Proces în 10 pași pentru rezolvarea eficientă a problemelor de afaceri

Când începeți o afacere mică sau lansați un startup, singurul lucru pe care vă puteți baza este neașteptat. Indiferent cât de amănunțit ați planifica, prognozați și testați, problemele vor apărea. Acesta este motivul pentru care, ca antreprenor, trebuie să știi cum să rezolvi eficient problemele de afaceri.

Ce este rezolvarea problemelor în afaceri?

Rezolvarea problemelor în afaceri se referă la stabilirea proceselor care atenuează sau înlătură obstacolele care vă împiedică în prezent să atingeți obiectivele strategice. Acestea sunt de obicei probleme complexe care creează un decalaj între rezultatele reale și rezultatul dorit. Aceștia pot fi prezenți într-o singură echipă, proces operațional sau în întreaga organizație, de obicei fără o soluție imediată sau evidentă.

Pentru a aborda cu succes rezolvarea problemelor, trebuie să stabiliți procese consistente care să vă ajute să evaluați, să explorați soluții, să prioritizați execuția și să măsurați succesul. În multe privințe, ar trebui să fie similar cu modul în care examinați performanța afacerii printr-o revizuire lunară a planului. Lucrați prin aceeași documentație, căutați lacune, săpați mai profund pentru a identifica cauza rădăcină și opțiunile hash out. Fără acest proces, pur și simplu nu vă puteți aștepta să rezolvați problemele în mod eficient sau eficient.

De ce rezolvarea problemelor este importantă pentru afacerea dvs

În timp ce unii ar spune că rezolvarea problemelor vine de la sine, este de fapt o abilitate pe care o poți dezvolta și perfecționa în timp. Abilitățile de rezolvare a problemelor vă vor ajuta pe dvs. și echipa dvs. să abordați problemele și conflictele critice pe măsură ce apar. Se începe de sus. Dumneavoastră, în calitate de proprietar al afacerii sau CEO, trebuie să afișați tipul de rezolvare a problemelor pe care vă așteptați să le vedeți de la angajații dvs.

Acest lucru vă va ajuta pe dvs. și pe personalul dvs. să rezolvați rapid problemele, să stabiliți și să perfecționați un proces de rezolvare a problemelor, să transformați provocările în oportunități și, în general, să vă mențineți un nivel egal. Acum, cei mai buni lideri de afaceri nu doar au găsit o soluție magică pentru a-și rezolva problemele, ci au construit procese și au folosit instrumente pentru a-și găsi succesul. Și tu poți face la fel.

Urmând acest proces în 10 pași, vă puteți dezvolta abilitățile de rezolvare a problemelor și puteți aborda cu încredere orice problemă care apare.

1. Definiți problema

Când apare o problemă, poate fi foarte ușor să treci direct la crearea unei soluții. Cu toate acestea, dacă nu examinați în detaliu ce a dus la problema în primul rând, puteți crea o strategie care nu o rezolvă de fapt. Este posibil să tratați doar simptomele.

De exemplu, dacă îți dai seama că vânzările tale de la clienții noi sunt în scădere, prima ta înclinație ar putea fi să te grăbești să elaborezi un plan de marketing pentru a crește expunerea. Dar ce se întâmplă dacă scăderea vânzărilor este doar un simptom al problemei reale?

Când definiți problema, doriți să fiți sigur că nu vă lipsește pădurea pentru copaci. Dacă aveți o problemă mare pe mâini, veți dori să o priviți din mai multe unghiuri diferite:

Concurență

Promovarea sau prețul unui concurent vă afectează vânzările? Există noi intrați pe piața dvs.? Cum își comercializează produsul sau afacerea?

Model de afaceri

Este modelul tău de afaceri durabil? Este realist cât de repede vrei să crești? Ar trebui să explorați diferite strategii de prețuri sau costuri?

Factorii de piață

Cum vă afectează evenimentele mondiale și economia națiunii clienții și vânzările?

Echipă

Există probleme care vă afectează echipa? Au instrumentele și resursele de care au nevoie pentru a reuși?

Alinierea obiectivelor

Toți membrii echipei tale lucrează pentru același scop? Ți-ai comunicat clar și des obiectivele de afaceri pe termen scurt și lung?

Există o mulțime de moduri de a aborda problema atunci când te confrunți cu o problemă serioasă de afaceri. Cheia este să vă asigurați că obțineți o imagine completă a ceea ce se întâmplă, astfel încât să nu pierdeți bani și resurse pe soluții de band-aid.

Revenind la exemplul nostru, analizând fiecare aspect al afacerii dvs., puteți descoperi că cheltuiți deja mai mult pe publicitate decât concurenții dvs. Și, în schimb, există un decalaj de comunicare în cadrul echipei dvs. care duce la gestionarea greșită a noilor clienți și, prin urmare, la pierderea vânzărilor.

