10-etapowy proces skutecznego rozwiązywania problemów biznesowych

Kiedy zakładasz małą firmę lub uruchamiasz startup, jedyną rzeczą, na którą możesz liczyć, jest nieoczekiwane. Bez względu na to, jak dokładnie planujesz, prognozujesz i testujesz, na pewno pojawią się problemy. Dlatego jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, jak skutecznie rozwiązywać problemy biznesowe.

Na czym polega rozwiązywanie problemów w biznesie?

Rozwiązywanie problemów w biznesie dotyczy tworzenia procesów, które łagodzą lub usuwają przeszkody, które obecnie uniemożliwiają osiągnięcie celów strategicznych. Są to zazwyczaj złożone kwestie, które tworzą lukę między rzeczywistymi wynikami a pożądanym rezultatem. Mogą być obecni w jednym zespole, procesie operacyjnym lub w całej organizacji, zazwyczaj bez natychmiastowego lub oczywistego rozwiązania.

Aby skutecznie podejść do rozwiązywania problemów, musisz ustanowić spójne procesy, które pomogą Ci ocenić, zbadać rozwiązania, ustalić priorytety realizacji i zmierzyć sukces. Pod wieloma względami powinno to przypominać sposób, w jaki oceniasz wyniki biznesowe za pomocą miesięcznego przeglądu planu. Pracujesz z tą samą dokumentacją, szukasz luk, kopiesz głębiej, aby zidentyfikować pierwotną przyczynę i mieszasz opcje. Bez tego procesu po prostu nie można oczekiwać, że sprawnie lub skutecznie rozwiążesz problemy.

Dlaczego rozwiązywanie problemów jest ważne dla Twojej firmy

Chociaż niektórzy twierdzą, że rozwiązywanie problemów przychodzi naturalnie, w rzeczywistości jest to umiejętność, którą możesz rozwijać i udoskonalać z biegiem czasu. Umiejętności rozwiązywania problemów pomogą Tobie i Twojemu zespołowi rozwiązywać krytyczne problemy i konflikty w miarę ich pojawiania się. Zaczyna się od góry. Ty jako właściciel firmy lub dyrektor generalny, który musi pokazać typ rozsądnego rozwiązywania problemów, którego oczekujesz od swoich pracowników.

Pomoże to Tobie i Twoim pracownikom w szybkim rozwiązywaniu problemów, ustaleniu i udoskonaleniu procesu rozwiązywania problemów, przekształceniu wyzwań w możliwości i ogólnie utrzymaniu równowagi. Teraz najlepsi liderzy biznesu nie tylko znaleźli magiczne rozwiązanie, aby rozwiązać swoje problemy, ale stworzyli procesy i wykorzystali narzędzia, aby osiągnąć sukces. I możesz zrobić to samo.

Postępując zgodnie z tym 10-etapowym procesem, możesz rozwinąć swoje umiejętności rozwiązywania problemów i podejść do każdego pojawiającego się problemu z pewnością.

1. Zdefiniuj problem

Kiedy pojawia się problem, bardzo łatwo jest przejść od razu do tworzenia rozwiązania. Jeśli jednak w pierwszej kolejności nie zbadasz dokładnie, co doprowadziło do problemu, możesz stworzyć strategię, która w rzeczywistości go nie rozwiąże. Możesz po prostu leczyć objawy.

Na przykład, jeśli zdajesz sobie sprawę, że Twoja sprzedaż od nowych klientów spada, Twoją pierwszą chęcią może być pośpiech w przygotowaniu planu marketingowego w celu zwiększenia ekspozycji. Ale co, jeśli malejąca sprzedaż to tylko symptom prawdziwego problemu?

Kiedy definiujesz problem, chcesz mieć pewność, że nie brakuje Ci lasu dla drzew. Jeśli masz duży problem na rękach, będziesz chciał spojrzeć na niego z kilku różnych punktów widzenia:

Konkurencja

Czy promocja lub ceny konkurencji wpływają na Twoją sprzedaż? Czy na Twoim rynku są nowi uczestnicy? Jak reklamują swój produkt lub firmę?

