Etkili İş Problemlerini Çözmek için 10 Adımlı Süreç

Küçük bir işletme kurduğunuzda veya bir startup kurduğunuzda, güvenebileceğiniz tek şey beklenmeyendir. Ne kadar ayrıntılı planlarsanız, tahminde bulunursanız ve test ederseniz, sorunların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Bu nedenle bir girişimci olarak iş sorunlarını etkili bir şekilde nasıl çözeceğinizi bilmeniz gerekir.

İş hayatında problem çözmek nedir?

İş hayatında problem çözme, şu anda stratejik hedeflere ulaşmanızı engelleyen engelleri azaltan veya ortadan kaldıran süreçler oluşturmakla ilgilidir. Bunlar tipik olarak, gerçek sonuçlar ile istediğiniz sonuç arasında bir boşluk yaratan karmaşık sorunlardır. Genellikle acil veya bariz bir çözüm olmaksızın tek bir ekipte, operasyonel süreçte veya tüm kuruluşunuzda bulunabilirler.

Problem çözmeye başarılı bir şekilde yaklaşmak için değerlendirmenize, çözümleri keşfetmenize, uygulamaya öncelik vermenize ve başarıyı ölçmenize yardımcı olacak tutarlı süreçler oluşturmanız gerekir. Birçok yönden, aylık plan incelemesi yoluyla iş performansını nasıl gözden geçirdiğinize benzer olmalıdır. Aynı belgeler üzerinde çalışın, boşlukları arayın, temel nedeni belirlemek için daha derine inin ve seçenekleri değerlendirin. Bu süreç olmadan, sorunları verimli veya etkili bir şekilde çözmeyi bekleyemezsiniz.

Problem çözme işiniz için neden önemlidir?

Bazıları problem çözmenin doğal olarak geldiğini söylese de, bu aslında zamanla geliştirip geliştirebileceğiniz bir beceridir. Problem çözme becerileri, sizin ve ekibinizin kritik sorunlar ve çatışmalar ortaya çıktıkça üstesinden gelmenize yardımcı olacaktır. Üstten başlar. Çalışanlarınızdan görmeyi beklediğiniz seviyeli problem çözme türünü sergilemeniz gereken işletme sahibi veya CEO olarak siz.

Bunu yapmak, sizin ve çalışanlarınızın sorunlarla hızlı bir şekilde başa çıkmanıza, bir sorun çözme süreci oluşturmanıza ve iyileştirmenize, zorlukları fırsatlara dönüştürmenize ve genel olarak dengeyi korumanıza yardımcı olacaktır. Şimdi, en iyi iş liderleri sorunlarını çözmek için sihirli bir çözüm bulmakla kalmadılar, başarıyı bulmak için süreçler oluşturdular ve araçlardan yararlandılar. Ve sen de aynısını yapabilirsin.

Bu 10 adımlık süreci takip ederek problem çözme becerilerinizi geliştirebilir ve ortaya çıkan her soruna güvenle yaklaşabilirsiniz.

1. Sorunu tanımlayın

Bir sorun ortaya çıktığında, hemen bir çözüm yaratmaya atlamak çok kolay olabilir. Ancak, ilk etapta soruna neyin yol açtığını tam olarak incelemezseniz, sorunu gerçekten çözmeyen bir strateji oluşturabilirsiniz. Sadece semptomları tedavi ediyor olabilirsiniz.

Örneğin, yeni müşterilerden elde ettiğiniz satışların düştüğünü fark ederseniz, ilk eğiliminiz, görünürlüğü artırmak için bir pazarlama planı hazırlamak için acele etmek olabilir. Peki ya satışların azalması gerçek sorunun bir belirtisiyse?

Sorunu tanımladığınızda, ağaçlar için ormanı kaçırmadığınızdan emin olmak istersiniz. Elinizde büyük bir sorun varsa, ona birkaç farklı açıdan bakmak isteyeceksiniz:

Yarışma

Bir rakibin promosyonu veya fiyatlandırması satışlarınızı etkiliyor mu? Pazarınıza yeni girenler var mı? Ürünlerini veya işlerini nasıl pazarlıyorlar?

