Processo in 10 fasi per un'efficace risoluzione dei problemi aziendali

Quando avvii una piccola impresa o avvii una startup, l'unica cosa su cui puoi contare è l'imprevisto. Non importa quanto accuratamente pianifichi, preveda e verifichi, i problemi sono destinati a sorgere. Ecco perché come imprenditore, devi sapere come risolvere efficacemente i problemi aziendali.

Che cos'è la risoluzione dei problemi negli affari?

La risoluzione dei problemi negli affari si riferisce alla creazione di processi che mitigano o rimuovono gli ostacoli che attualmente impediscono di raggiungere gli obiettivi strategici. Si tratta in genere di problemi complessi che creano un divario tra i risultati effettivi e il risultato desiderato. Possono essere presenti in un unico team, processo operativo o nell'intera organizzazione, in genere senza una soluzione immediata o ovvia.

Per affrontare con successo la risoluzione dei problemi, è necessario stabilire processi coerenti che ti aiutino a valutare, esplorare soluzioni, dare priorità all'esecuzione e misurare il successo. In molti modi, dovrebbe essere simile a come si esaminano le prestazioni aziendali attraverso una revisione mensile del piano. Lavori attraverso la stessa documentazione, cerchi le lacune, scavi più a fondo per identificare la causa principale e scarichi le opzioni. Senza questo processo, semplicemente non puoi aspettarti di risolvere i problemi in modo efficiente o efficace.

Perché la risoluzione dei problemi è importante per la tua azienda

Mentre alcuni direbbero che la risoluzione dei problemi viene naturalmente, in realtà è un'abilità che puoi coltivare e perfezionare nel tempo. Le capacità di problem solving aiuteranno te e il tuo team ad affrontare i problemi critici e i conflitti che si presentano. Si parte dall'alto. Tu, come imprenditore o CEO, hai bisogno di mostrare il tipo di soluzione dei problemi equilibrata che ti aspetti di vedere dai tuoi dipendenti.

In questo modo aiuterai te e il tuo personale ad affrontare rapidamente i problemi, stabilire e perfezionare un processo di risoluzione dei problemi, trasformare le sfide in opportunità e, in generale, mantenere un livello di equilibrio. Ora, i migliori leader aziendali non solo hanno trovato una soluzione magica per risolvere i loro problemi, hanno costruito processi e sfruttato strumenti per trovare il successo. E tu puoi fare lo stesso.

Seguendo questo processo in 10 fasi, puoi sviluppare le tue capacità di risoluzione dei problemi e affrontare qualsiasi problema che si presenta con sicurezza.

1. Definisci il problema

Quando si presenta un problema, può essere molto facile passare direttamente alla creazione di una soluzione. Tuttavia, se non esamini a fondo ciò che ha portato al problema in primo luogo, potresti creare una strategia che in realtà non lo risolve. Potresti solo curare i sintomi.

Ad esempio, se ti rendi conto che le vendite dei nuovi clienti stanno diminuendo, la tua prima inclinazione potrebbe essere quella di affrettarti a mettere insieme un piano di marketing per aumentare l'esposizione. Ma cosa accadrebbe se il calo delle vendite fosse solo un sintomo del vero problema?

Quando definisci il problema, vuoi essere sicuro di non perdere la foresta per gli alberi. Se hai un grosso problema tra le mani, ti consigliamo di guardarlo da diverse angolazioni:

concorrenza

La promozione o il prezzo di un concorrente influiscono sulle tue vendite? Ci sono nuovi operatori nel tuo mercato? Come stanno commercializzando il loro prodotto o attività?

Modello di business

Il tuo modello di business è sostenibile? È realistico per quanto velocemente vuoi crescere? Dovresti esplorare diverse strategie di prezzo o di costo?

Fattori di mercato

In che modo gli eventi mondiali e l'economia nazionale stanno influenzando i tuoi clienti e le tue vendite?

Squadra

Ci sono problemi che riguardano la tua squadra? Hanno gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per avere successo?

Allineamento degli obiettivi

Tutti i membri del tuo team stanno lavorando per lo stesso obiettivo? Hai comunicato i tuoi obiettivi di business a breve e lungo termine in modo chiaro e spesso?

Ci sono molti modi per affrontare il problema quando stai affrontando un serio problema aziendale. La chiave è assicurarsi di ottenere un'istantanea completa di ciò che sta accadendo in modo da non sprecare denaro e risorse in soluzioni di cerotto.

