Maximizarea eficacității TIMPULUI - Păstrarea unui jurnal de activitate

Publicat: 2022-06-26

Dacă doriți să maximizați timpul, trebuie să găsiți mai mult din el și să alegeți cu atenție ce faceți cu el. Cu toții avem aceleași 168 de ore pe săptămână pentru a lucra. Unii oameni profită la maximum de ei, alții nu.

Există atât de multe sisteme de gestionare a timpului, încât poate fi copleșitor să știi de unde să începi să găsești mai mult timp în ziua ta pentru a realiza ceea ce îți dorești. Considerăm că multe dintre aceste sisteme sunt prea complicate și greu de urmat.

Câțiva pași simpli, totuși, și poți obține mai mult ca niciodată.

  1. Obiective: Să știi ce vrei să obții.
  2. TIMP: Detaliază cum îl cheltuiești, astfel încât să îl poți schimba.
  3. PICĂTURI DE PLOAIE: creează un...
    • Rutina zilnică de
    • O bsesivă
    • planificat
    • S printuri

Într-un articol anterior, am subliniat TIMPUL în detaliu. Pe scurt, sunt 4 categorii:

  • Prețuit: Timp pe care îl ții drag.
  • Investiție: Timp petrecut concentrându-se pe realizare.
  • Obligatoriu: timpul petrecut în îndeplinirea sarcinilor pe care simțiți că trebuie să le faceți.
  • Gol: Timp pierdut.

Cheia succesului profesional este maximizarea timpului de investiție. Când o faceți, veți câștiga în cele din urmă libertatea financiară și independența pentru a vă bucura de mai mult timp prețuit și a face ceea ce doriți atunci când îl aveți. Și, într-adevăr, atunci când maximizați timpul de investiție și obțineți cele mai multe rezultate în timpul acesteia, vă veți găsi cu mai mult timp disponibil imediat pentru a-l prețui.

Pentru a începe chiar acum, păstrați un jurnal de timp. Acest lucru poate suna banal. Cine vrea să-și petreacă timpul toată ziua înregistrând ceea ce ai făcut, pentru cât timp și în ce categorie de TIMP a intrat?

Realitatea este că nu este mult timp, este timpul pentru investiții și funcționează.

De fapt, este destul de asemănător cu ținerea unui jurnal alimentar. Potrivit unui studiu Kaiser Permanente pe 1.700 de persoane, „cei care țineau registre zilnice de alimente au slăbit de două ori mai mult decât cei care nu țineau registre”. Nu există nicio îndoială: dacă vrei să-ți maximizezi timpul, trebuie să știi unde îl petreci acum.

Așa cum a spus GI Joe, „Cunoașterea este jumătate din bătălie”.

Obiectivul dvs. TIMP

Scopul este de a maximiza imediat timpul dvs. de investiție și timpul prețuit atât în ​​cele din urmă, cât și imediat. Pentru a face acest lucru, trebuie fie să minimizați timpul obligatoriu și cel gol, fie să îl convertiți în timp de investiții sau de prețuri.

4 Reguli de urmărire a timpului

Iată câteva reguli simple pe care le-am considerat esențiale pentru a ajuta oamenii să își urmărească timpul:

  1. Stabiliți obiective de activitate*

    Când știi ce vrei să realizezi într-o anumită zi, poți defini activități care te vor duce acolo. Să presupunem că ești în vânzări și că faci prospectare. Obiectivul tău este să generezi o întâlnire cu un posibil cumpărător. Îți poți seta obiectivul de activitate ca „petrece cel puțin 4 ore prospectând obsesiv, fără distrageri”. Poți să-ți atingi sau nu obiectivul și nu poți controla întotdeauna asta, dar poți controla unde îți petreci timpul.

    De asemenea, este util să definiți cea mai importantă activitate a zilei. Când o faci, dacă te confrunți cu o decizie cu privire la ce să faci în continuare, vei ști să te concentrezi mai întâi pe cea mai importantă activitate.

