10 Langkah Proses untuk Pemecahan Masalah Bisnis yang Efektif

Saat Anda memulai bisnis kecil atau meluncurkan startup, satu hal yang dapat Anda andalkan adalah hal yang tidak terduga. Tidak peduli seberapa teliti Anda merencanakan, meramalkan, dan menguji, masalah pasti akan muncul. Inilah sebabnya mengapa sebagai seorang pengusaha, Anda perlu tahu bagaimana memecahkan masalah bisnis secara efektif.

Apa yang dimaksud dengan pemecahan masalah dalam bisnis?

Pemecahan masalah dalam bisnis berkaitan dengan menetapkan proses yang mengurangi atau menghilangkan hambatan yang saat ini mencegah Anda mencapai tujuan strategis. Ini biasanya merupakan masalah kompleks yang menciptakan kesenjangan antara hasil aktual dan hasil yang Anda inginkan. Mereka mungkin hadir dalam satu tim, proses operasional, atau di seluruh organisasi Anda, biasanya tanpa solusi langsung atau jelas.

Untuk mendekati pemecahan masalah dengan sukses, Anda perlu menetapkan proses yang konsisten yang membantu Anda mengevaluasi, mengeksplorasi solusi, memprioritaskan eksekusi, dan mengukur keberhasilan. Dalam banyak hal, ini harus serupa dengan bagaimana Anda meninjau kinerja bisnis melalui tinjauan paket bulanan. Anda mengerjakan dokumentasi yang sama, mencari celah, menggali lebih dalam untuk mengidentifikasi akar masalah, dan mengeluarkan opsi. Tanpa proses ini, Anda tidak bisa berharap untuk memecahkan masalah secara efisien atau efektif.

Mengapa pemecahan masalah penting untuk bisnis Anda

Sementara beberapa orang akan mengatakan bahwa pemecahan masalah datang secara alami, itu sebenarnya adalah keterampilan yang dapat Anda kembangkan dan perbaiki dari waktu ke waktu. Keterampilan pemecahan masalah akan membantu Anda dan tim Anda mengatasi masalah kritis dan konflik yang muncul. Ini dimulai dari atas. Anda sebagai pemilik bisnis atau CEO perlu menampilkan jenis pemecahan masalah berkepala dingin yang Anda harapkan dari karyawan Anda.

Melakukan hal itu akan membantu Anda dan staf Anda dengan cepat menangani masalah, membangun dan menyempurnakan proses pemecahan masalah, mengubah tantangan menjadi peluang, dan secara umum menjaga keseimbangan. Sekarang, para pemimpin bisnis terbaik tidak hanya menemukan solusi ajaib untuk memecahkan masalah mereka, mereka membangun proses dan memanfaatkan alat untuk menemukan kesuksesan. Dan Anda bisa melakukan hal yang sama.

Dengan mengikuti proses 10 langkah ini, Anda dapat mengembangkan keterampilan pemecahan masalah Anda dan mendekati masalah apa pun yang muncul dengan percaya diri.

1. Tentukan masalahnya

Ketika masalah muncul, sangat mudah untuk langsung menciptakan solusi. Namun, jika Anda tidak memeriksa secara menyeluruh apa yang menyebabkan masalah di tempat pertama, Anda dapat membuat strategi yang tidak benar-benar menyelesaikannya. Anda mungkin hanya mengobati gejalanya.

Misalnya, jika Anda menyadari bahwa penjualan Anda dari pelanggan baru menurun, kecenderungan pertama Anda mungkin adalah terburu-buru menyusun rencana pemasaran untuk meningkatkan eksposur. Tetapi bagaimana jika penurunan penjualan hanyalah gejala dari masalah yang sebenarnya?

Saat Anda mendefinisikan masalahnya, Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak melewatkan hutan untuk pepohonan. Jika Anda memiliki masalah besar di tangan Anda, Anda akan ingin melihatnya dari beberapa sudut yang berbeda:

Kompetisi

Apakah promosi atau harga pesaing memengaruhi penjualan Anda? Apakah ada pendatang baru di pasar Anda? Bagaimana mereka memasarkan produk atau bisnis mereka?