İş modeli

İş modeliniz sürdürülebilir mi? Ne kadar hızlı büyümek istediğiniz gerçekçi mi? Farklı fiyatlandırma veya maliyet stratejilerini keşfetmeli misiniz?

Piyasa faktörleri

Dünya olayları ve ülke ekonomisi müşterilerinizi ve satışlarınızı nasıl etkiliyor?

Takım

Ekibinizi etkileyen herhangi bir sorun var mı? Başarılı olmak için ihtiyaç duydukları araçlara ve kaynaklara sahipler mi?

Hedef hizalama

Ekibinizdeki herkes aynı amaç için mi çalışıyor? Kısa vadeli ve uzun vadeli iş hedeflerinizi net ve sık sık ilettiniz mi?

Ciddi bir iş sorunuyla karşı karşıya kaldığınızda soruna yaklaşmanın birçok yolu vardır. Anahtar, neler olup bittiğinin tam bir görüntüsünü aldığınızdan emin olmaktır, böylece yara bandı çözümlerine para ve kaynak harcamazsınız.

Örneğimize dönersek, işinizin her yönüne bakarak, halihazırda rakiplerinizden daha fazla reklam harcaması yaptığınızı keşfedebilirsiniz. Bunun yerine, ekibinizde yeni müşterilerin yanlış yönetilmesine ve dolayısıyla satış kaybına yol açan bir iletişim boşluğu var.

Markanızın görünürlüğünü düzeltmeye atlasaydınız, zaten kazanmakta olduğunuz bir alana daha fazla para yatırıyor olurdunuz. Zayıf iç iletişim nedeniyle giderek daha fazla yeni müşteri düştüğü için potansiyel olarak daha büyük kayıplara yol açar.

Bu nedenle kör noktalarınızı keşfetmeniz ve sorunu kaynağına kadar takip etmeniz çok önemlidir.

2. Bir SWOT analizi yapın

Tüm iyi işletmeler, müşteriler için bir tür sorunu çözer. Ya özel iş sorununuz aslında bir fırsatsa, hatta farklı bir açıdan düşünüldüğünde bir güçse? Bu, durumun gerçekten böyle olup olmadığını belirlemek için bir SWOT analizi yapmak isteyeceğiniz zamandır.

SWOT, bir sorunu çözmek için kaynaklara yatırım yaparken, stratejik planlama ve masaya birden fazla bakış açısı getirmek için harika bir araçtır. Bu, işinizin belirli güçlü ve zayıf yönlerini hızlı bir şekilde özetleyebileceğinden, sorununuzun kaynağını belirleme girişimlerinize bile dahil edilebilir. Ardından, olası fırsatları veya tehditleri belirleyerek, bir çözümü başlatmak için bulgularınızı kullanabilirsiniz.

3. Tasarım odaklı düşünme ile birden fazla çözüm belirleyin

Sorununuzu çözmeye yaklaşırken, tasarım odaklı düşünme yaklaşımını kullanmayı düşünebilirsiniz. Genellikle büyük, topluluk temelli sorunları çözmek isteyen kuruluşlar tarafından kullanılır. Güçlü yönlerinden biri, problem çözme sürecine çok çeşitli insanları dahil etmeyi gerektirmesidir. Bu da birden fazla bakış açısına ve ortaya çıkan çözümlere yol açar.

Bu yaklaşım – şirketinizin becerilerini ve uzmanlığını pazardaki bir soruna uygulamak – tasarım düşüncesinin temelidir.

Çözülecek en karmaşık sorunları bulmakla ilgili değil, kuruluş içinde ve gerçek dünyada ortak ihtiyaçları bulmak ve bu ihtiyaçlara uygun çözümler bulmakla ilgilidir. İş sorunlarını çözerken, bu, temel sorunları ele alan çözümler aradığınız anlamında geçerlidir - büyük resme bakıyorsunuz.

4. Pazar araştırması yapın ve müşteriye ulaşın

Pazar araştırması ve müşteri desteği, küçük işletme sahiplerinin ve yeni başlayanların bir kez yapıp listeden çıkarabilecekleri türden şeyler değildir. Bir barikatla karşı karşıya kaldığınızda, sağlam bir pazar araştırması yaptığınız veya rekabet ortamını anlamak için derin bir dalış yaptığınız son zamanı düşünün.