    *Rețineți că, dacă efectuați urmărirea inițială a timpului pentru a obține o valoare de referință, nu stabiliți obiective de activitate decât dacă ați făcut acest lucru în trecut. Urmează-ți rutina zilnică normală. La început, urmăriți timpul pentru a vedea ce faceți acum.

    Sfat: când vine vorba de obiectivele de urmărire a timpului, concentrați-vă pe activitate și nu pe rezultate. Puteți controla faptul că petreceți un număr X de ore concentrându-vă pe o anumită activitate, dar nu puteți controla neapărat rezultatul acelui timp.

  2. Urmăriți activitatea și categoria TIME

    Când urmăriți, notați întotdeauna activitatea dvs. (de exemplu, cumpărături) și categoria dvs. (de exemplu, Obligatoriu). Majoritatea programelor și aplicațiilor de urmărire a timpului (vezi #3) vă vor permite să faceți acest lucru destul de ușor. Urmărindu-le pe ambele, puteți vedea pe ce vă petreceți de fapt timpul și veți putea lua decizii conștiente cu privire la cum să minimizați timpul obligatoriu și cel gol și să maximizați investiția și timpul prețuit.

    Sfat: minimizați numărul de etichete de activitate pe care le utilizați. Cumpărăturile sunt de obicei suficiente pentru a acoperi cumpărăturile de alimente, cumpărăturile online, cumpărăturile de haine și așa mai departe. Conducerea este suficientă pentru a acoperi toată conducerea, inclusiv naveta și oriunde te duci.

  3. Utilizați tehnologia și cronometrele cele mai potrivite pentru dvs

    Folosește absolut cronometre. Puteți folosi totul, de la un cronometru pe un ceas, telefon sau birou, un cronometru online dintre care există multe sau cele încorporate în software precum Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours sau ATracker (pe care îl folosesc pe iPhone).

    Cu ATracker, mi-am configurat activitățile, inclusiv scrierea acestui articol (Dezvoltarea capitalului intelectual) și categoriile (Investiții). Când schimb activitățile, de exemplu, când îmi vine să văd ce apare în știri astăzi, pur și simplu dau clic pe următoarea activitate (de exemplu, Aimless Web Surfing și Empty) și oprește urmărirea timpului din activitatea anterioară și începe să urmărească timpul față de noua activitate. unu.

    Ești îngrijorat că vei uita să schimbi activitățile? Unele trackere necesită și mai puțin efort. Cu RescueTime, instalați aplicația pe dispozitivele dvs. — telefon, tabletă, laptop, orice altceva — și o lăsați să ruleze. Vă urmărește activitatea digitală în detaliu dureros, până la al doilea, și o clasifică în timp productiv și neproductiv. Atâta timp cât poți zdruncina sentimentul Big Brother, această metodă este cea mai bună pentru a te menține sincer. Bineînțeles, veți fi în continuare responsabil pentru urmărirea timpului care nu este petrecut privind un ecran.

    Dacă software-ul nu este treaba ta, poți să folosești un cronometru pe ceas sau pe birou și pur și simplu să-ți urmărești timpul în Excel, un notebook sau o tehnologie de luare a notițelor, cum ar fi Note pe telefon, Microsoft Word, Evernote sau OneNote.

    Sfat: metoda pe care o utilizați nu contează. Urmăriți-vă activitățile și categoriile TIME cumva.

  4. Urmăriți în bucăți zilnice obsesive periodice

    Urmărirea timpului ar trebui făcută numai periodic în bucăți zilnice. Nu este practic să-ți urmărești timpul cu meticulozitate în fiecare zi. Puteți urmări oricând timpul brut petrecut (de exemplu, 3 ore de prospectare, 2 ore de întâlniri, 1,5 ore mese și pauze, 2 ore TV), dar acest tip de urmărire nu este urmărirea obsesivă care vă va permite să vă schimbați obiceiurile de timp. Trebuie să obțineți mai multe detalii dacă doriți să obțineți tipul de date care vor face diferența.