Model biznesowy

Czy Twój model biznesowy jest zrównoważony? Czy to realistyczne, jak szybko chcesz się rozwijać? Czy powinieneś zbadać różne strategie cenowe lub kosztowe?

Czynniki rynkowe

Jak wydarzenia na świecie i gospodarka kraju wpływają na Twoich klientów i sprzedaż?

Zespół

Czy są jakieś problemy wpływające na Twój zespół? Czy mają narzędzia i zasoby, których potrzebują, aby odnieść sukces?

Wyrównanie celu

Czy wszyscy w Twoim zespole dążą do tego samego celu? Czy jasno i często komunikowałeś swoje krótko- i długoterminowe cele biznesowe?

W przypadku poważnego problemu biznesowego można podejść do tego problemu na wiele sposobów. Kluczem jest upewnienie się, że otrzymujesz pełny obraz tego, co się dzieje, abyś nie marnował pieniędzy i zasobów na rozwiązania z zakresu pomocy pasmowej.

Wracając do naszego przykładu, przyglądając się każdemu aspektowi swojej działalności, możesz odkryć, że wydajesz na reklamę więcej niż dotychczas konkurenci. Zamiast tego istnieje luka komunikacyjna w Twoim zespole, która prowadzi do niewłaściwego obchodzenia się z nowymi klientami, a tym samym do utraty sprzedaży.

Gdybyś zabrał się za poprawianie ekspozycji swojej marki, wrzuciłbyś więcej pieniędzy w obszar, który już wygrywasz. Potencjalnie prowadzi do większych strat, ponieważ coraz więcej nowych klientów jest odrzucanych z powodu słabej komunikacji wewnętrznej.

Dlatego tak ważne jest, abyś zbadał swoje martwe punkty i wyśledził problem aż do jego źródła.

2. Przeprowadź analizę SWOT

Wszystkie dobre firmy rozwiązują jakiś problem dla klientów. Co zrobić, jeśli Twój konkretny problem biznesowy jest w rzeczywistości szansą, a nawet siłą, jeśli spojrzy się na niego z innego punktu widzenia? To wtedy chcesz przeprowadzić analizę SWOT, aby ustalić, czy tak jest w rzeczywistości.

SWOT to doskonałe narzędzie do planowania strategicznego i przedstawiania wielu punktów widzenia, gdy patrzysz na inwestowanie zasobów w celu rozwiązania problemu. Może to być nawet uwzględnione w próbach zidentyfikowania źródła problemu, ponieważ może szybko nakreślić konkretne mocne i słabe strony Twojej firmy. A następnie, identyfikując potencjalne szanse lub zagrożenia, możesz wykorzystać swoje odkrycia do rozpoczęcia rozwiązania.

3. Zidentyfikuj wiele rozwiązań dzięki myśleniu projektowemu

Kiedy podchodzisz do rozwiązania swojego problemu, możesz rozważyć zastosowanie podejścia projektowego. Jest często używany przez organizacje, które chcą rozwiązać duże problemy społeczności. Jedną z jego mocnych stron jest to, że wymaga zaangażowania szerokiego grona osób w proces rozwiązywania problemów. Co prowadzi do powstania wielu perspektyw i rozwiązań.

Takie podejście — zastosowanie umiejętności i wiedzy firmy do rozwiązania problemu na rynku — jest podstawą myślenia projektowego.

Nie chodzi o znalezienie najbardziej złożonych problemów do rozwiązania, ale o znalezienie wspólnych potrzeb w organizacji i w świecie rzeczywistym oraz wymyślenie rozwiązań, które odpowiadają tym potrzebom. Kiedy rozwiązujesz problemy biznesowe, ma to zastosowanie w tym sensie, że szukasz rozwiązań, które dotyczą podstawowych problemów — patrzysz na szerszy obraz.

4. Przeprowadzaj badania rynku i docieraj do klientów

Badania rynku i docieranie do klientów nie są rzeczami, które właściciele małych firm i start-upy mogą zrobić raz, a potem skreślić z listy. Kiedy napotykasz na przeszkodę, cofnij się myślami do ostatniego razu, kiedy przeprowadziłeś solidne badania rynku lub zagłębiłeś się w zrozumienie konkurencyjnego krajobrazu.