Tornando al nostro esempio, osservando ogni aspetto della tua attività, potresti scoprire che stai già spendendo di più in pubblicità rispetto ai tuoi concorrenti. E invece, c'è una lacuna di comunicazione all'interno del tuo team che sta portando alla cattiva gestione dei nuovi clienti e quindi alla perdita di vendite.

Se ti fossi buttato nel correggere l'esposizione del tuo marchio, avresti scaricato più soldi in un'area in cui stai già vincendo. Potenzialmente portando a maggiori perdite poiché un numero sempre maggiore di nuovi clienti viene abbandonato a causa della scarsa comunicazione interna.

Questo è il motivo per cui è così importante esplorare i punti ciechi e rintracciare il problema alla fonte.

2. Condurre un'analisi SWOT

Tutte le buone aziende risolvono una sorta di problema per i clienti. E se il tuo particolare problema aziendale fosse in realtà un'opportunità, o addirittura un punto di forza se considerato da un'angolazione diversa? Questo è il momento in cui vorresti condurre un'analisi SWOT per determinare se è effettivamente così.

SWOT è un ottimo strumento per la pianificazione strategica e per portare più punti di vista sul tavolo quando stai cercando di investire risorse per risolvere un problema. Questo può anche essere incorporato nei tuoi tentativi di identificare l'origine del tuo problema, in quanto può delineare rapidamente punti di forza e di debolezza specifici della tua attività. E quindi, identificando eventuali opportunità o minacce potenziali, puoi utilizzare le tue scoperte per avviare una soluzione.

3. Identificare più soluzioni con il design thinking

Mentre ti avvicini alla risoluzione del tuo problema, potresti prendere in considerazione l'utilizzo dell'approccio del pensiero progettuale. Viene spesso utilizzato dalle organizzazioni che cercano di risolvere grandi problemi basati sulla comunità. Uno dei suoi punti di forza è che richiede il coinvolgimento di un'ampia gamma di persone nel processo di risoluzione dei problemi. Il che porta a molteplici prospettive e soluzioni che sorgono.

Questo approccio, ovvero l'applicazione delle capacità e delle competenze della tua azienda a un problema del mercato, è la base del design thinking.

Non si tratta di trovare i problemi più complessi da risolvere, ma di trovare bisogni comuni all'interno dell'organizzazione e nel mondo reale e trovare soluzioni che soddisfino tali esigenze. Quando si risolvono problemi aziendali, ciò si applica nel senso che si cercano soluzioni che risolvano i problemi sottostanti: si guarda al quadro generale.

4. Condurre ricerche di mercato e sensibilizzazione dei clienti

Le ricerche di mercato e la sensibilizzazione dei clienti non sono il genere di cose che i proprietari di piccole imprese e le startup possono fare una volta e poi cancellare dall'elenco. Quando ti trovi di fronte a un ostacolo, ripensa all'ultima volta che hai fatto una solida ricerca di mercato o hai approfondito la comprensione del panorama competitivo.

Le ricerche di mercato e le informazioni che ottieni dalla sensibilizzazione dei clienti non sono un proiettile d'argento. Molte aziende lottano con ciò che dovrebbero fare con punti dati in conflitto. Ma vale la pena lottare e raccogliere informazioni che possono aiutarti a comprendere meglio il tuo mercato di riferimento. Inoltre, i tuoi clienti possono essere una delle migliori fonti di critica. In realtà è un regalo se puoi evitare di prendere sul personale gli aspetti negativi.

La cosa peggiore che puoi fare quando devi affrontare delle sfide è isolarti dai tuoi clienti e ignorare la concorrenza. Quindi sondaggi i tuoi clienti. Metti insieme una matrice competitiva.

5. Cerca input dal tuo team e dai tuoi mentori

Non svolgere la tua analisi SWOT o il tuo lavoro di design thinking da solo. La libertà di esprimere preoccupazioni, opinioni e idee consentirà alle persone in un'organizzazione di parlare. Il loro feedback ti aiuterà a muoverti più velocemente e in modo più efficiente. Se hai una squadra in atto, portala nella discussione. Li hai assunti per essere esperti nella loro zona; utilizzare la loro esperienza per navigare e approfondire le cause alla base dei problemi e le potenziali soluzioni.

Se gestisci la tua attività da solo, porta almeno un mentore fidato. SCORE offre un programma di tutoraggio aziendale gratuito se non ne hai già uno. Può anche essere utile entrare in contatto con un consulente aziendale strategico, soprattutto se i dati finanziari aziendali non sono il tuo seme più forte.

