حل مشاكل العمل بشكل فعال.
ما هو حل المشكلات في الأعمال؟
يرتبط حل المشكلات في الأعمال التجارية بإنشاء عمليات تخفف أو تزيل العوائق التي تمنعك حاليًا من الوصول إلى الأهداف الإستراتيجية. عادة ما تكون هذه قضايا معقدة تخلق فجوة بين النتائج الفعلية والنتيجة المرجوة. قد يكونون موجودين في فريق واحد ، أو عملية تشغيلية ، أو في جميع أنحاء مؤسستك بأكملها ، عادةً بدون حل فوري أو واضح.
للتعامل مع حل المشكلات بنجاح ، تحتاج إلى إنشاء عمليات متسقة تساعدك على التقييم واستكشاف الحلول وتحديد أولويات التنفيذ وقياس النجاح. من نواح كثيرة ، يجب أن يكون مشابهًا لكيفية مراجعة أداء العمل من خلال مراجعة الخطة الشهرية. أنت تعمل من خلال نفس الوثائق ، وتبحث عن الثغرات ، وتحفر بشكل أعمق لتحديد السبب الجذري ، وتجزئة الخيارات. بدون هذه العملية ، لا يمكنك ببساطة أن تتوقع حل المشكلات بكفاءة أو فعالية.
لماذا حل المشكلات مهم لعملك
بينما قد يقول البعض أن حل المشكلات يأتي بشكل طبيعي ، إلا أنه في الواقع مهارة يمكنك تنميتها وتحسينها بمرور الوقت. ستساعدك مهارات حل المشكلات أنت وفريقك على معالجة المشكلات والصراعات الحرجة عند ظهورها. يبدأ من الأعلى. أنت بصفتك صاحب العمل أو الرئيس التنفيذي بحاجة إلى عرض نوع حل المشكلات على مستوى المستوى الذي تتوقع رؤيته من موظفيك.
سيؤدي القيام بذلك إلى مساعدتك أنت وموظفيك على التعامل بسرعة مع المشكلات ، وإنشاء عملية حل المشكلات وتحسينها ، وتحويل التحديات إلى فرص ، والحفاظ بشكل عام على مستوى أعلى. الآن ، لم يجد أفضل قادة الأعمال حلاً سحريًا لحل مشاكلهم فحسب ، بل قاموا ببناء عمليات وأدوات فاعلة لتحقيق النجاح. ويمكنك أن تفعل الشيء نفسه.
باتباع هذه العملية المكونة من 10 خطوات ، يمكنك تطوير مهاراتك في حل المشكلات والتعامل مع أي مشكلة تظهر بثقة.
1. تحديد المشكلة
عندما تظهر مشكلة ، قد يكون من السهل جدًا الانتقال مباشرة إلى إيجاد حل. ومع ذلك ، إذا لم تفحص بدقة ما الذي أدى إلى المشكلة في المقام الأول ، فيمكنك إنشاء استراتيجية لا تحلها في الواقع. ربما كنت تعالج الأعراض فقط.
على سبيل المثال ، إذا أدركت أن مبيعاتك من العملاء الجدد تنخفض ، فقد يكون ميلك الأول هو التسرع في وضع خطة تسويقية لزيادة الانكشاف. ولكن ماذا لو كان انخفاض المبيعات مجرد عرض من أعراض المشكلة الحقيقية؟
عندما تحدد المشكلة ، فأنت تريد التأكد من أنك لا تفتقد الغابة للأشجار. إذا كانت لديك مشكلة كبيرة بين يديك ، فأنت تريد أن تنظر إليها من عدة زوايا مختلفة:
مسابقة
هل يؤثر ترويج المنافس أو تسعيره على مبيعاتك؟ هل هناك من يدخلون جدد في السوق الخاص بك؟ كيف يقومون بتسويق منتجاتهم أو أعمالهم؟
نموذج العمل
هل نموذج عملك مستدام؟ هل من الواقعي مدى السرعة التي تريد أن تنمو بها؟ هل يجب أن تستكشف إستراتيجيات تسعير أو تكلفة مختلفة؟
عوامل السوق
كيف تؤثر الأحداث العالمية واقتصاد الأمة على عملائك ومبيعاتك؟
فريق
هل هناك أي مشاكل تؤثر على فريقك؟ هل لديهم الأدوات والموارد التي يحتاجونها للنجاح؟
محاذاة الهدف
هل يعمل كل فرد في فريقك لتحقيق نفس الهدف؟ هل قمت بإبلاغ أهداف عملك قصيرة وطويلة المدى بوضوح وبشكل متكرر؟
هناك العديد من الطرق للتعامل مع المشكلة عندما تواجه مشكلة عمل خطيرة. المفتاح هو التأكد من حصولك على لقطة كاملة لما يحدث حتى لا تهدر الأموال والموارد على حلول المساعدة الشريطية.
