Proceso de 10 pasos para la resolución efectiva de problemas comerciales

Cuando inicia una pequeña empresa o inicia una nueva empresa, lo único con lo que puede contar es con lo inesperado. No importa cuán minuciosamente planifique, pronostique y pruebe, es probable que surjan problemas. Por eso, como emprendedor, es necesario saber cómo resolver los problemas comerciales de manera efectiva.

¿Qué es la resolución de problemas en los negocios?

La resolución de problemas en los negocios se relaciona con el establecimiento de procesos que mitigan o eliminan los obstáculos que actualmente le impiden alcanzar los objetivos estratégicos. Por lo general, estos son problemas complejos que crean una brecha entre los resultados reales y el resultado deseado. Pueden estar presentes en un solo equipo, en un proceso operativo o en toda su organización, normalmente sin una solución inmediata u obvia.

Para abordar la resolución de problemas con éxito, debe establecer procesos consistentes que lo ayuden a evaluar, explorar soluciones, priorizar la ejecución y medir el éxito. En muchos sentidos, debería ser similar a cómo revisa el desempeño comercial a través de una revisión mensual del plan. Trabaja con la misma documentación, busca brechas, profundiza para identificar la causa raíz y analiza las opciones. Sin este proceso, simplemente no puede esperar resolver problemas de manera eficiente o efectiva.

Por qué la resolución de problemas es importante para su negocio

Si bien algunos dirían que la resolución de problemas es algo natural, en realidad es una habilidad que puedes desarrollar y perfeccionar con el tiempo. Las habilidades para resolver problemas lo ayudarán a usted y a su equipo a abordar problemas y conflictos críticos a medida que surjan. Comienza desde arriba. Usted, como propietario de la empresa o director ejecutivo, necesita mostrar el tipo de resolución de problemas sensato que espera ver de sus empleados.

Si lo hace, lo ayudará a usted y a su personal a lidiar rápidamente con los problemas, establecer y refinar un proceso de resolución de problemas, convertir los desafíos en oportunidades y, en general, mantener la cabeza fría. Ahora, los mejores líderes empresariales no solo encontraron una solución mágica para resolver sus problemas, sino que crearon procesos y aprovecharon las herramientas para encontrar el éxito. Y tu puedes hacer lo mismo.

Al seguir este proceso de 10 pasos, puede desarrollar sus habilidades para resolver problemas y abordar cualquier problema que surja con confianza.

1. Definir el problema

Cuando surge un problema, puede ser muy fácil pasar directamente a crear una solución. Sin embargo, si no examina a fondo lo que condujo al problema en primer lugar, puede crear una estrategia que en realidad no lo resuelva. Es posible que solo estés tratando los síntomas.

Por ejemplo, si se da cuenta de que sus ventas de nuevos clientes están cayendo, su primera inclinación podría ser apresurarse a elaborar un plan de marketing para aumentar la exposición. Pero, ¿y si la disminución de las ventas es solo un síntoma del problema real?

Cuando defines el problema, quieres estar seguro de que no te estás perdiendo el bosque por los árboles. Si tiene un gran problema entre manos, querrá verlo desde varios ángulos diferentes:

Competencia

¿La promoción o los precios de un competidor están afectando sus ventas? ¿Hay nuevos participantes en su mercado? ¿Cómo están comercializando su producto o negocio?

modelo de negocio

¿Es sostenible su modelo de negocio? ¿Es realista lo rápido que quieres crecer? ¿Debe explorar diferentes estrategias de precios o costos?

factores de mercado

¿Cómo están afectando los eventos mundiales y la economía de la nación a sus clientes y sus ventas?

Equipo

¿Hay algún problema que afecte a su equipo? ¿Tienen las herramientas y los recursos que necesitan para tener éxito?

Alineación de objetivos

¿Están todos en su equipo trabajando hacia el mismo objetivo? ¿Ha comunicado sus objetivos comerciales a corto y largo plazo de manera clara y frecuente?

Hay muchas maneras de abordar el problema cuando se enfrenta a un problema empresarial grave. La clave es asegurarse de obtener una instantánea completa de lo que está sucediendo para no desperdiciar dinero y recursos en soluciones de curita.

