Maximiser l'efficacité de votre TEMPS - Tenir un journal d'activité

Publié: 2022-06-26

Si vous voulez maximiser le temps, vous devez en trouver plus et choisir soigneusement ce que vous en faites. Nous avons tous les mêmes 168 heures par semaine pour travailler. Certaines personnes en profitent au maximum, d'autres non.

Il existe tellement de systèmes de gestion du temps qu'il peut être difficile de savoir par où commencer pour trouver plus de temps dans votre journée pour réaliser ce que vous voulez. Nous trouvons que beaucoup de ces systèmes sont trop compliqués et difficiles à suivre.

Quelques étapes simples, cependant, et vous pouvez être plus accompli que jamais.

  1. Objectifs : Sachez ce que vous voulez atteindre.
  2. TEMPS : décomposez comment vous le dépensez afin de pouvoir le modifier.
  3. GOUTTES DE PLUIE : Créer un...
    • R outine quotidienne de
    • Obsessionnel
    • Planifié
    • Impressions S

Dans un article précédent, nous avons décrit TIME en détail. En bref, il y a 4 catégories :

  • Chéri : Temps qui vous est cher.
  • Investissement : Temps passé à se concentrer sur la réussite.
  • Obligatoire : Temps passé à effectuer des tâches que vous pensez devoir faire.
  • Vide : Temps perdu.

La clé du succès professionnel est de maximiser votre temps d'investissement. Lorsque vous le ferez, vous finirez par gagner la liberté financière et l'indépendance nécessaires pour profiter de plus de temps précieux et faire ce que vous voulez quand vous en avez. Et, en effet, lorsque vous maximisez votre temps d'investissement et que vous en faites le maximum, vous vous retrouverez avec plus de temps disponible immédiatement à chérir.

Pour commencer dès maintenant, tenez un journal de temps. Cela peut sembler banal. Qui veut passer du temps toute la journée à enregistrer ce que vous avez fait, pendant combien de temps et dans quelle catégorie TIME cela appartenait ?

La réalité est que ce n'est pas beaucoup de temps, c'est du temps d'investissement, et ça marche.

C'est en fait assez similaire à la tenue d'un journal alimentaire. Selon une étude de Kaiser Permanente portant sur 1 700 personnes, "ceux qui tenaient des registres alimentaires quotidiens perdaient deux fois plus de poids que ceux qui ne tenaient aucun registre". Il n'y a aucun doute : si vous voulez maximiser votre temps, vous devez savoir où vous le dépensez maintenant.

Tout comme GI Joe l'a dit, "Savoir est la moitié de la bataille."

Votre objectif de TEMPS

L'objectif est de maximiser votre temps d'investissement immédiatement et votre temps précieux à la fois éventuellement et immédiatement. Pour ce faire, vous devez soit minimiser votre temps obligatoire et vide, soit le convertir en temps d'investissement ou précieux.

4 règles de suivi du temps

Voici quelques règles simples que nous avons jugées essentielles pour aider les gens à suivre leur temps :

  1. Fixez-vous des objectifs d'activité*

    Lorsque vous savez ce que vous voulez accomplir dans une journée donnée, vous pouvez définir des activités qui vous y mèneront. Disons que vous êtes dans la vente et que vous faites de la prospection. Votre objectif est de générer une rencontre avec un acheteur potentiel. Vous pouvez définir votre objectif d'activité comme suit : "passez au moins 4 heures à prospecter de manière obsessionnelle sans distractions". Vous pouvez ou non atteindre votre objectif, et vous ne pouvez pas toujours contrôler cela, mais vous pouvez contrôler où vous passez votre temps.

    Il est également utile de définir l' activité la plus importante de la journée. Lorsque vous le ferez, si vous êtes confronté à une décision sur ce qu'il faut faire ensuite, vous saurez que vous devez d'abord vous concentrer sur l'activité la plus importante.