بالعودة إلى مثالنا ، من خلال النظر في كل جانب من جوانب عملك ، قد تكتشف أنك تنفق على الإعلان أكثر مما تنفقه بالفعل على منافسيك. وبدلاً من ذلك ، هناك فجوة اتصال داخل فريقك تؤدي إلى سوء التعامل مع العملاء الجدد وبالتالي فقدان المبيعات.
إذا قفزت إلى إصلاح انكشاف علامتك التجارية ، فستكون قد استثمرت المزيد من الأموال في منطقة تربحها بالفعل. يحتمل أن يؤدي إلى خسائر أكبر حيث يتم إسقاط المزيد والمزيد من العملاء الجدد بسبب ضعف الاتصال الداخلي.
هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن تستكشف النقاط العمياء وتتبع المشكلة حتى مصدرها.
2. إجراء تحليل SWOT
جميع الأعمال الجيدة تحل نوعًا من المشاكل للعملاء. ماذا لو كانت مشكلة العمل الخاصة بك هي في الواقع فرصة ، أو حتى قوة إذا تم النظر إليها من زاوية مختلفة؟ هذا هو الوقت الذي تريد فيه إجراء تحليل SWOT لتحديد ما إذا كان هذا هو الحال بالفعل.
SWOT هي أداة رائعة للتخطيط الاستراتيجي وجلب وجهات نظر متعددة إلى الجدول عندما تبحث عن استثمار الموارد لحل مشكلة ما. قد يتم دمج هذا في محاولاتك لتحديد مصدر مشكلتك ، حيث يمكن أن يحدد بسرعة نقاط القوة والضعف في عملك. وبعد ذلك من خلال تحديد أي فرص أو تهديدات محتملة ، يمكنك الاستفادة من نتائجك لبدء الحل.
3. تحديد حلول متعددة مع التفكير التصميمي
عندما تقترب من حل مشكلتك ، قد ترغب في التفكير في استخدام نهج التفكير التصميمي. غالبًا ما تستخدمه المنظمات التي تتطلع إلى حل المشكلات الكبيرة القائمة على المجتمع. تتمثل إحدى نقاط قوتها في أنها تتطلب إشراك مجموعة واسعة من الأشخاص في عملية حل المشكلات. مما يؤدي إلى ظهور وجهات نظر وحلول متعددة.
هذا النهج - تطبيق مهارات وخبرات شركتك على مشكلة في السوق - هو أساس التفكير التصميمي.
لا يتعلق الأمر بإيجاد أكثر المشكلات تعقيدًا لحلها ، بل يتعلق بإيجاد احتياجات مشتركة داخل المنظمة وفي العالم الحقيقي والتوصل إلى حلول تناسب تلك الاحتياجات. عندما تحل مشاكل العمل ، فإن هذا ينطبق بمعنى أنك تبحث عن حلول تعالج المشكلات الأساسية - أنت تنظر إلى الصورة الكبيرة.
4. إجراء أبحاث السوق والتواصل مع العملاء
لا تعد أبحاث السوق والتواصل مع العملاء من الأشياء التي يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة والشركات الناشئة القيام بها مرة واحدة ثم شطبها من القائمة. عندما تواجه عقبة في الطريق ، فكر في آخر مرة أجريت فيها بعض أبحاث السوق القوية أو تعمقت في فهم المشهد التنافسي.