Pazar araştırması ve müşteri erişiminden elde ettiğiniz içgörüler gümüş kurşun değildir. Birçok şirket, birbiriyle çelişen veri noktalarıyla ne yapmaları gerektiği konusunda mücadele ediyor. Ancak, hedef pazarınızı daha iyi anlamanıza yardımcı olabilecek bilgilerle mücadele etmeye ve toplamaya değer. Ayrıca, müşterileriniz en iyi eleştiri kaynaklarından biri olabilir. Negatifleri kişisel olarak almaktan kaçınabilirseniz, aslında bir hediyedir.

Zorluklarla karşılaştığınızda yapabileceğiniz en kötü şey, kendinizi müşterilerinizden soyutlamak ve rekabetinizi görmezden gelmektir. Bu yüzden müşterilerinizi araştırın. Rekabetçi bir matrisi bir araya getirin.

5. Ekibinizden ve danışmanlarınızdan görüş alın

SWOT analizinizi veya tasarım odaklı düşünme çalışmalarınızı kendi başınıza yapmayın. Endişeleri, görüşleri ve fikirleri ifade etme özgürlüğü, bir kuruluştaki insanların konuşmalarına izin verecektir. Geri bildirimleri, daha hızlı ve daha verimli hareket etmenize yardımcı olacak. Bir ekibiniz varsa, onları tartışmaya dahil edin. Onları alanlarında uzman olmaları için tuttunuz; Sorunların altında yatan nedenler ve olası çözümlerde gezinmek ve daha derine inmek için uzmanlıklarını kullanın.

İşinizi tek başınıza yürütüyorsanız, en azından güvenilir bir akıl hocası getirin. SCORE, henüz yoksa, ücretsiz bir iş mentorluk programı sunar. Stratejik bir iş danışmanıyla bağlantı kurmak da yardımcı olabilir, özellikle de iş finansalları en güçlü yönünüz değilse.

“Güç benzerliklerde değil, farklılıklardadır” diyen Stephen Covey'den alıntı yaparak, iş dünyasında problem çözme söz konusu olduğunda çeşitliliğin öneminden bahseder. Bir ekip ne kadar çeşitli olursa, organizasyonun karşılaştığı sorunlara o kadar yenilikçi çözümler ortaya çıkar.

Aslında, daha fazla çeşitlilik gösteren grupların, problem çözmede, özellikle çok yetenekli problem çözücülerden oluşan gruplara göre daha iyi olduğu bulunmuştur. Bu yüzden, problem çözmenize yardım etmesi için kimi getirirseniz getirin, etrafınızı her konuda sizinle zaten aynı fikirde olan insanlarla çevreleme dürtüsüne karşı koyun.

6. Çevik yürütme için yalın planlama uygulayın

Böylece SWOT analizinizi ve tasarım odaklı düşünme egzersizinizi yaparsınız. Bir dizi güçlü, veriye dayalı fikir buluyorsunuz. Ancak bunları uygulamak, bütçenizi veya stratejik planınızı, hatta hedef pazarınız hakkındaki anlayışınızı ayarlamanızı gerektirir.

Rotayı değiştirmeye istekli misiniz? Hızlı bir şekilde ayarlamalar yapabilir misiniz? Büyümek için çevik olmaktan korkmamalısın.

Yalın iş planlama yöntemini (iş stratejinizi düzenli olarak gözden geçirme süreci) benimseyerek, stratejilerinizi daha akıcı bir şekilde değiştirebileceksiniz. Her hafta yön değiştirmek istemiyorsunuz ve parlak nesne düşüncesine kurban gitmek istemiyorsunuz. Ancak ekibinizin doğru yönde ilerlemesini sağlarken işinizin riskini azaltmanıza olanak tanıyan bir denge kurabilirsiniz.

Yol boyunca, umduğunuz gibi gitmeyen stratejik kararlar alacaksınız. Yapabileceğiniz en iyi şey, fikirlerinizi test etmek ve çalışmayan şeyler için para ve kaynak harcamamak için sık sık yinelemektir. Yalın Planlama budur.

