有效解決業務問題的 10 步流程

當您創辦一家小型企業或啟動一家初創公司時，您可以指望的一件事就是意想不到的事情。 無論你多麼周密地計劃、預測和測試，問題必然會出現。 這就是為什麼作為企業家，您需要知道如何有效地解決業務問題。

什麼是解決業務中的問題？

業務中的問題解決與建立流程有關，以減輕或消除目前阻礙您實現戰略目標的障礙。 這些通常是複雜的問題，會在實際結果和您想要的結果之間造成差距。 它們可能存在於單個團隊、運營流程或整個組織中，通常沒有立即或明顯的解決方案。

要成功解決問題，您需要建立一致的流程來幫助您評估、探索解決方案、優先執行和衡量成功。 在許多方面，它應該類似於您通過每月計劃審查來審查業務績效的方式。 您通過相同的文檔工作，尋找差距，深入挖掘以確定根本原因，並找出選項。 如果沒有這個過程，您根本無法期望有效或有效地解決問題。

為什麼解決問題對您的業務很重要

雖然有些人會說解決問題是自然而然的，但它實際上是一種可以隨著時間的推移而成長和完善的技能。 解決問題的技能將幫助您和您的團隊解決出現的關鍵問題和衝突。 它從頂部開始。 作為企業主或 CEO，您需要展示您希望從員工那裡看到的冷靜解決問題的類型。

這樣做將幫助您和您的員工快速處理問題，建立和完善解決問題的流程，將挑戰轉化為機遇，並通常保持頭腦清醒。 現在，最優秀的業務領導者不僅找到了解決問題的神奇解決方案，他們還構建了流程並利用工具來取得成功。 你也可以這樣做。

通過遵循這 10 個步驟的過程，您可以培養解決問題的能力，並自信地處理出現的任何問題。

1. 定義問題

當出現問題時，可以很容易地直接創建解決方案。 但是，如果您一開始沒有徹底檢查導致問題的原因，您可能會制定一個實際上並不能解決問題的策略。 你可能只是在治療症狀。

例如，如果您意識到新客戶的銷售額正在下降，您的第一個傾向可能是急於製定營銷計劃以增加曝光率。 但是，如果銷售額下降只是真正問題的表象呢？

當你定義問題時，你要確保你不會只見樹木不見森林。 如果你手上有一個大問題，你會想從幾個不同的角度來看待它：

競賽

競爭對手的促銷或定價是否會影響您的銷售？ 你的市場有新進入者嗎？ 他們如何營銷他們的產品或業務？

商業模式

您的商業模式是否可持續？ 您想以多快的速度增長是否現實？ 您應該探索不同的定價或成本策略嗎？

市場因素

世界事件和國家經濟如何影響您的客戶和您的銷售？

團隊

是否有任何問題影響您的團隊？ 他們是否擁有成功所需的工具和資源？

目標對齊

團隊中的每個人都朝著同一個目標努力嗎？ 您是否經常清晰地傳達您的短期和長期業務目標？

當您面臨嚴重的業務問題時，有很多方法可以解決這個問題。 關鍵是確保您對正在發生的事情有一個完整的了解，這樣您就不會在創可貼解決方案上浪費金錢和資源。

回到我們的示例，通過查看您業務的各個方面，您可能會發現您在廣告上的花費已經超過了您的競爭對手。 相反，您的團隊內部存在溝通鴻溝，導致新客戶處理不當，從而導致銷售損失。

如果你開始著手修復品牌的曝光率，那麼你就會將更多的錢投入到你已經贏得的領域。 由於內部溝通不暢導致越來越多的新客戶流失，可能會導致更大的損失。

這就是為什麼探索盲點並追踪問題的根源如此重要的原因。

2. 進行 SWOT 分析

所有優秀的企業都會為客戶解決某種問題。 如果您的特定業務問題實際上是一個機會，或者如果從不同的角度考慮，甚至是一種優勢呢？ 這是您想要進行 SWOT 分析以確定是否確實如此的時候。

SWOT 是一個很好的戰略規劃工具，當您考慮投資資源來解決問題時，可以將多種觀點帶到桌面上。 這甚至可以納入您確定問題根源的嘗試中，因為它可以快速概述您業務的具體優勢和劣勢。 然後通過識別任何潛在的機會或威脅，您可以利用您的發現來啟動解決方案。