أبحاث السوق والرؤى التي تحصل عليها من الوصول إلى العملاء ليست رصاصة فضية. تكافح العديد من الشركات مع ما يجب أن تفعله مع نقاط البيانات المتضاربة. لكن الأمر يستحق أن تكافح من خلال وجمع المعلومات التي يمكن أن تساعدك على فهم السوق المستهدف بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون عملاؤك أحد أفضل مصادر النقد. إنها في الواقع هدية إذا كان بإمكانك تجنب أخذ السلبيات على محمل شخصي.
أسوأ شيء يمكنك القيام به عندما تواجه تحديات هو عزل نفسك عن عملائك وتجاهل منافسيك. لذا قم بإجراء مسح لعملائك. ضع مصفوفة تنافسية.
5. ابحث عن مدخلات من فريقك وموجهيك
لا تقم بتحليل SWOT أو عمل التفكير التصميمي بنفسك. ستسمح حرية التعبير عن المخاوف والآراء والأفكار للأشخاص في المنظمة بالتحدث. ستساعدك ملاحظاتهم على التحرك بشكل أسرع وأكثر كفاءة. إذا كان لديك فريق في المكان ، فأدخلهم في المناقشة. لقد وظفتهم ليكونوا خبراء في منطقتهم ؛ استخدام خبراتهم للتنقل والتعمق في الأسباب الكامنة وراء المشاكل والحلول المحتملة.
إذا كنت تدير عملك بمفردك ، فاحضر على الأقل مرشدًا موثوقًا به. تقدم SCORE برنامج إرشاد تجاري مجاني إذا لم يكن لديك واحد بالفعل. قد يكون من المفيد أيضًا التواصل مع مستشار أعمال استراتيجي ، خاصةً إذا لم تكن البيانات المالية للأعمال هي أقوى ما يناسبك.
نقلاً عن ستيفن كوفي ، الذي قال إن "القوة تكمن في الاختلافات ، وليس في أوجه التشابه" ، تحدث عن أهمية التنوع عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات في الأعمال. كلما كان الفريق أكثر تنوعًا ، كلما ظهرت الحلول المبتكرة للمشكلات التي تواجهها المنظمة.
في الواقع ، لقد وجد أن المجموعات التي تظهر تنوعًا أكبر كانت أفضل في حل المشكلات من المجموعات المكونة تحديدًا من ذوي المهارات العالية في حل المشكلات. لذا أياً كان من تحضره لمساعدتك في حل المشكلات ، قاوم الرغبة في إحاطة نفسك بأشخاص يتفقون معك بالفعل في كل شيء.
6. تطبيق التخطيط الهزيل للتنفيذ الذكي
لذلك تقوم بتحليل SWOT الخاص بك وتمرين التفكير التصميمي الخاص بك. لقد توصلت إلى مجموعة من الأفكار القوية المستندة إلى البيانات. لكن تنفيذها يتطلب منك تعديل ميزانيتك ، أو خطتك الإستراتيجية ، أو حتى فهمك للسوق المستهدف.
هل أنت على استعداد لتغيير المسار؟ هل يمكنك إجراء تعديلات بسرعة؟ حسنًا ، لكي تنمو ، لا يمكنك أن تخاف من أن تكون ذكيًا.
من خلال اعتماد أسلوب تخطيط الأعمال الخالي من الهدر - عملية مراجعة إستراتيجية عملك بانتظام - ستتمكن من تغيير استراتيجياتك بشكل أكثر مرونة. أنت لا تريد تغيير المسار كل أسبوع ، ولا تريد الوقوع ضحية للتفكير الكائني اللامع. ولكن يمكنك تحقيق توازن يسمح لك بتقليل مخاطر عملك مع إبقاء فريقك يسير في الاتجاه الصحيح.
على طول الطريق ، ستتخذ قرارات إستراتيجية لا تسير على النحو الذي كنت تأمله. أفضل شيء يمكنك القيام به هو اختبار أفكارك وتكرارها كثيرًا حتى لا تهدر الأموال والموارد على أشياء لا تعمل. هذا هو التخطيط الهزيل.
7. نموذج سيناريوهات مالية مختلفة
عندما تحاول حل مشكلة تجارية خطيرة ، فإن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو بناء بعض التوقعات المالية المختلفة حتى تتمكن من صياغة سيناريوهات مختلفة. قد تجد أن الفكرة التي بدت الأقوى ستستغرق وقتًا أطول مما كنت تعتقد لعكس الاتجاه المالي السلبي. على الأقل سيكون لديك رؤية أفضل للتأثير المالي للتحرك في اتجاه مختلف.