Citando Stephen Covey, che ha affermato che "la forza sta nelle differenze, non nelle somiglianze", parlando dell'importanza della diversità quando si tratta di risolvere i problemi negli affari. Più una squadra è diversificata, più spesso appaiono soluzioni innovative ai problemi affrontati dall'organizzazione.

In effetti, è stato riscontrato che i gruppi che mostrano una maggiore diversità erano più bravi a risolvere i problemi rispetto ai gruppi costituiti specificamente da risolutori di problemi altamente qualificati. Quindi chiunque porti per aiutarti a risolvere i problemi, resisti all'impulso di circondarti di persone che sono già d'accordo con te su tutto.

6. Applicare una pianificazione snella per un'esecuzione agile

Quindi fai la tua analisi SWOT e il tuo esercizio di design thinking. Ti viene in mente una serie di idee forti e basate sui dati. Ma la loro attuazione richiede di adeguare il budget, il piano strategico o anche la comprensione del mercato di riferimento.

Sei disposto a cambiare rotta? Puoi apportare modifiche rapidamente? Bene, per crescere, non puoi aver paura di essere agile.

Adottando il metodo di pianificazione aziendale snella, il processo di revisione regolare della strategia aziendale, sarai in grado di modificare le tue strategie in modo più fluido. Non vuoi cambiare rotta ogni settimana e non vuoi cadere vittima del pensiero luccicante di oggetti. Ma puoi trovare un equilibrio che ti permetta di ridurre il rischio della tua attività mantenendo il tuo team nella giusta direzione.

Lungo la strada, prenderai decisioni strategiche che non andranno come speravi. La cosa migliore che puoi fare è testare le tue idee e ripetere spesso in modo da non sprecare denaro e risorse per cose che non funzionano. Questa è pianificazione snella.

7. Modella diversi scenari finanziari

Quando stai cercando di risolvere un serio problema aziendale, una delle cose migliori che puoi fare è costruire alcune previsioni finanziarie diverse in modo da poter modellare scenari diversi. Potresti scoprire che l'idea che sembrava la più forte richiederà più tempo di quanto pensassi per invertire una tendenza finanziaria negativa. Per lo meno avrai una visione migliore dell'impatto finanziario del movimento in una direzione diversa.

Il vero vantaggio qui sta guardando diversi approcci tattici allo stesso problema. Forse invece di aumentare le vendite in questo momento, a lungo termine starai meglio se adotti una strategia per ridurre il tasso di abbandono e mantenere i tuoi migliori clienti. Non lo saprai a meno che non modelli alcuni scenari diversi. Puoi farlo utilizzando fogli di calcolo e uno strumento come LivePlan può renderlo più semplice e veloce.

8. Guarda il tuo flusso di cassa

Mentre lavori per risolvere un problema aziendale impegnativo, presta particolare attenzione al flusso di cassa e alle previsioni del flusso di cassa. Capire quando la tua azienda rischia di rimanere senza contanti in banca può aiutarti a essere proattivo. È molto più facile ottenere una linea di credito mentre le tue finanze sembrano ancora buone e sane, rispetto a quando sei a un solo periodo di paga dalla rovina.

Se hai a che fare con un problema serio, è facile iniziare ad avere una visione a tunnel. Trarrai vantaggio dal mantenere un po' di respiro per la tua attività mentre decidi cosa fare dopo.

9. Utilizzare un quadro decisionale

Dopo aver raccolto tutte le informazioni di cui hai bisogno, generato una serie di idee e fatto alcuni modelli finanziari, potresti ancora sentirti incerto. È naturale, non sei un indovino. Stai cercando di prendere la decisione migliore possibile con le informazioni che hai.

Questo articolo offre un approccio davvero utile per prendere decisioni. Inizia inserendo le tue opzioni in una matrice come questa:

Usa questo tipo di struttura per mettere sul tavolo tutto ciò che hai imparato. Se stai lavorando con una squadra più grande, questo tipo di esercizio può anche portare il resto della tua squadra al tavolo in modo che sentano una certa appartenenza al risultato.

10. Identifica le metriche chiave da monitorare

Come saprai che il tuo problema è stato risolto? E non solo il sintomo: come saprai quando avrai affrontato i problemi di fondo? Prima di tuffarti nell'attuazione della soluzione, assicurati di sapere che aspetto ha il successo.