Dacă ai sărit în repararea expunerii mărcii tale, ai fi aruncat mai mulți bani într-o zonă pe care o câștigi deja. Poate duce la pierderi mai mari, deoarece din ce în ce mai mulți clienți noi sunt renunțați din cauza comunicării interne slabe.

Acesta este motivul pentru care este atât de vital să vă explorați punctele moarte și să urmăriți problema până la sursa ei.

2. Efectuați o analiză SWOT

Toate afacerile bune rezolvă un fel de problemă pentru clienți. Ce se întâmplă dacă problema ta de afaceri este de fapt o oportunitate sau chiar un punct forte dacă este luată în considerare dintr-un unghi diferit? Acesta este momentul în care doriți să efectuați o analiză SWOT pentru a determina dacă acesta este de fapt cazul.

SWOT este un instrument excelent pentru planificarea strategică și pentru a aduce mai multe puncte de vedere la masă atunci când căutați să investiți resurse pentru a rezolva o problemă. Acest lucru poate fi chiar încorporat în încercările dvs. de a identifica sursa problemei dvs., deoarece poate sublinia rapid punctele forte și punctele slabe ale afacerii dvs. Și apoi, identificând orice oportunități sau amenințări potențiale, vă puteți utiliza descoperirile pentru a lansa o soluție.

3. Identificați mai multe soluții cu design thinking

Pe măsură ce abordați rezolvarea problemei dvs., poate doriți să luați în considerare utilizarea abordării gândirii de design. Este adesea folosit de organizațiile care doresc să rezolve probleme mari, bazate pe comunitate. Unul dintre punctele sale forte este că necesită implicarea unei game largi de oameni în procesul de rezolvare a problemelor. Ceea ce duce la apariția mai multor perspective și soluții.

Această abordare - aplicarea abilităților și expertiza companiei dvs. la o problemă de pe piață - este baza gândirii de design.

Nu este vorba de a găsi cele mai complexe probleme de rezolvat, ci de a găsi nevoi comune în cadrul organizației și în lumea reală și de a veni cu soluții care se potrivesc acestor nevoi. Când rezolvați probleme de afaceri, acest lucru se aplică în sensul că căutați soluții care să abordeze problemele de bază - vă uitați la imaginea de ansamblu.

4. Efectuați cercetări de piață și atragerea clienților

Cercetarea de piață și sensibilizarea clienților nu sunt genul de lucruri pe care proprietarii de afaceri mici și startup-urile le pot face o singură dată și apoi să taie de pe listă. Când vă confruntați cu un obstacol, gândiți-vă la ultima dată când ați făcut o cercetare de piață solidă sau ați făcut o scufundare profundă în înțelegerea peisajului competitiv.

Cercetările de piață și informațiile pe care le obțineți din sensibilizarea clienților nu sunt un glonț de argint. Multe companii se luptă cu ceea ce ar trebui să facă cu punctele de date conflictuale. Dar merită să te străduiești și să strângi informații care te pot ajuta să înțelegi mai bine piața țintă. În plus, clienții tăi pot fi una dintre cele mai bune surse de critică. Este de fapt un cadou dacă poți evita să iei negativele personal.

Cel mai rău lucru pe care îl poți face atunci când te confrunți cu provocări este să te izolezi de clienții tăi și să-ți ignori concurența. Așadar, sondați-vă clienții. Alcătuiți o matrice competitivă.

5. Cereți părerea echipei și a mentorilor dumneavoastră

Nu vă faceți singuri analiza SWOT sau gândirea de proiectare. Libertatea de a-și exprima preocupările, opiniile și ideile va permite oamenilor dintr-o organizație să vorbească. Feedback-ul lor vă va ajuta să vă mișcați mai rapid și mai eficient. Dacă aveți o echipă la loc, aduceți-i în discuție. I-ai angajat să fie experți în domeniul lor; folosiți-și experiența pentru a naviga și a aprofunda cauzele care stau la baza problemelor și soluțiile potențiale.

Dacă îți conduci afacerea singur, adu-ți măcar un mentor de încredere. SCORE oferă un program gratuit de mentorat în afaceri dacă nu aveți deja unul. De asemenea, poate fi util să vă conectați cu un consilier strategic de afaceri, mai ales dacă situația financiară a afacerii nu este punctul dvs. cel mai puternic.

Citându-l pe Stephen Covey, care a spus că „puterea constă în diferențe, nu în asemănări”, vorbind despre importanța diversității atunci când vine vorba de rezolvarea problemelor în afaceri. Cu cât o echipă este mai diversă, cu atât mai des apar soluții inovatoare la problemele cu care se confruntă organizația.