الفائدة الحقيقية هنا هي البحث عن مناهج تكتيكية مختلفة لنفس المشكلة. ربما بدلاً من زيادة المبيعات في الوقت الحالي ، ستكون أفضل حالًا على المدى الطويل إذا اعتمدت استراتيجية لتقليل الاضطراب والاحتفاظ بأفضل العملاء. لن تعرف ما لم تقم بنمذجة بعض السيناريوهات المختلفة. يمكنك القيام بذلك باستخدام جداول البيانات ، ويمكن لأداة مثل LivePlan أن تجعل الأمر أسهل وأسرع.
8. مراقبة التدفق النقدي الخاص بك
أثناء عملك على حل مشكلة تجارية صعبة ، انتبه بشكل خاص للتدفقات النقدية وتوقعات التدفق النقدي لديك. يمكن أن يساعدك فهم متى تكون شركتك معرضة لخطر نفاد الأموال النقدية في البنك على أن تكون استباقيًا. من الأسهل كثيرًا أن تحصل على حد ائتماني بينما تظل أموالك المالية تبدو جيدة وصحية ، مقارنة بفترة سداد واحدة بعيدًا عن الانهيار.
إذا كنت تتعامل مع مشكلة خطيرة ، فمن السهل أن تبدأ في الحصول على رؤية نفقية. ستستفيد من الحفاظ على مساحة صغيرة للتنفس لعملك بينما تكتشف ما يجب عليك فعله بعد ذلك.
9. استخدام إطار صنع القرار
بمجرد قيامك بجمع كل المعلومات التي تحتاجها ، وإنشاء عدد من الأفكار ، والقيام ببعض النماذج المالية ، قد لا تزال تشعر بعدم اليقين. إنه أمر طبيعي - أنت لست عرافًا. أنت تحاول اتخاذ أفضل قرار ممكن بالمعلومات التي لديك.
تقدم هذه المقالة طريقة مفيدة حقًا لاتخاذ القرارات. يبدأ بوضع خياراتك في مصفوفة مثل هذه:
استخدم هذا النوع من إطار العمل لوضع كل ما تعلمته على الطاولة. إذا كنت تعمل مع فريق أكبر ، فإن هذا النوع من التمرين يمكن أيضًا أن يجلب بقية أعضاء فريقك إلى الطاولة حتى يشعروا ببعض الملكية على النتيجة.
10. تحديد المقاييس الرئيسية لتتبع
كيف ستعرف أن مشكلتك قد تم حلها؟ وليس فقط العَرَض — كيف ستعرف متى عالجت المشكلات الأساسية؟ قبل الغوص في سن الحل ، تأكد من معرفة شكل النجاح.
حدد بعض مؤشرات الأداء الرئيسية. خذ قياسًا أساسيًا ، وحدد هدفًا وإطارًا زمنيًا. أنت تترجم حلك بشكل أساسي إلى خطة كاملة بالمعالم والأهداف. بدونها ، تكون قد اتخذت قرارًا أعمى دون أي وسيلة لتتبع النجاح. أنت بحاجة إلى تلك الأهداف والمعالم لجعل خطتك حقيقة.
مهارات حل المشكلات للتحسين
نظرًا لأنك تعمل أنت وفريقك خلال هذه العملية ، فمن الجدير أن تضع في اعتبارك مهارات حل المشكلات المحددة التي يجب عليك الاستمرار في تطويرها. إن تعزيز قدرتك ، وكذلك فريقك ، على حل المشكلات بفعالية لن يؤدي إلا إلى جعل هذه العملية أكثر فائدة وكفاءة. فيما يلي بعض المهارات الأساسية للعمل عليها.
الذكاء العاطفي
قد يكون من السهل جدًا إجراء استجابات عاطفية سريعة في وقت الأزمات أو عند مناقشة شيء ما أنت متحمس له. لتجنب وضع الافتراضات والسماح لعواطفك بالاستفادة من أفضل ما لديك ، عليك التركيز على التعاطف مع الآخرين. يتضمن ذلك فهم حالتك العاطفية وردود أفعالك والاستماع بعناية لردود فريقك. كلما كنت قادرًا على الاستماع بعناية ، كان من الأفضل لك طلب النصيحة وأخذها التي تؤدي في الواقع إلى حل فعال للمشكلات.