7. Farklı finansal senaryoları modelleyin

Ciddi bir iş sorununu çözmeye çalışırken yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri, farklı senaryolar modelleyebilmeniz için birkaç farklı finansal tahmin oluşturmaktır. En güçlü görünen fikrin, olumsuz bir finansal eğilimi tersine çevirmek için düşündüğünüzden daha uzun süreceğini görebilirsiniz. En azından farklı bir yöne gitmenin finansal etkisi hakkında daha iyi bir kavrayışa sahip olacaksınız.

Buradaki asıl fayda, aynı soruna farklı taktik yaklaşımlara bakmaktır. Belki şu anda satışları artırmak yerine, müşteri kaybını azaltmak ve en iyi müşterilerinizi elde tutmak için bir strateji benimserseniz uzun vadede daha iyi durumda olursunuz. Birkaç farklı senaryo modellemediğiniz sürece bilemezsiniz. Bunu elektronik tabloları kullanarak yapabilirsiniz ve LivePlan gibi bir araç bunu daha kolay ve hızlı hale getirebilir.

8. Nakit akışınızı izleyin

Zorlu bir iş sorununu çözmek için çalışırken, nakit akışınıza ve nakit akışı tahmininize özellikle dikkat edin. Şirketinizin ne zaman bankada nakit kalma riskiyle karşı karşıya olduğunu anlamak, proaktif olmanıza yardımcı olabilir. Mali durumunuz hala iyi ve sağlıklı görünüyorken bir kredi limiti almak, yıkımdan bir ödeme dönemi uzakta olduğunuzdan çok daha kolaydır.

Ciddi bir sorunla uğraşıyorsanız, tünel görüşü almaya başlamak kolaydır. Daha sonra ne yapacağınıza karar verirken işiniz için küçük bir nefes alma odası sağlamaktan yararlanacaksınız.

9. Bir karar verme çerçevesi kullanın

İhtiyacınız olan tüm bilgileri topladıktan, bir dizi fikir ürettikten ve biraz finansal modelleme yaptıktan sonra, yine de belirsiz hissedebilirsiniz. Bu doğal - sen bir falcı değilsin. Sahip olduğunuz bilgilerle yapabileceğiniz en iyi kararı vermeye çalışıyorsunuz.

Bu makale, karar vermek için gerçekten yararlı bir yaklaşım sunuyor. Seçeneklerinizi aşağıdaki gibi bir matrise yerleştirmekle başlar:

Öğrendiğiniz her şeyi masaya koymak için bu tür bir çerçeve kullanın. Daha büyük bir ekiple çalışıyorsanız, bu tür bir alıştırma, ekibinizin geri kalanını da masaya getirebilir, böylece sonuç üzerinde bir miktar sahiplik hissederler.

10. İzlenecek temel metrikleri tanımlayın

Sorununuzun çözüldüğünü nasıl anlayacaksınız? Ve sadece semptom değil - altta yatan sorunları ne zaman ele aldığınızı nasıl bileceksiniz? Çözümü uygulamaya koymadan önce, başarının nasıl göründüğünü bildiğinizden emin olun.

Birkaç temel performans göstergesine karar verin. Temel bir ölçüm yapın ve bir hedef ve bir zaman çerçevesi belirleyin. Esasen çözümünüzü kilometre taşları ve hedeflerle tamamlanmış bir plana dönüştürüyorsunuz. Bunlar olmadan, başarıyı takip etmenin hiçbir yolu olmayan kör bir karar vermiş olursunuz. Planınızı gerçeğe dönüştürmek için bu hedeflere ve kilometre taşlarına ihtiyacınız var.

Geliştirmek için problem çözme becerileri

Siz ve ekibiniz bu süreç boyunca çalışırken, geliştirmeye devam etmeniz gereken belirli problem çözme becerilerini akılda tutmaya değer. Sorunları etkili bir şekilde çözmek için ekibinizin yanı sıra yeteneğinizi güçlendirmek, bu süreci yalnızca daha kullanışlı ve verimli hale getirecektir. İşte üzerinde çalışılması gereken birkaç temel beceri.

Duygusal zeka

Bir kriz anında veya tutkulu olduğunuz bir şeyi tartışırken hızlı, duygusal tepkiler vermek çok kolay olabilir. Varsayımlardan kaçınmak ve duygularınızın sizi ele geçirmesine izin vermekten kaçınmak için başkalarıyla empati kurmaya odaklanmalısınız. Bu, kendi duygusal durumunuzu, tepkilerinizi anlamayı ve ekibinizin tepkilerini dikkatle dinlemeyi içerir. Ne kadar dikkatli dinlerseniz, etkili problem çözmeye götüren tavsiyeleri istemekte ve almakta o kadar iyi olursunuz.

