Максимизация эффективности вашего ВРЕМЕНИ — ведение журнала активности

Если вы хотите максимизировать время, вы должны найти его больше и тщательно выбирать, что вы будете с ним делать. У всех нас есть одинаковые 168 часов в неделю для работы. Кто-то максимально использует их, кто-то нет.

Существует так много систем тайм-менеджмента, что может быть сложно понять, с чего начать находить больше времени в течение дня для достижения того, чего вы хотите. Мы считаем, что многие из этих систем слишком сложны и трудны для понимания.

Однако несколько простых шагов, и вы сможете добиться большего, чем когда-либо.

1. Цели: Знайте, чего вы хотите достичь.
2. ВРЕМЯ: Разбейте, как вы их тратите, чтобы вы могли это изменить.
3. КАПЛИ ДОЖДЯ: Создайте...
• Распорядок дня
• О навязчивый
• Планируется
• S отпечатки

В предыдущей статье мы подробно описали ВРЕМЯ. Вкратце, есть 4 категории:

• Заветное: время, которым вы дорожите.
• Инвестиции: время, потраченное на достижения.
• Обязательно: время, потраченное на выполнение задач, которые, по вашему мнению, вы должны выполнить.
• Пусто: время потрачено впустую.

Ключом к профессиональному успеху является максимизация вашего инвестиционного времени. Когда вы это сделаете, вы в конечном итоге обретете финансовую свободу и независимость, чтобы наслаждаться большим количеством бесценного времени и делать то, что хотите, когда оно у вас есть. И действительно, когда вы максимизируете свое инвестиционное время и максимально успеваете за это, вы обнаружите, что у вас есть больше времени, доступного для немедленного использования.

Чтобы начать прямо сейчас, ведите журнал времени. Это может показаться обыденным. Кто хочет тратить время на то, чтобы весь день записывать, что вы делали, как долго и к какой категории ВРЕМЕНИ это относилось?

Реальность такова, что это не так много времени, это время инвестиций, и оно работает.

На самом деле это очень похоже на ведение дневника питания. Согласно исследованию Kaiser Permanente, в котором приняли участие 1700 человек, «те, кто ежедневно вел записи о еде, потеряли в два раза больше веса, чем те, кто не вел никаких записей». Несомненно: если вы хотите максимизировать свое время, вы должны знать, на что вы его тратите сейчас.

Как сказал солдат Джо Джо: «Знание — это полдела».

Ваша цель ВРЕМЕНИ

Цель состоит в том, чтобы максимизировать свое Инвестиционное время немедленно, и Драгоценное время как в конечном счете, так и немедленно. Для этого вы должны либо свести к минимуму свое Обязательное и Пустое время, либо преобразовать его в Инвестиционное или Заветное время.

4 правила тайм-трекинга

Вот несколько простых правил, которые мы считаем важными, чтобы помочь людям отслеживать свое время:

1. Установить цели активности*
   
   Когда вы знаете, чего хотите добиться в данный день, вы можете определить действия, которые приведут вас к этому. Допустим, вы занимаетесь продажами и занимаетесь поиском клиентов. Ваша цель — организовать одну встречу с возможным покупателем. Вы можете поставить перед собой цель активности: «Провести не менее 4 часов, одержимо занимаясь разведкой, не отвлекаясь». Вы можете или не можете достичь своей цели, и вы не всегда можете это контролировать, но вы можете контролировать, на что вы тратите свое время.
   
   Также полезно определить наиболее важные действия на день. Когда вы это сделаете, если вы столкнетесь с решением о том, что делать дальше, вы будете знать, что в первую очередь нужно сосредоточиться на самом важном деле.
   
   *Обратите внимание: если вы выполняете начальное отслеживание времени, чтобы получить базовый уровень, не устанавливайте цели активности, если вы не делали этого раньше. Следуйте своему обычному распорядку дня. Сначала просто отслеживайте свое время, чтобы увидеть, что вы делаете сейчас.
   
   Совет: когда дело доходит до отслеживания целей по времени, сосредоточьтесь на деятельности, а не на результатах. Вы можете контролировать, что вы тратите X часов, концентрируясь на определенной деятельности, но вы не всегда можете контролировать результат этого времени.
   
   
2. Отслеживайте активность и категорию ВРЕМЕНИ
   
   При отслеживании всегда отмечайте свою активность (например, покупки) и свою категорию (например, «Обязательно»). Большинство программ и приложений для отслеживания времени (см. № 3) позволят вам сделать это довольно легко. Отслеживая и то, и другое, вы сможете увидеть, на что вы на самом деле тратите свое время, и сможете принимать осознанные решения о том, как свести к минимуму обязательное и пустое время и максимизировать инвестиции и ценное время.
   
   Совет: сведите к минимуму количество используемых ярлыков активности. Покупок обычно достаточно, чтобы покрыть покупки продуктов питания, покупки в Интернете, покупки одежды и так далее. Вождения достаточно, чтобы охватить все вождения, включая поездки на работу и везде, где бы вы ни находились.
   
   
3. Используйте технологии и таймеры, наиболее подходящие для вас
   
   Обязательно используйте таймеры. Вы можете использовать что угодно: от секундомера на часах, телефоне или столе до онлайн-таймеров, которых существует множество, или встроенных в программное обеспечение, такое как Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours или ATracker (которое я использую на своем iPhone).
   