بحث
يمكن أن يؤدي القفز مباشرة إلى حل إلى القضاء على إمكانية حل مشكلتك على الفور. تمامًا كما هو الحال عندما تبدأ نشاطًا تجاريًا ، فأنت بحاجة إلى إجراء بحث حول المشكلة التي تحلها بالفعل. لحسن الحظ ، يمكنك تضمين البحث في حل مشكلتك من خلال إجراء مراجعات نشطة للأداء المالي وعمليات الفريق. يسأل ببساطة "ماذا؟ أين؟ متي؟ كيف؟" يمكن أن يؤدي إلى مزيد من الاستكشافات المتعمقة للقضايا المحتملة.
أفضل شيء يمكنك القيام به لتنمية قدراتك البحثية هو تشجيع وممارسة الفضول. انظر إلى كل مشكلة على أنها فرصة. شيء قد يكون مشكلة الآن ، لكنه يستحق الاستكشاف وإيجاد الحل المناسب. ستلتقط أفضل الممارسات والأدوات المفيدة وتقوم بضبط عملية البحث الخاصة بك كلما كنت على استعداد للاستكشاف.
العصف الذهني
العصف الذهني الخلاق مع فريقك هو نوع من الفن. يجب أن يكون هناك استعداد لإلقاء كل شيء على الحائط والتصرف كما لو أن لا شيء يعتبر فكرة سيئة في البداية. يشجع هذا النمط من التعاون على المشاركة دون خوف من الرفض. كما أنه يساعد في تحديد الحلول المحتملة خارج نطاقك الحالي ، بحيث يمكنك صقلها وتحويلها إلى إجراءات واقعية.
اعمل على تحطيم المشاكل وحاول إعطاء صوت لكل فرد في الغرفة. كلما سمحت بالمزيد من المدخلات ، زادت إمكاناتك لإيجاد الحل الأفضل.
الحسم
الشيء الوحيد الذي يمكن أن يطول العمل بناءً على حل محتمل ، هو أن تكون غير حاسم. إذا لم تكن على استعداد لتوضيح موعد التوقف النهائي للتداول ، فلن تتخذ خطوات بالسرعة الكافية. يحدث هذا عندما تكون عملية حل المشكلات في متناول اليد ، حيث إنها تحدد بشكل هادف متى يجب أن تبدأ في اتخاذ إجراء.
العمل على اختيار متخذي القرار وتحديد النتائج اللازمة والاستعداد للتحليل والتعديل إذا لزم الأمر. لا يتعين عليك القيام بذلك بشكل صحيح في كل مرة ، ولكن اتخاذ إجراء في الوقت المناسب ، حتى لو فشل ، يعد أمرًا حيويًا أكثر من عدم اتخاذ خطوة.
صمود
انطلاقًا من الفشل ، عليك أن تتعلم كيف تكون مرنًا. مرة أخرى ، لا أحد يحصل على الكمال في كل مرة. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها وأحيانًا لا يستمر حتى أكثر الحلول مدروسًا. بدلًا من الاستياء من نفسك أو على فريقك ، انظر إلى فصل نفسك عن المشكلة واستمر في التفكير في الأمر على أنه لغز يستحق الحل. كل فشل هو فرصة للتعلم ويساعدك فقط على مزيد من الصقل والقضاء على المشكلات في استراتيجيتك.
حل المشكلة هو عملية
مفتاح الحل الفعال للمشكلات في الأعمال هو القدرة على التكيف. يمكنك إهدار الكثير من الموارد على البقاء في المسار الخطأ لفترة طويلة جدًا. لذا ضع خطة لتقليل المخاطر الآن. فكر فيما كنت ستفعله إذا واجهت مشكلة كبيرة بما يكفي لإغراق عملك. كن استباقيًا قدر الإمكان.
ملاحظة المحرر: تم نشر هذه المقالة في الأصل عام 2016 وتم تحديثها عام 2021.