Model bisnis

Apakah model bisnis Anda berkelanjutan? Apakah realistis untuk seberapa cepat Anda ingin tumbuh? Haruskah Anda menjelajahi strategi penetapan harga atau biaya yang berbeda?

Faktor pasar

Bagaimana peristiwa dunia dan ekonomi negara memengaruhi pelanggan dan penjualan Anda?

Tim

Apakah ada masalah yang memengaruhi tim Anda? Apakah mereka memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk berhasil?

Penyelarasan tujuan

Apakah semua orang di tim Anda bekerja menuju tujuan yang sama? Sudahkah Anda mengomunikasikan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda dengan jelas dan sering?

Ada banyak cara untuk mendekati masalah saat Anda menghadapi masalah bisnis yang serius. Kuncinya adalah memastikan Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang terjadi sehingga Anda tidak membuang-buang uang dan sumber daya untuk solusi plester.

Kembali ke contoh kita, dengan melihat setiap aspek bisnis Anda, Anda mungkin menemukan bahwa Anda telah membelanjakan lebih banyak untuk iklan daripada pesaing Anda. Dan sebaliknya, ada kesenjangan komunikasi dalam tim Anda yang mengarah pada kesalahan penanganan pelanggan baru dan oleh karena itu kehilangan penjualan.

Jika Anda melompat untuk memperbaiki eksposur merek Anda, Anda akan membuang lebih banyak uang ke area yang sudah Anda menangkan. Berpotensi menyebabkan kerugian yang lebih besar karena semakin banyak pelanggan baru dijatuhkan karena komunikasi internal yang buruk.

Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi Anda untuk menjelajahi titik-titik buta Anda dan melacak masalahnya hingga ke sumbernya.

2. Lakukan analisis SWOT

Semua bisnis yang baik memecahkan semacam masalah bagi pelanggan. Bagaimana jika masalah bisnis Anda sebenarnya adalah peluang, atau bahkan kekuatan jika dilihat dari sudut yang berbeda? Ini adalah saat Anda ingin melakukan analisis SWOT untuk menentukan apakah memang demikian kenyataannya.

SWOT adalah alat yang hebat untuk perencanaan strategis dan membawa berbagai sudut pandang ke meja ketika Anda sedang mencari sumber daya investasi untuk memecahkan masalah. Ini bahkan dapat dimasukkan dalam upaya Anda untuk mengidentifikasi sumber masalah Anda, karena dapat dengan cepat menguraikan kekuatan dan kelemahan spesifik bisnis Anda. Dan kemudian dengan mengidentifikasi peluang atau ancaman potensial, Anda dapat memanfaatkan temuan Anda untuk memulai solusi.

3. Identifikasi beberapa solusi dengan pemikiran desain

Saat Anda mendekati pemecahan masalah Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan pendekatan pemikiran desain. Ini sering digunakan oleh organisasi yang ingin memecahkan masalah besar berbasis komunitas. Salah satu kekuatannya adalah membutuhkan keterlibatan banyak orang dalam proses pemecahan masalah. Yang mengarah ke berbagai perspektif dan solusi yang muncul.

Pendekatan ini—menerapkan keterampilan dan keahlian perusahaan Anda pada suatu masalah di pasar—merupakan dasar pemikiran desain.

Ini bukan tentang menemukan masalah yang paling kompleks untuk dipecahkan, tetapi tentang menemukan kebutuhan bersama di dalam organisasi dan di dunia nyata dan menghasilkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Saat Anda memecahkan masalah bisnis, ini berlaku dalam arti bahwa Anda mencari solusi yang mengatasi masalah mendasar—Anda melihat gambaran besarnya.

4. Lakukan riset pasar dan penjangkauan pelanggan

Riset pasar dan penjangkauan pelanggan bukanlah hal yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha kecil dan pemula sekali dan kemudian mencoret daftar. Saat Anda menghadapi hambatan, pikirkan kembali saat terakhir kali Anda melakukan riset pasar yang solid atau menyelami lebih dalam untuk memahami lanskap persaingan.