Badania rynku i spostrzeżenia uzyskiwane dzięki kontaktom z klientami nie są srebrną kulą. Wiele firm zmaga się z tym, co powinny zrobić ze sprzecznymi punktami danych. Ale warto przebrnąć i zebrać informacje, które pomogą lepiej zrozumieć rynek docelowy. Ponadto Twoi klienci mogą być jednym z najlepszych źródeł krytyki. To właściwie prezent, jeśli możesz uniknąć przyjmowania negatywów do siebie.

Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić w obliczu wyzwań, jest izolowanie się od klientów i ignorowanie konkurencji. Przeprowadź więc ankietę wśród swoich klientów. Zbierz konkurencyjną matrycę.

5. Szukaj informacji od swojego zespołu i mentorów

Nie wykonuj samodzielnie analizy SWOT lub myślenia projektowego. Wolność wyrażania obaw, opinii i pomysłów pozwoli ludziom w organizacji zabierać głos. Ich opinie pomogą Ci poruszać się szybciej i wydajniej. Jeśli masz zespół, włącz go do dyskusji. Zatrudniłeś ich, aby byli ekspertami w swojej dziedzinie; wykorzystać ich wiedzę fachową, aby nawigować i głębiej zagłębiać się w przyczyny problemów i potencjalne rozwiązania.

Jeśli prowadzisz swój biznes w pojedynkę, przynajmniej sprowadź zaufanego mentora. SCORE oferuje bezpłatny program mentoringu biznesowego, jeśli jeszcze go nie masz. Pomocne może być również skontaktowanie się ze strategicznym doradcą biznesowym, zwłaszcza jeśli finanse biznesowe nie są twoją najsilniejszą stroną.

Cytując Stephena Coveya, który powiedział, że „siła tkwi w różnicach, a nie w podobieństwach”, mówiąc o znaczeniu różnorodności w rozwiązywaniu problemów w biznesie. Im bardziej zróżnicowany jest zespół, tym częściej pojawiają się innowacyjne rozwiązania problemów, z którymi boryka się organizacja.

W rzeczywistości stwierdzono, że grupy, które wykazują większą różnorodność, lepiej radziły sobie z rozwiązywaniem problemów niż grupy złożone z wysoko wykwalifikowanych osób rozwiązujących problemy. Więc kogokolwiek przyprowadzisz, aby pomóc ci rozwiązać problem, oprzyj się pokusie otaczania się ludźmi, którzy już się z tobą zgadzają we wszystkim.

6. Zastosuj szczupłe planowanie do sprawnego wykonania

Przeprowadzasz więc analizę SWOT i ćwiczenie z myślenia projektowego. Wpadasz na zestaw silnych, opartych na danych pomysłów. Jednak ich wdrożenie wymaga dostosowania budżetu, planu strategicznego, a nawet zrozumienia rynku docelowego.

Czy chcesz zmienić kurs? Czy potrafisz szybko wprowadzić poprawki? Cóż, aby się rozwijać, nie możesz bać się zwinności.

Przyjmując metodę szczupłego planowania biznesowego — proces regularnego przeglądu strategii biznesowej — będziesz w stanie zmieniać swoje strategie bardziej płynnie. Nie chcesz zmieniać kursu co tydzień i nie chcesz paść ofiarą myślenia błyszczącymi przedmiotami. Ale możesz zachować równowagę, która pozwoli Ci zmniejszyć ryzyko biznesowe, jednocześnie utrzymując zespół we właściwym kierunku.

Po drodze będziesz podejmować strategiczne decyzje, które nie ułożą się tak, jak oczekiwałeś. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to przetestować swoje pomysły i często powtarzać, aby nie marnować pieniędzy i zasobów na rzeczy, które nie działają. To jest szczupłe planowanie.