Araştırma

Hemen bir çözüme atlamak, sorununuzu çözme olasılığını hemen öldürebilir. Tıpkı bir işe başladığınızda olduğu gibi, çözdüğünüz sorunun gerçekte ne olduğunu araştırmanız gerekir. Neyse ki, finansal performans ve ekip süreçleri hakkında aktif incelemeler yaparak araştırmayı problem çözme işleminize dahil edebilirsiniz. Basitçe "Ne? Neresi? Ne zaman? Nasıl?" potansiyel sorunların daha derinlemesine araştırılmasına yol açabilir.

Araştırma yeteneklerinizi geliştirmek için yapabileceğiniz en iyi şey merakı teşvik etmek ve uygulamaktır. Her soruna bir fırsat olarak bakın. Şu anda sorun yaratabilecek, ancak doğru çözümü keşfetmeye ve bulmaya değer bir şey. En iyi uygulamaları, faydalı araçları seçecek ve keşfetmeye istekli oldukça kendi araştırma sürecinize ince ayar yapacaksınız.

beyin fırtınası

Ekibinizle yaratıcı bir şekilde beyin fırtınası yapmak bir nevi sanattır. Her şeyi duvara fırlatmaya ve başlangıçta hiçbir şey kötü bir fikir değilmiş gibi davranmaya istekli olunmalıdır. Bu işbirliği tarzı, reddedilme korkusu olmadan katılımı teşvik eder. Ayrıca, mevcut kapsamınızın dışındaki, hassaslaştırabileceğiniz ve gerçekçi eyleme dönüştürebileceğiniz olası çözümlerin ana hatlarını çizmeye yardımcı olur.

Sorunları çözmeye çalışın ve odadaki herkese ses vermeye çalışın. Ne kadar çok girdiye izin verirseniz, en iyi çözümü bulmak için o kadar büyük potansiyeliniz olur.

Kararlılık

Potansiyel bir çözüm üzerinde harekete geçmeyi geciktirebilecek bir şey kararsız olmaktır. Müzakere için son noktanın ne zaman olduğunu söylemeye istekli değilseniz, adımları yeterince hızlı atamazsınız. Bu, ne zaman harekete geçmeye başlamanız gerektiğini kasıtlı olarak özetlediği için, bir problem çözme sürecine sahip olmak kullanışlı olduğunda budur.

Karar vericileri seçmeye çalışın, gerekli sonuçları belirleyin ve gerekirse analiz etmeye ve düzeltmeye hazır olun. Her seferinde doğru yapmak zorunda değilsiniz, ancak başarısız olsa bile doğru zamanda harekete geçmek neredeyse hiç adım atmamaktan daha hayatidir.

Dayanıklılık

Başarısızlığı önlemek için, esnek olmayı öğrenmeniz gerekir. Yine, hiç kimse her seferinde mükemmel olamaz. Oyunda dikkate alınması gereken pek çok faktör vardır ve bazen en iyi düşünülmüş çözüm bile tutmaz. Kendiniz veya ekibiniz üzerinde baskı kurmak yerine, kendinizi problemden ayırmaya çalışın ve onu çözülmeye değer bir bulmaca olarak düşünmeye devam edin. Her başarısızlık bir öğrenme fırsatıdır ve yalnızca stratejinizdeki sorunları daha da hassaslaştırmanıza ve ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.

Problem çözme bir süreçtir

İş hayatında etkili problem çözmenin anahtarı, uyum sağlama yeteneğidir. Yanlış rotada çok uzun süre kalarak çok fazla kaynağı boşa harcayabilirsiniz. Bu yüzden şimdi riskinizi azaltmak için bir plan yapın. İşinizi batıracak kadar büyük bir sorunla karşı karşıya kalsaydınız ne yapardınız bir düşünün. Olabildiğince proaktif olun.

Editörün notu: Bu makale ilk olarak 2016 yılında yayınlanmıştır. 2021 yılında güncellenmiştir.