Maximizando la Eficacia de su TIEMPO - Manteniendo un Registro de Actividad

Si desea maximizar el tiempo, debe encontrar más y elegir cuidadosamente lo que hace con él. Todos tenemos las mismas 168 horas a la semana para trabajar. Algunas personas las aprovechan al máximo, otras no.

Hay tantos sistemas de gestión del tiempo que puede ser abrumador saber por dónde empezar a encontrar más tiempo en el día para lograr lo que quieres. Consideramos que muchos de estos sistemas son demasiado complicados y difíciles de seguir.

Sin embargo, unos pocos pasos simples y puede lograr más que nunca.

1. Metas: Saber lo que quieres lograr.
2. TIEMPO: Desglosa cómo lo gastas para que puedas cambiarlo.
3. GOTAS DE LLUVIA: Crea un...
• R utina Diaria de
• obsesivo
• P lanificado
• S impresiones

En un artículo anterior, describimos el TIEMPO en detalle. En resumen, hay 4 categorías:

• Atesorado: tiempo que aprecias.
• Inversión: Tiempo dedicado a centrarse en el logro.
• Obligatorio: Tiempo dedicado a realizar tareas que siente que tiene que hacer.
• Vacío: Tiempo perdido.

La clave del éxito profesional es maximizar su tiempo de Inversión. Cuando lo haga, eventualmente obtendrá la libertad financiera y la independencia para disfrutar de más tiempo Atesorado y hacer lo que quiera cuando lo tenga. Y, de hecho, cuando maximice su tiempo de Inversión y saque el máximo provecho de él, se encontrará con más tiempo disponible inmediatamente para atesorar.

Para comenzar ahora mismo, mantenga un registro de tiempo. Esto puede sonar mundano. ¿Quién quiere pasar tiempo todo el día grabando lo que hizo, por cuánto tiempo y en qué categoría de TIEMPO cayó?

La realidad es que no es mucho tiempo, es tiempo de inversión y funciona.

En realidad, es bastante similar a llevar un diario de alimentos. Según un estudio de Kaiser Permanente de 1700 personas, "aquellos que mantuvieron registros diarios de alimentos perdieron el doble de peso que aquellos que no mantuvieron ningún registro". No hay duda: si quieres maximizar tu tiempo, tienes que saber dónde lo estás gastando ahora.

Tal como dijo GI Joe: "Saber es la mitad de la batalla".

Tu meta de TIEMPO

El objetivo es maximizar su tiempo de inversión de inmediato y su tiempo atesorado tanto de forma inmediata como a la larga. Para hacer esto, debe minimizar su tiempo Obligatorio y Vacío, o convertirlo en tiempo de Inversión o Atesorado.

4 reglas de seguimiento del tiempo

Aquí hay algunas reglas simples que hemos encontrado esenciales para ayudar a las personas a controlar su tiempo:

1. Establecer objetivos de actividad*
   
   Cuando sabe lo que quiere lograr en un día determinado, puede definir las actividades que lo llevarán allí. Digamos que estás en ventas y estás prospectando. Tu objetivo es generar una reunión con un posible comprador. Puede establecer su objetivo de actividad como "pasar al menos 4 horas obsesivamente buscando prospectos sin distracciones". Puede o no lograr su objetivo, y no siempre puede controlar eso, pero puede controlar dónde pasa su tiempo.
   
   También es útil definir la actividad más importante del día. Cuando lo haga, si se enfrenta a una decisión sobre qué hacer a continuación, sabrá cómo concentrarse primero en la actividad más importante.
   
   *Tenga en cuenta que si está realizando su seguimiento de tiempo inicial para obtener una referencia, no establezca objetivos de actividad a menos que lo haya hecho históricamente. Siga su rutina diaria normal. Al principio, simplemente haga un seguimiento de su tiempo para ver lo que está haciendo ahora.
   
   Consejo: cuando se trata de objetivos de seguimiento de tiempo, concéntrese en la actividad sobre los resultados. Puede controlar que pase X número de horas concentrándose en una actividad específica, pero no necesariamente puede controlar el resultado de ese tiempo.
   
   
2. Actividad de seguimiento y categoría de TIEMPO
   
   Al realizar un seguimiento, siempre tenga en cuenta su actividad (p. ej., compras) y su categoría (p. ej., Obligatorio). La mayoría de los programas y aplicaciones de seguimiento del tiempo (consulte el n.° 3) le permitirán hacerlo con bastante facilidad. Al realizar un seguimiento de ambos, puede ver en qué está gastando realmente su tiempo y podrá tomar decisiones conscientes sobre cómo minimizar el tiempo Obligatorio y Vacío, y maximizar la Inversión y el Tiempo Atesorado.
   
   Sugerencia: minimice la cantidad de etiquetas de actividad que usa. Las compras suelen ser suficientes para cubrir las compras de alimentos, las compras en línea, las compras de ropa, etc. Conducir es suficiente para cubrir todo el manejo, incluidos los desplazamientos y cualquier otro lugar al que vaya.
   
   
3. Utilice la tecnología y los temporizadores que mejor se adapten a usted
   
   Absolutamente use temporizadores. Puede usar todo, desde un cronómetro en un reloj, teléfono o escritorio, un temporizador en línea de los cuales hay muchos, o integrados en software como Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours o ATracker (que uso en mi iPhone).
   