Decidi alcuni indicatori chiave di prestazione. Prendi una misurazione di base e imposta un obiettivo e un periodo di tempo. Stai essenzialmente traducendo la tua soluzione in un piano, completo di traguardi e obiettivi. Senza questi, hai semplicemente preso una decisione cieca senza alcun modo per monitorare il successo. Hai bisogno di quegli obiettivi e pietre miliari per rendere reale il tuo piano.

Capacità di problem solving da migliorare

Mentre tu e il tuo team lavorate attraverso questo processo, vale la pena tenere a mente specifiche capacità di risoluzione dei problemi che dovreste continuare a sviluppare. Rafforzare la tua capacità, così come il tuo team, di risolvere i problemi in modo efficace non farà che rendere questo processo più utile ed efficiente. Ecco alcune abilità chiave su cui lavorare.

Intelligenza emotiva

Può essere molto facile dare risposte rapide ed emotive in un momento di crisi o quando si discute di qualcosa che ti appassiona. Per evitare di fare supposizioni e lasciare che le tue emozioni abbiano la meglio su di te, devi concentrarti sull'empatia con gli altri. Ciò implica la comprensione del proprio stato emotivo, delle reazioni e dell'ascolto attento delle risposte del proprio team. Più sarai in grado di ascoltare attentamente, meglio sarai nel chiedere e accettare consigli che effettivamente portano a un'efficace risoluzione dei problemi.

Ricerca

Saltare direttamente in una soluzione può uccidere immediatamente la possibilità di risolvere il tuo problema. Proprio come quando avvii un'impresa, devi fare la ricerca su quale sia effettivamente il problema che stai risolvendo. Fortunatamente, puoi incorporare la ricerca nella tua risoluzione dei problemi tenendo revisioni attive della performance finanziaria e dei processi del team. Semplicemente chiedendo "Cosa? In cui si? Quando? Come?" può portare a esplorazioni più approfondite di potenziali problemi.

La cosa migliore che puoi fare per accrescere le tue capacità di ricerca è incoraggiare e praticare la curiosità. Considera ogni problema come un'opportunità. Qualcosa che potrebbe essere un problema ora, ma vale la pena esplorare e trovare la soluzione giusta. Raccoglierai best practice, strumenti utili e perfezionerai il tuo processo di ricerca quanto più sei disposto a esplorare.

Brainstorming

Il brainstorming creativo con il tuo team è in qualche modo una forma d'arte. Ci deve essere la volontà di buttare tutto al muro e agire come se nulla fosse una cattiva idea all'inizio. Questo stile di collaborazione incoraggia la partecipazione senza timore di essere rifiutati. Aiuta anche a delineare potenziali soluzioni al di fuori del tuo attuale ambito, che puoi perfezionare e trasformare in azioni realistiche.

Lavora per risolvere i problemi e cerca di dare voce a tutti nella stanza. Più input consenti, maggiore è il potenziale che hai per trovare la soluzione migliore.

Decisività

Una cosa che può trascinarsi nell'agire su una potenziale soluzione è essere indecisi. Se non sei disposto a dichiarare quando è il limite finale per la deliberazione, semplicemente non farai i passi abbastanza velocemente. Questo è quando avere un processo per la risoluzione dei problemi è utile, poiché delinea di proposito quando dovresti iniziare ad agire.

Lavora sulla scelta dei decisori, identifica i risultati necessari e preparati ad analizzare e adattare se necessario. Non devi farlo bene ogni volta, ma agire al momento giusto, anche se fallisce, è quasi più vitale che non fare mai un passo.

Resilienza

Arginare il fallimento, devi imparare a essere resiliente. Ancora una volta, nessuno lo ottiene perfetto ogni singola volta. Ci sono così tanti fattori in gioco da considerare e a volte anche la soluzione più ben congegnata non funziona. Invece di essere con te stesso o con la tua squadra, cerca di separarti dal problema e continua a considerarlo un enigma che vale la pena risolvere. Ogni fallimento è un'opportunità di apprendimento e ti aiuta solo a perfezionare ed eliminare ulteriormente i problemi nella tua strategia.

La risoluzione dei problemi è un processo

La chiave per un'efficace risoluzione dei problemi negli affari è la capacità di adattamento. Puoi sprecare molte risorse rimanendo sulla rotta sbagliata per troppo tempo. Quindi fai un piano per ridurre il tuo rischio ora. Pensa a cosa faresti se ti trovassi di fronte a un problema abbastanza grande da far fallire la tua attività. Sii il più proattivo possibile.

Nota del redattore: questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2016. È stato aggiornato nel 2021.