7. Modeluj różne scenariusze finansowe

Kiedy próbujesz rozwiązać poważny problem biznesowy, jedną z najlepszych rzeczy, jakie możesz zrobić, jest zbudowanie kilku różnych prognoz finansowych, aby móc modelować różne scenariusze. Może się okazać, że odwrócenie negatywnego trendu finansowego potrwa dłużej, niż myślałeś, że pomysł, który wydawał się najsilniejszy. Przynajmniej będziesz miał lepszy wgląd w finansowe skutki zmiany kierunku.

Prawdziwą korzyścią jest tutaj przyjrzenie się różnym podejściom taktycznym do tego samego problemu. Być może zamiast zwiększać sprzedaż teraz, na dłuższą metę lepiej będzie, jeśli przyjmiesz strategię ograniczania rezygnacji i utrzymania najlepszych klientów. Nie będziesz wiedział, chyba że wymodelujesz kilka różnych scenariuszy. Możesz to zrobić za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, a narzędzie takie jak LivePlan może to ułatwić i przyspieszyć.

8. Obserwuj swoje przepływy pieniężne

Podczas pracy nad rozwiązaniem trudnego problemu biznesowego zwracaj szczególną uwagę na przepływy pieniężne i prognozy przepływów pieniężnych. Zrozumienie, kiedy Twoja firma jest zagrożona brakiem gotówki w banku, może pomóc Ci być proaktywnym. O wiele łatwiej jest uzyskać linię kredytową, gdy twoje finanse nadal wyglądają dobrze i zdrowo, niż gdy jesteś o jeden okres rozliczeniowy od ruiny.

Jeśli masz do czynienia z poważnym problemem, łatwo jest zacząć widzenie tunelowe. Zyskasz dzięki temu, że zachowasz trochę swobody dla swojej firmy, gdy będziesz zastanawiać się, co dalej.

9. Korzystaj z ram podejmowania decyzji

Po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji, wygenerowaniu kilku pomysłów i wykonaniu modelowania finansowego nadal możesz czuć się niepewnie. To naturalne – nie jesteś wróżbitą. Próbujesz podjąć najlepszą decyzję na podstawie posiadanych informacji.

Ten artykuł oferuje naprawdę przydatne podejście do podejmowania decyzji. Zaczyna się od umieszczenia twoich opcji w matrycy takiej jak ta:

Użyj tego rodzaju ram, aby umieścić wszystko, czego się nauczyłeś, na stole. Jeśli pracujesz z większym zespołem, tego rodzaju ćwiczenie może również doprowadzić resztę zespołu do stołu, aby poczuli pewną odpowiedzialność za wynik.

10. Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki do śledzenia

Skąd będziesz wiedzieć, że Twój problem został rozwiązany? I nie tylko objaw — skąd będziesz wiedzieć, kiedy rozwiązałeś podstawowe problemy? Zanim zaczniesz wprowadzać rozwiązanie, upewnij się, że wiesz, jak wygląda sukces.

Zdecyduj się na kilka kluczowych wskaźników wydajności. Dokonaj pomiaru bazowego i ustal cel oraz ramy czasowe. Zasadniczo przekładasz swoje rozwiązanie na plan, wraz z kamieniami milowymi i celami. Bez nich po prostu podjąłeś ślepą decyzję bez możliwości śledzenia sukcesu. Potrzebujesz tych celów i kamieni milowych, aby urzeczywistnić swój plan.

Umiejętności rozwiązywania problemów do poprawy

Kiedy Ty i Twój zespół pracujecie nad tym procesem, warto pamiętać o konkretnych umiejętnościach rozwiązywania problemów, które należy rozwijać. Wzmocnienie umiejętności skutecznego rozwiązywania problemów zarówno własnych, jak i zespołu sprawi, że proces ten będzie tylko bardziej użyteczny i wydajny. Oto kilka kluczowych umiejętności, nad którymi warto popracować.