De fapt, s-a constatat că grupurile care arată o mai mare diversitate au fost mai bune la rezolvarea problemelor decât grupurile formate în mod specific din soluționatori de probleme cu înaltă calificare. Așa că, pe oricine îl aduci pentru a te ajuta să rezolvi problemele, rezistă impulsului de a te înconjura de oameni care sunt deja de acord cu tine despre orice.

6. Aplicați planificarea slabă pentru o execuție agilă

Așa că vă faceți analiza SWOT și exercițiul de design thinking. Vii cu un set de idei puternice, bazate pe date. Dar implementarea lor necesită să vă ajustați bugetul sau planul strategic sau chiar înțelegerea pieței țintă.

Ești dispus să schimbi cursul? Puteți face rapid ajustări? Ei bine, pentru a crește, nu îți este frică să fii agil.

Prin adoptarea metodei de planificare a afacerii lean - procesul de revizuire regulată a strategiei dvs. de afaceri - veți putea să vă schimbați strategiile mai fluid. Nu vrei să schimbi cursul în fiecare săptămână și nu vrei să fii victima gândirii obiectelor strălucitoare. Dar puteți găsi un echilibru care vă permite să reduceți riscul afacerii dvs., menținând în același timp echipa dvs. în direcția corectă.

Pe parcurs, vei lua decizii strategice care nu se desfășoară așa cum ai sperat. Cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să vă testați ideile și să repetați des, astfel încât să nu pierdeți bani și resurse pe lucruri care nu funcționează. Aceasta este Lean Planning.

7. Modelați diferite scenarii financiare

Când încercați să rezolvați o problemă serioasă de afaceri, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face este să construiți câteva previziuni financiare diferite, astfel încât să puteți modela diferite scenarii. S-ar putea să descoperi că ideea care părea cea mai puternică va dura mai mult decât credeai pentru a inversa o tendință financiară negativă. Cel puțin, veți avea o perspectivă mai bună asupra impactului financiar al mișcării într-o direcție diferită.

Adevăratul beneficiu aici este să analizăm diferite abordări tactice ale aceleiași probleme. Poate că în loc să creșteți vânzările chiar acum, vă este mai bine pe termen lung dacă adoptați o strategie de reducere a pierderii și de a vă păstra cei mai buni clienți. Nu vei ști decât dacă modelezi câteva scenarii diferite. Puteți face acest lucru folosind foi de calcul, iar un instrument precum LivePlan îl poate face mai ușor și mai rapid.

8. Urmăriți-vă fluxul de numerar

În timp ce lucrați pentru a rezolva o problemă de afaceri dificilă, acordați o atenție deosebită fluxului de numerar și previziunii fluxului de numerar. Înțelegerea când compania dumneavoastră riscă să rămână fără numerar în bancă vă poate ajuta să fiți proactiv. Este mult mai ușor să obții o linie de credit în timp ce finanțele tale încă arată bine și sănătoase, decât atunci când ești la o perioadă de plată distanță de ruină.

Dacă aveți de-a face cu o problemă serioasă, este ușor să începeți să obțineți vederea în tunel. Veți beneficia de menținerea unui mic spațiu de respirație pentru afacerea dvs. pe măsură ce vă dați seama ce să faceți în continuare.

9. Utilizați un cadru decizional

Odată ce ați adunat toate informațiile de care aveți nevoie, ați generat o serie de idei și ați făcut niște modele financiare, s-ar putea să vă simțiți în continuare nesigur. Este firesc — nu ești ghicitor. Încercați să luați cea mai bună decizie posibilă cu informațiile pe care le aveți.

Acest articol oferă o abordare cu adevărat utilă pentru luarea deciziilor. Începe cu introducerea opțiunilor într-o matrice ca aceasta:

Utilizați acest tip de cadru pentru a pune tot ce ați învățat pe masă. Dacă lucrezi cu o echipă mai mare, acest tip de exercițiu poate aduce și restul echipei tale la masă, astfel încât să simtă o oarecare proprietate asupra rezultatului.

10. Identificați valorile cheie de urmărit

De unde știi că problema ta este rezolvată? Și nu doar simptomul - cum veți ști când ați abordat problemele de bază? Înainte de a vă scufunda în implementarea soluției, asigurați-vă că știți cum arată succesul.

Decideți asupra câțiva indicatori cheie de performanță. Luați o măsurătoare de bază și stabiliți un obiectiv și un interval de timp. În esență, traduceți soluția dvs. într-un plan, complet cu repere și obiective. Fără acestea, pur și simplu ai luat o decizie oarbă, fără nicio modalitate de a urmări succesul. Ai nevoie de acele obiective și repere pentru a-ți face planul real.