3. 用設計思維識別多種解決方案

當您接近解決問題時，您可能需要考慮使用設計思維方法。 它經常被希望解決基於社區的大問題的組織使用。 它的優勢之一是它需要讓廣泛的人參與解決問題的過程。 這導致出現了多種觀點和解決方案。

這種方法——將貴公司的技能和專業知識應用於市場問題——是設計思維的基礎。

這不是要找到要解決的最複雜的問題，而是要找到組織內和現實世界中的共同需求，並提出適合這些需求的解決方案。 當您解決業務問題時，這適用於您正在尋找解決潛在問題的解決方案——您正在著眼於全局。

4. 進行市場調查和客戶推廣

市場研究和客戶外展不是小企業主和初創公司可以做一次然後劃掉名單的事情。 當您遇到障礙時，回想一下您上次進行可靠的市場調查或深入了解競爭格局的情況。

市場研究和您從客戶推廣中獲得的見解並不是靈丹妙藥。 許多公司都在為如何處理衝突的數據點而苦苦掙扎。 但值得努力並收集可以幫助您更好地了解目標市場的信息。 此外，您的客戶可能是最好的批評來源之一。 如果您可以避免親自接受底片，這實際上是一份禮物。

當你面臨挑戰時，你能做的最糟糕的事情就是將自己與客戶隔離開來，忽視你的競爭。 所以調查你的客戶。 組建一個競爭矩陣。

5. 尋求團隊和導師的意見

不要自己做 SWOT 分析或設計思維工作。 表達關切、意見和想法的自由將允許組織中的人員暢所欲言。 他們的反饋將幫助您更快、更有效地行動。 如果您有一個團隊，請將他們帶入討論。 你聘請他們成為他們所在領域的專家； 利用他們的專業知識來導航和深入挖掘問題的根本原因和潛在的解決方案。

如果你獨自經營你的生意，至少請一位值得信賴的導師。 如果您還沒有，SCORE 會提供免費的商業指導計劃。 與戰略業務顧問聯繫也可能會有所幫助，尤其是在業務財務不是您最適合的情況下。

引用斯蒂芬科維的話，他說“優勢在於差異，而不是相似之處”，談到多樣性在解決商業問題時的重要性。 團隊越多樣化，組織面臨的問題的創新解決方案就越經常出現。

事實上，已經發現表現出更大多樣性的群體比專門由高技能問題解決者組成的群體更善於解決問題。 因此，無論你請誰來幫助你解決問題，都要抵制與那些已經同意你的所有事情的人在一起的衝動。

6. 應用精益計劃以靈活執行

所以你做你的 SWOT 分析和你的設計思維練習。 你提出了一套強有力的、數據驅動的想法。 但是實施它們需要您調整預算、戰略計劃，甚至是您對目標市場的理解。

你願意改變路線嗎？ 你能快速做出調整嗎？ 好吧，為了成長，你不能害怕變得靈活。

通過採用精益業務規劃方法（定期修改業務戰略的過程），您將能夠更流暢地調整戰略。 你不想每週都改變路線，也不想成為閃亮對象思維的犧牲品。 但是您可以取得平衡，既可以降低業務風險，又可以讓團隊朝著正確的方向前進。

在此過程中，您將做出不符合您希望的戰略決策。 你能做的最好的事情是測試你的想法並經常迭代，這樣你就不會在不起作用的事情上浪費金錢和資源。 這就是精益計劃。

7. 模擬不同的金融場景

當你試圖解決一個嚴重的業務問題時，你能做的最好的事情之一就是建立一些不同的財務預測，這樣你就可以對不同的場景進行建模。 您可能會發現，似乎最強大的想法將需要比您想像的更長的時間來扭轉負面的財務趨勢。 至少，您將更好地了解轉向不同方向的財務影響。

這裡真正的好處是針對同一問題尋找不同的戰術方法。 從長遠來看，如果您採取減少客戶流失和留住最佳客戶的策略，也許不是現在增加銷售額，而是從長遠來看會更好。 除非您對幾個不同的場景進行建模，否則您不會知道。 您可以使用電子表格來做到這一點，而 LivePlan 之類的工具可以讓這一切變得更輕鬆、更快捷。

8. 觀察你的現金流

在您解決具有挑戰性的業務問題時，請特別注意您的現金流量和現金流量預測。 了解您的公司何時面臨銀行現金不足的風險可以幫助您積極主動。 在您的財務狀況看起來還不錯且健康的情況下獲得信用額度要比在距離破產只有一個支付期時要容易得多。