   С помощью ATracker я настроил свою деятельность, включая написание этой статьи (Развитие интеллектуального капитала) и категории (Инвестиции). Когда я переключаю действия, например, когда мне хочется посмотреть, что сегодня в новостях, я просто нажимаю на следующее действие (например, «Бесцельный веб-серфинг» и «Пустота»), и оно перестает отслеживать время в предыдущем действии и начинает отслеживать время в сравнении с новым. один.
   
   Беспокоитесь, что забудете сменить занятие? Некоторые трекеры требуют еще меньше усилий. С RescueTime вы устанавливаете приложение на свои устройства — телефон, планшет, ноутбук и т. д. — и позволяете ему работать. Он отслеживает вашу цифровую активность в мельчайших деталях, вплоть до секунды, и классифицирует ее на продуктивное и непродуктивное время. Пока вы можете избавиться от чувства Большого Брата, этот метод лучше всего подходит для того, чтобы оставаться честным. Конечно, вы по-прежнему будете нести ответственность за отслеживание времени, не потраченного на просмотр экрана.
   
   Если программное обеспечение вам не по душе, вы можете использовать таймер на часах или столе и просто отслеживать свое время в Excel, записной книжке или технологии создания заметок, такой как Notes на вашем телефоне, Microsoft Word, Evernote или OneNote.
   
   Совет: метод, который вы используете, не имеет значения. Просто как-то отслеживайте свои действия и категории ВРЕМЕНИ.
   
   
4. Отслеживайте периодические навязчивые ежедневные фрагменты
   
   Отслеживание времени должно выполняться только периодически ежедневными порциями. Непрактично тщательно отслеживать свое время каждый божий день. Вы всегда можете отслеживать общее время, потраченное (например, 3 часа поиска, 2 часа встреч, 1,5 часа обедов и перерывов, 2 часа просмотра телевизора), но этот вид отслеживания не является навязчивым отслеживанием, которое позволит вам изменить свои привычки в отношении времени. Вы должны быть более детализированы, если хотите получить данные, которые будут иметь значение.
   
   Навязчивые дни должны быть рабочими и нерабочими днями, которые вы выбираете, чтобы 1) понять, куда на самом деле уходит ваше время, используя таймеры и одновременное отслеживание, и 2) сосредоточиться на изменении своих привычек времени.
   
   Люди, которые не отслеживают время своей ежедневной навязчивой идеей, не отслеживают свое время точно. Особенно до того, как отслеживание времени станет для вас привычкой, это будет сложно. Вы должны сделать отслеживание времени сознательным решением в целом, и каждый день, когда вы планируете отслеживать время, вы должны напоминать себе утром, что это приоритет на день.
   
   Совет. Периодически выбирайте дни для навязчивого отслеживания. Сделайте это приоритетом и отслеживайте в режиме реального времени.

Отслеживая свое время, помните следующее:

• Будь честен с собой. Люди слишком часто лгут себе, когда отслеживают время. Если вы читаете статью за статьей или просматриваете видео за видео, пролистывая страницы Facebook, отслеживайте это. Если вам не нравится, что вы занимаетесь какой-то деятельностью, все равно заставляйте себя отслеживать ее. Измените поведение позже, если оно вам не нравится. Если вы не честны с собой, вы не сможете измениться.
• Вы можете наслаждаться чем-то, не будучи ценным временем. Некоторым нравится переписываться, бесцельно листать Facebook, долго принимать душ или читать целую газету. Однако большинство людей, если они честны с собой, хотели бы тратить меньше времени на эти занятия. (Если только они не на пенсии, а время действительно их устрица.)
• Вернитесь и настройте, если вы пропустили какое-то отслеживание. Если вы используете таймер в инвестиционной деятельности, но понимаете, что проверили свою электронную почту, а затем 10 минут просматривали веб-страницы, когда увидели интересную статью, которую хотели прочитать, вычтите 10 минут из суммы инвестиций и добавьте 10 минут к пустому времени. .
• Дайте себе отвлечение mulligans. Если вы обнаружите, например, что оставили инвестиционную деятельность, чтобы посмотреть спортивные новости в Интернете, и понимаете, что вам не следовало этого делать, просто вернитесь к инвестиционной деятельности и не беспокойтесь о том, чтобы записывать потерянное время , если оно было меньше. чем за минуту . Однако, если вы отвлекаетесь несколько раз за короткий период, вернитесь назад и запишите время отвлечения.
• Не ориентируйтесь на нулевое пустое или обязательное время. Вы не можете достичь нуля, да и не хотите. Конечно, вы можете преобразовать пустое время (поездки на работу) в инвестиционное время (прослушивание бизнес-книг). Однако человеческий мозг нуждается в отдыхе.
  
  

  Учтите, что среднестатистический взрослый недооценивает количество времени, которое они тратят на просмотр телевизора, на один полный час в день. Большинство взрослых на самом деле смотрят телевизор 30 часов в неделю — в среднем целых 4,3 часа в день! — но они думают, что смотрят 20 часов в неделю.

  Будь честным. Быть реалистичным. Вам не нужно стремиться к нулю часов просмотра телевизора, но если вы похожи на большинство людей, вы можете получить 10 часов в неделю, если будете действительно смотреть телевизор столько, сколько, по вашему мнению, вы смотрите.

Первый шаг — начать отслеживать. Не ждите идеального момента, идеального приложения или идеального занятия. Чем раньше вы поймете, на что уходит ваше время, тем раньше вы сможете максимально увеличить время, затрачиваемое на то, что действительно важно для вас.