Abilități de rezolvare a problemelor pentru a îmbunătăți

Pe măsură ce dumneavoastră și echipa dumneavoastră lucrați prin acest proces, merită să aveți în vedere abilitățile specifice de rezolvare a problemelor pe care ar trebui să le dezvoltați în continuare. Întărirea capacității dumneavoastră, precum și a echipei dumneavoastră, de a rezolva problemele în mod eficient va face acest proces mai util și mai eficient. Iată câteva abilități cheie pe care trebuie să le lucrezi.

Inteligenta emotionala

Poate fi foarte ușor să dai răspunsuri rapide și emoționale într-o perioadă de criză sau când discutați despre ceva care vă pasionează. Pentru a evita să faci presupuneri și să lași emoțiile tale să ia tot ce este mai bun din tine, trebuie să te concentrezi pe empatizarea cu ceilalți. Aceasta implică înțelegerea propriei stări emoționale, reacții și ascultarea cu atenție a răspunsurilor echipei tale. Cu cât ești mai capabil să asculți cu atenție, cu atât vei fi mai bine să ceri și să primești sfaturi care duc de fapt la rezolvarea eficientă a problemelor.

Cercetare

Sări direct într-o soluție poate distruge imediat posibilitatea de a vă rezolva problema. La fel ca atunci când începi o afacere, trebuie să cercetezi care este de fapt problema pe care o rezolvi. Din fericire, puteți încorpora cercetările în soluționarea problemelor dvs. ținând evaluări active ale performanței financiare și ale proceselor de echipă. Întrebând pur și simplu „Ce? Unde? Când? Cum?" poate duce la explorări mai aprofundate ale problemelor potențiale.

Cel mai bun lucru pe care îl poți face pentru a-ți crește abilitățile de cercetare este să încurajezi și să exersezi curiozitatea. Privește fiecare problemă ca pe o oportunitate. Ceva care poate fi o problemă acum, dar care merită explorat și să găsiți soluția potrivită. Cu cât sunteți mai dispus să explorați, veți găsi cele mai bune practici, instrumente utile și vă veți ajusta propriul proces de cercetare.

Brainstorming

Brainstormingul creativ cu echipa ta este oarecum o formă de artă. Trebuie să existe dorința de a arunca totul în perete și de a te comporta ca și cum nimic nu ar fi o idee proastă la început. Acest stil de colaborare încurajează participarea fără teama de respingere. De asemenea, ajută la conturarea potențialelor soluții în afara domeniului actual de aplicare, pe care le puteți rafina și transforma în acțiuni realiste.

Lucrați la rezolvarea problemelor și încercați să oferiți vocea tuturor celor din cameră. Cu cât permiteți mai multe informații, cu atât aveți un potențial mai mare pentru a găsi cea mai bună soluție.

Hotărâre

Un lucru care poate opri acționarea asupra unei potențiale soluții este să fii indecis. Dacă nu sunteți dispus să spuneți când este limita finală pentru deliberare, pur și simplu nu veți lua măsuri suficient de repede. Acesta este momentul în care este util să aveți un proces de rezolvare a problemelor, deoarece subliniază în mod intenționat când ar trebui să începeți să luați măsuri.

Lucrați la alegerea factorilor de decizie, identificați rezultatele necesare și fiți pregătit să analizați și să ajustați dacă este necesar. Nu trebuie să o faci corect de fiecare dată, dar acționarea la momentul potrivit, chiar dacă eșuează, este aproape mai vital decât să nu faci niciodată un pas.

Reziliență

În urma eșecului, trebuie să înveți să fii rezistent. Din nou, nimeni nu devine perfect de fiecare dată. Sunt atât de mulți factori care trebuie luați în considerare și uneori nici cea mai bine gândită soluție nu rămâne. În loc să fii supărat pe tine sau pe echipa ta, caută să te separă de problemă și continuă să te gândești la ea ca la un puzzle care merită rezolvat. Fiecare eșec este o oportunitate de învățare și te ajută doar să perfecționezi și să elimini problemele din strategia ta.

Rezolvarea problemelor este un proces

Cheia pentru rezolvarea eficientă a problemelor în afaceri este capacitatea de adaptare. Puteți irosi o mulțime de resurse pentru a menține cursul greșit pentru prea mult timp. Așa că faceți un plan pentru a vă reduce riscul acum. Gândiți-vă ce ați face dacă v-ați confrunta cu o problemă suficient de mare pentru a vă scufunda afacerea. Fii cât de proactiv poți.

Nota editorului: Acest articol a fost publicat inițial în 2016. A fost actualizat în 2021.