如果您正在處理一個嚴重的問題，很容易開始獲得隧道視野。 當您弄清楚下一步該做什麼時，您將受益於為您的業務保留一點喘息空間。

9. 使用決策框架

一旦你收集了所有你需要的信息，產生了一些想法，並做了一些財務建模，你可能仍然會感到不確定。 這很自然——你不是算命先生。 您正在嘗試利用您所擁有的信息做出最好的決定。

本文提供了一種非常有用的決策方法。 首先將您的選項放入這樣的矩陣中：

使用這種框架將您學到的所有知識都擺在桌面上。 如果您正在與更大的團隊合作，這種練習也可以讓團隊的其他成員參與進來，讓他們對結果有一定的自主權。

10. 確定要跟踪的關鍵指標

你怎麼知道你的問題已經解決了？ 而不僅僅是症狀——你怎麼知道你什麼時候解決了潛在的問題？ 在您深入實施解決方案之前，請確保您知道成功是什麼樣的。

確定幾個關鍵績效指標。 進行基線測量，並設定目標和時間表。 您實質上是將您的解決方案轉化為一個包含里程碑和目標的計劃。 沒有這些，你只是做了一個盲目的決定，無法追踪成功。 您需要這些目標和里程碑來實現您的計劃。

解決問題的能力有待提高

當您和您的團隊在此過程中工作時，值得牢記您應該繼續發展的特定問題解決技能。 增強您和您的團隊有效解決問題的能力只會使此過程更加有用和高效。 以下是一些需要學習的關鍵技能。

情商

在危機時刻或在討論您熱衷的事情時，很容易做出快速、情緒化的反應。 為了避免做出假設並讓你的情緒得到最好的控制，你需要專注於與他人共情。 這包括了解您自己的情緒狀態、反應並仔細聆聽團隊的反應。 你越能仔細傾聽，你就會越善於尋求和接受實際上能有效解決問題的建議。

研究

直接跳入解決方案可以立即消除解決問題的可能性。 就像你創業一樣，你需要研究你實際解決的問題是什麼。 幸運的是，您可以通過對財務績效和團隊流程進行積極審查來將研究嵌入到您的問題解決中。 簡單地問“什麼？ 在哪裡？ 什麼時候？ 如何？” 可以對潛在問題進行更深入的探索。

提高研究能力的最好辦法就是鼓勵和練習好奇心。 把每一個問題都看作一個機會。 現在可能有些麻煩，但值得探索並找到正確的解決方案。 您將獲得最佳實踐、有用的工具並微調您自己的研究過程，您越願意探索。

頭腦風暴

與您的團隊進行創造性的頭腦風暴在某種程度上是一種藝術形式。 需要願意把所有東西都扔到牆上，一開始就好像沒有什麼是壞主意。 這種合作方式鼓勵參與而不用擔心被拒絕。 它還有助於概述您當前範圍之外的潛在解決方案，您可以對其進行改進並轉化為實際行動。

努力解決問題，並嘗試讓房間裡的每個人都有發言權。 您允許的輸入越多，您找到最佳解決方案的潛力就越大。

果斷

可能會拖延對潛在解決方案採取行動的一件事是優柔寡斷。 如果你不願意說明最終的審議截止時間是什麼時候，你就不會足夠快地採取措施。 這就是解決問題的過程派上用場的時候，因為它有目的地概述了您應該開始採取行動的時間。

努力選擇決策者，確定必要的結果，並在必要時做好分析和調整的準備。 你不必每次都做對，但在正確的時間採取行動，即使失敗了，也比不採取任何步驟更重要。

彈力

阻止失敗，你需要學會適應。 同樣，沒有人每次都能做到完美。 有很多因素需要考慮，有時即使是最深思熟慮的解決方案也無法奏效。 不要對自己或你的團隊失望，而是要把自己從問題中分離出來，繼續把它看作是一個值得解決的難題。 每一次失敗都是一次學習的機會，它只會幫助您進一步完善和消除策略中的問題。

解決問題是一個過程

在業務中有效解決問題的關鍵是適應能力。 您可能會浪費大量資源在錯誤的路線上停留太久。 所以現在就制定一個降低風險的計劃。 想想如果你面臨一個大到足以讓你的生意破產的問題，你會怎麼做。 盡可能主動。

編者按：本文首發於2016年，2021年更新。