Volviendo a nuestro ejemplo, al observar cada faceta de su negocio, puede descubrir que ya está gastando más en publicidad que sus competidores. Y, en cambio, hay una brecha de comunicación dentro de su equipo que conduce al mal manejo de nuevos clientes y, por lo tanto, a la pérdida de ventas.

Si se hubiera lanzado a arreglar la exposición de su marca, habría estado invirtiendo más dinero en un área en la que ya está ganando. Potencialmente, lo que lleva a mayores pérdidas a medida que más y más clientes nuevos se pierden debido a una mala comunicación interna.

Por eso es tan vital que explore sus puntos ciegos y rastree el problema hasta su origen.

2. Realice un análisis FODA

Todos los buenos negocios resuelven algún tipo de problema para los clientes. ¿Qué pasa si su problema comercial particular es en realidad una oportunidad, o incluso una fortaleza si se considera desde un ángulo diferente? Aquí es cuando desea realizar un análisis DAFO para determinar si ese es realmente el caso.

FODA es una gran herramienta para la planificación estratégica y trae múltiples puntos de vista a la mesa cuando busca invertir recursos para resolver un problema. Esto incluso puede incorporarse en sus intentos de identificar la fuente de su problema, ya que puede delinear rápidamente las fortalezas y debilidades específicas de su negocio. Y luego, al identificar cualquier oportunidad o amenaza potencial, puede utilizar sus hallazgos para iniciar una solución.

3. Identifique múltiples soluciones con pensamiento de diseño

A medida que se acerca a la solución de su problema, es posible que desee considerar el uso del enfoque de pensamiento de diseño. A menudo lo utilizan organizaciones que buscan resolver grandes problemas comunitarios. Uno de sus puntos fuertes es que requiere la participación de una amplia gama de personas en el proceso de resolución de problemas. Lo que lleva a que surjan múltiples perspectivas y soluciones.

Este enfoque, aplicar las habilidades y la experiencia de su empresa a un problema en el mercado, es la base para el pensamiento de diseño.

No se trata de encontrar los problemas más complejos para resolver, sino de encontrar necesidades comunes dentro de la organización y en el mundo real y encontrar soluciones que se ajusten a esas necesidades. Cuando está resolviendo problemas comerciales, esto se aplica en el sentido de que está buscando soluciones que aborden los problemas subyacentes: está mirando el panorama general.

4. Realizar estudios de mercado y contacto con los clientes

La investigación de mercado y la comunicación con los clientes no son el tipo de cosas que los propietarios de pequeñas empresas y las nuevas empresas pueden hacer una vez y luego tacharlas de la lista. Cuando se enfrente a un obstáculo, piense en la última vez que realizó una investigación de mercado sólida o se sumergió profundamente en la comprensión del panorama competitivo.

La investigación de mercado y los conocimientos que obtiene de la comunicación con el cliente no son una panacea. Muchas empresas luchan con lo que deben hacer con puntos de datos en conflicto. Pero vale la pena esforzarse y recopilar información que pueda ayudarlo a comprender mejor su mercado objetivo. Además, sus clientes pueden ser una de las mejores fuentes de críticas. En realidad, es un regalo si puedes evitar tomar los aspectos negativos como algo personal.

Lo peor que puede hacer cuando enfrenta desafíos es aislarse de sus clientes e ignorar a su competencia. Así que encuesta a tus clientes. Armar una matriz competitiva.

5. Busque la opinión de su equipo y sus mentores

No haga su trabajo de análisis FODA o pensamiento de diseño por su cuenta. La libertad de expresar inquietudes, opiniones e ideas permitirá que las personas de una organización se expresen. Sus comentarios lo ayudarán a moverse más rápido y de manera más eficiente. Si tiene un equipo en su lugar, tráigalos a la discusión. Los contrató para que fueran expertos en su área; utilizar su experiencia para navegar y profundizar en las causas subyacentes de los problemas y las posibles soluciones.

Si está manejando su negocio solo, al menos traiga un mentor de confianza. SCORE ofrece un programa gratuito de tutoría empresarial si aún no tiene uno. También puede ser útil conectarse con un asesor comercial estratégico, especialmente si las finanzas comerciales no son su punto fuerte.