   Con ATracker, configuro mis actividades, incluida la redacción de este artículo (Desarrollo de capital intelectual) y categorías (Inversión). Cuando cambio de actividad, cuando tengo ganas de ver las noticias de hoy, por ejemplo, simplemente hago clic en la siguiente actividad (p. ej., Navegación web sin rumbo y Vacío), y deja de registrar el tiempo en la actividad anterior y comienza a registrar el tiempo con respecto a la nueva. una.
   
   ¿Te preocupa olvidarte de cambiar de actividad? Algunos rastreadores requieren incluso menos esfuerzo. Con RescueTime, instala la aplicación en todos sus dispositivos (teléfono, tableta, computadora portátil, lo que sea) y deja que se ejecute. Realiza un seguimiento de su actividad digital en doloroso detalle, hasta el segundo, y la clasifica en tiempo productivo e improductivo. Siempre que puedas deshacerte de la sensación de Gran Hermano, este método es el mejor para mantenerte honesto. Por supuesto, seguirás siendo responsable de controlar el tiempo que no pases mirando una pantalla.
   
   Si el software no es lo tuyo, puedes usar un cronómetro en tu reloj o escritorio y simplemente realizar un seguimiento de tu tiempo en Excel, una libreta o una tecnología para tomar notas como Notes en tu teléfono, Microsoft Word, Evernote o OneNote.
   
   Consejo: El método que utilices no importa. Simplemente haga un seguimiento de sus actividades y categorías de TIEMPO de alguna manera.
   
   
4. Seguimiento en fragmentos diarios obsesivos periódicos
   
   El seguimiento del tiempo solo debe realizarse periódicamente en fragmentos diarios. No es práctico hacer un seguimiento de su tiempo meticulosamente todos los días. Siempre puede realizar un seguimiento del tiempo bruto invertido (p. ej., 3 horas de prospección, 2 horas de reuniones, 1,5 horas de comidas y descansos, 2 horas de televisión), pero este tipo de seguimiento no es el seguimiento obsesivo que le permitirá cambiar sus hábitos de tiempo. Debe ser más granular si desea obtener el tipo de datos que marcarán la diferencia.
   
   Los días obsesivos deben ser los días laborables y no laborables que elija para 1) comprender a dónde va realmente su tiempo utilizando temporizadores y seguimiento contemporáneo, y 2) centrarse en cambiar sus hábitos de tiempo.
   
   Las personas que no hacen del control del tiempo una obsesión diaria, no controlan su tiempo con precisión. Especialmente antes de que el seguimiento del tiempo se convierta en un hábito para usted, será difícil. Debe hacer que el seguimiento del tiempo sea una decisión consciente en general, y cada día que planee realizar un seguimiento del tiempo, debe recordarse por la mañana que es una prioridad para el día.
   
   Consejo: elija días periódicamente para realizar un seguimiento obsesivo. Conviértalo en una prioridad y realice un seguimiento en tiempo real.

Al realizar un seguimiento de su tiempo, tenga en cuenta lo siguiente:

• Se honesto contigo mismo. Con demasiada frecuencia, las personas se mienten a sí mismas cuando controlan el tiempo. Si lee un artículo tras otro o ve un video tras otro mientras se desplaza por Facebook, realice un seguimiento. Si no te gusta que estés haciendo alguna actividad, aún oblígate a seguirla. Cambia el comportamiento más tarde si no te gusta. Si no eres honesto contigo mismo, no podrás cambiar.
• Puedes disfrutar de algo sin que sea tiempo Atesorado. Algunas personas disfrutan de enviar mensajes de texto, desplazarse por Facebook sin rumbo fijo, una ducha prolongada o leer un periódico completo. Sin embargo, a la mayoría de las personas, cuando son honestas consigo mismas, les gustaría dedicar menos tiempo a estas actividades. (A menos que estén jubilados, y el tiempo es realmente su ostra).
• Regrese y ajuste si pierde algún seguimiento. Si está utilizando un temporizador en una actividad de inversión, pero se da cuenta de que revisó su correo electrónico y luego navegó por la web durante 10 minutos cuando vio un artículo interesante que quería leer, reste 10 minutos de inversión y agregue 10 minutos a tiempo vacío .
• Date mulligans de distracción. Si se encuentra, por ejemplo, dejando una actividad de Inversión para consultar noticias deportivas en la web y se da cuenta de que no debería haberlo hecho, simplemente vuelva a la actividad de Inversión y no se moleste en registrar el tiempo perdido si ha sido menos. que un minuto . Sin embargo, si se distrae varias veces en un período corto, regrese y registre el tiempo de distracción.
• No apunte a cero tiempo Vacío u Obligatorio. Realmente no puedes llegar a cero, y no quieres hacerlo. Claro, puede convertir el tiempo vacío (viajar) en tiempo de inversión (escuchar libros de negocios). Los cerebros humanos, sin embargo, necesitan tiempo de inactividad.
  
  

  Considere que el adulto promedio subestima la cantidad de tiempo que pasa viendo televisión en una hora completa por día. La mayoría de los adultos en realidad ven 30 horas de televisión a la semana (¡un promedio de 4,3 horas al día!), pero creen que ven 20 horas a la semana.

  Se honesto. Ser realista. No tiene que apuntar a cero horas viendo televisión, pero si es como la mayoría de las personas, podría ganar 10 horas por semana si realmente ve la cantidad de televisión que cree que ve.

El primer paso es comenzar a rastrear. No esperes el momento perfecto, la aplicación perfecta o la actividad perfecta. Cuanto antes descubra a dónde va su tiempo, antes podrá comenzar a maximizar el tiempo dedicado a lo que realmente es importante para usted.