    Zilele obsesive ar trebui să fie zilele de lucru și zilele nelucrătoare pe care le alegeți pentru 1) să înțelegeți unde se duce cu adevărat timpul dvs. folosind cronometre și urmărirea contemporană și 2) să vă concentrați pe schimbarea obiceiurilor de timp.

    Oamenii care nu fac din urmărirea timpului o obsesie zilnică nu își urmăresc timpul cu acuratețe. Mai ales înainte ca urmărirea timpului să devină un obicei pentru tine, va fi dificil. Trebuie să faci urmărirea timpului o decizie conștientă, în general, și în fiecare zi în care plănuiești să urmărești timpul, ar trebui să-ți reamintești dimineața că este o prioritate pentru ziua respectivă.

    Sfat: alegeți zile periodic pentru a urmări obsesiv. Faceți-o o prioritate și urmăriți în timp real.

Pe măsură ce vă urmăriți timpul, țineți cont de următoarele:

  • Fi onest cu tine insuti. Oamenii se mint prea des atunci când urmăresc timpul. Dacă citiți articol după articol sau vizionați videoclip după videoclip în timp ce derulați prin Facebook, urmăriți-l. Dacă nu vă place că faceți o activitate, forțați-vă totuși să o urmăriți. Schimbați comportamentul mai târziu dacă nu vă place. Dacă nu ești sincer cu tine însuți, nu te vei putea schimba.
  • Te poți bucura de ceva fără ca acesta să fie timp prețuit. Unii oameni le place să trimită mesaje, să deruleze pe Facebook fără scop, un duș lung sau să citească un ziar întreg. Majoritatea oamenilor, totuși, atunci când sunt sinceri cu ei înșiși, ar dori să petreacă mai puțin timp acestor activități. (Cu excepția cazului în care sunt pensionați, iar timpul este cu adevărat stridia lor.)
  • Întoarceți-vă și ajustați dacă pierdeți unele urmăriri. Dacă utilizați un cronometru pentru o activitate de investiții, dar vă dați seama că v-ați verificat e-mailul și apoi ați navigat pe web timp de 10 minute când ați văzut un articol interesant pe care doriți să-l citiți, scădeți 10 minute din investiție și adăugați 10 minute la Timpul gol .
  • Oferă-ți mulligans care distrag atenția. Dacă te trezești, de exemplu, părăsind o activitate de investiții pentru a verifica poveștile sportive de pe web și îți dai seama că nu ar fi trebuit să faci asta, pur și simplu întoarce-te la activitatea de investiții și nu te obosi să înregistrezi timpul pierdut dacă a fost mai puțin. de un minut . Dacă, totuși, sunteți distras de mai multe ori într-o perioadă scurtă, întoarceți-vă și înregistrați timpul de distragere.
  • Nu viza zero Timp gol sau obligatoriu. Nu poți ajunge cu adevărat la zero și nici nu vrei. Sigur, puteți converti Timpul gol (naveta) în timp de investiție (ascultând cărți de afaceri). Creierul uman, însă, are nevoie de timp liber.

    Luați în considerare că un adult mediu subestimează timpul petrecut uitându-se la televizor cu o oră întreagă pe zi. Majoritatea adulților se uită de fapt 30 de ore la televizor pe săptămână — o medie de 4,3 ore pe zi! — dar cred că se uită la 20 de ore pe săptămână.

    Fii sincer. Fii realist. Nu trebuie să vizați zero ore de vizionat la televizor, dar dacă ești ca majoritatea oamenilor, ai putea câștiga 10 ore pe săptămână dacă te uiți cu adevărat la cantitatea de televizor pe care crezi că te uiți.

Primul pas este să începeți urmărirea. Nu așteptați momentul perfect, aplicația perfectă sau activitatea perfectă. Cu cât îți dai seama mai devreme unde se duce timpul tău, cu atât mai devreme poți începe să maximizezi timpul petrecut cu ceea ce este cu adevărat important pentru tine.