Citando a Stephen Covey, quien dijo que "la fuerza radica en las diferencias, no en las similitudes", hablando de la importancia de la diversidad cuando se trata de resolver problemas en los negocios. Cuanto más diverso es un equipo, más a menudo aparecen soluciones innovadoras a los problemas que enfrenta la organización.

De hecho, se ha encontrado que los grupos que muestran una mayor diversidad son mejores para resolver problemas que los grupos formados específicamente por solucionadores de problemas altamente capacitados. Así que a quien sea que traigas para que te ayude a resolver problemas, resiste la tentación de rodearte de personas que ya están de acuerdo contigo en todo.

6. Aplique la planificación ajustada para una ejecución ágil

Así que haces tu análisis DAFO y tu ejercicio de pensamiento de diseño. Se te ocurre un conjunto de ideas sólidas basadas en datos. Pero implementarlos requiere que ajuste su presupuesto, o su plan estratégico, o incluso su comprensión de su mercado objetivo.

¿Estás dispuesto a cambiar de rumbo? ¿Puedes hacer ajustes rápidamente? Bueno, para crecer, no puedes tener miedo de ser ágil.

Al adoptar el método de planificación empresarial Lean, el proceso de revisar su estrategia comercial con regularidad, podrá cambiar sus estrategias con mayor fluidez. No quieres cambiar de rumbo cada semana, y no quieres ser víctima del pensamiento de objeto brillante. Pero puede lograr un equilibrio que le permita reducir el riesgo de su negocio mientras mantiene a su equipo en la dirección correcta.

En el camino, tomará decisiones estratégicas que no darán los resultados esperados. Lo mejor que puede hacer es probar sus ideas e iterar con frecuencia para no desperdiciar dinero y recursos en cosas que no funcionan. Eso es Planificación Esbelta.

7. Modela diferentes escenarios financieros

Cuando intenta resolver un problema comercial serio, una de las mejores cosas que puede hacer es crear algunos pronósticos financieros diferentes para poder modelar diferentes escenarios. Es posible que descubra que la idea que parecía más fuerte tardará más de lo que pensaba en revertir una tendencia financiera negativa. Como mínimo, tendrá una mejor percepción del impacto financiero de moverse en una dirección diferente.

El beneficio real aquí es observar diferentes enfoques tácticos para el mismo problema. Tal vez, en lugar de aumentar las ventas en este momento, a largo plazo esté mejor si adopta una estrategia para reducir la rotación y retener a sus mejores clientes. No lo sabrá a menos que modele algunos escenarios diferentes. Puede hacer esto usando hojas de cálculo y una herramienta como LivePlan puede hacerlo más fácil y rápido.

8. Cuida tu flujo de efectivo

Mientras trabaja para resolver un problema comercial desafiante, preste especial atención a su flujo de efectivo y su pronóstico de flujo de efectivo. Comprender cuándo su empresa corre el riesgo de quedarse sin efectivo en el banco puede ayudarlo a ser proactivo. Es mucho más fácil obtener una línea de crédito mientras sus finanzas aún se ven bien y saludables, que cuando está a un período de pago de la ruina.

Si está lidiando con un problema grave, es fácil comenzar a tener una visión de túnel. Se beneficiará de mantener un pequeño respiro para su negocio mientras decide qué hacer a continuación.

9. Utilice un marco de toma de decisiones

Una vez que haya recopilado toda la información que necesita, haya generado una serie de ideas y haya realizado algunos modelos financieros, es posible que aún se sienta inseguro. Es natural, no eres un adivino. Está tratando de tomar la mejor decisión posible con la información que tiene.

Este artículo ofrece un enfoque realmente útil para tomar decisiones. Comienza poniendo sus opciones en una matriz como esta:

Usa este tipo de marco para poner todo lo que has aprendido sobre la mesa. Si está trabajando con un equipo más grande, este tipo de ejercicio también puede traer al resto de su equipo a la mesa para que se sientan dueños del resultado.

10. Identifique las métricas clave para rastrear

¿Cómo sabrá que su problema está resuelto? Y no solo el síntoma: ¿cómo sabrá cuándo ha abordado los problemas subyacentes? Antes de sumergirse en la promulgación de la solución, asegúrese de saber cómo se ve el éxito.