Riset pasar dan wawasan yang Anda dapatkan dari penjangkauan pelanggan bukanlah peluru perak. Banyak perusahaan berjuang dengan apa yang harus mereka lakukan dengan titik data yang saling bertentangan. Tapi ada baiknya berjuang melalui dan mengumpulkan informasi yang dapat membantu Anda lebih memahami target pasar Anda. Plus, pelanggan Anda bisa menjadi salah satu sumber kritik terbaik. Ini sebenarnya hadiah jika Anda dapat menghindari mengambil negatif pribadi.

Hal terburuk yang dapat Anda lakukan saat menghadapi tantangan adalah mengasingkan diri dari pelanggan dan mengabaikan pesaing Anda. Jadi survei pelanggan Anda. Menyusun matriks kompetitif.

5. Mintalah masukan dari tim Anda dan mentor Anda

Jangan lakukan analisis SWOT atau pemikiran desain Anda sendiri. Kebebasan untuk mengungkapkan keprihatinan, pendapat, dan ide akan memungkinkan orang-orang dalam suatu organisasi untuk berbicara. Umpan balik mereka akan membantu Anda bergerak lebih cepat dan lebih efisien. Jika Anda memiliki tim, bawa mereka ke dalam diskusi. Anda mempekerjakan mereka untuk menjadi ahli di bidang mereka; menggunakan keahlian mereka untuk menavigasi dan menggali lebih dalam penyebab masalah dan solusi potensial.

Jika Anda menjalankan bisnis sendiri, setidaknya bawalah mentor yang tepercaya. SCORE menawarkan program bimbingan bisnis gratis jika Anda belum memilikinya. Ini juga dapat membantu untuk terhubung dengan penasihat bisnis strategis, terutama jika keuangan bisnis tidak cocok untuk Anda.

Mengutip Stephen Covey, yang mengatakan bahwa "kekuatan terletak pada perbedaan, bukan pada persamaan," berbicara tentang pentingnya keragaman dalam hal pemecahan masalah dalam bisnis. Semakin beragam tim, semakin sering solusi inovatif untuk masalah yang dihadapi organisasi muncul.

Faktanya, telah ditemukan bahwa kelompok yang menunjukkan keragaman yang lebih besar lebih baik dalam memecahkan masalah daripada kelompok yang secara khusus terdiri dari pemecah masalah yang sangat terampil. Jadi, siapa pun yang Anda ajak untuk membantu Anda memecahkan masalah, tahan keinginan untuk mengelilingi diri Anda dengan orang-orang yang sudah setuju dengan Anda tentang segala hal.

6. Terapkan perencanaan ramping untuk eksekusi yang gesit

Jadi, Anda melakukan analisis SWOT dan latihan berpikir desain Anda. Anda mendapatkan serangkaian ide yang kuat dan berdasarkan data. Tetapi menerapkannya mengharuskan Anda menyesuaikan anggaran, atau rencana strategis Anda, atau bahkan pemahaman Anda tentang target pasar Anda.

Apakah Anda bersedia untuk mengubah arah? Bisakah Anda melakukan penyesuaian dengan cepat? Nah untuk bisa berkembang, Anda tidak perlu takut untuk gesit.

Dengan mengadopsi metode perencanaan bisnis ramping—proses merevisi strategi bisnis Anda secara teratur—Anda akan dapat mengubah strategi Anda dengan lebih lancar. Anda tidak ingin mengubah haluan setiap minggu, dan Anda tidak ingin menjadi korban pemikiran objek yang mengilap. Tetapi Anda dapat mencapai keseimbangan yang memungkinkan Anda untuk mengurangi risiko bisnis Anda sambil menjaga tim Anda menuju ke arah yang benar.

Sepanjang jalan, Anda akan membuat keputusan strategis yang tidak berjalan seperti yang Anda harapkan. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menguji ide-ide Anda dan sering mengulanginya sehingga Anda tidak membuang-buang uang dan sumber daya untuk hal-hal yang tidak berhasil. Itu Perencanaan Lean.