Inteligencja emocjonalna

Bardzo łatwo jest szybko i emocjonalnie reagować w czasie kryzysu lub podczas omawiania czegoś, co Cię pasjonuje. Aby uniknąć robienia założeń i pozwalania, by twoje emocje wydobyły z ciebie to, co najlepsze, musisz skupić się na empatii z innymi. Wymaga to zrozumienia własnego stanu emocjonalnego, reakcji i uważnego słuchania odpowiedzi zespołu. Im więcej jesteś w stanie uważnie słuchać, tym lepiej będziesz prosić i przyjmować porady, które faktycznie prowadzą do skutecznego rozwiązywania problemów.

Badania

Wskoczenie wprost do rozwiązania może natychmiast zabić możliwość rozwiązania twojego problemu. Podobnie jak w przypadku zakładania firmy, musisz zbadać, jaki właściwie jest problem, który rozwiązujesz. Na szczęście możesz osadzić badania w rozwiązywaniu problemów, prowadząc aktywne przeglądy wyników finansowych i procesów zespołowych. Po prostu pytając „Co? Gdzie? Kiedy? Jak?" może prowadzić do bardziej dogłębnych badań potencjalnych problemów.

Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby rozwinąć swoje umiejętności badawcze, jest zachęcanie i praktykowanie ciekawości. Traktuj każdy problem jako szansę. Coś, co może być teraz kłopotliwe, ale warto to zbadać i znaleźć właściwe rozwiązanie. Zdobędziesz najlepsze praktyki, przydatne narzędzia i dostosujesz swój własny proces badawczy, im więcej chcesz odkrywać.

Burza mózgów

Kreatywna burza mózgów ze swoim zespołem to swego rodzaju forma sztuki. Potrzebna jest chęć rzucenia wszystkiego o ścianę i zachowywania się na początku tak, jakby nic nie było złym pomysłem. Ten styl współpracy zachęca do uczestnictwa bez obawy o odrzucenie. Pomaga również nakreślić potencjalne rozwiązania poza bieżącym zakresem, które można udoskonalić i przekształcić w realistyczne działanie.

Pracuj nad rozwiązywaniem problemów i staraj się dać głos wszystkim w pokoju. Im więcej danych wejściowych pozwolisz, tym większy masz potencjał do znalezienia najlepszego rozwiązania.

Zdecydowanie

Jedną z rzeczy, które mogą przeciągnąć się w kierunku potencjalnego rozwiązania, jest niezdecydowanie. Jeśli nie chcesz określić, kiedy nastąpi ostateczny termin narady, po prostu nie podejmiesz wystarczająco szybkich kroków. Wtedy przydaje się proces rozwiązywania problemów, ponieważ celowo określa, kiedy należy zacząć podejmować działania.

Pracuj nad wyborem decydentów, zidentyfikuj niezbędne wyniki i bądź przygotowany do analizy i dostosowania, jeśli to konieczne. Nie musisz za każdym razem robić tego dobrze, ale podjęcie działań we właściwym czasie, nawet jeśli się nie powiedzie, jest prawie ważniejsze niż nigdy nie zrobienie kroku.

Odporność

Pokonując porażkę, musisz nauczyć się być odpornym. Ponownie, nikt nie robi tego perfekcyjnie za każdym razem. Trzeba wziąć pod uwagę tak wiele czynników, że czasami nawet najbardziej przemyślane rozwiązanie się nie sprawdza. Zamiast przygnębiać siebie lub swój zespół, staraj się oddzielić się od problemu i nadal myśleć o nim jako o łamigłówce, którą warto rozwiązać. Każda porażka jest okazją do nauki i tylko pomaga w dalszym udoskonalaniu i eliminowaniu problemów w Twojej strategii.

Rozwiązywanie problemów to proces

Kluczem do skutecznego rozwiązywania problemów w biznesie jest umiejętność adaptacji. Możesz zmarnować dużo zasobów na zbyt długie utrzymywanie złego kursu. Więc zaplanuj teraz, aby zmniejszyć swoje ryzyko. Zastanów się, co byś zrobił, gdybyś miał do czynienia z problemem na tyle dużym, że zatopiłby Twój biznes. Bądź tak proaktywny, jak tylko możesz.

Uwaga redaktora: Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2016 r. Został zaktualizowany w 2021 r.