Decidir sobre algunos indicadores clave de rendimiento. Tome una medida de referencia y establezca una meta y un marco de tiempo. Básicamente, está traduciendo su solución en un plan, completo con hitos y objetivos. Sin estos, simplemente ha tomado una decisión a ciegas sin forma de rastrear el éxito. Necesita esos objetivos e hitos para hacer realidad su plan.

Habilidades de resolución de problemas para mejorar

A medida que usted y su equipo trabajen en este proceso, vale la pena tener en cuenta las habilidades específicas para resolver problemas que debe seguir desarrollando. Reforzar su capacidad, así como la de su equipo, para resolver problemas de manera efectiva solo hará que este proceso sea más útil y eficiente. Aquí hay algunas habilidades clave para trabajar.

Inteligencia emocional

Puede ser muy fácil dar respuestas emocionales rápidas en un momento de crisis o cuando se habla de algo que te apasiona. Para evitar hacer suposiciones y dejar que sus emociones saquen lo mejor de usted, debe concentrarse en empatizar con los demás. Esto implica comprender su propio estado emocional, reacciones y escuchar atentamente las respuestas de su equipo. Cuanto más pueda escuchar atentamente, mejor será para pedir y recibir consejos que realmente conduzcan a la resolución efectiva de problemas.

Investigar

Saltar directamente a una solución puede matar de inmediato la posibilidad de resolver su problema. Al igual que cuando inicia un negocio, debe investigar cuál es realmente el problema que está resolviendo. Afortunadamente, puede integrar la investigación en la resolución de problemas mediante la realización de revisiones activas del rendimiento financiero y los procesos del equipo. Simplemente preguntando “¿Qué? ¿Donde? ¿Cuándo? ¿Cómo?" puede conducir a exploraciones más profundas de problemas potenciales.

Lo mejor que puede hacer para aumentar sus habilidades de investigación es fomentar y practicar la curiosidad. Mira cada problema como una oportunidad. Algo que puede ser un problema ahora, pero que vale la pena explorar y encontrar la solución adecuada. Recogerá las mejores prácticas, herramientas útiles y ajustará su propio proceso de investigación cuanto más esté dispuesto a explorar.

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas creativa con su equipo es algo así como una forma de arte. Tiene que haber una voluntad de arrojar todo a la pared y actuar como si nada fuera una mala idea al principio. Este estilo de colaboración fomenta la participación sin miedo al rechazo. También ayuda a delinear posibles soluciones fuera de su alcance actual, que puede refinar y convertir en acciones realistas.

Trabaje en desglosar los problemas y trate de dar voz a todos en la sala. Cuantas más entradas permita, mayor potencial tendrá para encontrar la mejor solución.

decisión

Una cosa que puede alargar la acción sobre una posible solución es ser indeciso. Si no está dispuesto a declarar cuándo es el límite final para la deliberación, simplemente no tomará medidas lo suficientemente rápido. Aquí es cuando resulta útil contar con un proceso para la resolución de problemas, ya que describe a propósito cuándo debe comenzar a tomar medidas.

Trabaje en la elección de los tomadores de decisiones, identifique los resultados necesarios y esté preparado para analizar y ajustar si es necesario. No tienes que hacerlo bien cada vez, pero actuar en el momento adecuado, incluso si falla, es casi más vital que nunca dar un paso.

Resiliencia

Derivando del fracaso, necesitas aprender a ser resiliente. Nuevamente, nadie lo hace perfecto cada vez. Hay tantos factores en juego que considerar y, a veces, incluso la solución mejor pensada no funciona. En lugar de estar deprimido contigo mismo o con tu equipo, busca separarte del problema y continúa pensando en él como un rompecabezas que vale la pena resolver. Cada falla es una oportunidad de aprendizaje y solo lo ayuda a refinar aún más y eliminar problemas en su estrategia.

La resolución de problemas es un proceso

La clave para la resolución eficaz de problemas en los negocios es la capacidad de adaptación. Puede desperdiciar muchos recursos si mantiene el rumbo equivocado durante demasiado tiempo. Así que haga un plan para reducir su riesgo ahora. Piense en lo que haría si se enfrentara a un problema lo suficientemente grande como para hundir su negocio. Sea tan proactivo como pueda.

Nota del editor: este artículo se publicó originalmente en 2016. Se actualizó en 2021.