7. Buat model skenario keuangan yang berbeda

Saat Anda mencoba memecahkan masalah bisnis yang serius, salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat beberapa prakiraan keuangan yang berbeda sehingga Anda dapat membuat model skenario yang berbeda. Anda mungkin menemukan bahwa gagasan yang tampaknya paling kuat akan memakan waktu lebih lama dari yang Anda kira untuk membalikkan tren keuangan negatif. Paling tidak Anda akan memiliki wawasan yang lebih baik tentang dampak finansial dari bergerak ke arah yang berbeda.

Manfaat nyata di sini adalah melihat pendekatan taktis yang berbeda untuk masalah yang sama. Mungkin daripada meningkatkan penjualan sekarang, Anda lebih baik dalam jangka panjang jika Anda mengadopsi strategi untuk mengurangi churn dan mempertahankan pelanggan terbaik Anda. Anda tidak akan tahu kecuali Anda memodelkan beberapa skenario yang berbeda. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan spreadsheet, dan alat seperti LivePlan dapat membuatnya lebih mudah dan lebih cepat.

8. Perhatikan arus kas Anda

Saat Anda bekerja untuk memecahkan masalah bisnis yang menantang, berikan perhatian khusus pada arus kas dan perkiraan arus kas Anda. Memahami kapan perusahaan Anda berisiko kehabisan uang tunai di bank dapat membantu Anda bersikap proaktif. Jauh lebih mudah untuk mendapatkan fasilitas kredit sementara keuangan Anda masih terlihat bagus dan sehat, daripada saat Anda tinggal satu periode pembayaran lagi dari kehancuran.

Jika Anda sedang menghadapi masalah serius, mudah untuk mulai mendapatkan visi terowongan. Anda akan mendapat manfaat dari mempertahankan sedikit ruang bernapas untuk bisnis Anda saat Anda mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.

9. Gunakan kerangka pengambilan keputusan

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan, menghasilkan sejumlah ide, dan melakukan beberapa pemodelan keuangan, Anda mungkin masih merasa tidak yakin. Itu wajar—Anda bukan peramal. Anda mencoba membuat keputusan terbaik yang Anda bisa dengan informasi yang Anda miliki.

Artikel ini menawarkan pendekatan yang sangat berguna untuk membuat keputusan. Ini dimulai dengan memasukkan opsi Anda ke dalam matriks seperti ini:

Gunakan kerangka kerja semacam ini untuk meletakkan semua yang telah Anda pelajari di atas meja. Jika Anda bekerja dengan tim yang lebih besar, latihan semacam ini juga dapat membawa seluruh tim Anda ke meja sehingga mereka merasa memiliki kepemilikan atas hasilnya.

10. Identifikasi metrik utama untuk dilacak

Bagaimana Anda tahu masalah Anda terpecahkan? Dan bukan hanya gejalanya—bagaimana Anda akan tahu jika Anda telah mengatasi masalah yang mendasarinya? Sebelum Anda terjun ke dalam memberlakukan solusi, pastikan Anda tahu seperti apa kesuksesan itu.

Tentukan beberapa indikator kinerja utama. Ambil pengukuran dasar, dan tetapkan tujuan dan jangka waktu. Anda pada dasarnya menerjemahkan solusi Anda ke dalam rencana, lengkap dengan tonggak dan tujuan. Tanpa ini, Anda hanya membuat keputusan buta tanpa cara untuk melacak kesuksesan. Anda membutuhkan tujuan dan pencapaian tersebut untuk membuat rencana Anda menjadi nyata.

Keterampilan memecahkan masalah untuk ditingkatkan

Saat Anda dan tim Anda bekerja melalui proses ini, ada baiknya mengingat keterampilan pemecahan masalah khusus yang harus terus Anda kembangkan. Meningkatkan kemampuan Anda, serta tim Anda, untuk memecahkan masalah secara efektif hanya akan membuat proses ini lebih berguna dan efisien. Berikut adalah beberapa keterampilan utama untuk dikerjakan.

Kecerdasan emosional

Sangat mudah untuk membuat respons emosional yang cepat di saat krisis atau ketika mendiskusikan sesuatu yang Anda sukai. Untuk menghindari membuat asumsi dan membiarkan emosi menguasai diri Anda, Anda perlu fokus untuk berempati dengan orang lain. Ini melibatkan pemahaman keadaan emosi Anda sendiri, reaksi dan mendengarkan dengan cermat tanggapan tim Anda. Semakin Anda mampu mendengarkan dengan seksama, semakin baik Anda dalam meminta dan menerima nasihat yang benar-benar mengarah pada pemecahan masalah yang efektif.