    *Notez que si vous effectuez votre suivi du temps initial pour obtenir une ligne de base, ne définissez pas d'objectifs d'activité à moins que vous ne l'ayez déjà fait. Suivez votre routine quotidienne normale. Au début, suivez simplement votre temps pour voir ce que vous faites maintenant.

    Conseil : lorsqu'il s'agit d'objectifs de suivi du temps, concentrez-vous sur l'activité plutôt que sur les résultats. Vous pouvez contrôler que vous passez X heures à vous concentrer sur une activité spécifique, mais vous ne pouvez pas nécessairement contrôler le résultat de ce temps.

  2. Suivre l'activité et la catégorie TIME

    Lors du suivi, notez toujours votre activité (par exemple, achats) et votre catégorie (par exemple, Obligatoire). La plupart des logiciels et applications de suivi du temps (voir #3) vous permettront de le faire assez facilement. En suivant les deux, vous pouvez voir à quoi vous consacrez réellement votre temps, et vous serez en mesure de prendre des décisions conscientes sur la façon de minimiser le temps obligatoire et vide, et de maximiser l'investissement et le temps précieux.

    Conseil : Réduisez le nombre d'étiquettes d'activité que vous utilisez. Le shopping est généralement suffisant pour couvrir les achats alimentaires, les achats en ligne, les achats de vêtements, etc. La conduite est suffisante pour couvrir tous les trajets, y compris les trajets domicile-travail et partout où vous allez.

  3. Utilisez la technologie et les minuteries qui vous conviennent le mieux

    Utilisez absolument des minuteries. Vous pouvez tout utiliser, d'un chronomètre sur une montre, un téléphone ou un bureau, une minuterie en ligne dont il existe de nombreux, ou ceux intégrés à des logiciels comme Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours ou ATracker (que j'utilise sur mon iPhone).

    Avec ATracker, j'ai mis en place mes activités, notamment la rédaction de cet article (Développement du Capital Intellectuel) et des catégories (Investissement). Lorsque je change d'activité, lorsque j'ai envie de voir ce qu'il y a dans les actualités d'aujourd'hui par exemple, je clique simplement sur l'activité suivante (par exemple, Surfer sur le Web sans but et vide), et cela arrête de suivre le temps dans l'activité précédente et commence à suivre le temps par rapport à la nouvelle une.

    Vous craignez d'oublier de changer d'activité ? Certains trackers nécessitent encore moins d'efforts. Avec RescueTime, vous installez l'application sur tous vos appareils (téléphone, tablette, ordinateur portable, etc.) et laissez-la fonctionner. Il suit votre activité numérique dans les moindres détails, jusqu'à la seconde, et la catégorise en temps productif et improductif. Tant que vous pouvez ébranler la sensation de Big Brother, cette méthode est la meilleure pour rester honnête. Bien sûr, vous serez toujours responsable du suivi du temps non passé à regarder un écran.

    Si le logiciel n'est pas votre truc, vous pouvez utiliser une minuterie sur votre montre ou votre bureau, et simplement suivre votre temps dans Excel, un cahier ou une technologie de prise de notes comme Notes sur votre téléphone, Microsoft Word, Evernote ou OneNote.

    Astuce : la méthode que vous utilisez n'a pas d'importance. Suivez simplement vos activités et vos catégories TIME d'une manière ou d'une autre.

  4. Suivre des morceaux quotidiens obsessionnels périodiques

    Le suivi du temps ne doit être effectué que périodiquement par tranches quotidiennes. Il n'est pas pratique de suivre méticuleusement votre temps chaque jour. Vous pouvez toujours suivre le temps brut passé (par exemple, 3 heures de prospection, 2 heures de réunions, 1,5 heure de repas et de pause, 2 heures de télé), mais ce type de suivi n'est pas le suivi obsessionnel qui vous permettra de changer vos habitudes temporelles. Vous devez être plus précis si vous voulez obtenir le type de données qui fera la différence.