Riset

Langsung ke solusi dapat segera membunuh kemungkinan memecahkan masalah Anda. Sama seperti ketika Anda memulai bisnis, Anda perlu melakukan penelitian tentang apa sebenarnya masalah yang Anda pecahkan. Untungnya, Anda dapat menanamkan penelitian ke dalam pemecahan masalah Anda dengan mengadakan tinjauan aktif terhadap kinerja keuangan dan proses tim. Hanya bertanya “Apa? Di mana? Kapan? Bagaimana?" dapat mengarah pada eksplorasi yang lebih mendalam tentang masalah potensial.

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk mengembangkan kemampuan penelitian Anda adalah mendorong dan melatih rasa ingin tahu. Lihatlah setiap masalah sebagai peluang. Sesuatu yang mungkin menjadi masalah sekarang, tetapi layak untuk ditelusuri dan ditemukan solusi yang tepat. Anda akan mendapatkan praktik terbaik, alat yang berguna, dan menyempurnakan proses penelitian Anda sendiri semakin Anda ingin menjelajah.

curah pendapat

Brainstorming secara kreatif dengan tim Anda adalah suatu bentuk seni. Perlu ada kemauan untuk membuang segalanya ke dinding dan bertindak seolah-olah tidak ada ide yang buruk di awal. Gaya kolaborasi ini mendorong partisipasi tanpa rasa takut akan penolakan. Ini juga membantu menguraikan solusi potensial di luar lingkup Anda saat ini, yang dapat Anda saring dan ubah menjadi tindakan realistis.

Berusahalah untuk memecahkan masalah dan cobalah untuk memberikan suara kepada semua orang di ruangan itu. Semakin banyak masukan yang Anda izinkan, semakin besar potensi yang Anda miliki untuk menemukan solusi terbaik.

Ketegasan

Satu hal yang dapat menyeret keluar bertindak atas solusi potensial, menjadi ragu-ragu. Jika Anda tidak bersedia menyatakan kapan batas akhir untuk musyawarah, Anda tidak akan mengambil langkah dengan cukup cepat. Ini adalah saat memiliki proses untuk pemecahan masalah yang berguna, karena dengan sengaja menguraikan kapan Anda harus mulai mengambil tindakan.

Bekerja untuk memilih pembuat keputusan, mengidentifikasi hasil yang diperlukan dan bersiap untuk menganalisis dan menyesuaikan jika perlu. Anda tidak harus melakukannya dengan benar setiap saat, tetapi mengambil tindakan pada waktu yang tepat, bahkan jika gagal, hampir lebih penting daripada tidak pernah mengambil satu langkah pun.

Ketangguhan

Berawal dari kegagalan, Anda perlu belajar untuk menjadi tangguh. Sekali lagi, tidak ada yang membuatnya sempurna setiap saat. Ada begitu banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dan terkadang solusi yang paling dipikirkan dengan matang pun tidak berhasil. Alih-alih merendahkan diri sendiri atau tim Anda, lihatlah untuk memisahkan diri dari masalah dan terus menganggapnya sebagai teka-teki yang layak dipecahkan. Setiap kegagalan adalah kesempatan belajar dan itu hanya membantu Anda lebih menyempurnakan dan menghilangkan masalah dalam strategi Anda.

Pemecahan masalah adalah sebuah proses

Kunci untuk pemecahan masalah yang efektif dalam bisnis adalah kemampuan untuk beradaptasi. Anda dapat membuang banyak sumber daya untuk tetap berada di jalur yang salah terlalu lama. Jadi buatlah rencana untuk mengurangi risiko Anda sekarang. Pikirkan tentang apa yang akan Anda lakukan jika Anda dihadapkan pada masalah yang cukup besar untuk menenggelamkan bisnis Anda. Jadilah sebagai proaktif yang Anda bisa.

Catatan editor: Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2016. Ini diperbarui pada tahun 2021.