    Les jours obsessionnels devraient être les jours de travail et les jours non travaillés que vous choisissez pour 1) comprendre où va vraiment votre temps en utilisant des minuteries et un suivi contemporain, et 2) vous concentrer sur le changement de vos habitudes de temps.

    Les personnes qui ne font pas du suivi du temps une obsession quotidienne ne suivent pas leur temps avec précision. Surtout avant que le suivi du temps ne devienne une habitude pour vous, cela va être difficile. Vous devez faire du suivi du temps une décision consciente en général, et chaque jour où vous prévoyez de suivre le temps, vous devez vous rappeler le matin que c'est une priorité pour la journée.

    Astuce : Choisissez des jours périodiquement pour effectuer un suivi obsessionnel. Faites-en une priorité et suivez en temps réel.

Lorsque vous suivez votre temps, gardez à l'esprit ce qui suit :

  • Soit honnête avec toi. Les gens se mentent trop souvent quand ils mesurent le temps. Si vous lisez article après article ou regardez vidéo après vidéo pendant que vous faites défiler Facebook, suivez-le. Si vous n'aimez pas que vous fassiez une activité, forcez-vous quand même à la suivre. Modifiez le comportement plus tard si vous ne l'aimez pas. Si vous n'êtes pas honnête avec vous-même, vous ne pourrez pas changer.
  • Vous pouvez profiter de quelque chose sans que ce soit du temps précieux. Certaines personnes aiment envoyer des SMS, faire défiler Facebook sans but, prendre une longue douche ou lire un journal en entier. Cependant, la plupart des gens, lorsqu'ils sont honnêtes avec eux-mêmes, aimeraient consacrer moins de temps à ces activités. (Sauf s'ils sont à la retraite, et le temps est vraiment leur huître.)
  • Revenez en arrière et ajustez si vous manquez un suivi. Si vous utilisez une minuterie pour une activité d'investissement, mais que vous vous rendez compte que vous avez vérifié votre courrier électronique, puis que vous avez surfé sur le Web pendant 10 minutes lorsque vous avez vu un article intéressant que vous vouliez lire, soustrayez 10 minutes à l'investissement et ajoutez 10 minutes au temps vide. .
  • Donnez-vous des mulligans de distraction. Si vous vous retrouvez, par exemple, à quitter une activité d'investissement pour consulter des articles sportifs sur le Web et que vous réalisez que vous n'auriez pas dû le faire, revenez simplement à l'activité d'investissement et ne vous embêtez pas à enregistrer le temps perdu s'il a été moins long. qu'une minute . Si, toutefois, vous êtes distrait plusieurs fois sur une courte période, revenez en arrière et enregistrez le temps de distraction.
  • Ne ciblez pas zéro temps vide ou obligatoire. Vous ne pouvez pas vraiment arriver à zéro, et vous ne le voulez pas. Bien sûr, vous pouvez convertir le temps vide (déplacement) en temps d'investissement (écouter des livres d'affaires). Le cerveau humain, cependant, a besoin de temps d'arrêt.

    Considérez que l'adulte moyen sous-estime le temps qu'il passe à regarder la télévision d'une heure entière par jour. La plupart des adultes regardent en fait 30 heures de télévision par semaine – une moyenne de 4,3 heures par jour ! – mais ils pensent en regarder 20 heures par semaine.

    Être honnête. Être réaliste. Vous n'êtes pas obligé de viser zéro heure à regarder la télévision, mais si vous êtes comme la plupart des gens, vous pourriez gagner 10 heures par semaine si vous regardez vraiment la quantité de télévision que vous pensez regarder.

La première étape consiste à démarrer le suivi. N'attendez pas le moment parfait, l'application parfaite ou l'activité parfaite. Plus tôt vous comprendrez où va votre temps, plus tôt vous pourrez commencer à maximiser le temps passé sur ce qui est vraiment important pour vous.